経費とは？計上できる費用の種類、確定申告や税金との関係も解説

経費とは、事業を行うために支払った費用のことです。旅費交通費や通信費、接待交際費などがあります。この記事では経費計上するメリットや、経費になるもの・ならないもの、税金は経費になるのかなどについて初心者にもわかりやすく解説します。

目次

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1. 経費とは
2. 事業支出を経費にするメリット
3. 経費として認められる費用
4. 経費にならない費用
5. 税金は経費になるか
6. 個人事業主・自営業者の経費の考え方
7. 支出を経費として計上する方法
8. 経費計上についての注意点
9. 経費を誤って計上した場合のペナルティ
10. 経費精算システムでミスを防止して効率化できる
11. まとめ

経費とは

経費とは、企業などの事業者において事業運営のために使用されるお金を指します。「必要経費」と呼ばれることもあり、金額に関係なく、事業を行うのに必要なお金であれば経費として認められます。

例えば、事務所などの事業で使う建物の賃料、パソコンや事務用品などの業務で使用するための製品を購入した費用、出張の際に発生した新幹線代や宿泊費、従業員が使う業務用スマホの利用料金などはすべて経費です。

後述しますが、事業運営にはさまざまな費用がかかるため、経費の種類も多種多様です。

「経費で落とす」とはどういうことか

事業にかかる費用を経費として計上することを、よく「経費で落とす」と表現します。得られた利益、つまり事業収入から差し引く処理をするため、このような表現が使われていると考えられます。

企業では、従業員が業務中に支払ったお金を経費として申請する手続きを指して、「経費で落とす」と使われることも多いです。

事業支出を経費にするメリット

どのような事業においても収益が上がらなければ経営は維持できません。しかし、収益があるかぎりは、税金の納付義務があります。税金の額は所得に比例して変わってくるため、基本的には収益が上がることで税金は増えます。

所得は、収益から経費を引いた額です。つまり、経費が増えれば利益は下がることになり、結果的には節税につながるメリットが生まれます。

経費として認められる費用

自社の事業に関係していれば、広範囲にわたって経費として計上ができます。ここでは、経費として認められている代表的な費用について、会計処理で使う勘定科目に沿って解説します。

勘定科目	詳細
仕入れ	商品や材料などの購入費
人件費	従業員に対する給与・賞与（ボーナス）・退職金
消耗品費	コピー代・文房具代など
接待交際費	来客のもてなし費用・会議室や飲食店の利用費用など
旅費交通費	電車代・高速代・駐車場代・宿泊代
研究開発費	イベント費用・セミナー受講費
新聞図書費	本や雑誌、新聞などの購入費用・資料用DVDの購入費用・有料情報サイトの登録料など
通信費	切手代・電話代・FAX代・インターネット利用料など
広告宣伝費	広告・パンフレット費用など
地代家賃	事務所の家賃
減価償却費	固定資産で所定の計算をして配分された今年の額
福利厚生費	健康診断・慰安旅行など
修繕費	事業用の建物・附属設備・機械装置・車両運搬具などの固定資産の維持管理や修理のための費用
支払手数料	銀行振込手数料・両替手数料
外注工賃	業務委託のデザイン料・清掃業者への支払費用・営業の代行費用など

経費にならない費用

どこからが経費で、どこからが経費でないのかは、「事業の運営に関係があるかどうか」「収益を得るために必要な費用か」がポイントとなります。個人的な日用品・趣味用品・友人との飲み会費用などプライベートな支出は、言うまでもなく経費ではありません。

また、個人事業主などの場合、事業主本人の年金や各種保険料なども経費として計上できません。福利厚生は従業員に対する制度であるため、事業主自身の健康診断・人間ドックといった健康管理にかかる費用は、経費として計上できない規定になっています。

税金は経費になるか

法人が事業を展開する過程の中で、さまざまな税金の支払い義務があります。しかし、税金の中には、経費になるものとならないものが存在し、それぞれで処理方法が異なります。

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租税公課は経費になる

租税公課とは、企業が事業を遂行するために支払う税金などの公的な出費を計上する勘定科目です。租税とは国や地方公共団体に納付する税金、公課とは国や地方公共団体に対する交付金・組合費・会費などの公的な課金のことで、これらを合わせて租税公課と呼びます。

租税公課の多くは、経費として事業収入から控除できることが認められています。具体的な種類は以下の通りです。

	概要	種類
租税	国や地方公共団体に納付する税金	・不動産取得税 ・固定資産税 ・印紙税 ・事業税 ・自動車税
公課	・国や地方公共団体へ納付する手数料 ・罰金・会費など	・行政サービスの手数料 ・国や公共団体が発行する各種証明書の発行費用 ・商工会、同業団体などの会費 ・延滞税、不納付加算税、過怠税など ・交通反則金

会社の法人税・個人の住民税や所得税は経費にならない

法人税などに含まれる税には、法人税・地方法人税・住民税・地方法人特別税・事業税があります。これらは、損益計算書の利益計算においては経費扱いですが、税務上は経費と認められないものもあります。法人税・地方法人税・住民税がこれに相当します。

また、個人事業主が支払う所得税や住民税も、経費として認められません。事業用の銀行口座から所得税や住民税を支払った場合には、租税公課ではなく、事業主貸といった勘定科目で処理します。

個人事業主・自営業者の経費の考え方

経費とは、事業を行うために必要な費用であり、そのことは会社でも個人事業主や自営業者でも基本的に変わりありません。前述の「経費として認められる費用」「経費にならない費用」も参考に、何を経費として計上できるのかしっかり確認しておきましょう。

個人事業主や自営業者は自身で確定申告を行いますが、確定申告では、収入から経費やその他の控除額を差し引いて、課税対象となる課税所得の確定を行います。住民税や所得税などの税金は課税所得に対して課税されるため、正しく算出することが大切です。

家事按分で経費を算出することもできる

家事按分とは、個人的な生活費と事業費が混在している費用について、規定のルールで計算して事業に使用した分を算出することを指します。

家事按分を行うケースとしては、自宅の一室をワーキングルームとして使う、自家用車を事業用として使う、1台の携帯電話をプライベートでも仕事でも使用するなどがあります。

例えば、自宅を仕事場とするエンジニア・デザイナー・ライターなどの個人事業主、自宅の一部を事務所にしている士業、自家用車を移動手段にしているフリーランスのカメラマンなどはこの方法で経費を算出することも可能です。

支出を経費として計上する方法

支出を経費として計上するには、領収書などをもとに帳簿（会計帳簿）を付ける必要があります。帳簿は、企業なら最終的な決算を行うための、個人なら確定申告を行うための資料・証拠となるものです。

帳簿には、「日付」「勘定科目」「金額」「取引先（支払先）」などを記載し、事業目的の支出であることを明記しなければなりません。

経費計上するために必要な書類

経費として計上するには、証明になる書類が必要です。宛名入りの手書き領収書やレシートなどは、普段から受け取る習慣にして、経費の証明として残さなければなりません。さらに、支出の用途を簡単にメモしておきましょう。

また、ATMでクレジットカードを利用した場合は、利用伝票が領収書の代用として使えます。銀行振込の場合は、ATMから発行される振込明細・請求書・納品書などをまとめて保管してください。

領収書・レシートがない場合

電車賃などで領収書が受け取れない出費、領収書を紛失した場合は、出金伝票を起こします。  出金伝票は、100〜200円程度で市販されているため、このような場合に備えて購入しておきましょう。

また、取引先の冠婚葬祭に出費した費用は、接待交際費として必要経費として計上できます。これらの伝票を起こす場合は、式典の招待状・祝儀・香典のコピーなども一緒にまとめて保管しておきましょう。

企業ごとのルールには注意が必要

経費計上のルールは企業ごとに定められているのが一般的です。例えば、使用する勘定科目には法的な定めがないため、企業ごとに決められた勘定科目を使うことになっています。

また、従業員が経費を一時的に立て替えて会社側に請求する場合、期日までに経費精算の申請をしなければなりません。多くの企業では月次決算をしているため、経費申請もそれに間に合うよう期日が設けられています。

経費精算のワークフローについても、上司を通して経理部門に申請するのが一般的でしょう。最終的な経費精算までに複数の承認を経る場合もあります。

経費計上についての注意点

ここでは、経費計上を行う際の3つの注意点について解説します。経費の仕組みをしっかりと理解し、正しく処理できるようにしましょう。

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経費計上してもお金が戻ってくるわけではない

経費の計上は、正しい課税額を算出するための処理です。そのため、経費を計上して申告すれば、その分のお金が戻ってくるというのは勘違いです。

会社員の場合は、個人的に経費を立て替えた場合、会社側に申請して精算すれば立て替えた分のお金を受け取ることはできます。しかし、経費そのものの仕組みにおいては、経費は事業上の支出の一部であり、お金が戻ってくる・還付されるといったものではありません。

借入金の返済は経費ではない

事業用の借入金だとしても、借入金の返済は経費に計上はできません。借入金の返済は事業を行ううえでの支出と捉えてしまうケースもあるかもしれませんが、そもそも借入れをしているため、経費にすると辻褄が合わないことになってしまいます。

本質的には、借りたお金を返済しているだけなので、借入金によって財布の中身は潤っているはずにも関わらず、加えて返済を経費として計上すると脱税になります。借入金の正しい扱いは「負債」です。返済するときは、負債から返済額を引く形式で処理します。

赤字のリスクが高まることもある

経費は所得を減らし節税効果を創出しますが、会計上の利益が減少し、結果的に赤字化する可能性があります。金融機関からの借入れを予定している場合は、赤字は悪い印象を与えるため注意が必要です。
経費として計上できるからと無計画な支出が増えるリスクも考えられるため、あらかじめルールを決めたうえで計画的な資産運用をしなければなりません。

領収書は一定期間保管する必要がある

経費計上する際は、領収書やレシートなどの証憑書類が必要ですが、これらは一定期間保管する義務もあります。領収書の保管期間は基本的に7年間ですが、赤字決算で欠損金の繰越控除を利用する場合は10年間保管しなければなりません。

また、個人事業主の場合は青色申告か白色申告かで異なります。青色申告事業者は7年、白色申告事業者は5年です。課税事業者で、仕入税額控除を行っている場合も、領収書を7年保管する必要があります。

保管期間を守っていない場合、税務調査で経費として認められず、ペナルティが課される可能性があります。

参考：No.5930 帳簿書類等の保存期間｜国税庁

経費を誤って計上した場合のペナルティ

経費の計上において不正が発覚したり、脱税の疑念を持たれたりした場合、ペナルティが課されることがあります。ここからは経費の計上におけるペナルティについて詳しく解説します。

参考：加算税制度の概要①（基本情報）｜財務省

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過少申告加算税

過少申告加算税とは、定められた税額よりも少ない税額で申告した場合に支払う罰則です。不足額に10％上乗せした税額を納める必要がありますが、追加の納付税額が当初の申告額または50万円、どちらかを上回っている場合は税率が15％に変わります。

なお、税務調査の事前通知以前に修正申告をしておけば、過少申告加算税の支払いは免除されます。そのため、帳簿の間違いに気がついた時点で修正申告を行いましょう。

無申告加算税

無申告加算税とは、納付義務がある税額があるにもかかわらず、納付期限までに申告しなかった場合に支払うペナルティです。事業者は毎年、確定申告を行いますが、この場合の期限は確定申告の期限を指します。

また、災害や連絡の途絶など正当な理由があれば猶予が認められますが、特別な理由がない限り支払いの義務が生じます。計算方法は定められた税額によって異なります。50万円以下ならば15％、50万円以上であれば20％を加算した額を納付しなければなりません。

不納付加算税

不納付加算税とは、源泉徴収などの国税が納付期限までに完納されなかった場合に支払うペナルティです。源泉徴収は、法人や個人事業主が従業員に代わって所得税を納める仕組みです。

不納付加算税は、源泉所得税に10％を上乗せした額を支払う必要があります。また、5,000円未満は切り捨てとなるため、源泉所得税が5万円以上の方を対象としたペナルティです。なお、納付期限を過ぎても自主的に納付を行った場合は税率が5％に変わります。

重加算税

重加算税とは、そもそも申告すべき事実を故意に隠蔽・偽装していた場合に課税される税金を指します。簡単に言うと、本来申告する義務がある事実をわざと隠したり、わざとねじ曲げたりした場合にかかる税金です。

重加算税の税率は35％と非常に高いため、税務処理において絶対に避けたいところです。また、重加算税が課せられることは、脱税と同じような意味合いで受けとめられるため、税務調査の対象としてマークされやすくなります。

さらに、本来の税金の納付期限を過ぎている場合は、重加算税にプラスして、延滞税も加算される場合があります。

経費精算システムでミスを防止して効率化できる

経費精算システムには、規定違反チェック機能が搭載されており、入力漏れや計算ミスなどを申請前にチェックができます。さらに、独自の社内ルールも設定ができ、そのルールに準じていない申請に対して、経理での無駄なチェックや作り直しを削減できます。

また、上記のペナルティを受けないための対策として有効です。たとえば、手作業を自動化できるため、仕分けの判断ミスを防止するのに役立ちます。また、経費担当者の業務負担を軽減できるなど、メリットも大きいでしょう。

経費精算システムを選ぶ際のポイント

経費精算システムを選ぶ際は、交通費や出張費・経費など申請頻度の高い項目の入力補助機能があるかを確認しましょう。入力補助機能があると、従業員が経費申請を行う際にスムーズに必要情報を入力でき、ミスや漏れによって申請し直す手間を削減できます。

また、企業によっては「アルコール飲料は経費として認めない」など独自の規定を設けているケースもあります。自社独自の経費精算フローや規定にカスタマイズできるシステムだと、経費精算業務がスムーズに進み、申請・承認作業の効率化に繋がります。

まとめ

経費とは事業を遂行するのに必要な費用で、収益を得るために発生する費用を指します。例えば、出張の際に移動や宿泊などにかかる「出張費」は経費として計上ができます。ほかにも、消耗品の購入や販売製品の仕入れにかかった費用など、経費の種類はさまざまです。

経費の計上は、節税につながるのが最大のメリットです。企業の売上向上のために不可欠な業務の1つであり、経費精算システムの利用など、業務の効率化も可能です。自社に合ったスタイルを選び、経費計上を行いましょう。

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