夜間対応の電話代行サービスおすすめ3選｜選ぶ際のポイントも解説

電話代行には、夜間対応が可能なサービスも多数あります。夜間対応が可能になることで、より多くのビジネスチャンスを獲得でき、顧客の利便性や自社の信頼度向上にも繋がります。本記事では、おすすめの夜間対応可能な電話代行サービスや選ぶ際のポイントを解説します。

目次

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1. 電話業務における夜間対応の必要性
2. 夜間対応の電話代行サービスを利用するメリット
3. 夜間対応の電話代行サービスを利用するデメリット
4. 夜間対応の電話代行サービスを選ぶ際のポイント
5. 夜間対応の電話代行サービスおすすめ3選
6. その他の電話代行サービスの選び方
7. 夜間対応の電話代行サービス費用を抑える方法
8. まとめ

電話業務における夜間対応の必要性

電話業務において深夜などの夜間対応が求められる主な業種には、医療機関や葬儀関連業、システム保守などがあります。これらの業種は特に電話業務の緊急性が高く、夜間を含む24時間365日対応できる体制が必要です。

24時間365日電話に対応するには、人員の確保や人件費の肥大化などの課題がありますが、夜間対応が可能な電話代行サービスを利用することで、より多くのビジネスチャンスを獲得できます。

本記事では、おすすめの夜間対応可能な電話代行サービスや選ぶ際のポイントを解説します。

夜間対応の電話代行サービスを利用するメリット

電話代行サービスは、企業にかかってくる電話に対し、プロのオペレーターが社員の代わりに応対を行うサービスです。電話代行サービスの中には、夜間対応可能なものもあります。

夜間対応の電話代行サービスを利用することで、ビジネスチャンスの損失を防げたり、従業員の負担やコストを軽減できたりなどの様々なメリットがあります。以下では、夜間対応の電話代行サービスを利用するメリットについて、詳しく解説します。

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ビジネスチャンスの損失を防ぐ

通常の業務時間外や休日には、企業の従業員が不在または対応できる人数が制限されることが多いです。そのため、顧客からの重要な問い合わせや商機を逃し、利益を失ってしまう可能性があります。

しかし、24時間対応の電話代行サービスを利用することで、企業は夜間や休日においてもほとんどの受電に柔軟に対応できるようになります。

オペレーターが顧客からの問い合わせに対応することで、企業はビジネスチャンスを逃すリスクを軽減できます。

人員確保の手間がかからない

夜間対応の人員確保が難しい企業でも、電話代行サービスを利用すれば、手軽に24時間体制を構築できます。また、従業員は深夜や休日に出勤しなければならないストレスから解放され、コア業務に集中できるようになります。

さらに、24時間対応の電話代行サービスでは、深夜や土日の対応だけを依頼することも可能なため、企業全体の運営効率向上にも繋がります。

人件費を抑えられる

夜間や早朝の勤務には深夜手当が発生するため、同じ労働時間でも日中働く従業員よりも高い人件費がかかります。利用する電話代行サービスによっては、人件費よりもサービスの利用料の方が安価なこともあり、人件費を安く抑えることができます。

夜間の人件費は莫大な費用に膨れ上がることも多く、企業にとってはシビアに管理しなければならない費用の1つです。そのため、人件費を抑えられるというメリットは非常に大きいと言えます。

人手不足を解消できる

電話代行サービスの導入は、人手不足の解消にも繋がります。近年はあらゆる業界で人手不足が課題となっており、電話対応に割ける人員も足りていない企業が多いです。特に夜間対応できる人員となれば、余計に確保は難しくなるでしょう。

また、せっかく人を雇っても定着しない、という悩みを抱えるケースも少なくありません。しかし、電話代行サービスを利用して業務をアウトソーシングすれば、新たに働き手を探す必要はなくなります。従業員のように、教育後に辞めてしまうリスクもないため安心です。

顧客の利便性向上による信頼度アップ

夜間対応の電話代行サービスを利用すると、夜間でも受電漏れがなくなり、顧客は安心していつでも問い合わせができます。そのため、営業時間内に電話できない場合や緊急時の問い合わせにもスムーズな対応が可能です。

夜間にも電話対応できることから、顧客にとっては利便性が向上し、サービスへの満足度が高まります。また、電話をかけても繋がらないといった事態を防げるようになり、自社への信頼度アップにも繋がります。

夜間の緊急事態にも対応できる

夜間対応の電話代行サービスを利用する大きなメリットとして、夜間に発生した緊急事態にも素早く対応できる点も挙げられます。例えば、IT関連企業であればシステム障害が発生したり、不動産管理会社であれば設備が故障したりなどの事態が考えられます。

24時間対応可能な電話代行サービスなら、このような夜間のトラブルや緊急の問い合わせにも即座に対応できます。そのため、企業は迅速な対処が可能となり、顧客や業務に与える影響を最小限に抑えられるでしょう。

夜間対応の電話代行サービスを利用するデメリット

夜間対応の電話代行サービスには多くのメリットがある一方で、いくつかのデメリットも存在します。ここからは、夜間対応の電話代行サービスを利用するデメリットについて、詳しく解説します。

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夜間対応プランは割高であることが多い

夜間対応の電話代行サービスを利用する際のデメリットとして、夜間対応プランが通常の日中のみのプランに比べて割高であることが挙げられます。

通常の業務時間外や深夜、休日に対応するため、夜間対応プランでは通常よりも高額な料金が設定されることが一般的です。この料金設定により、夜間対応を利用することで、コストが予想以上にかかる可能性があります。

夜間対応のコストを極力抑えるには、自社で夜間対応を行う場合の人件費と比較し、どちらが安価か慎重に比較しましょう。

一次対応のみのサービスが多い

夜間対応できる電話代行であっても、サービス内容としては一次対応のみであるケースが多いです。

基本的には、電話を受けて用件を聞く業務がメインであり、顧客に対して適切な提案を行ったり、緊急事態への対処法を指南したりできるわけではありません。「担当から後ほど折り返す」という案内のみになることも多く、顧客によっては不満を抱く可能性もあります。

ただし、 ITサポートや不動産管理に特化しているなど、代行会社によっては夜間でも比較的高度な対応が可能です。そのため、自社の業種や顧客ニーズも考慮し、必要に応じて臨機応変な対応が可能なサービスを選ぶ必要があります。

折り返し連絡に手間がかかる

電話代行サービスでは、オペレーターが相手の用件を聞き、直接返答が難しい場合は社内の担当者が後日折り返しの連絡を行います。そのため、かえって折り返し連絡の手間が増えることがあります。

特に、電話代行サービスが対応できない質問や問題が発生した場合、最終的には社内スタッフが直接顧客に対応する必要があり、手続きが複雑化する可能性もあります。

夜間対応の電話代行サービスを選ぶ際のポイント

電話代行サービスを選ぶ際は、自社業種への対応可否や料金などを確認することが重要です。以下では、夜間対応の電話代行サービスを選ぶ際のポイントについて、詳しく解説します。

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自社の業種に対応できるか

医療や不動産など専門性が求められる業種の場合、対応できる知識を持ったオペレーターが在籍しているか確認しましょう。一般的な企業向けの代行会社では、十分な品質の電話対応ができない可能性が高いです。

IT企業なども専門知識を持ったオペレーターによる対応が望ましく、サービス利用前に自社の業種に対応できるかの確認は必ず行いましょう。

夜間対応の料金を確認する

夜間対応の電話代行サービスを選ぶ際は、夜間対応の料金も事前に確認しましょう。夜間対応は、通常の日中のサービスに比べて割高の場合や、オプション料金が必要なケースもあります。

料金を確認する際は安さだけでなく、相場と比較して料金が適正かどうかや、料金に含まれるサービスの範囲も確認しましょう。対応が必要な時間帯を事前に明確にして、1コールあたりの料金を算出することで、コストと利便性をバランスよく考慮できます。

24時間や365日の対応が可能か

夜間対応の電話代行サービスを選ぶ際は、24時間や365日の対応が可能かどうかも確認しましょう。一部の企業は土日祝日や年中無休で対応している一方で、全ての企業が同様のサービスを提供しているわけではありません。

また、対応時間が限定されている場合は、自社が希望する時間帯とマッチしているかの確認が必要です。

応答率が高いか

応答率は、電話代行サービスがかかってきた電話にどれだけ確実に対応できるかを示す指標です。特に深夜や早朝の問い合わせは顧客にとって緊急性が高いことが多く、素早い対応が期待されます。

そのため、サービスを選ぶ際は実績や口コミから信頼できる代行業者か見極め、応答率が高いサービスかどうか確認することが重要です。応答率の高いサービスを選択することで、顧客からの信頼度を向上させることができます。

「格安」「激安」と謳っている業者は応答率が低いことが多く、場合によってはクレームに発展することもあるため、実績や口コミから確認するのがおすすめです。

夜間対応の電話代行サービスおすすめ3選

その他の電話代行サービスの選び方

電話代行サービスを選ぶ際には、オペレーターの品質を重点的にチェックすることが重要です。オペレーターの対応が丁寧であり、質の高い応対が期待できるかどうかが、サービスの信頼性に直結します。

その他の比較ポイントとして、受電内容の報告方法・クラウド電話と連携できるか・録音データの提供があるかを確認することもおすすめです。これらのポイントに注意することで、適切な電話代行サービスを選べます。

【重要なポイント】

1. オペレーターの品質をチェック

【その他の比較ポイント】

1. 受電内容の報告方法を確認
2. クラウド電話と連携できるか
3. 録音データの提供はあるか

夜間対応の電話代行サービス費用を抑える方法

夜間対応の電話代行サービスは、日中のサービスと比較すると割高であるため、コストがかかります。自社の社員が対応するよりは人件費を削減できるとはいえ、なるべく費用を抑えたい場合も多いでしょう。

ここでは、夜間対応の電話代行サービス費用をできるだけ抑える方法を解説します。

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コール数の少ないプランを選択する

電話代行サービスの料金は通常、月間のコール数によって決まります。月間コール数を超えた分は、1コールごとの追加料金が発生します。想定されるコール数が少ない場合は、コール数の少ないプランを選択することで費用を抑えられます。

フリートライアルなどで、実際の受電状況を確認しながら、必要なコール数に合わせたプランを選択し、無駄なコストを削減しましょう。

チャットボットを併用する

電話代行だけでなくチャットボットを併用することで、一部の問い合わせを自動化できて、コール数を削減できます。電話代行サービスの中には、オペレーター代行サービスとチャットボットシステムを併用して提供しているところもあります。

特に、夜間の問い合わせが多く、オペレーターに電話が繋がらないという課題がある場合、チャットボットで顧客の自己解決ができれば、コール数を削減すると同時に顧客満足度の向上にも繋がります。

まとめ

電話代行サービスは、プロのオペレーターが社員の代わりに電話応対を行うサービスで、夜間にも対応可能です。夜間対応は、急なガス漏れやシステムトラブルなどの緊急事態にも素早く対応でき、企業の信頼性向上に繋がります。

また、24時間対応可能になることで、顧客の利便性や満足度が向上することも期待できます。ただし、夜間対応可能な電話代行サービスは、通常よりも利用料金が高額になりやすいため注意が必要です。

本記事で紹介したポイントを参考に、自社に適した電話代行サービスを選定し、コスト削減やビジネス拡大を目指しましょう。