社内SNSで働き方改革を推進｜導入メリットや注意点も解説

社員同士のコミュニケーションツールである社内SNSは、働き方改革推進にも活用できます。社内SNSによって多様な働き方を実現でき、生産性の向上にもつながります。本記事では、社内SNSが働き方改革推進において注目される理由や、導入時の注意点などを解説します。

目次

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1. 社内SNSを働き方改革推進に活用しよう
2. 働き方改革推進で社内SNSが注目される理由
3. 働き方改革推進に役立つ社内SNSの機能
4. 働き方改革推進で社内SNSを導入する際の注意点
5. まとめ

社内SNSを働き方改革推進に活用しよう

社内SNSとは、企業内で社員同士がコミュニケーションを取り、情報を共有するためのツールです。一般的なソーシャルメディアの考え方をビジネス環境に取り入れたものであり、社員同士の連携やコラボレーションの促進を目的としています。

近年は働き方改革の一環として、リモートワークやテレワークといった働き方でも利用され、業務における生産性を向上させる効果が期待できます。本記事では、社内SNSが働き方改革推進において注目される理由、導入する際の注意点などをわかりやすく解説します。

働き方改革とは

働き方改革とは、従業員の働き方や労働環境に関する制度と概念の改革を指します。働く人々がより柔軟かつ効果的な方法で仕事に就き、仕事と生活のバランスが向上するような取り組みの促進を目的としています。

働き方改革の1つに労働時間の改善があり、長時間労働の是正による法定労働時間の見直しや残業規制の導入が進められているのが現状です。そして、ワークスタイルの多様性を認め、働く時間の柔軟性が求められています。

また、柔軟な働き方として、フレックスタイムやテレワーク、時短勤務といった従来の働き方にとらわれない柔軟な働き方が導入されています。それらにより、従業員が仕事とプライベートな生活を調和させやすい環境づくりを目指しています。

参考：「働き方改革」の実現に向けて｜厚生労働省

働き方改革推進で社内SNSが注目される理由

近年、働き方改革の推進によってビジネス環境は急速に変化しており、効率的な情報共有や情報交換の仕組みづくりが求められています。社内SNSは、社員同士がリアルタイムで情報を共有し、1つのツールでコミュニケーションができる環境構築が可能です。

ここでは、働き方改革推進で社内SNSが注目される理由について解説します。

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リモートワークに適している

昨今のITテクノロジーの進展とともに、働き方改革は企業が取り組むべき大きな目標として位置づけられています。このような状況下で、リモートワーク環境などにおいて、優れた機能性や適応性を発揮する社内SNSの注目度が高いです。

社内SNSは、リモートワーク環境で作業を円滑に進めるための優れたツールとして注目されています。従業員は場所を制約されることなく仕事が進められ、上司やメンバーとのコミュニケーションもスムーズです。

また、社内SNSはモバイルアプリなどを通じて利用できます。従業員は簡単に情報へアクセスしてメンバーとコミュニケーションが取れるため、場所や時間に縛られず効率的に業務を進めることが可能です。

労働生産性が高まる

社内SNSの活用により、従業員はリアルタイムで最新の情報にアクセスできるようになります。また、プロジェクトの進捗状況や重要な情報のアップデート、組織の動向など多くの情報が一元化されることで、労働生産性が高まります。

さらに、社内SNSによって、従業員同士が気軽にコミュニケーションを取りながら意見交換しやすくなり、アイディアや情報が効率的に蓄積します。従業員がより密接に連携すれば、プロジェクトや業務における協力関係を築くことも可能です。

社内SNSは階層を越えてチャットや情報の交換ができるため、従業員間のコミュニケーションにおける壁が低くなります。上下の連携や異なる部門の情報交換がスムーズに行われることにより、組織全体での情報共有が促進され、生産性の向上にもつながります。

長時間労働を防止できる

社内SNSの利用により、プロジェクトや業務におけるタスクの進捗状況・優先度をリアルタイムで共有できるため、作業の全体像を把握しやすくなります。その結果、タスク管理の徹底や無駄な重複作業などを減らし、長時間労働や過労を防止できます。

また、社内SNSによってリモートワークが容易になり、従業員は柔軟な働き方ができるようになります。リモートワークの推進により、通勤時間の削減や柔軟な作業スケジュールが実現されるため、従業員は自身の働き方を調整でき、長時間労働の減少も可能です。

人材離れを防げる

社内SNSは、従業員のライフスタイルやニーズに合わせた柔軟な働き方をサポートします。テレワークやフレックスタイム、時短勤務などの選択肢が増えることにより、従業員にとって働きやすい環境が提供され、離職や人材離れの防止が可能です。

また、社内SNSによってコミュニケーションが活発化することで、従業員は自身のアイデアや意見を発信しやすくなります。その結果、従業員の声が組織に届きやすくなり、個々のキャリアや能力開発などに活かせるため、離職防止につながります。

ノウハウや情報共有が容易になる

社内SNSでは、文字情報だけでなく写真や動画、ファイルを共有することができます。これにより、従業員一人ひとりが持つノウハウや情報の共有を行いやすくなり、業務の効率化や成約率の向上が可能です。

例えば、営業部門の場合は、営業担当者が顧客とやり取りする際に意識しているポイントや成功・失敗談、取引先から仕入れた情報などを投稿することで、業務の属人化を防止しながら、効果的な営業活動を行えます。

企業方針が伝わりやすい

社内SNSは、企業の最新の方針や取り組みをリアルタイムで従業員に伝える手段としても利用できます。組織の方針の変更や新しい取り組みが導入された際、社内SNSを通じて迅速に情報を発信することにより、従業員は企業の方針や目標を把握しやすくなります。

また、社内SNSは、従業員が気軽に質問や疑問を投げかけ、企業側からのフィードバックや説明を受ける場にもなります。オープンなコミュニケーションにより、従業員と企業の双方向の交信が促進され、方針や目標に対する協力関係を築くことができます。

働き方改革推進に役立つ社内SNSの機能

企業で働き方改革が進む中で、社内SNSが注目される理由には、その豊富な機能が関係しています。ここでは、働き方改革推進に役立つ社内SNSの機能について解説します。

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チャット・グループチャット

チャット・グループチャットの機能は、リアルタイムでの意思疎通に役立ちます。業務上の課題や連絡事項など早急の対応が必要な場合でも、メンバー全体が迅速にコミュニケーションを取ることができ、生産性向上につながります。

チャット機能によるコミュニケーションは場所や時間に制約されないため、リモートワークやフレキシブルな働き方の推進が可能です。これにより、従業員は自身の都合に合わせてコミュニケーションを取り、働き方の多様性を向上できます。

また、チャット機能は非対面のコミュニケーションが可能なため、従業員は気軽にアイデアや質問を投稿しやすくなります。新しいアイデアやフィードバックの発信を助長し、組織全体の情報の活性化が可能です。

マルチデバイス対応

社内SNSはスマートフォンやタブレット端末から利用できるものが多く、外出先・在宅ワーク時にも即時に連携が可能です。iOS、Androidアプリからモバイルアプリをダウンロードすれば、それぞれがタイムリーな情報に素早くアクセスできます。

パソコンからだけでなく、手軽に社内SNSを利用することで、働く場所と時間の多様化にも対応しやすいです。メールや電話に比べて即レスを前提としないため、マルチデバイス対応であれば、よりストレスの少ないやり取りが実現します。

ファイル共有機能

ファイル共有機能によって、社外で作業する際も必要なファイルにアクセスできます。これにより、リモートワークでも業務をスムーズに遂行でき、働き方改革推進にも役立ちます。

また、ファイル機能の活用により、文書やデータのバージョン管理が容易になります。最新版のファイルが常に利用できるため、古い情報を参照する誤りが減少し、作業ミスの防止が可能です。

さらに、共有されたファイルに対して、コメントやフィードバックを投稿することもできるため、プロジェクトの進捗や方向性に関する円滑な連携が強化されます。

スケジュール共有機能

スケジュール共有機能によって、従業員は予定やスケジュールを共有でき、お互いの予定を考慮しながら業務を進められます。特に、リモートワークやフレキシブルな働き方の際に、スケジュールを共有できることで、協力体制の強化が可能です。

また、スケジュール共有は、個々のタスクやプロジェクトの進捗状況を把握する際に役立ちます。メンバーは予定された業務に対して適切な優先順位をつけられるため、効果的な時間の割り当てや管理が容易に行えます。

勤怠・状況共有機能

テレワークやフレックス制度の導入により、物理的に顔を合わせることが少ない環境でも、今誰が働いているのか・連絡ができるのかを可視化できるのが勤怠・状況共有機能です。

オンライン・離席中・作業中など、在籍／離席のステータスを表示することで、無駄な連絡をなくせます。そして、出勤・退勤ボタンを社内SNSに組み込み、勤怠システムとの連携によって打刻のたびにステータスを切り替えることも可能です。

働き方改革推進で社内SNSを導入する際の注意点

社内SNSの導入は働き方改革の一環として、業務の生産性向上や柔軟な働き方の推進に役立ちます。一方、新たなツールやプラットフォームを組織に導入する際には、目的や活用方法を明確にするなど、いくつかの注意点があります。

ここでは、働き方改革推進で社内SNSを導入する際の注意点について解説します。

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目的・活用方法を明確にする

社内SNSの導入前には、労働時間の削減やリモートワークの実現にどのように役立つのか、具体的に明らかにすることが重要です。例えば、効率的な情報共有で会議時間を削減する、オフィス外での業務の円滑な進行を目指すなど、目的の明確化が重要です。

また、目指すべき働き方を具体的に設定することも大切です。コラボレーションの促進や業務プロセスの効率化など、社内SNSを活用することによって、どのような働き方の変革を目指すのかを従業員と共有しましょう。

その他、従業員がどのような期待や懸念を抱えているかを確かめ、フィードバックを導入計画に反映すればスムーズな導入が可能です。

サポート体制を整える

社内SNSの導入後、社内に利用を定着させるためにはサポート体制を定着させることが重要です。活用を推進するための担当者を選定し、操作方法をレクチャーさせるための研修やマニュアルの作成が効果的です。

そして、定期的に利用状況を確認し、上手く活用できていない従業員がいないかをチェックしましょう。活用できていない従業員に対しては活用ポイントの説明や、従業員からどんな点が使いにくいかなどを聞き出して、改善を繰り返すことが大事です。

利用を強制しない

社内SNSの導入に際して、従業員へ使用を強制しないようにしましょう。従業員によっては、新しいツールや機能への適応に時間がかかることがあります。強制的な利用はストレスを引き起こす原因になり、働き方改革の阻害にもなります。

また、従業員はそれぞれ異なる作業方法や好みを持っています。一部の従業員にとっては、メールや直接のコミュニケーションを好む場合もあり、それらを無視することは不満やストレス蓄積につながります。

社内SNSを導入する際は、目的や利点を従業員に明確に伝えることが重要です。従業員が導入の目的や利点を理解して賛同することで、抵抗感が軽減されて協力も得られやすくなります。

使い方のルールを定める

社内SNSを効果的に利用するためには、使い方のルールや明確なガイドラインを設定することが不可欠です。これにより、従業員は適切な利用方法を理解し、社内SNSが効果的に活用されるようになります。

例えば、利用時間を明確に定めることで、従業員は業務に集中する時間帯を守りながら、社内SNSを活用するようになります。仕事の開始前や終了後、ランチタイムなど業務の合間やリラックスできる時間帯の利用は控えるのがおすすめです。

誰でも使いやすいツールを選ぶ

社内SNSを導入する際は、操作性を検証しましょう。簡単かつ直感的な操作や、利用者が求める情報や機能に素早くアクセスできるかなど、使いやすさを確認することが大切です。

社内SNSでは、無料トライアルやデモを提供している場合があります。そのため、積極的に活用して、操作性の確認や従業員のフィードバックを取り入れるのも効果的です。

また、近年の働き方においては、モバイル端末からのアクセスが不可欠です。これにより、従業員が社外や移動中でも利用しやすい環境が整うため、パソコンでの利用時と操作性が大きく変わらないかなど、モバイル端末の使い勝手も確認しましょう。

気軽に利用できる雰囲気を作る

社内SNSは、コミュニケーションの促進を重視し、気軽に利用できる雰囲気作りが重要です。従業員が気軽に利用できなければ、導入効果も半減してしまいます。そのため、イベントやプライベートなトピックを共有できるスペースを設けるなどの工夫が大切です。

また、ビジュアル要素を導入することでコンテンツが魅力的になり、気軽に利用しやすくなります。例えば、写真や動画の共有、絵文字やスタンプの採用などにより、情報をよりわかりやすくし、楽しく発信できるようになります。

まとめ

働き方改革推進の一環として、社内SNSは効果的な手段となります。社内SNSの導入によって、従業員間の円滑なコミュニケーション促進や情報共有の迅速化、リモートワークのサポートなど、さまざまなメリットに期待できます。

一方、社内SNSを活用する際は、目的や使用方法を明確にして、ルール・ガイドラインの策定が大事です。また、強制的な利用は避けて、従業員のワークスタイルを尊重し、気軽に利用できる雰囲気作りも求められます。

社内SNSを導入する際には、自社の目的や要件を明確にして、効果的な働き方改革の推進につなげましょう。