法律事務所向け電話代行サービスおすすめ2選｜選定のポイントも解説

電話代行サービスは、電話による新規問い合わせが多い傾向にある法律事務所にとって、メリットが大きいサービスです。営業電話に出るために業務を中断する手間も省けます。本記事では、法律事務所向けのおすすめの電話代行サービスや、選定するポイントを解説します。

目次

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1. 法律事務所における電話代行サービスの必要性
2. 法律事務所向け電話代行サービスを利用するメリット
3. 法律事務所向け電話代行サービスを利用するデメリット
4. 法律事務所向け電話代行サービスを選定するポイント
5. 法律事務所向け電話代行サービスおすすめ2選
6. その他の電話代行サービスの選び方
7. まとめ

法律事務所における電話代行サービスの必要性

電話代行サービスは、企業や団体が自ら電話応対を行う代わりに、外部の専門業者に電話対応を委託するサービスです。電話代行サービスはさまざまな業界で利用されており、顧客対応や問い合わせ対応、予約管理など多岐にわたる業務領域に使われています。

法律事務所でも電話による問い合わせや依頼などが多く、電話対応に追われて、本来の業務に集中して取り組めないなどの問題を抱えている法律事務所も多いです。また、休日や時間外の電話も多く、応答できない場合は機会損失にもなりかねません。

このような状況を改善するために、法律事務所においても電話代行サービスの利用がおすすめです。本記事では、電話代行サービスを利用するメリット、選定するポイントなどの解説に加えて、法律事務所向けのおすすめの電話代行サービスを紹介します。

法律事務所向け電話代行サービスを利用するメリット

法律事務所が電話代行サービスを利用することによって、電話対応で業務を妨げられない、電話を取れないことによる機会損失を防げるなど、多くのメリットがあります。

ここからは、法律事務所向け電話代行サービスを利用するメリットとして、以下の項目について解説します。

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営業電話に業務を妨げられない

法律事務所には、広告掲載の勧誘や営業支援企業などから電話がかかってくることが多いです。このような営業電話に弁護士や事務所のスタッフがその都度対応して時間を取られると、本来の業務に集中して取り組めないことになります。

特に少人数の小規模な法律事務所では、事務スタッフを採用していないケースもあります。この場合、弁護士が電話対応なども含めて全て行うことになるので、本来の重要な法的業務の実施が妨げられてしまいます。

このような問題に対処するために、電話対応を専門の代行サービスに任せることで、弁護士は法的な業務に集中できる大きなメリットがあります。また、クライアントへのサービスに専念でき、業務全体の効率が向上します。

電話を取れないことによる機会損失を防げる

新たに独立した法律事務所や小規模な事務所では、フルタイムの事務員を雇用することが財政的に難しいケースや、業務量が予測しにくいことがあります。このような状況で電話代行サービスを利用することで、人的な面をカバーできるメリットがあります。

また、専門的な電話代行業者に電話対応を任せることによって、弁護士や法的な業務に集中できます。また、電話対応などの事務を担当するスタッフの雇用が不要となり、人件費の削減にも繋がります。

さらに、営業時間外や急な依頼などで電話を取れない状況にも対応できます。クライアントからの通知や弁護士依頼などの重要な情報を見逃すことがなくなり、機会損失のリスクが低減されます。

日本語以外の問い合わせに対応できる

法律事務所が電話代行サービスを利用する際のメリットとして、多言語対応が挙げられます。多言語に対応している電話代行サービスを利用することによって、日本語以外の法的な問い合わせにも適切な対応ができます。

グローバル化が進む現代において、外国からの法的業務依頼が増える傾向があります。多言語対応が可能な電話代行サービスを利用することで、外国のクライアントとのコミ二ュケ―ションがスムーズにでき、新たな国際的な法的業務のチャンスを広げることができます。

また、外国からの法的な問い合わせにも適切に対応できると、外国のクライアントの信頼を獲得しやすくなります。そのため、多言語対応は、法律事務所の専門性や国際的な対応の可能性を広げ、競争の優位性を築くことにも繋がります。

法律事務所向け電話代行サービスを利用するデメリット

法律事務所が電話代行サービスを利用する際には、デメリットを知っておくと電話代行会社を選定時の参考になります。まず、電話代行サービスによって、電話対応の質や報告の方法・タイミングが異なることがあり、クライアントが受ける印象も変わってきます。

また、各電話代行サービスの対応スタイルやトレーニングの違いにより、クライアントとのコミ二ュケーションに一貫性が欠けることがあります。これが頻繁に続くと、クライアントは法律事務所に対して信頼感を喪失し、サービスの質に疑念を抱く可能性が高まります。

さらに、報告の方法やタイミングが異なると、クライアントとの連携や情報共有において調整が難しくなります。クライアントが期待する情報提供や迅速な対応ができない場合、法律事務所の信頼性が低下し、重要案件の処理に悪影響を及ぼすことにもなります。

法律事務所向け電話代行サービスを選定するポイント

法律事務所において電話代行サービスを選定する際には、いくつかの重要なポイントを検討することが必要です。その中で特に重要なのは、高いセキュリティレベルの確保、導入実績の豊富さ、費用対効果のバランスなどです。

ここからは、法律事務所向け電話代行サービスを選定するポイントについて詳しく解説します。

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セキュリティが高いか

法律事務所は、クライアントの機密情報や個人情報を扱うことが多いです。電話代行サービスが個人情報保護に対する強い意識を持ち、十分なセキュリティ対策を講じていることは、クライアントの信頼を獲得し、プロフェッショナルなイメージを構築する上で重要です。

セキュリティの高さを図る指標として、「ISMS適合性評価制度」と「Pマーク」の2つの方法があります。電話代行サービスがこれらを取得しているかどうかも選定する場合のポイントになります。

「ISMS適合性評価制度」は、国際規格であるISO/IEC 27001に定められた要求事項を満たし、セキュリティに対する運用が適切であるかを評価する指標です。

電話代行サービスがISMS適合性評価を取得していれば、情報セキュリティに関する国際的な標準に適合していることが証明されます。

「Pマーク(Privacy Mark)」は、個人情報の保護に関する一定の基準をクリアした事業者に与えられるマークです。Pマークを取得している電話代行サービスは、個人情報の適切な管理と保護を行なっていることが確認できます。

参考：ISMS適合性評価制度

参考：プライバシーマーク制度

導入実績が豊富か

法律事務所向け電話代行サービスを選定する際、法律事務所への導入実績が豊富であるかどうかを確認することは非常に重要です。

法律事務所への導入実績が豊富な電話代行サービスは、法律業界の特有のニーズや慣習を理解している可能性があります。そのため、法律事務所に対するサービスが柔軟かつ適応力を発揮し、法曹界への最適なサポートが期待できます。

また、法律事務所への過去の導入実績から得られるデータやフィードバックを通じて、電話代行サービスの導入がどのような効果をもたらしたのかを確認することが必要です。これによって、電話代行サービス導入後に期待通りの成果を実現できるかどうか判断できます。

費用対効果は見合っているか

電話代行サービスを利用する際には、自社に適した料金プランの選定や、費用対効果の確認が大事です。そのため、法律事務所で利用する機能やサービスを明確に把握して絞り込み、それに見合った料金プランを提供するサービス業者を選ぶことが効果的です。

また、電話代行サービスの導入が法律事務所の業務効率向上にどの程度効果があるか評価しましょう。効率向上が見込まれる場合、その効果とコストを比較して、費用対効果を見極めることが重要です。

複数のサービス業者から見積もりをとり、比較することも効果があります。また、トライアル期間がある場合は積極的に活用して、サービスが期待通りに機能しているか、導入に効果があるかどうかを確認することができます。

法律事務所向け電話代行サービスおすすめ2選

その他の電話代行サービスの選び方

電話代行サービスを選ぶ際には、上記で解説した選定ポイントに加えて、法律事務所が必要とする時間に対応しているか、オペレーターの品質を事前にチェックすることも重要なポイントです。

その他にも、受電内容の報告方法としてメールやチャットなどの具体的なツールの確認も重要です。また、インターネット経由で音声通信を行うクラウド電話と連携できるか、録音データの提供はあるか、対応の柔軟性なども比較しましょう。

【重要なポイント2つ】

1. 必要とする時間に対応しているか
2. オペレーターの品質をチェック

【その他の比較ポイント】

1. 受電内容の報告方法を確認
2. クラウド電話と連携できるか
3. 録音データの提供はあるか
4. 対応の柔軟性を確認

まとめ

法律事務所における電話代行サービスの活用で、業務の効率性とクライアントサービスの向上が期待できます。これによって、クライアントからの電話を専門スタッフが受け、法的な知識によるプロフェッショナルな対応が可能です。

電話対応を外部に委託することによって、法律事務所の弁護士などのスタッフは専念すべき法的業務に集中できます。また、クライアントへのフォローアップやスケジューリングなどが効果的に行えて、事務所全体の業務効率アップや機会損失の防止にも繋がります。

法律事務所で電話代行サービスを導入する場合には、自社で必要とする要件や費用対効果に見合ったサービスを選定し、法的業務を効率的に推進しましょう。