出金伝票の書き方とは？活用シーンや使用する際の注意点も解説

出金伝票とは、現金で支払った取引を記録するための伝票です。主に交通費や慶弔費といった領収書がもらえない場合の証拠として使われています。この記事では、勘定科目を含めた出金伝票の書き方・出金伝票を使用する際の注意点などを詳しく解説します。

目次

開く

閉じる

1. 出金伝票の書き方は難しくない
2. 出金伝票の項目と書き方
3. 出金伝票はどのような時に使うか
4. 入金伝票・振替伝票・領収書との違い
5. 出金伝票で経理処理する際の注意点
6. 出金伝票は手書きでもPC入力でも問題ない
7. 経費精算システムで出金伝票作成の手間を軽減できる
8. まとめ

出金伝票の書き方は難しくない

出金伝票は現金の支出を記録するための伝票で、主に領収書が発行されない現金取引をする際に使われます。領収書を提出して経費精算するやり方に慣れている場合は書き方に迷うかもしれませんが、出金伝票の構成はシンプルで、覚えてしまえば難しくありません。

現金の経理処理には欠かせない伝票になりますので、いざ必要になった時に間違った書き方をしないよう、基本構成と書き方をしっかり覚えておきましょう。

そもそも出金伝票とは

出金伝票は、会社が現金を支払ったときに作成される伝票のことで、会計上の取引の中で現金支出に関する情報を記録するために使用されます。

出金伝票には支払いの詳細を把握するために必要な情報が記入され、特に「伝票式会計」において、仕訳帳の代わりに現金取引の動きを管理する役割を果たします。

また、従業員が経費を立替払いした場合に、領収書などの証拠書類が発行されない現金取引では出金伝票を使って精算の手続きを行うのが一般的です。

個人事業主の確定申告でも証拠書類になる

個人事業主の確定申告においても、出金伝票は証拠書類として利用できます。慶弔費や、電車やバスなどの交通費など、領収書のない経費を含め、現金の支出全般を計上することが可能です。

出金伝票の書き方は基本的に企業の場合と同じで、伝票の構成に沿って各項目を記入し、帳簿にも情報を転記します。伝票は確定申告時に提出する必要はありませんが、出金の正当性や適正性を証明するための証拠となります。

出金伝票の項目と書き方

出金伝票は、主に「日付」「支払先」「勘定科目」「摘要」「金額」「係印」の6つの項目から成り立っています。ここでは、この項目に沿って出金伝票の書き方を詳しく解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

1.日付を記入する

まずは、日付を記入します。日付は、支払いが行われた実際の日付を記載しましょう。出金伝票などの伝票をはじめ、取引の記録では日付の正確性が重要であり、取引が行われた日にちを明確に示すことが求められます。

2.支払先を記入する

支払先の欄には、誰に現金を支払ったのか、相手の氏名や組織の名前を記載します。支払先が明確にわかるよう、正確な表記で記載しましょう。会計ソフトを使っていて取引先コードがある場合は、コードもあわせて記載します。

なお、従業員による立替払いの場合、支払先には従業員の名前、つまり自分の名前を書くこともあります。

3.勘定科目を記入する

勘定科目を記入する際は、支出の内容に適した勘定科目を記載しましょう。例えば、交通費ならば「交通費」、取引先との食事代なら「交際費」といった具体的な科目名を使用します。

勘定科目は企業のルールに従う

どの経費にどの勘定科目を使うかは、企業ごとに定められています。勘定科目の使い方は統一されていることが重要なので、これまで使ってきた勘定科目と相違がないように注意しましょう。

一般的に出金伝票でよく使われる勘定科目の例は以下のとおりです。

科目名	内容
旅費交通費	業務において必要な移動にかかった交通費や宿泊費
接待交際費	取引先の接待にかかった食事代や手土産代など
会議費	会議を行うためにかかった場所代や弁当・飲み物代など
消耗品費	事務用品、文房具、その他備品など消耗品の購入費用
新聞図書費	業務のために購入した新聞や書籍にかかった費用
雑費	他の勘定科目に当てはまらない、少額かつ一時的な出費

4.摘要を記入する

摘要欄は支出の目的や内容を簡潔に記載する箇所です。支出に関連する詳細な情報を追記することで、支出の必要性をよりはっきりとさせることができます。

例えば、接待費の場合は取引先の名前や会合の主旨、交通費ならそのルート、消耗品費なら何をいくつ購入したのかなどを摘要に記入すれば、出費の内容が明確になります。

5.金額を記入する

金額欄は、支出の具体的な金額を記入する重要な項目です。支払った合計金額を、正確に記載する必要があります。金額の計算には丁寧に取り組み、計算ミスがないように注意しましょう。

6.係印欄に記名または押印する

多くの出金伝票には、右上に係印欄があります。ここには、伝票を作成した人の氏名を書くか、印を押します。あわせて承認印の欄がある場合は、係印欄に作成者の記名または押印を、承認印欄に経理担当者の記名または押印をするのが一般的です。

出金伝票はどのような時に使うか

近年ではキャッシュレス決済が進んでおり、出金伝票を使うことは少なくなっているかもしれません。しかし、現金で支払わなければならない場面も出てくるのが現状です。以下のようなシーンは、出金伝票を使うタイミングの代表例です。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

電車代などの交通費を精算するとき

出金伝票は、領収書が発行されない、電車代やバス代などの経費を精算する際に使用できます。例えば、従業員が業務で電車を利用した場合、支払い先を交通機関名にして、勘定科目は旅費交通費で計上されます。

摘要欄にはルート（「〇〇駅〜〇〇駅」など）や目的地、移動の目的などを書くのを忘れないようにしましょう。

慶弔費を払ったとき

出金伝票は、慶弔費を払ったときにも利用できます。一般的に、冠婚葬祭の際の祝い金やお香典には、領収書が発行されません。そのため、出金伝票を使用して支払いを記録し、経費として計上します。

結婚祝いの場合は招待状や結婚式関連の資料を参考にして、金額や目的を明確に記載し、香典の場合は、会葬御礼などを参考にして記録しましょう。

自動販売機を利用したとき

領収書が発行されない、自動販売機を利用した支払いにおいても、出金伝票を活用することができます。出金伝票には自動販売機の利用日時や場所、支払った金額、購入した商品などを明記しましょう。勘定科目は「自動販売機」で問題ないでしょう。

食事代などの接待費を割り勘で支払ったとき

食事代などの接待費を、割り勘で支払ったときも、出金伝票を活用することができます。例えば、喫茶店などで取引先と打ち合わせをした場合、割り勘で支払った場合でも、領収書は1枚しか発行されません。

そこで、自分が支払った金額や詳細を出金伝票に正確に記録すれば、経費精算や確定申告時の証拠として活用できます。

領収書を紛失したとき

領収書を紛失した場合でも、出金伝票を活用することができます。可能な限り正確かつ詳細に情報を記入し、経費の証拠として出金伝票を使用します。

ただし、出金伝票の領収書としての代用は、客観性に欠ける面もあるため、できるだけ領収書の再発行を依頼することをおすすめします。

入金伝票・振替伝票・領収書との違い

ここまで出金伝票の書き方や利用シーンについて解説してきましたが、同じく経理処理に使われる入金伝票・振替伝票・領収書との使い分けに迷う方もいるかもしれません。それぞれ異なる目的を持った書類なので、その役割をきちんと理解しておきましょう。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

入金伝票とは

入金伝票は、現金や資金が入ってくる取引を記録する伝票で、企業や組織の会計取引を記録する際に使用され、収入や資金の増加を表します。顧客からの売上や、受け取った資金などが該当し、現金や銀行口座への入金を記録します。

一方、現金や資金が出て行く取引を記録する伝票である出金伝票は、支出や資金の減少を示し、現金や銀行口座からの出金を記録します。

振替票とは

振替伝票は、銀行振込や振込手数料などの、現金以外の取引を記録するための伝票です。現金の入出金以外の取引では、仕訳の借方・貸方の両方に現金が関与しない場合に使用されます。一方、出金伝票は、現金の支出を表す伝票です。

領収書とは

領収書とは、取引によって発生した金銭のやり取りを証明するものです。内容としては法人名に加え金銭授受日、売上金額などが記載されます。出金伝票との異なる点は発行元で、出金伝票は自分、領収書は相手方に発行してもらいます。

出金伝票で経理処理する際の注意点

経費処理において、出金伝票の正確な記録と処理は重要です。出金伝票を適切に処理することで、企業や組織の財務管理や会計報告の信頼性を確保することができます。以下は、出金伝票を経費処理する際の注意点を、6つの項目に分けて解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

必要以上に使わない

出金伝票は、特に領収書が発行されない取引で領収書変わりとなる便利な手段ですが、必要以上に使わないようにしましょう。

万が一領収書を紛失してしまった場合にも使えるものの、そのような使い方が横行すれば経理処理における客観性と透明性が担保されません。経費精算する際は、基本的には領収書が必要となることを念頭に置いておくことが大切です。

また、出金伝票は現金以外のクレジットカードなどでの取引には使いません。キャッシュレス決済の場合、仕訳帳への記載方法は現金払いと異なるため、注意が必要です。

法的に定められた保管期間を守る

法人税法においては、出金伝票を含む会計帳簿や関連書類の保管期間は通常7年と定められています。また、会社法に基づく規定では、会社の経理書類の保管期間は一般的に10年間とされています。

保管期間を守ることは、法的要件を遵守するだけでなく、将来の監査や税務調査に備えるためにも重要です。長期的な保管は、証拠の提出や問題の解決に役立ちます。

出金伝票や関連する領収書、請求書などの証拠資料を整理し、安全かつアクセス可能な場所での保管が必要となります。適切な文書管理をし、財務情報の信頼性と透明性を確保しましょう。

参考：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁

証拠も一緒に保管しておく

出金伝票を経費処理する際の重要な注意点は、証拠を一緒に保管することです。領収書や請求書がない場合でも、証拠となる情報を保持することで、支出の妥当性を裏付けることができます。

たとえば、出張中の移動費や交通費としてICカードを使用した場合、利用履歴を出金伝票と一緒に保管することで、支出の明細や詳細な情報として提供できます。

また、結婚式の招待状や参加者リストも有効な証拠です。接待費や結婚祝いとしての支出があった場合、招待状や参加者リストは、その目的を明確にする上で重要な情報となります。

このように、領収書や請求書が発行されない場合でも、できるだけ他の文書やデータを活用して財務情報の信頼性を確保しましょう。

改ざんを防ぐため記入方法を統一・周知する

出金伝票を経費処理する際の注意点として、改ざんを防ぐために正確な記入方法を統一・周知することが重要です。例えば、出金伝票には、起票者の署名と承認者の署名を求めましょう。これにより、記入内容の正当性や責任の所在が明確になります。

また、記入後に誤りを発見した場合は、修正テープではなく、正しい情報を追記する方法を選びましょう。訂正箇所は、二重線を引き、訂正印も必要です。出金伝票の正確な記入方法の周知は、組織内で一貫して実践することで、出金伝票の改ざんを防ぐことができます。

異なる税率の出金伝票は区分する

出金伝票を使用する際には、消費税法に基づいた区分を行うことが重要です。特に、軽減税率への対応は重要です。

例えば、小売店経営では、商品によって税率が異なる場合や、飲食店では、店内とテイクアウトの販売に異なる税率が適用されることもあります。8％と10％の税率が混在するお店での商品の購入は、正確な区分が必要です。

出金伝票を作成する際には、まず取引内容を明確に把握し、適用される税率を判断します。その後、異なる税率の取引に応じて、出金伝票を区分することが重要です。税率毎に区分を行うことで、税務上のリスクを軽減し、税務申告の正確性を確保することができます。

インボイスとしては発行できない

出金伝票を経費処理する際の注意点として、出金伝票は、インボイスとしては発行できません。そもそもインボイスは、売り手が買い手に発行するものなので、出金伝票は、要件に合いません。

インボイス制度とは、正式名称は、適格請求書等保存方式で、複数税率に対応した消費税の仕入税額控除の方式です。

この制度では、売り手が一定の要件を満たした適格請求書を買い手に発行し、双方が適格請求書を保存することで、消費税の仕入税額控除が適用されます。インボイス導入後からは取引価格3万円未満の特例もなくなったため注意しましょう。

出金伝票は手書きでもPC入力でも問題ない

出金伝票は手書きである必要はありません。近年はデジタル化が進み、表計算ソフトや経費管理アプリを利用して、出金伝票を入力することも一般的です。デジタル入力のメリットは多くあります。

まず、正確な金額計算や自動集計が可能です。また、データのバックアップや検索が簡単にできるため、情報管理が効率的に行えます。さらに、デジタル入力ならば文字の読み取りが容易で、分かりやすいレポートを作成することも可能です。

ただし、デジタル入力でも必要事項を漏れなく記入し、慎重に処理することが重要です。情報の正確性と保管の注意を守りながら、自身に最適な入力方法を選択しましょう。

経費精算システムで出金伝票作成の手間を軽減できる

出金伝票の作成には、経費精算システムをおすすめします。経費精算システムを使えば、領収書のない交通費や小額経費でも、システム上で出金伝票を作成できます。これにより、紙の出金伝票を作成する手間や管理の手間を軽減できます。

また、デジタル化により、情報の入力や処理が簡単で迅速に行えます。経費データの自動集計や精算レポートの自動作成も可能で、経理業務の効率化を図ることができます。さらに、データの保存やバックアップもシステム上で行えるため、情報の保管や検索も容易です。

加えて、経費精算の精度や透明性も向上し、ヒューマンエラーを減らすこともできます。経費精算システムの導入により、効率的な経費管理が実現され、業務の効率化とコスト削減につながるでしょう。

経費精算システムの機能

経費精算システムは、出金伝票の管理を効率化できる様々な機能を備えています。導入する際は、以下のような機能に注目するのがおすすめです。

1. 交通系ICカードとの連携
2. 申請・承認のワークフロー機能
3. 領収書を読み取るOCR機能

交通系ICカードと経費精算システムを連携させることで、電車やバスなどの利用履歴が取り込まれ、出金伝票の作成を自動化できます。

また、紙ベースの出金伝票では経費の申請・承認に時間がかかりますが、経費精算システムでは回覧や押印の必要もなく、迅速な精算が可能になります。

おすすめの経費精算システム

まとめ

出金伝票は、現金の支出を記録する伝票です。作成する際は、日付・支払い先・勘定科目・摘要・金額・起票者の記入が必要です。

出金伝票を経費処理する際の注意点として、過度な使用は避けることや、保管期間を守り、必要な証拠も一緒に保管しておくことが重要です。

さらに、改ざん防止のための適切な記入方法の周知や、軽減税率への対応も必要です。出金伝票は、経費管理の基本的なツールであり、正確な情報入力と法令遵守を守ることが求められます。

専門家が監修した記事はこちら

＼経費精算システムについて知りたい方におすすめ！／

＼経費精算アプリについて知りたい方におすすめ！／

＼経費精算システムを導入したい中小企業におすすめ！／