士業向け電話代行サービスおすすめ3選｜選ぶ際のポイントも解説

電話代行サービスは、多忙で電話対応に手が回らない士業の方にも導入が推奨されます。電話代行を利用すれば、人件費などのコストを抑えながら本業に集中することが可能です。本記事では、士業向けのおすすめの電話代行サービスや利用するメリット、選ぶ際のポイントを解説します。

目次

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1. 士業における電話業務の課題とは
2. 士業で電話代行サービスを利用するメリット
3. 士業向け電話代行サービスの選定ポイント
4. 士業向け電話代行サービスおすすめ3選
5. 士業向け電話代行サービスを利用する際の注意点
6. その他の電話代行サービスの選び方
7. まとめ

士業における電話業務の課題とは

士業に従事する方々は、法律や税務など専門性の高い業務に集中する必要があります。しかし、電話対応に追われると、本来の業務に集中できないといった課題も発生しやすいです。顧客対応として必要である反面、専門家の貴重な時間を奪ってしまいます。

また、外出が多い士業の方々は外出中に事務所にかかってきた電話を取れず、クライアントや関係者からの重要な連絡を逃すリスクもあります。こうした課題を抱えている士業の方々には、電話代行サービスの利用がおすすめです。

法律事務所（弁護士事務所）や税理士法人など、それぞれの分野に対応したサービスの導入によって課題の解決につなげることができます。

電話代行サービスに依頼できる業務

士業を専門とする電話代行サービスは多数ありますが、依頼できる内容は代行会社によって異なります。依頼できる業務の例として、以下のようなものが挙げられます。

顧客からの問い合わせ対応・スケジュール管理

顧客からの問い合わせ対応は、電話代行の主なサービスの1つです。一次対応をして担当者に取り次ぐのはもちろん、士業向けサービスでは顧客からの専門的な質問や要望にも対応可能となっています。

また、スケジュール管理も依頼できます。取引先とのミーティングや打ち合わせ日程を設定したり、顧客の来所予約を取ったりなど、煩雑になりがちなスケジュールの管理も、電話代行に任せることが可能です。

事務作業・リサーチ業務

電話代行サービスによっては、書類整理やデータ入力などの事務作業も請け負っています。士業では、各種契約書や申請書など日々多くの書類を扱いますが、適切に保管・管理するのは手間のかかる作業です。

これらを外部に委託すれば、よりコア業務に専念する時間を増やすことができます。その他、顧客へのメール返信、法律・税務に関する市場動向トレンドのリサーチを依頼できる代行会社もあります。

士業で電話代行サービスを利用するメリット

士業で電話代行サービスを利用することにより、さまざまなメリットを得られます。具体的には、人件費などのコスト削減、機会損失の防止、コア業務への専念、顧客からの信頼獲得などです。

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コスト削減につながる

が、人件費や研修費用など多大なコストが必要となります。しかし、電話代行サービスを利用すれば、事務員の雇用で発生する人件費や教育費を削減できます。

電話代行業者は、専門的なトレーニングを受けたオペレーターが各士業のニーズに合わせた質の高いサービスを提供します。そのため、個々の事務所が独自に人材を育成する必要がありません。

電話代行サービスには利用料がかかりますが、雇用や育成の必要がないことによるコスト面でのメリットが大きいです。

急な人手不足にも対応できる

電話代行を利用すれば、急な人手不足に対応できます。電話代行サービスは、申し込みから数日程度で利用開始できるものが多いため、電話対応を行っていた事務員の急な退職など、急遽人員が必要になった場合にも便利です。

事務所で新たに人員を雇うには、相応の時間がかかります。雇用後すぐに電話対応業務に従事できるようなスキルを持った人を探すのは、困難といえるでしょう。そのような場合には、電話代行サービスが有力な選択肢となります。

緊急性の高い依頼に対応可能

電話代行サービスの中には、土日祝日を含めた24時間体制で電話代行を行うサービスも存在します。士業は急なトラブルの発生により、緊急性の高い依頼が届くことも多いですが、事務所の営業時間外にも対応してくれる場合、スピーディな顧客対応が実現します。

法律や心身に関わる問題を速やかに聞き取ることで、依頼者の不安を早急に解決でき、信頼獲得にもつながります。また、こういった電話対応を常に控えていると、士業を行う方にとってはストレスになるため、負担軽減にも役立つメリットです。

顧客獲得の機会を逃さない

顧客からの電話を受けることができなかった場合、顧客との接点を失いかねません。しかし、プロフェッショナルなオペレーターが常に電話に出られる体制を整えることで、顧客からの電話の取りこぼしを防げます。

外出中や重要な業務に専念しているときでも、新規顧客からの問い合わせといったビジネスチャンスを逃さず、案件獲得につなげることが可能です。

専門的な本業に集中できる

クライアントとの商談中や、専門的な業務に没頭している際に電話対応を求められることは、集中力を削ぐ大きな要因です。

電話代行サービスを利用してオペレーターに対応を任せれば、商談中や他の業務の最中であっても席を外さずに済みます。そのため、クライアントとの信頼関係を深めるための時間を最大限に活用することが可能です。

また、専門知識を持ったオペレーターが不要な電話を適切にフィルタリングし、本当に必要な通話だけを士業の方々につなぐことができます。セールスの電話など業務に直接関連しない電話対応からも解放されることにより、時間を有効活用できるようになるでしょう。

顧客からの信頼を得やすい

士業向け電話代行サービスのオペレーターは、電話対応スキルに加えて各士業分野に関する専門知識を持っています。そのため、顧客からのさまざまな問い合わせにも適切に対応することが可能です。

専門的かつ質の高い対応は顧客に安心感を与え、信頼を得やすくなります。また、電話をかけても出ない、出るのが遅いといったこともなくなるため、顧客満足度の向上にもつながります。

士業向け電話代行サービスの選定ポイント

オペレーターが専門的な内容に適切に対応できなければ、士業の業務に影響が出ます。また、顧客からの機密情報を取り扱うことが多いため、セキュリティ対策の万全さも重要です。ここでは、士業が電話代行サービスを選定する際のポイントを解説します。

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専門的な内容に対応できるか

士業では、法律・会計・税務に関して、専門知識を要する問い合わせが日常的に発生します。そのため、電話代行サービスのオペレーターが専門的な問い合わせに適切に対応できるかどうかは、サービスの質と顧客満足度を左右する重要な要素です。

士業向けの電話代行サービスでは専門知識を有したオペレーターを用意していますが、どのくらい専門的な内容に対応できるかはサービスによって差があります。サービス選定の際には、オペレーターの研修内容や専門知識を持ったスタッフの配置状況を確認しましょう。

セキュリティ対策は万全か

士業の業務では、クライアントからの個人情報や機密情報が多く取り扱われます。そのため、電話代行会社が高いセキュリティ基準を満たし、情報漏洩のリスクを最小限に抑えるための体制を整えているかどうかは、サービスを選定するうえで欠かせないポイントです。

オペレーターに対するセキュリティ教育の有無、情報保護の規定、定期的なセキュリティ監査の実施など、具体的なセキュリティ対策について詳細を確認しましょう。

さらに、電話やインターネットを介した情報のやり取りが暗号化されているか、不正アクセスに対する保護措置が講じられているかなど、技術的なセキュリティ対策の有無も確認すべきポイントです。

導入実績や口コミを確認する

士業における実績があるかどうかも、サービスの信頼性を測るうえで重要です。豊富な実績は多くの士業から信頼され、複雑な問い合わせにも対応してきた証といえます。具体的にどういった実績があるのか、公式HPなどで確認しておきましょう。

また、実際に導入した人の声も確認しておくとより安心です。導入事例や口コミなどを確認すると、導入メリットやサービスごとの強みを詳細に把握できます。導入後の変化について明確にイメージを描ければ、導入すべきサービスも絞りやすくなるでしょう。

士業向け電話代行サービスおすすめ3選

士業向け電話代行サービスを利用する際の注意点

電話代行サービスを導入することで、士業の業務効率や顧客対応の質向上を図れます。しかし、導入後のスムーズな運用につなげるには、事前に社内フローやオペレーターとの連携方法を整理しておくことが重要です。ここでは、実務上の注意点について解説します。

社内フローを整備して効率的に運用する

電話代行サービスを活用する場合、単に電話を外部に委託するだけでは、情報の取りこぼしや対応に遅延が発生する可能性があります。そのため、折り返しの手順や優先度の設定、緊急時の連絡ルールなどを事前に整理しておくことが大切です。

また、事務所内で担当者ごとの役割分担・報告方法を明確にしておけば、代行サービスから受け取った情報をスムーズに業務へ反映できます。社内フローを整備することで、電話対応が事務所の負担にならず、業務効率の向上にもつなげやすいです。

顧客対応品質を維持するための運用ルールを決める

士業にとって、電話応対は顧客満足度や信頼性に直結します。代行サービスの利用では、オペレーターがどの範囲まで判断して対応するのか、必要に応じて折り返すタイミングや伝達方法をルール化しておくことが重要です。

特に、緊急性のある問い合わせや複雑な相談内容の場合、事務所側へ即座に情報が届く体制を整えると、迅速かつ正確な対応が可能になります。事前に運用ルールを整えておくことで、顧客対応の質を維持しながら代行サービスを最大限に有効活用できます。

その他の電話代行サービスの選び方

上述したポイント以外にも、士業で電話代行サービスを導入する際のポイントとして、以下のようなものに注目しながら、ニーズに合った電話代行サービスを選びましょう。

【重要なポイント2つ】

1. 必要とする時間に対応しているか
2. コストは適正か

【その他の比較ポイント】

1. 受電内容の報告方法を確認
2. クラウド電話と連携できるか
3. 録音データの提供はあるか
4. 対応の柔軟性を確認

事務所の業務時間外や休日でもクライアントからの問い合わせに対応できるサービスを選ぶことで、ビジネスチャンスを逃さず、顧客満足度の向上につなげられます。サービスが24時間体制で対応しているか、または柔軟に時間設定が可能かどうかを確認しましょう。

また、サービスのコストに関しても、その費用が自身のビジネスモデルや予算に見合ったものであるかを検討する必要があります。適正な価格で高品質なサービスを提供しているか、長期契約による割引はあるかなど、コスト面の詳細を事前に把握することが重要です。

まとめ

士業においても、電話代行サービスの導入はおすすめです。電話代行サービスを活用することで、電話対応に追われることなく、法律相談や税務処理など、本来の専門業務に集中する時間を確保できます。

また、電話対応のための人員を雇用・教育する手間も不要で、コスト削減につながります。ただし、サービスを選ぶ際はオペレーターの質やセキュリティ体制の確認が必要です。自社に合った電話代行サービスを導入し、業務効率化やビジネスの成長を図りましょう。