経費精算システムのセキュリティを万全にしておく理由｜選び方も解説

経費精算システムは、従業員の個人情報や顧客情報、クレジットカード情報などを管理するためセキュリティ対策が重要です。本記事では、経費精算システムを利用する際に起こり得るセキュリティリスクとその対策、セキュリティ面でシステムを選ぶポイントを解説します。

目次

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1. 経費精算システムにセキュリティ対策が重要な理由
2. 経費精算システムにおける主なセキュリティリスク
3. 経費精算システムのセキュリティ対策
4. セキュリティを重視した経費精算システムを選ぶポイント
5. 経費精算業務を安全に行うために
6. まとめ

経費精算システムにセキュリティ対策が重要な理由

経費精算システムでは、セキュリティ対策を万全にしておくことが必要です。なぜなら、経費精算システムは、社員が会社の営業活動のために使用したお金を精算する際に使用するシステムだからです。

社員の個人情報と企業の財務情報を一括で管理するシステムであり、それらの機密情報が漏洩してしまう危険性を回避するためには、システムをセキュリティで守る必要があります。

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クラウド型における個人情報と財務データの取り扱い

経費精算システムにはクラウド型とオンプレミス型があり、それぞれ特徴が異なります。セキュリティ面ではオンプレミス型が強く、経費精算システムを自社管理下のサーバーにインストールするため、情報漏洩を防ぐ対策として効果的です。

しかし、オンプレミス型の導入では初期費用が高く、中小企業などの企業では容易に導入できるものではありません。

また、クラウド型は経費精算システムに蓄積される個人情報や財務データがクラウド上で保存され、外部からの攻撃を受けやすいといえます。そのため、クラウド型を選択する場合は、なるべくセキュリティ面で強固なシステムの選択が重要です。

コスト以上に強固なセキュリティ対策が重要

経費精算システムの導入において、初期費用からランニングコストまでシステムにかかる費用は悩む部分です。しかし、経費精算では単に日頃の経費に関するデータを扱うのではありません。

例えば、個人情報や顧客情報、財務データなどの機密情報をすべて保持・管理しなければならず、コストよりもセキュリティ面を重視した方が良いと判断できます。

仮に、経費データが攻撃を受けて社外に漏れてしまった場合は、些細な情報がどのように悪用されるのかわかりません。そのため、経費精算システムは、コスト以上に強固なセキュリティ対策を備えたものを選びましょう。

経費精算システムにおける主なセキュリティリスク

経費精算システムは、申請データや領収書の情報だけでなく、従業員の個人情報と取引先情報なども扱うため、セキュリティ上のリスクが存在します。

特に、クラウド化や外部サービス連携の進展により、従来の紙やオンプレミスでの運用では想定されなかったリスクへの対応も求められています。ここでは、見落とされがちなセキュリティリスクについて解説します。

設定の不備や運用ミスによる情報漏洩のリスク

システム自体に問題がなくても、初期設定や運用ルールの不備によって情報漏洩が発生するケースがあります。例えば、閲覧権限の設定が広すぎることで、本来アクセス不要な従業員が経費データを閲覧できてしまう状況などが挙げられます。

また、退職者アカウントの削除漏れや共有アカウントの使用も、リスクを高める要因となります。情報漏洩のリスクを抑えるには、システム導入後も定期的に設定や運用状況を見直すことが重要です。

外部連携やデバイス利用に起因するリスク

経費精算システムは、クレジットカード明細や会計ソフト、スマートフォンアプリなどと連携して利用されるのが一般的です。これらの連携部分や利用端末のセキュリティが不十分な場合、不正アクセス・データ流出の経路となってしまう可能性があります。

特に、私用端末の業務利用（BYOD）では、端末側の管理状況に依存するため、アクセス制限や端末認証などの対策を組み合わせてリスク低減を図る必要があります。

経費精算システムのセキュリティ対策

経費精算システムの利用において、データ消失・漏洩が起きた場合には早急な対策が必要です。ここでは、経費精算システムを利用する際のセキュリティ対策について解説します。

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データ消失への対策

経費精算システム内のデータが消失してしまった場合、これまでの情報を基にした作業の遂行が難しくなります。例えば、以前までの蓄積データを見返せばすぐわかることも、データが消失すると最初からやり直さなくてはならず、余計な作業工数がかかります。

また、データ消失の事態は突然起こります。セキュリティの問題以外にも消失の原因になることは多く、データの管理者による取扱い上の人的ミスやPCの故障によるデータ消失、災害が起きた際のデータ消失の可能性はゼロではありません。

そのため、万が一の場合に備えて常にバックアップを取るのがおすすめです。もし、消失したデータを復旧できなかった場合、取引先との仕事内容に関わったり企業の信頼性の低下にもつながったりするため、しっかりと対策を講じる必要があります。

データ漏洩への対策

近年、コスト面などの影響から経費精算システムのデータのクラウド化が進んでおり、ハッキングのような不正アクセスによるデータの漏洩を心配する企業も多いでしょう。特に、システムのサービスを外部に委ねている場合は情報漏洩のリスクを懸念しがちです。

しかし、外部のベンダー側も、セキュリティに関してはIPアドレスを利用したアクセス制限や暗号化通信などの対策を講じており、簡単に情報漏洩が起きる心配はありません。

それでも、万が一の場合に備えて、企業同士で責任方法や対応について話し合いを行う必要性は高いです。なぜなら、仮にデータ漏洩が起こってしまった場合、企業側はその対策に多額の費用を講じることになるからです。

なお、一般的にデータ漏洩はシステム上の問題よりも、内部の人間が不正に持ち出すことで発覚する場合も多いです。そのため、考えられるリスクは放置することなく社内への徹底した周知を行うなど、不正が起こらない環境づくりを行いましょう。

口座情報・クレジットカード情報流出への対策

昨今、デジタルデータの送受信によって行われる電子決済の利用が増えています。そんな中、経費精算システムでも、支払いの電子データをそのままデータとして取り込める機能が付いたものが多くなっています。

注意すべきは、社員個人のクレジットカードや社内用のカード・データ情報が外部に流出してしまうようなケースです。不正利用されると、気付かない間に被害額が大きくなり、企業がその補填をしなければならないといった深刻な状況に陥るケースも想定されます。

また、データは金融機関と紐付けされている場合も多く、情報を守るためにデータの暗号化を積極的に行う必要があります。経費精算システムには第三者が閲覧・アクセスできないようになっているものもあるため、積極的に比較検討しましょう。

セキュリティを重視した経費精算システムを選ぶポイント

セキュリティを重視した経費精算システムを選ぶ際は、経費精算システムのサービスを運営しているベンダー側が、第三者機関による認証を行っているか確認することが大切です。

例えば、クレジットカードなどの情報を取り込む機能を連携している場合、「PCI DSS（Payment Card Industry Data Security Standards）」と呼ばれるセキュリティ基準に準拠してるかどうか、事前に確かめておきましょう。

PCI DSSを遵守していることで、ハッカー・クラッカーなどの不正アクセスからシステムを保護し、情報の流出やサイト自体の改ざんなどを防止できます。ベンダー側が対応していることで、双方の信頼性を高めることが可能です。

また、セキュリティ機能を高めればリスクは軽減されますが、ゼロになるわけではありません。利用者側のセキュリティ意識が低いとセキュリティ上の懸念は残るため、利用者のID管理の徹底など、セキュリティ上のリスクヘッジについても社内周知を行いましょう。

経費精算業務を安全に行うために

経費精算業務を安全に行うためには、セキュリティ対策が強固なシステムを選ぶことに加え、社内で以下のような取り組みが必要です。

1. 社内ルールを定める
2. パスワードを適切に管理する
3. 社員へのセキュリティ教育を行う

まずは社内ルールを設定し、社員のセキュリティ意識を高めましょう。領収書の保管方法や場所を明確にする、個人のスマホ等を経費精算業務に使用しない、といったルールが効果的です。

また、パスワードの使い回しを禁止するなど、基本的な項目についても徹底的に周知しましょう。

まとめ

経費精算システムは、経理業務に関わる経費精算上のデータを一括で管理するシステムです。近年は、他の会計機能を搭載したソフトと連携できるものも多く、経費精算システムの重要性が高まっています。

ただし、セキュリティ面に注意しなければなりません。現在使用している自社の経費精算システムがオンプレミス型の場合、セキュリティを自社に最適な仕様にできるのがメリットです。

また、中にはセキュリティ性の高いクラウド型も存在するため、専門的な知識に不安がある場合や専門の人材を揃えていない場合には、クラウド型の検討もおすすめです。経費精算システムはコストだけで選ばず、セキュリティを重視したものを選びましょう。

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