不動産業向け電話代行サービスおすすめ3選｜選び方や活用方法も解説

電話代行サービスは、不動産業においても導入メリットが多々あります。電話代行を活用することで機会損失を防ぎ、従業員はコア業務に集中できるようになります。この記事では、不動産業向けのおすすめの電話代行サービスや選ぶ際のポイントを解説します。

目次

開く

閉じる

1. 電話代行サービスで不動産業の業務を効率化
2. 不動産業で電話代行サービスを利用するメリット
3. 不動産業向け電話代行サービスの活用方法
4. 不動産業向け電話代行サービスを選ぶ際のポイント
5. 不動産業向け電話代行サービスおすすめ3選
6. その他の電話代行サービスの選び方
7. まとめ

電話代行サービスで不動産業の業務を効率化

不動産業界では、接客対応や物件の案内などでの外出が多く、オフィスを離れることが頻繁にあります。そのため、重要な電話を逃す場合もあり、そのような場合には顧客満足度の低下や機会損失を招く恐れがある点が課題です。

電話代行サービスを活用することで、専門のオペレーターが電話応対を代行するため、不動産業者は顧客への接客や物件の案内に集中できるようになります。また、時間帯を問わず顧客の問い合わせに対応できる体制を整えることが可能です。

そもそも電話代行サービスとは

電話代行は、企業にかかってくる電話の応対を外注できるサービスです。かかってきた電話の一次対応や担当者への転送、不在時の顧客対応などを依頼できます。メールやチャットなどで受電内容を報告してくれるため、都合の良いタイミングで折り返すことが可能です。

セールスや勧誘など不要な電話は取り次がないようにすることもできるため、無駄な対応時間を削減できます。また、専門のトレーニングを受けたオペレーターによるプロフェッショナルな対応が可能になるため、企業イメージの向上にも繋がります。

不動産業で電話代行サービスを利用するメリット

電話代行サービスは、専門訓練を受けたオペレーターが不動産業者に代わって電話応対を行うサービスであり、顧客からの問い合わせや予約受付などを適切に管理します。専門家に電話対応を委ねることで、不動産業者は機会損失を大幅に減少できます。

ここからは、不動産業界で電話代行サービスを活用するメリットについて解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

機会損失を防止できる

物件に関心を持つ顧客からの電話は、新たなビジネスチャンスを意味しており、これを逃すことは直接的な機会損失に繋がります。しかし、電話代行サービスを利用することで、このような重要な電話を取りこぼすリスクを大幅に軽減することが可能です。

また、24時間体制で対応可能なサービスもあるため、見込み客からの問い合わせに迅速に対応できます。顧客は自分の都合の良いタイミングで連絡でき、企業側はビジネスの機会を最大限に活用できるようになります。

コア業務に注力できる

日々の電話対応は業務の大きな部分を占めることがあり、これが重要な業務への集中を妨げることも少なくありません。

電話代行サービスを利用することで、このような電話対応から解放されます。電話対応に充てていた時間を物件の仕入れや顧客との直接的な商談、契約業務など、より収益に直結するコア業務に注力することが可能です。

また、日中に電話対応で消費される時間を削減することで、業務時間内に主要な仕事を完了させやすくなります。そのため、従業員の残業時間を減らすことができ、人件費の削減にも繋がります。

従業員の負担を軽減できる

電話業務には、問い合わせ対応だけでなく、クレーム処理や理不尽な顧客への対応も含まれます。そのため、1日に何件もの電話に出ていると、従業員は大きな精神的ストレスを感じることも多いでしょう。

電話代行サービスを利用すれば、このような負荷を大幅に軽減できます。特に不動産業界は普段から数値目標に追われていることもあり、従業員の心身への負荷が大きいですが、電話業務を外注することで仕事のストレスを減らすことが可能です。

顧客や入居者満足度の向上につながる

不動産業では、他業務と並行して業務を遂行している場合が多いことから、電話に出られない、短い時間しか対応できないといった課題が問題になっています。そのため、顧客や入居者からの問い合わせや相談対応が雑になり、不快感を与えてしまうケースもあります。

しかし、電話代行サービスを活用することで、顧客や入居者からの問い合わせに迅速に対応可能です。丁寧な対応によって、顧客・入居者の満足度が向上し、ビジネスチャンスの確実な確保や退去の抑制につながります。

簡単に戦力を増やせる

新たなスタッフを雇用して、電話対応の研修を行うには、時間がかかるだけでなくコストも発生します。電話代行サービスでは、このような方法よりも低コストで時間をかけずに、対応力を高めることが可能です。

自社社員を教育しなくても、専門のオペレーターを即座に配備でき、急な問い合わせの増加や繁忙期でも対応しやすくなります。また、必要に応じて増員が容易であるため、業務の拡大に伴う柔軟な対応が可能です。

そのため、忙しい時期だけオペレーターを増やすなど、自社のニーズに合わせてサービスの利用範囲を調整できます。

不動産業向け電話代行サービスの活用方法

電話代行サービスを活用することで迅速な対応ができ、顧客は安心感を得られるため、良好な関係構築にもつながります。不動産業界においても電話代行サービスを活用するシーンはさまざまあり、具体的には下記のようなシーンがあります。

1. 物件問い合わせの一次対応
2. 内覧予約の対応
3. 契約手続きのサポート対応
4. クレームや緊急の対応

電話代行を活用すれば、物件の詳細な問い合わせ対応や契約手続きといったサポート業務の負担が減らせます。あらかじめ物件データベースの共有をしておけば、オペレーターでもスムーズに案内ができるため、顧客の疑問が瞬時に解決されます。

また、予約の日程調整やキャンセル、クレーム・緊急の問い合わせといった、負担の大きな対応にも電話代行は活用可能です。オペレーターが24時間体制で対応する場合は、判断基準を明確にしておくと良いでしょう。

不動産業向け電話代行サービスを選ぶ際のポイント

不動産業向け電話代行サービスを導入する際は、依頼できる業務範囲や対応時間帯、オペレーターの質などを確認することが重要です。ここからは、不動産業向け電話代行サービスを選ぶ際のポイントについて解説します。

＼気になる項目をクリックで詳細へジャンプ／

不動産業に特化しているか

不動産取引には、専門知識が必要です。顧客からの信頼を獲得し、高い満足度を提供するためには、オペレーターがこれらを熟知している必要があります。不動産業に特化したサービスなら、顧客からの具体的な問い合わせに対しても適切な対応が可能です。

また、不動産業界での実績が豊富なサービスを選ぶことも重要です。過去にどのような不動産関連のクライアントと業務を行ってきたか、どの程度の規模のプロジェクトに参加してきたかといった実績は、そのサービスの信頼性を示す指標となります。

実績豊富なサービスであれば、様々な状況に対応する能力があると判断でき、安心して業務を任せられます。

依頼できる業務範囲を確認

電話代行サービスによって、依頼できる業務範囲が異なる場合があります。不動産向けの電話代行サービスに依頼できる業務は、入居に関する相談や入居者からのクレーム・トラブル対応、内見の問い合わせなどさまざまです。

また、顧客や入居者からの電話対応だけでなく、電話をかけて営業を行うアウトバウンド業務を委託できるサービスもあります。委託したい業務範囲を事前に明確にすることで、自社に適したサービスを絞り込むことができ、費用対効果を高めることにもつながります。

土日祝も対応しているか

多くの顧客は平日は忙しく、不動産に関する検討や物件の見学を休日に行うため、土日祝日に顧客からの問い合わせが増加する傾向にあります。そのため、土日祝日も対応している電話代行サービスを選択することは、不動産会社にとって非常に重要です。

休日にも対応できるサービスを利用することで、顧客のニーズに柔軟に対応でき、機会損失を防げます。また、顧客がいつでも連絡を取れることで、顧客満足度を高めることができ、口コミによる新規顧客獲得のチャンスも増加します。

24時間対応は可能か

入居者からのサポートや緊急の問い合わせは、いつ発生するかわかりません。特に入居者サポート運営を行っている場合、夜間や早朝にも対応を求められるケースがあり、これらに迅速に対応することが業務の信頼性を保つ上でも重要です。

24時間体制で受電対応が可能な電話代行サービスを選択すれば、時間帯を問わず顧客のニーズに応えることが可能となります。また、不動産会社のスタッフが夜間や休日に対応する必要がなくなるため、従業員のワークライフバランスの向上にも繋がります。

したがって、24時間対応のサービスを利用することで、顧客満足度の向上だけでなく、企業内部の労働環境改善も期待できます。

オペレーターの対応品質を確認

不動産業界で電話代行サービスを導入する際は、オペレーターの対応品質も重要なポイントです。不動産業界で扱う商材は他業種と比べて非常に高額であり、顧客との関係も長期にわたるため、信頼関係の構築が重要になります。

また、商材が高額な分問い合わせ件数は限られるため、電話1本が非常に大切であり、勝機を逃さない適切な対応が必要です。顧客と電話を通して直接対話するオペレーターは企業の顔であり、顧客が企業のイメージを判断する重要なポジションを担います。

柔軟な対応が可能か

不動産業界向け電話代行サービスを選定する際は、柔軟かつ細かい要望に応えたサービス提供が可能かどうかも重要です。不動産業界と一口に言っても、経営方針や営業スタイルは企業によって異なります。

対応時間や報告方法などにおいて豊富なオプションメニューがあれば、自社のニーズに合わせてカスタマイズしたプランを利用できるため、活用しやすいでしょう。

不動産業向け電話代行サービスおすすめ3選

その他の電話代行サービスの選び方

電話代行サービスを選ぶ際は、上述したポイント以外にも以下のようなポイントに注目することがおすすめです。

適正なコスト管理を行うためには、自社の予算を明確にした上でサービスを比較検討する必要があります。土日祝対応や24時間対応はオプションに設定されている場合もあり、その場合は追加費用がかかるため、費用対効果を考慮して検討しましょう。

これらのポイントにも着目することで、より自社のニーズや目的に合った電話代行サービスを導入できます。

【重要なポイント】

1. コストは適正か

【その他の比較ポイント】

1. 受電内容の報告方法を確認
2. クラウド電話と連携できるか
3. 録音データの提供はあるか
4. 対応の柔軟性を確認

まとめ

不動産業界では、顧客からの問い合わせ対応が重要ですが、接客や外出が多いため電話対応が難しい場合もあります。電話代行サービスの導入によって機会損失を防ぎ、コア業務に集中できる環境を整えることができます。

電話代行サービスを選ぶ際には、不動産業に特化しているか、土日祝日や24時間体制での対応が可能かという点が重要です。本記事で紹介した内容を踏まえて適切な電話代行サービスを選び、顧客満足度の向上と業務の効率化を実現させましょう。