交通費は経費計上で節税｜個人事業主・アルバイトの精算方法も解説

営業活動や出張で発生する交通費は経費計上でき、節税にも繋がります。しかし、目的によって勘定科目が異なるため注意が必要です。本記事では、個人事業主や会社員が確定申告で交通費を経費にできる条件、交通費に該当する費用と間違えやすい勘定科目などを解説しています。

目次

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1. 交通費・旅費交通費は経費計上して節税ができる
2. 【個人事業主】確定申告で交通費を経費にする方法
3. 【会社員】確定申告で交通費を経費にする方法
4. 【アルバイト】確定申告で交通費を経費にする方法
5. 交通費に該当するもの
6. 旅費交通費に該当するもの
7. 勘定科目は目的で決まるため注意が必要
8. 交通費の精算における領収書の必要性
9. 領収書がない場合の交通費の経費精算方法・書き方
10. 交通費精算業務の効率化には経費精算システムがおすすめ
11. 経費精算を効率化できるおすすめの経費精算システム
12. まとめ

交通費・旅費交通費は経費計上して節税ができる

会社員や個人事業主が、営業や出張で使用した交通費は経費計上が可能です。節税にも繋がるため、積極的に計上したい経費ではありますが、目的によっては勘定科目が異なるため、注意が必要です。

法人であれば役員、従業員の全員を対象者とした「出張旅費規定」を作成しておけば、規定に基づいた交通費をはじめ宿泊費用や日当を経費として処理することができますが、個人の場合に経費として認められるのは、業務遂行のための旅費のうち実費だけとなります。

本記事では、会社員・個人事業主・アルバイトが交通費を経費計上するために覚えておきたい事項を解説します。どのような目的・交通手段が適用されるのか具体的に説明しますので、ぜひ参考にしてみてください。

交通費と旅費交通費の違い

交通費とは通常の業務で発生する移動費用を指し、通勤や近距離の移動などにかかる費用が該当します。一方で旅費交通費は、通常業務以外で遠方に出張するための交通費や、その業務に付随する費用のことです。出張先での宿泊費用や飲食代、出張手当なども含まれます。

このように、両者の違いは移動距離ではなく、業務の性質や目的によって区分されるため、適切に使い分けることが重要です。

【個人事業主】確定申告で交通費を経費にする方法

個人事業主の所得税は売上から、経費を差し引いた利益の金額に対して税率がかかります。そのため、交通費を含めた必要経費を適切に計上することで、課税対象となる所得を抑えられるのがメリットです。

営業活動や、販売などで発生する交通費は個人事業主の場合、必ず発生する経費であるため漏れなく経費として申告しましょう。適切に経費計上することで、税負担を抑えることにつながります。

交通費を経費にできる基準

個人事業主が確定申告で、交通費を経費計上できる条件は、事業に必要な交通費であるかどうかが基準になります。個人事業主が営業先へ向かう際や、自身の営業所へ向かう際に発生した交通費は経費計上が可能です。

ただし、プライベートで使用した交通費を経費計上した場合、税務調査で指摘されるケースがあるため注意が必要です。業務上欠かせない交通費であることを記録すると良いでしょう。また、交通費を経費計上する際は、税務処理をするうえで領収書が必要です。

交通系ICカードを利用した場合でも、事業に関連する支出であれば経費として計上できます。ただし、ICカードは交通費以外の支払いにも利用できるため、プライベート利用と混在しやすい点に注意が必要です。

ICカードで交通費計上したい場合は、業務の際の交通費に特化して利用するか、記録が必要になります。また、券売機では履歴を印字できるため、それらを活用するのもひとつの手段です。

【会社員】確定申告で交通費を経費にする方法

会社員が確定申告で交通費を経費計上するためには、「特定支出控除」の要件を満たす必要があります。会社員の場合、業務で必要な交通費は会社で負担するケースがほとんどです。

しかし、会社で負担されない交通費がある場合は、確定申告で申請が可能です。

特定支出控除とは

会社員の「特定支出控除」とは、業務を行う際に必要不可欠な費用で、一定の金額を超えた分（特定支出）を所得税から控除できる制度です。控除可能な金額は、特定支出が給与所得控除額の2分の1を超えた部分で、最高額は125万円になります。

特定支出控除を受けるためには、会社の経理担当者に、特定支出に関する証明の依頼書を提出し、業務に関わる費用である証明を受ける必要があります。以下では、特定支出控除に必要な書類について解説します。

特定支出控除に必要な書類

特定支出控除を受けるためには、以下の書類の提出が必須です。

1. 特定支出に関する証明書
2. 給与所得者の特定支出に関する明細書
3. 費用を支払った証明となる領収書
4. 源泉徴収票

「特定支出に関する証明書」と「給与所得者の特定支出に関する明細書」については、国税庁のホームページからダウンロードできます。「特定支出に関する証明書」は、特定支出の種類によって用いる証明書が異なるため注意が必要です。

また、領収書は支払い日時や金額、内容が分かるように整理して保管しておくことで、申告時の手続きがスムーズに進みます。これらの書類が揃っていないと特定支出控除は適用されないため、提出前には書類の漏れがないかを十分に確認しましょう。

参考：給与所得者の特定支出に関する証明書｜国税庁

参考：給与所得者の特定支出に関する明細書｜国税庁

【アルバイト】確定申告で交通費を経費にする方法

アルバイトの場合は、雇用形態によって交通費を経費計上が可能か決まります。時給制でアルバイトをしている場合は給与所得となり、給与所得控除が受けられるため、経費計上はできません。

個人契約など出来高制の場合は、給与所得ではなく報酬になるため、給与所得控除は受けられません。そのため、交通費の経費計上が可能です。

出来高制のアルバイト例

出来高制とは、時給ではなく作業量や成果に応じて報酬が決まる給与体系のことです。例えば、データ入力のアルバイトでは、1件入力ごとに〇円といった形で報酬が決まる場合があります。

また、チラシ配布のアルバイトでは、配った枚数に応じて報酬が支払われるケースも少なくありません。これらの場合、業務に関連する交通費は経費として認められる可能性があります。ただし、業務に直接関連する費用であることが必須です。

交通費に該当するもの

実際にどのような交通手段が交通費として該当するのか、電車などの公共交通機関や、駐車場料金など、項目ごとに具体的に解説します。

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電車・バス・タクシー代

取引先や出張先へ移動するなど、業務を行う際、必要な交通手段は交通費として経費計上が可能です。電車の場合、切符を購入した際の領収書は窓口や一部の自動券売機で発行できます。

また、交通系IICカードの場合、業務に関連する支出であれば経費を計上できます。利用履歴を券売機やアプリで確認・印字し、記録として保存しておきましょう。さらに、バスの場合は営業所で発行してもらうか、出金伝票や経費精算書を利用するケースが一般的です。

タクシーは領収書の発行が可能なため、利用時には必ず受け取り、移動区間や利用目的とあわせて記録しておくことが重要です。

駐車場料金

駐車場料金は、主にコインパーキングなどがあります。取引先や商談場所付近のコインパーキングを利用した場合などは、交通費として経費計上が可能です。

コインパーキングでは領収書が自動発行されるため、経費処理がしやすい特徴があります。領収書には、後で業務目的であることを証明できるよう、訪問先や用途をメモしておくと良いでしょう。

有料道路料金

業務を行う際に移動で使用した有料道路代も、交通費として経費計上が可能です。現金で支払った場合は、その場で領収書を発行してもらいますが、ETCの場合、クレジットカードと紐づいているため、クレジットカードの利用明細が必要です。

通勤費

会社や自身が経営する営業所に通勤する際使用した交通費も経費計上が可能です。交通手段は、実際に使用した交通機関の運賃・有料道路代・ガソリン代などが対象になります。ただし、会社から通勤手当が支給されている場合は対象になりません。

旅費交通費に該当するもの

旅費交通費は、通常の勤務地以外へ向かう際の交通費だけでなく、それに付随する経費も含まれます。また通常の出張以外に旅費交通費で処理する項目も存在します。

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公共交通機関などの利用費

出張に関わる交通費は、旅費交通費として処理されます。具体的には、電車やバス、新幹線、飛行機などの公共交通機関の利用費が該当します。旅費規定は会社ごとに異なるため、事前にルールを確認しておくことが重要です。

一般的には、公共交通機関の利用の際は無駄な費用を発生させないために、最短ルートや費用が安いルートを選択することが求められます。

宿泊費用

宿泊費は、出張の際にホテルや旅館など、施設への宿泊費用のことだけだと思われがちです。しかし、滞在中に発生する飲食代をはじめ、業務での電話料金やインターネット接続費用、出張手当も旅費規定により含まれる場合があります。

旅費規定が制定されていない場合、定額で支給すると給与所得とみなされるため、税務上の注意が必要です。

海外出張

海外出張も旅費交通費で処理します。具体的には、航空券代や現地での交通費、宿泊費などが該当します。ただし、消費税は国内取引に対して課税されるため、海外出張については非課税で処理します。

そのため、海外出張にかかる費用は、消費税の区分に注意して処理しましょう。また、海外出張規定が別途制定されている場合は、それに基づく形で旅費交通費として処理することが重要です。

赴任旅費

転勤のための赴任旅費も旅費交通費で処理します。赴任手当や荷物の運送費だけでなく、帯同する家族の交通費や宿泊費用も規定によって赴任旅費に含めることができます。事前に社宅選定などで赴任地へおもむく際の交通費や宿泊費も同様です。

しかし、赴任費用は業務遂行に必要なものとみなされないため、仕入税額控除の対象外となります。単身赴任である場合の帰省旅費は所得税の課税対象となり、確定申告の際に「特定支出控除」を申告することで、条件下の金額を所得金額から差し引くことができます。

勘定科目は目的で決まるため注意が必要

以上でさまざまな交通手段の経費計上できる交通費を解説しましたが、同じ交通費でも目的によって勘定科目が異なります。勘定科目に対して、どのような使用目的か以下の表にまとめましたので、参考にしてください。

勘定科目	目的
交際費	取引先を接待するためのタクシー代
広告宣伝費	宣伝活動のため移動に使用した電車代
福利厚生費	社員の慰労会のために使用した電車代
研修費	研修会場に停めた駐車場代

旅費交通費を事前に支給する場合は「仮払金」

出張などで旅費交通費を事前に支給する場合「仮払金」という勘定科目を使用します。仮払金とは、実際の費用が確定する前に概算で支払う資金のことで、一時的な支払いとして処理されます。

例えば、出張前に必要経費として10万円を従業員に支給する場合、まず「仮払金」として処理します。

出張後、実際にかかった費用が8万円だった場合、その分を「旅費交通費」に振り替え、残りの2万円は返金処理を行います。反対に実費が12万円かかった場合は、不足分の2万円を追加支給します。

交通費の精算における領収書の必要性

交通費を精算する際には、原則として領収書などの証憑書類を保存しておくことが重要です。領収書を残しておくことで、交通費が実際に発生した事実や、その用途が業務に関連するものであるかを客観的に確認できます。

例えば、出張中に業務とは関係のない移動が発生した場合でも、業務として利用した領収書があれば利用日時や内容を確認できるため、事業に必要な支出かどうかを判断しやすくなります。

また、領収書がないまま交通費を処理してしまうと、不適切な費用まで経費として計上してしまう恐れがあります。こうしたリスクを防ぐためにも、交通費精算においては領収書を適切に保管・提出することが重要です。

しかし、その一方で領収書がなくても交通費の精算ができるケースもあります。以下では、どのような場合に領収書なしでも交通費の精算ができるのかを解説します。

領収書なしでも交通費の精算ができるケース

交通費を経費計上する際、基本的に領収書が必要です。しかし、領収書がなくても経費計上が可能な場合もあります。どのような条件があるのか具体的に解説します。

交通費が3万円未満の場合

消費税法において、公共交通機関による運賃のうち税込3万円未満の場合は、請求書等の保存が不要とされており、必要事項を記載した帳簿の保存のみで対応することが可能です。

そのため、交通費が税込3万円未満の場合は領収書がなくても問題ありません。ただし、電車やバスなどの公共交通機関を利用している場合のみに限られ、タクシーや有料道路などについては領収書の保存が求められるため注意が必要です。

また、業務上使用した旨を証明するためにも、領収書の発行される交通機関や駐車場を利用した際は、念のため保存しておくのが望ましいです。

参考：国税庁「No.6496 仕入税額控除をするための帳簿及び請求書等の保存」

やむを得ず領収書を受け取れなかった場合

交通費が発生した際に、電車やバスを利用してやむを得ず領収書を受け取れなかった場合は、税込3万円以上でも領収書は不要で構いません。その根拠としては、消費税法施行令第49条に、やむを得ない場合は領収書を提出しなくてもよい旨が記されているためです。

しかし、自ら領収書を紛失してしまったり、領収書の発行依頼漏れなど、明らかな失念がある場合は該当しません。後日、領収書の発行が可能な交通機関もあるため、確認して発行・再発行の依頼をするのが望ましい方法です。

参考：消費税法施行令｜e-Gov 法令検索

領収書がない場合の交通費の経費精算方法・書き方

以上で領収書がなくても経費計上が可能なケースを解説しましたが、実際どのように経理処理を行えばよいのか、具体的に解説します。

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交通費精算書を記入

領収書がない場合、企業によっては交通費精算書を作成するケースが多い傾向にあります。交通費精算書は、適切な交通手段を利用したかどうか確認するための書類でもあり、交通費をまとめて精算できるため、交通費精算業務を効率化できます。

記載が必要な事項は、日付・交通手段・利用区間・金額などです。企業によっては、片道・往復か、訪問先など細かく記載が必要な場合もあります。

出金伝票を記入

個人事業主や規模の小さい企業の場合は、領収書のない場合は出金伝票を発行して、現金の支払い記録を行っているケースもあります。主に記入する項目は、申請日・氏名・摘要・支払先・勘定科目です。

交通費の場合は、摘要欄に利用区間・移動目的などを、支払先に交通機関名・駐車場名を記入すると良いでしょう。勘定科目は経理担当者に確認するのがベターです。

交通費精算書・出金伝票には交通機関を利用した証拠を準備

交通費精算書や出金伝票を申請者本人が作成する場合、交通機関を利用した資料を準備しておく必要があります。領収書の発行に手間のかかる電車やバスなどは、交通系ICカードを利用した場合自動券売機や、WEBサイトで明細を発行できるケースもあります。

業務上使用した交通費である証拠書類となるため、税務調査などで指摘を受けないように、交通費精算書・出金伝票と併せて保管しておきましょう。

交通費精算業務の効率化には経費精算システムがおすすめ

交通費をはじめ、経費精算の業務には手間がかかります。特に従業員の移動が頻繁に発生する会社では、交通費精算に取られる時間も増え、業務全体の生産性にも影響します。より迅速かつ正確に経費精算を行うためには、経費精算システムの導入がおすすめです。

経費精算システムには、交通手段を入力するだけで運賃が自動的に計算されたり、ICカードを読み取るだけで利用履歴が取り込まれたりなど、交通費精算の業務を効率化する機能が備わっています。

経費精算件数が多い・紙の申請書で精算している企業は特に、経費精算システムの導入がおすすめです。

経費精算を効率化できるおすすめの経費精算システム

まとめ

業務を行う際に発生した交通費は、一定の条件を満たすことで経費として計上できます。交通費を経費計上することで、所得税の控除が受けられます。

しかし、経費計上が認められるには、個人事業主・会社員・アルバイトなど働き方の違いや、領収書の有無など基準もあるため知識が必要です。本記事を参考に、交通費の取り扱いについて理解を深め、適切な経費計上を行いましょう。

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