実費精算とは？実費の意味や交通費・旅費で必要な場面も解説

実費精算とは、従業員が提出した領収書に基づいて精算を行うことです。実際に実費精算を行う場面の例として、交通費や出張費の精算などがあります。本記事では、実費精算の2つの方法やメリット・デメリット、実費精算を行う際の注意点を解説します。

目次

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1. 経費精算の効率化には一元管理できるシステムがおすすめ
2. 実費精算とは
3. 実費精算の2つの方法
4. 実費精算以外の方法には定額支給がある
5. 実費を用いる場面
6. 実費精算のメリット・デメリット
7. 実費精算の注意点
8. 実費精算に経費精算システムを活用するメリット
9. 経費精算を効率化するおすすめのシステム
10. まとめ

経費精算の効率化には一元管理できるシステムがおすすめ

バクラク経費精算では、改正電子帳簿保存法・インボイス制度に対応していることから、電子取引から電子保存に対応した保管に関しても一元管理できます。

また、従来までの手作業による経理業務を自動化することができ、アプリやチャットツールを活用した承認・処理も可能です。さらに、Android・iOSのアプリ版もあり、インターネット環境があればスマホやタブレットからでも承認作業が行えます。

したがって、社内の経費精算における人的な入力ミスを減らし、社内規定に基づいた自動の手当計算にも対応したシステムを利用したいなら、バクラク経費精算の導入がおすすめです。

実費精算とは

会社などで経費精算をするとき、実際にサービスや物品購入にかかった費用を「実費」といい、「実費精算」とは「実際に費用を支払った領収書の金額に基づいて精算する」ことを指します。

実費精算がよく利用されるのは、賃貸物件の退去時精算のときです。退去時には、契約書の「原状回復義務」に基づき、壁のクロス・床など、修復にかかる費用を借主負担で精算することになっています。

精算方法は「定額精算」と「実費精算」のいずれかです。定額精算は「費用の負担金額が固定」されている方式で、実費精算は「実際にかかる費用を負担」する方式です。実費精算は精算内容を明確化しやすく、過不足が出づらい方式といえます。

実費精算と経費精算の違い

実費精算と経費精算は似た言葉として使われることがありますが、厳密には意味が異なります。経費精算とは、業務のために従業員が立て替えた費用を会社が払い戻す一連の手続きを指す言葉です。

一方、実費精算は経費精算の中で用いられる精算方法の1つです。従業員が実際に支払った金額を領収書などで確認し、その金額をそのまま会社が払い戻す仕組みを指します。

例えば、出張時の新幹線代や宿泊費、営業活動に伴う交通費などは、実際にかかった費用を基準に精算するケースが一般的です。このように、経費精算は「制度や手続き全体」を示す言葉であり、実費精算は「実際の支出額を基準に支払う精算方法」を意味します。

自腹・自費との意味の違い

実費に近い言葉として、自腹や自費があります。この2つは、文字通り「自ら金銭を負担する」という意味です。対して、実費はあくまで「実際に必要な金額」という意味であり、自分以外が支払いを行う費用ということになります。

実費精算の2つの方法

実費精算する方法には、「立て替え」と「仮払い」の2つがあります。ここでは、2つの方法の概要・精算の流れについて解説します。

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立て替え

立て替えとは、本来会社が負担する交通費や宿泊費などを、ひとまず社員が立て替え払いをして、そのとき受け取った領収書などを基に精算する方法です。立て替えの経費精算は、以下の流れになります。

1. 出張中は、社員が一時的に全額立て替えで支払い、会社名での領収書を受け取る
2. 帰社後、経費申請書に領収書を添付して経理へ提出する
3. 経理から社員へ、領収書の合計金額が支払われる

立て替え払いは、仮払いと比較して出張前に必要な申請書類の提出が少なく済みますが、場合によっては出張中の自己負担金が高額になってしまうことがあります。

仮払い

仮払いとは、会社の経費で物品購入やサービスを受ける際、申請者に概算金額で一時払いをし、後に発行された領収書との過不足分を精算する方法です。仮払いの経費精算は、以下の流れになります。

1. 出張前に、必要な経費の概算金額を仮払申請書へ記入して経理へ提出
2. 経理で確認後、仮払い申請があった金額分の現金を社員へ仮払いする
3. 出張中は社員が仮払いされた現金から経費を支払い、会社名での領収書を受け取る
4. 帰社後、仮払い金額を記した経費申請書に領収書を添付して経理へ提出
5. 実費精算の合計額が仮払い金額を超えたときは、差額分を社員へ渡す
6. 実費精算の合計額が仮払い金額に満たないときは、差額分を社員から返金してもらう

仮払いは、出張中の社員の金銭的な負担を軽くできますが、移動中も仮払金の管理をしなければなりません。そのため、出張中に必要な実費精算の金額に合わせて、立て替え払いと仮払いをバランスよく使い分けるのがおすすめです。

実費精算以外の方法には定額支給がある

会社の経費を精算するときは「実費精算」が基本ですが、「定額支給」が認められることもあります。定額支給とは、実際にかかった金額ではなく、任意の名目で一定金額を支払うことです。

定額支給の代表的なものに、出張日当があります。出張日当とは、役員や社員が出張したときに日数・役職・期間などに基づいて支給される現金です。その他、出張でホテルなどに宿泊した際、「宿泊料」などの名目で決まった金額の現金が支払われるケースもあります。

ただし、定額支給が経費として認められるのは、基準を明らかにするため、あらかじめ社内で旅費規程などを設けるのが条件です。また、支給額が同業他社と比べて同じくらいの水準であることも必要です。

実費を用いる場面

経費精算の際、実費を用いることが多い項目として挙げられるのが交通費と出張費です。ここでは、それぞれのケースで実費精算される場面について解説します。

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交通費

交通費を実費精算する場合、一律支給での精算方式とは異なり、自己負担の金額を正確に精算できます。例えば、新幹線のチケット代は前もって金額がわかりますが、タクシー代など事前に金額が把握できない経費が含まれることも多いでしょう。

事前に金額がわからない交通費を精算するときは、実際に支払った領収書の金額を実費で支給すれば、社員それぞれに過不足なく精算できます。

出張費（旅費）

出張費の精算は社内規定により、出張手当としてホテル代を含めた金額を一律支給すると定めている会社もあります。一律支給のケースでは、固定で支給された金額より実際にかかった金額が超過・不足した際、社員の不満につながることも考えられます。

一方、実費精算には過不足が発生しないため、社内での公平さを保ちつつ、会社側が余分な支払をすることもなくすことが可能です。

実費精算のメリット・デメリット

実費精算には、メリットとデメリットがあります。ここでは、実費精算を行うことで得られるメリットと生じるデメリットを解説します。

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【メリット】正確な金額で旅費出張精算を行える

実費精算では、実際に支払った領収書を基に精算するため、正確な金額で旅費交通費や出張費の精算ができるのがメリットです。また、経費申請の書類のやり取りが減ることで、経理担当者の負担が軽減されます。

【デメリット】従業員個人の負担が大きい場合がある

社員が立て替えでの実費精算を行う場合、問題となるのは出張が長期間にわたるケースです。出張が長くなるほど、社員が一時的に立て替えする金額も膨らみます。後で返金されるとはいえ、高額な場合は社員の負担も大きくなります。

そこで、高額な交通費・宿泊費は仮払い、突発的に行われる食事会は立て替えなど、2つの実費精算をバランスよく使い分けると社員の負担を軽減できるでしょう。

実費精算の注意点

実費精算を行う際には、トラブルを防ぐためにいくつか注意したいポイントがあります。ここでは、それぞれの注意点について解説します。

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実費として認められる範囲の上限を決める

実費精算を行うときは、社内の出張旅費規程で実費として妥当な金額の上限を決めておくのが重要です。なぜなら、常識的な範囲内で実費精算をした費用は会社にとって必要経費とみなされ、所得税が限度額内で非課税になるからです。

ただし、経費とみなされるかは税務署によるチェックが入るため、万が一経費と認められない場合は課税されてしまいます。過去には、新幹線のグリーン車を利用したり、高額すぎるホテルを利用した場合は経費として認められなかったケースもあります。

実費精算に関する規定の明確化と周知

旅費の上限金額をはじめ、どこまでを旅費と見なすかなど社内の出張旅費規定を明確化し、役員を含めた全従業員へ周知する必要があります。

例えば、いつでも目を通せるようにPDF化しておく、資料として配布するのが効果的です。共通のマニュアルがあれば、実務に合わせてより自社に合うように修正を重ねていけます。

電子帳簿保存法への対応が必要

実費精算を行う際には、領収書やレシートなどの証憑書類を適切に保管することが重要です。近年は、領収書を電子データで保存するケースも増えており、電子帳簿保存法への対応が求められます。

電子帳簿保存法では、領収書などの国税関係書類を電子データで保存する場合、改ざん防止や検索機能の確保など一定の要件を満たさなければなりません。

なお、経費精算システムの中には、領収書の画像データをアップロードするだけで電子帳簿保存法に対応した形で保存できるものもあり、実費精算の運用を効率化する手段として活用されています。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

トラブル発生時に対応できるルールを作る

社員が出張先などで立て替え払いを行うことを想定し、トラブルの発生を見越したルールを決めておくことも大切です。仮に、誤って個人のクレジットカードで支払ったときは利用明細書の該当箇所のみ提示するなど、イレギュラーなケースも想定しておきましょう。

領収書の扱いを明確にする

実費精算をするには実際に支払った領収書の提出が基本ですが、公共交通機関などでは領収書の発行ができないケースもあります。領収書がない場合には、乗車区間・金額などを代わりに証明できる書類を提出するといった内容も社内規定で決めておきましょう。

実費精算に経費精算システムを活用するメリット

実費精算の効率化と精度向上には、経費精算システムを利用するのがおすすめです。導入により、以下のような効果が期待できます。

1. 手入力によるミスの防止
2. 申請・承認フローの簡略化
3. ペーパーレス化の推進

経費精算システムには、実費で立て替えた金額のレシートをスマホで読み取ってデータ化できるものもあり、手入力による手間やミスを大幅に削減できます。

また、実費精算には申請・承認のワークフローが必要ですが、システムで自動化することにより、紙への押印の手間などを省きつつ、より迅速な処理が可能になります。

経費精算を効率化するおすすめのシステム

まとめ

「実費精算」とは、「実際に費用を支払った領収書の金額に基づいて精算する」ことです。実際に支払った領収証を基に精算を行うため正確な金額での精算ができ、事務手続きの工数が減るため、経理業務の効率化につながります。

また、実費精算する方法には「立て替え」と「仮払い」の2つがあります。出張する際の実費精算が高額になりそうなときは、立て替えと仮払いをバランスよく使い分けると社員の負担も軽減できるでしょう。

なお、実費精算を行う際には社内規定を明確にしておく必要があります。社内規定には、必要経費と認められるための実費精算の上限金額についてと、トラブル発生時や領収書が発行できないケースを想定した項目も盛り込んでおくのがおすすめです。

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