資料作成代行とは？メリット・デメリットや比較のポイントも解説

資料作成代行は、会社の用意した資料をもとに、パワーポイントやワードなどで、発表に必要な資料を作成してくれるサービスです。本記事では、資料作成代行の選び方や導入のメリット・デメリット、サービスを依頼する際の比較ポイントなどについて詳しく解説します。

目次

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1. 資料作成代行とは
2. 資料作成代行に依頼可能な資料の種類
3. 資料作成代行の選び方
4. 資料作成代行のメリット
5. 資料作成代行のデメリット
6. 資料作成代行に依頼する際の比較ポイント
7. まとめ

資料作成代行とは

資料作成代行サービスは、専門性の高い業者が、文章やプレゼンテーション資料の作成を代行するサービスです。高品質な資料が迅速に作成されるため、時間と労力を節約できるのがメリットです。

専門知識や表現力に優れた業者が担当するため、プロフェッショナルな仕上がりに期待できます。また、専門的な内容をわかりやすく伝えるためのストーリーテリングや、視覚的なデザインも提供される場合があります。

資料作成に苦手意識がある人や、時間に余裕がない人にとって、効率的かつクオリティの高い資料作成をサポートしてくれる便利なサービスです。

資料作成代行に依頼可能な資料の種類

資料作成代行サービスによって依頼できる資料は異なりますが、多くのサービスがパワーポイントを用いた資料作成を行っています。ここでは、実際どういった資料の作成が依頼できるのかについて、代表的な例を挙げて解説します

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顧客向けの提案書や営業資料

会社の利益に大きく関わる顧客向けの資料は、大変重要なツールです。自社の提案を正確に理解してもらうためには、わかりやすい資料作成が不可欠です。また、複数の競合がいる場合は、顧客の印象に残る資料でなければなりません。

ポイントを押さえた資料を毎回準備するのは大変な作業ですが、資料作成代行に依頼すれば、読みやすくてインパクトのある資料を作成してもらえます。

社内向けの企画書や決算説明会用の資料

社内でプレゼンをする場合、たとえ企画の内容が素晴らしくても、プレゼン資料が乏しければせっかくの内容がアピールできません。また、株主や投資家向けの決算説明会用の資料も、数字やグラフがわかりづらいと、不信感を与えてしまう可能性があります。

そのため、「プレゼンの資料作りに自信がない」「決算の内容をより分かりやすく伝えたい」という場合は、資料作成代行を利用するのがおすすめです。

講演会資料や研修用のマニュアル

社外向けの講演会資料や新人研修用のマニュアルも、資料作成代行業者に依頼可能です。業者によっては、スライドショーやアニメーション、音声組み込みなどに対応している場合もあり、より読み手の興味を引く資料作成を一任できます。

本来の業務以外の資料を作成しなければならないときは、自分の業務に専念するためにも、思い切って資料作成代行に依頼すると良いでしょう。

資料作成代行の選び方

資料作成代行サービスを選ぶ際には、いくつかのポイントに注意しましょう。ここでは、資料作成代行サービスの選び方について詳しく解説します。

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結果を出すクオリティ

資料作成代行サービスを選ぶ際には、結果を出すクオリティがあるかが大事です。資料作成の目的は、プレゼンテーションや商談において、相手を納得させることにあります。

目的を果たすためには、資料に盛り込む情報の精査や、わかりやすい伝達が重要です。クオリティの高い代行会社は構成力やデザイン、文章力などの専門スキルを持ち、効果的な資料を作成することができます。

クオリティの高い資料は相手に信頼感を与え、意思決定や行動につなげる力を持っています。代行会社の実績や評判に加えて、専門スキル、機能をチェックし、結果を出す能力を重視しましょう。

ヒアリングの有無

ヒアリングがあるサービスを選ぶことは、受注率の向上や、商談化率の向上を目指す際に必要です。ヒアリングを通じて、資料の構成や入れるべき情報について専門家と相談し、最適な資料を作成することができます。

ヒアリング段階では、依頼の背景や目的を共有し、専門家とのコミュニケーションを通じてニーズを明確化しましょう。専門家のアドバイスや提案を受けることで、より成果の上がる資料作成が可能です。

価格の安さ

資料作成代行サービスを選ぶ際には、価格の安さもポイントです。自社で作成した場合と、代行会社に依頼する場合の費用対効果を考慮し、質と価格のバランスを検討しましょう。

一般的には、質の高い代行会社ほど価格も高くなる傾向があります。また、資料作成の構成から依頼する場合と、原稿を用意したうえで依頼を行う場合では、費用に違いが生じます。さらに、画像作成など、オプション料金が発生する場合もあるため注意しましょう。

納期スピード

資料作成代行サービスを選ぶ際は、納期スピードも確認しておきましょう。急な商談やプレゼンテーションに必要な資料がある場合、納期が速い代行会社を選ぶことで、迅速な対応が可能となります。

ただし、納期スピードだけに焦点を当てると、品質や内容に影響が出る可能性が高いです。適切なバランスを考慮し、納期スピードと品質を両立させる代行会社を選びましょう。

セキュリティ体制の信頼性

資料作成代行の依頼では、サービス提供者のセキュリティ体制のチェックが欠かせません。ビジネス資料には顧客情報や事業計画、社内機密など外部に漏れると大きなリスクにつながる情報が含まれるため、適切な情報管理が徹底されているかを見極める必要があります。

具体的には、守秘義務契約の締結が可能か、データの送受信方法が暗号化されているか、外部委託先への再委託が行われる場合の管理体制などについても確認すると安心です。

また、クラウドストレージを利用する際のセキュリティ基準やアクセス権限の設定、万が一の情報漏洩時の対応フローもチェックポイントとなります。

資料作成代行のメリット

資料作成代行を活用することで、コア業務に集中しやすくなって生産性が上がるなど、いくつかのメリットが得られます。ここでは、資料作成代行のメリットについて解説します。

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コア業務に集中することで生産性が上がる

資料作成代行を利用すると、コア業務に集中できて生産性が向上します。資料作成は時間と労力を必要とする作業であり、それに費やす時間が本来の業務の妨げとなることも多いです。

 しかし、代行会社に資料作成を依頼することで、専門知識やスキルを持つプロフェッショナルによって、効率的かつ高品質な資料が作成されます。その結果、自社の従業員は本業に集中でき、生産性の向上につなげられます。

クオリティの高い資料が作成できる

資料作成代行では、自社で作成するよりもクオリティの高い資料作成が可能です。代行会社は、資料作成において専門的な知識や豊富な経験を持ち、文章表現の技術に優れています。最新のデザインツールやテクニックを駆使し、視覚的に魅力的な資料を作り上げます。

また、論理的な構成やストーリーテリングの手法を適切に活用することで、伝えたいメッセージを明確に伝えることが可能です。高品質な資料は、プレゼンテーションや提案活動の効果を高め、相手に信頼感と説得力を与えます。

企画・構成から依頼することも可能

資料作成代行は、企画や構成から依頼することもできます。代行会社は、専門的な知識と経験により、資料の企画や構成においても的確なアドバイス・サポートを提供します。

自社での資料作成には、時間やリソースの制約があり、企画・構成などについて深く考えることが難しい場合もあります。しかし、代行会社に依頼すれば、最適な企画や構成の構築が可能です。

企画・構成の段階から代行会社と協力することで、より効果的な資料を作成できます。経験豊富な専門家の知識とアイデアを活用し、クオリティの高い資料が提供できれば、プレゼンテーションや提案活動の成功確率を高められます。

第三者視点による客観的な改善提案が得られる

自社で資料を作る場合、社内の慣れた言葉や既存のフォーマットに依存してしまい、初めて目にする人にとってわかりにくい表現や構成になっていることがあります。

資料作成の専門業者は多くの業界や企業の資料に触れているため、伝わりやすさ・視覚的な効果といった観点から、第三者ならではの改善提案を行ってくれます。

例えば、営業資料の場合は顧客に響くメッセージの強調や表現を整理し、経営層向けの資料の場合は要点を簡潔にまとめる工夫など、受け手の立場を意識した修正が可能です。外部の視点を取り入れることで、単なる見栄えの良さだけでなく伝達力や説得力を高められます。

資料作成代行のデメリット

資料作成代行には、メリットだけでなくデメリットも存在します。外注費用や情報漏洩のリスクなどに注意しましょう。ここでは、資料作成代行のデメリットについて解説します。

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外注費用が発生する

資料作成代行を利用する際、外注費用が発生します。費用は、プロジェクトの規模や内容によって異なるため、事前に相場を調べておきましょう。

予算内で最適な代行会社を選ぶためには、複数の会社の価格やサービス内容を比較し、費用相場を把握することが重要です。また、料金体系や追加オプションについても確認し、自社の予算・ニーズに合致する代行会社を選ぶ必要があります。

社内の資料作成スキルが向上しない

資料作成代行を利用し続けると、社内の資料作成スキルが向上しません。外部に依頼することで、専門的なスキルを持つプロが資料を作成してくれますが、社内の従業員はスキルを磨く機会を逃すことになります。

資料作成は、ビジネスにおいて重要なスキルです。社内の資料作成スキルを向上させるためにも、バランスを考えながら代行の利用を検討しましょう。

情報漏洩のリスクを伴う

資料作成代行は、情報漏洩のリスクを伴う場合があります。特に、個人がアルバイトや副業としてパワーポイント作成代行を行っている場合、セキュリティ対策や情報管理体制が不十分な可能性が高いです。

一方、信頼性の高い資料作成代行会社を選ぶことで、情報漏洩のリスクを最小限に抑えられます。代行会社は、セキュリティ対策や情報管理について厳重な対策を講じており、プロフェッショナルなスタッフによって業務が遂行されるのが特徴です。

また、秘密保持契約書によって、情報の取り扱いを明確化している場合が多く、安全性が高まります。情報漏洩は、企業にとって大きな損失をもたらす可能性があり、情報漏洩リスクを最小限に抑えるためには、信頼できる資料作成代行会社を選ぶことが重要です。

資料作成代行に依頼する際の比較ポイント

適切な代行会社を選ぶためには、いくつかの比較ポイントを考慮する必要があります。ここでは、資料作成代行に依頼する場合の比較ポイントについて解説します。

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資料作成の目的を明確にする

資料作成代行に依頼する際には、あらかじめ資料作成の目的を明確にしておくことが大切です。目的が明確になると、代行会社に要求する内容や資料の形式がまとめやすくなります。

例えば、営業資料の場合は受注率の向上を目指し、プレゼン資料の場合だと相手を説得するための情報を的確に伝えることが求められます。目的に合わせた効果的な資料を作成するためには、代行会社の実績や専門性を比較することも大切です。

継続か単発かでサービスを判断する

資料作成代行の大きな比較ポイントは、継続か単発かを考慮することです。仮に、継続的な資料作成のニーズがある場合は、長期的なパートナーシップを築ける代行会社を選ぶことが重要です。

信頼できるパートナーとの関係性を構築していくと、一貫性のある資料作成ができます。一方、単発のニーズであれば、その都度依頼することが多くなります。この場合は、柔軟かつスピーディーに対応できる代行会社を選ぶのが効果的です。

継続的なニーズか、単発のニーズかを明確にし、それに適した代行会社を選ぶことで、効率的かつ効果的な資料作成が実現できます。

仕事の業務量・作業範囲を確認する

資料作成代行に依頼する際は、作業範囲を把握しておくことが大事です。依頼内容が企画・構成まで及ぶのか、文章の清書のみ依頼するかなどを決める必要があります。作業範囲が広くなれば自社の負担は軽減されますが、コストも増加しやすいです。

代行サービスを利用する際には、コストや工程などを含めて、事前に十分なコミュニケーションを取りましょう。仕事の業務量・作業範囲を明確にすることで、スムーズなプロジェクトの遂行につなげられます。

まとめ

資料作成代行は、高品質な資料が作成されることや、コア業務に集中できる点などがメリットです。一方、デメリットとしては外注費用の発生や、社内のスキル向上に制約がかかることが考えられます。

資料作成代行を比較する際は、資料作成の目的を明確にし、依頼したい業務量・作業量を確認しておくことが大切です。資料作成代行は高品質な資料を得られ、効率的な業務を支援してくれます。自社の要件やバランスを考慮して、適切に利用しましょう。