面倒な経費精算業務を効率化する方法は？効率化が必要な理由も解説

働き方改革の推進で、経費精算業務も効率化が必要になりました。しかし、従来の働き方では業務の効率化が難しい企業も多いでしょう。本記事では、経費精算業務を効率化したい方のために、経費精算業務の課題や経費精算業務を効率化できる方法について解説します。

目次

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1. 「経費精算」の概要を再確認
2. 経費精算業務の効率化・簡略化が必要な理由
3. 経費精算業務の課題
4. 経費精算の効率化が進まない企業に共通する課題
5. 経費精算業務を効率化する方法
6. 経費精算システムを導入する際の注意点
7. まとめ

「経費精算」の概要を再確認

経費精算とは、仕事や業務において発生した経費を正確に管理・精算することです。具体的には、出張費用、交通費、飲食費などの領収書や請求書を集め、それらの経費を組織・企業の基準に従って処理し、適切な精算手続きを行います。

経費精算を適切に行うことで、経費の正確な明細や領収書の保管、経費の分析、予算管理などが可能になります。正確な経費精算は経営の効率化やコスト管理に重要であり、迅速かつ効率的な処理が求められます。

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経費精算の種類

経費精算にはさまざまな種類があります。経費精算の種類を正確に把握し、それぞれの種類に適切な基準や手続きを設けることで、効率的な経費精算が行えます。ここでは、主な経費精算の種類の3つを解説します。

小口精算

小口精算とは、企業や組織内で発生する少額の経費を迅速かつ効率的に処理する方法です。一般的には、日常的な業務に必要な細々した経費や雑費に関する支払い・精算を指します。主に、オフィス用品の購入や交通費の支払いなどが該当します。

小口精算では、従業員が支出した経費を伝票や領収書とともに提出し、管理部門がそれを集約して処理します。小口精算は経費処理の迅速化や集中化を図り、膨大な数の経費を効率的に管理するための手段です。

交通費精算

交通費精算は、仕事での移動にかかる交通費を正確に計算・請求する手続きです。社員は公共交通機関や自家用車を利用した場合、領収書や経路の記録を提出します。会社はこれを基に交通費の金額を計算し、精算します。

旅費精算

旅費精算は、出張や業務での長期滞在などの旅行・移動に伴う費用を計算し、正確に請求する手続きです。交通費・宿泊費・食事代・現地の交通や通信費など、旅行に関連するさまざまな経費が含まれます。

従業員は、旅行先で支出した経費について領収書や請求書を提出し、会社はそれを確認して経費を払い戻します。

経費精算の業務フロー

経費の発生から払い戻しまでの手続きには一連の流れがあります。「従業員が立て替える場合の経費精算の流れ」と「仮払精算の場合の経費精算の流れ」2つの経費精算の業務フローについて解説します。

従業員が立て替える場合の経費精算の流れ

従業員が立て替える場合は、以下の流れに沿って従業員が立て替えた経費が正確に精算され、経費の適切な管理と処理が行えます。

1. 従業員が業務に必要な経費を立て替える（交通費、食事代など）
2. 経費を証明するために、レシートや領収書を保管しておく
3. 経費精算書を作成し、立て替えた経費の内容や金額を記入する
4. 上司や承認者に経費精算書を提出し、承認を受ける
5. 経理部門に提出された経費精算書を確認・処理する
6. 精算が承認された場合、経費の払い戻し手続きが行われる
7. 従業員に対して経費が払い戻される

仮払精算の場合の経費精算の流れ

仮払精算とは、あらかじめ必要経費額を支給し、その後に精算する手続きです。仮払精算の場合、経費精算の流れは以下のようになります。

1. 従業員が業務に必要な経費を前もって予測し、上司や経理部門に仮払い申請を行う
2. 仮払いの額が承認された場合、経理部門から従業員に仮払い金が支給される
3. 従業員は支給された仮払い金を使って経費を支払い、レシートや領収書を保管する
4. 業務が終了した後、仮払精算書を作成して支出した経費の内容や金額を明記する
5. 上司や承認者に仮払い精算書を提出し、精算の承認を受ける
6. 経理部門に提出された仮払い精算書を確認・処理する
7. 仮払精算が承認された場合、従業員が支給された仮払い金と実際の経費額を比較し、差額の精算が行われる
8. 必要に応じて、経理部門から従業員への追加請求や返金手続きが行われる

経費精算業務の効率化・簡略化が必要な理由

経費精算業務の効率化は、企業全体の業務効率化や生産性の向上につながる重要な取り組みです。ここでは、効率化・簡略化が必要な理由を労働法の観点から解説します。

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働き方改革の推進

働き方改革は、従業員の働き方や労働環境を改善し、従業員の健康増進とワークライフバランスの実現を図る取り組みです。業務の効率化は、働き方改革を実現させるために重要な課題となります。

業務の効率化によって従業員の働きやすさが向上すれば、企業全体の競争力を高めることができます。さらに、働き方改革の推進で従業員の満足度やモチベーションも向上し、組織全体の生産性向上につながります。

参考：「働き方改革」の実現に向けて｜厚生労働省

労働基準法を守らないと厳しく罰せられる可能性がある

労働基準法は、労働者の権利保護や、労働条件の確保を目的とした法律です。労働基準法の遵守は企業における法的な義務であり、労働基準法を守らない場合、企業は労働監督署からの是正命令や違反金の課徴など、法的な制裁を受ける可能性があります。

そのため、正確な労働時間の記録や適切な休暇の管理をし、法的リスクを回避することが重要です。法令の遵守は、従業員の満足度や生産性の向上にもつながります。

コア業務に集中するため

経費精算は頻繁に発生する業務ですが、企業の売上に直結するわけではありません。しかし、申請・承認・支払いまでに時間と手間がかかり、社内全体の生産性を低下させてしまっているケースも多いです。

経費精算業務を効率化することは、売上の向上や企業の成長・発展に役立つため、できるだけ早く済ませてコア業務に集中させる必要があります。

経費精算業務の課題

経費精算業務の効率化を図るためには、業務の課題を解決することが大切です。ここでは、経費精算業務の課題について解説します。

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計算ミスや入力ミスなど人為的ミスが発生する

経費精算業務における人為的ミスは、業務の効率化に向けてまず解決すべき課題です。ただし、手作業による計算ミスや入力ミスの発生を避けることは難しく、修正に時間がかかるため、他の重要な業務に時間を費やせなくなります。

申請書類の差し戻し

申請書類の差し戻しは、申請者による必要事項や必要書類の不備、不正確な情報の提供などが原因で起こり、時間の浪費を招く要因です。申請書類の差し戻しでは、経理部門や管理者が申請書類を再度確認し、欠落やエラーを見つけ次第修正を指示します。

このような手続きは時間の浪費となり、他の業務における生産性にも影響を及ぼす可能性があります。

業務フローが煩雑

経費精算の一連の手続きには多くのステップや手続きが含まれ、複数の承認者の関与、書類の回収・確認、情報の入力・チェックなどが必要で、経費精算業務フローが煩雑です。その結果、時間と手間がかかり、ミスや遅延が生じるリスクが高くなります。

払い戻しまでに時間がかかる

経費精算業務は申請・承認どちらにも時間を要するため、従業員が立て替えた経費の払い戻しがすぐに完了しません。また、立て替え金額に上限が設けられている場合でも、払い戻しが行われるまでは従業員が負担することになります。

個人の経済状況によっては生活に支障をきたす可能性もあるため、精算業務の効率化が必要です。

小口現金の管理に手間がかかる

小口現金の管理に手間がかかるのも経費精算業務の課題です。小口現金は頻繁に使用されるため、現金の出納や領収書の整理などの手続きが煩雑になります。さらに、手作業は計算ミスや入力ミスにもつながります。

不正リスクがある

経費精算業務では、不正リスクが生じる可能性があります。例えば、虚偽の領収書や経費の申請、同一の経費の重複申請、私的な経費申請などの不正行為が挙げられます。これらによって企業の資金が不当に流出すると、不正な経費が支払われてしまいます。

経費精算の効率化が進まない企業に共通する課題

経費精算の効率化に取り組んでいるにもかかわらず、思うような成果が出ない企業は少なくありません。その背景には、ツールや仕組みの問題だけでなく、業務フローと社内運用に関わる構造的な課題が存在します。

ここでは、効率化が進まない企業に共通する代表的な要因を解説します。

業務フローを全体に最適化できていない

一部の工程だけを改善しても、前後の業務との連携が取れていなければ全体としての効率は向上しません。例えば、申請部分のみをデジタル化しても、その後の確認や承認、会計処理が従来のままであれば、いずれかの工程で手作業が発生します。

業務フローを分断して考えるのではなく、申請から会計処理までを一連の流れとして見直すことが重要です。

社内ルールや運用が現場に浸透していない

効率化のためにルールやシステムを整備しても、現場で正しく運用されなければ十分な効果が得られません。入力方法や申請期限が統一されていない場合、不備や差し戻しが増え、結果的に業務が滞る原因になります。

現場への周知・教育や誰でも迷わず使える運用設計を行うことが、効率化を定着させるうえで欠かせないポイントです。

経費精算業務を効率化する方法

経費精算業務には、業務の課題点や効率化すべき理由が多くあります。企業・組織は、生産性向上や法令遵守の観点から、経費精算業務の効率化が求められます。ここでは、経費精算業務を効率的に行うための方法を解説します。

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経費精算書のテンプレートを利用

経費精算書のテンプレートには必要なフォーマットが設定されており、Web上で無料提供されているツールも多いです。従業員は、テンプレートに基づいて経費情報を入力するだけで済みます。

そのため、一貫性を保ちつつ入力ミスや漏れが少なくなります。経費精算書のテンプレートの利用は作業の効率化と品質の向上につながり、経費精算業務の正確な処理に役立ちます。

法人カードを活用

法人カードを従業員に配布することで個別の立替経費が減り、現金での支払いが不要になります。これにより、経費の集計や精算作業が簡素化され、手間と時間の削減が可能です。また、法人カードは正確な支払記録が残るため、監査や財務管理が容易になります。

交通系ICカードと連携

従業員が交通手段にICカードを使用すれば、交通費の現金での支払いが不要です。従業員は簡単に交通費を精算でき、管理者も迅速かつ正確に経費の承認と処理が行えるため、業務の効率化につながります。

経費精算に関するルールの策定・周知

経費精算に関するルールの策定と周知により、経費精算業務を効率化することができます。経費精算業務のマニュアルでは、具体的なルールを定めることが重要です。

例えば、「経費精算書の提出期限は毎月末とする」や「経費の申請には必ず領収書を添付して費目ごとに適切な区分を行う」といったルールが挙げられます。ルールの策定によって申請の一貫性や書類の整備が確保され、経費精算の手続きを効率化できます。

周知の精度を高めるための施策として、経費精算フロー図を用意するのがおすすめです。フローに変更がある度に更新が必要ですが、入社したばかりで手順を把握しきれていない新入社員でも正しく経費申請が行えます。

経費精算システムで業務を自動化

経費精算システムを利用することで煩雑な手作業や紙の書類作成が不要となり、デジタル化によって経費精算が自動化されます。さらに、経費データの自動集計や統計分析機能により、迅速な精算処理と経費の可視化が可能です。

また、エラーやミスを減らして全体の業務フローがスムーズになれば、作業効率を高められます。

経費精算システムを導入する際の注意点

経費精算システムは作業効率を高めるためにおすすめのツールですが、システムの導入にはいくつかの注意点があります。ここでは、経費精算システムを導入する際の注意点について解説します。

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自社に適した設定が必要

各企業や組織は独自の経費に関するルールがあるため、経費精算システムもそれに合わせた設定が必要となります。自社に合った設定を行わない場合、業務の遅延や混乱、不正な経費申請、誤った経費処理が発生する可能性があります。

経費精算システムの導入前に自社の要件やニーズを確認し、適切な設定を行いましょう。

既存ツールや他システムと連携できるか

既存の経費規定や業務プロセスがある場合、他のシステムとの連携がスムーズに行えないとデータの不整合・重複が生じる可能性が高いです。また、経費の二重精算やデータの食い違いが発生し、正確な経費管理が困難になります。

システム導入前には、現在使用している経理のツールや他のシステムとの連携が可能かを確認しておきましょう。

連携させたい他システム

経費精算システムの他システムとの連携は、ミスを防止する面でも効果的です。連携がおすすめなシステムは以下の3つです。

1. 会計システム
2. 給与計算システム
3. 人事管理システム

これらのシステムと連携することでバックオフィス全体の業務効率化を図れるため、すでに導入している場合は連携ができるか確かめましょう。

入力精度を確認

入力される経費データの正確性は、業務効率化や経費管理の信頼性に直結します。入力精度を確認せずにシステムを導入すると、入力される経費データに誤りや欠損が生じ、システム上の経費情報が正確ではなくなります。

その結果、経費の精算や分析の信頼性が低下し、誤った経営判断を引き起こす可能性が高いです。さらに、入力精度が低いままシステムを導入すると、後からデータの修正や訂正が必要になるケースも考えられます。

データの正確性を確保するためには、導入前に入力精度を確認して必要な対策を行うことが大切です。

経費精算システムの自作は避ける

経費精算システムを自作することは可能ですが、いくつかのデメリットがあります。自作のデメリットとしては、開発にかかる負荷や時間、機能の不足、セキュリティリスクなどが挙げられます。

開発にはプログラミングや開発の知識が求められる場合もあり、時間と労力が必要です。また、必要な機能や柔軟性の確保が難しく、他社のシステムと比べて機能が不足する可能性があります。

そのため、基本的にはベンダー（販売業者）が提供する経費精算システムの導入がおすすめです。ベンダーが提供するシステムでは、専門知識を有したサポートが用意されていることが多く、現場のニーズに合わせた効率的な業務を実現できます。

セキュリティに対する信頼性も高く、データの保護や不正アクセス防止の観点からも安心です。経費精算システムの導入により、時間とリソースの節約・正確な経費管理・セキュリティの安全性を確保し、経費精算の効率化や業務改善につながります。

まとめ

経費精算は、企業や組織で発生した経費を適切に処理・管理する業務です。主な種類には、小口精算（小額の経費を立替えて精算）、交通費精算（出張や通勤に伴う交通費を精算）、旅費精算（出張に伴う宿泊費や食事代などの精算）があります。

経費精算業務の効率化は、働き方改革の一環としても重要です。労働時間の削減や労働負担の軽減を目的に煩雑な業務フローを簡素化し、作業時間を短縮する必要があります。

経費精算業務の効率化には、経費精算システムの導入がおすすめです。システム導入によって経費計算・承認プロセス・記録管理などを自動化して、作業時間とミスを削減できます。

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