電子帳簿保存法改正で変わる？クレジットカード明細の扱い方とは

電子帳簿保存法の改正により、クレジットカードを利用した場合の対応はどう変化するのでしょうか。この記事では、電子帳簿保存法についての概要やポイント、電子帳簿保存法がクレジットカード利用で便利な理由やメリット、利用可否や消費税控除の注意点などについて解説します。

目次

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1. 電子帳簿保存法はクレジットカードの利用にも関係する
2. 電子帳簿保存法とは
3. 電子帳簿保存法改正のポイント
4. 電子帳簿保存法においてクレジットカードが便利な理由
5. 電子帳簿保存でクレジットカードを使うメリット
6. クレジットカードの利用明細は領収書として利用可能か
7. クレジットカードの利用明細における消費税控除の注意点
8. クレジットカードの利用明細を電子保存する際に必要なもの
9. 電子帳簿保存法に対応の法人カードならUPSIDERカードがおすすめ
10. まとめ

電子帳簿保存法はクレジットカードの利用にも関係する

電子帳簿保存法が改正されたことに伴い、事業者が帳簿や取引書類を保管する際の条件が変わりました。これはクレジットカードを利用した場合も同様で、改正電子帳簿保存法に則った処理が必要です。

クレジットカードを利用した際に発行される領収書や、クレジットカードの利用明細などがこの対象となります。本記事では、電子帳簿保存法の概要と合わせて、クレジットカード利用と電子帳簿保存法の関係性について解説します。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法は、会社経営に関わる税法の中で、紙媒体での保存が義務付けられている帳簿書類について、条件付きの電子データ保存を認める、インターネット上でやり取りした取引データ（領収書やレシートなど）保存の義務付けを定めた法律です。

原則すべての法人と個人事業主が施行対象です。ただし、紙媒体による保存方法を採用し、電子データを採用していない法人や個人事業主は、施行対象外です。

電子帳簿保存法の保存対象書類となるのは、総勘定元帳や仕訳帳などの国税関係帳簿・貸借対照表・損益計算書などの決済関係書類・領収書やレシートなどの取引関係書類です。

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国税関係書類を電子保存するための法律

電子帳簿保存法は、国税関係書類などの電子保存を認可した法律を指します。従来から、国税関係書類は、紙媒体による保存が決まりでした。しかし、スペースの確保・コストがかかるといった問題があり、電子データでの保存が認可されるようになりました。

ただし、電子データ保存には規定の条件があり、それに従った保存を行う必要があります。条件は電子帳簿保存法によって規定されており、社会の流れとともに見直されてきました。

電子帳簿保存法が規定する電子保存の方法には、3種類（電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引）があります。電子帳簿等保存やスキャナ保存は自由ですが、電子取引の場合は、必ず電子データとして保存しなければなりません。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

電子保存について

電子保存は、電子的に作成した帳簿・書類を電子データのまま保存します。例えば、自身が会計ソフトなどを使用して作成した帳簿や決算関係書類など、電子データをそのままの状態で保存するなどです。

電子帳簿等保存では、国税関係帳簿（総勘定元帳・仕訳帳など）、決算関係書類（貸借対照表や損益計算書など）、取引関係書類（自社で発行した請求書や領収書控えなど）が対象です。

電子帳簿保存法では、書類や帳簿の電子データの保存を行う際に、改ざんがないことを示す「真実性の確保」、すべての人が目視・確認できる状態を示す「可視性の確保」の2つの要件をクリアせねばなりません。

電子帳簿保存法の歴史

電子帳簿保存法は、1998年7月に制定されました。制定後、時代の流れに対応して複数回改正され、最近では2024年にも改正され、電子取引における電子データ保存が完全義務化されました。

主な改正の歴史

年代	経緯
1998年	電子帳簿保存法が制定された。国税関係帳簿の電子保存が可能に
2005年	電子帳簿保存法スキャナ保存制度開始。電子署名が必須で3万円以下の国税関係書類に限定される
2015年	3万円未満の金額基準が全廃され、電子署名も不必要になる。定期検査などの適正事務処理要件が追加される
2016年	デジカメやスマホも対象になる。証憑となる書類を受領した本人がスキャンする場合は自署が必要
2019年	古い重要書類も税務署に届け出すれば対象になる
2020年	コーポレートカードなどキャッシュレス決済の場合は領収書不要に
2021年	タイムスタンプ要件の緩和、適正事務処理要件の廃止、検索要件の緩和
2022年	電子取引の電子保存義務化（猶予期間：2023年12月末まで）
2024年	電子取引における電子保存の完全義務化

参考：電子保存法関係 制度創設等の背景｜国税庁

電子帳簿保存法改正のポイント

2021年（令和3年）の税制改正により、電子帳簿保存法の改正が2022年1月から施行されました。この改正では保存要件の大幅な緩和がされ、これまで以上に帳簿書類の電子化が簡素になっています。

さらに、2024年1月からは電子取引データの電子保存が完全義務化されています。ここでは、2022年と2024年それぞれの改正ポイントを解説します。

参考：電子帳簿保存法が改正されました｜国税庁

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事前承認制度の廃止

2022年の改正以前では、電子帳簿保存法に適応した電子保存には、所轄の税務署長に事前申請・承認を得る必要がありました。改正後にこの事前承認制度が廃止されたことが、電子保存への足がかりになったと言えます。

タイムスタンプ要件の緩和

タイムスタンプは、真実性の確保をクリアするための重要な要件です。2022年1月の改正では、スキャナ保存と電子データ取引に関してタイムスタンプ要件が大きく緩和されています。

改正前は、書類の受領者がデータのスキャンを行う場合、署名後3営業日以内にタイムスタンプを付与する必要がありました。しかし、改正後は約2カ月とおよそ7営業日以内に付与期限が延長され、受領者による書類への署名も廃止されました。

また、スキャナ保存方法について、訂正や削除の履歴が残る会計ソフトや経費精算システムなどを使用している場合は、タイムスタンプの付与が不要です。

検索要件の緩和

2022年以前の電子帳簿保存法では、検索要件の設定が電子帳簿・電子書類の種類により違いがあるだけでなく、範囲指定検索や組み合わせ検索に対応する必要があり、事業者側の負担が大きくなっていました。

2022年以降は、検索要件の設定が、取引年月日・取引金額・取引先の3点に限定されています。また、税務署職員によるダウンロード要求に対応できるのであれば、範囲指定検索や組み合わせ検索といった機能が不要になりました。

電子取引における書面保存の廃止

2022年の改正で、さまざまな手続きや要件などが廃止・緩和された一方、電子取引データの保存義務化も段階的に進められました。2024年1月には完全義務化され、紙媒体での保存が認められなくなっています。

保存ルールを守らない場合には、追徴課税などの税務上の不利益を受ける可能性があるため、適切な運用が必要です。

電子取引データの電子保存が完全義務化

2024年1月1日より、電子取引データの電子保存が完全に義務化されました。これまで、導入が間に合わない場合は出力した書面での保存が認められていましたが、この猶予措置は2023年12月31日をもって廃止されています。

電子で受領した領収書などの書類は、電子データのまま保存しなければなりません。

保存要件を満たせない場合の猶予措置

完全義務化後も、やむを得ない事情がある場合に備えて新たな猶予措置が設けられています。以下の2つの要件をいずれも満たす場合は、改ざん防止や検索機能といった保存要件を満たさなくても、電子取引データを保存しておくだけで問題ないとされています。

1. 保存要件を満たして電子取引データを保存できなかったことについて、所轄税務署長が相当の理由があると認めた場合（事前申請は不要）
2. 税務調査の際に、電子取引データのダウンロードへの対応と、プリントアウトした書面の提示・提出にそれぞれ応じられる場合

電子帳簿保存法においてクレジットカードが便利な理由

電子帳簿保存法で電子保存が義務化されたことで、経理業務の効率化に役立つのが法人クレジットカードです。ここでは、電子帳簿保存法において法人クレジットカードが便利な理由を2つ紹介します。

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電子保存しやすい

法人クレジットカードは、領収書が不要であるため、利用明細を電子保存しやすい特徴があります。例えば、現金や銀行振込だと、発行された領収書をスキャナ保存しなければなりません。

また、ETCカードの場合、過去に利用したETC利用明細をインターネットサイトで確認し、PDFやCSVファイルデータとして取得・印刷・保存が行えます。法人クレジットカードは、すべてがオンラインで完了するため、精算業務を効率化できます。

経費精算システムと連携できる

法人クレジットカードは経費精算システムとの連携ができるため、経費精算が楽に行えます。現金の場合、経費精算システムに取引内容を手動入力が必要で、時間がかかるうえに、入力ミスが発生するリスクもあります。

現金精算は経費精算システムを導入しても、それ程意味がありませんが、電子保存はクレジットカード・経費精算システムの両方を導入してこそ効率化が図れます。

電子帳簿保存でクレジットカードを使うメリット

上述した通り、電子帳簿保存法に対応するなら、法人クレジットカードの作成が大切です。しかし、具体的なメリットは何なのか、十分に理解できていない方も少なくありません。そこで、ここでは法人クレジットカードのメリットを5つ紹介します。

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業務効率化によりリソースが増やせる

もっとも大きなメリットは、領収書を入力する作業がなくなるなど、業務負担が減ってリソースを増やせる点が挙げられます。

これまで現金の場合は領収書をスキャンし、取引情報を経費精算システムに入力しなければなりませんでした。一方で、クレジットカード利用の場合、経費精算システムへ自動的に反映されます。

結果的には、業務効率化により業務時間や残業代の削減、他の業務に時間を充てられる、事務負担の軽減、社員のモチベーション維持といったメリットが得られます。

書類の紛失リスクが減る

クレジットカードはすべて電子データとして残るため、領収書などの紛失リスクを回避できます。

一方、現金の場合は多額の支払いであっても、領収書を紛失すれば経費として認められず、場合によっては社員が自費で負担するリスクもあります。

クレジットカードの場合、支払いをした記録は確実に残るため、万が一の際にも経済的な損失は防止できます。

コストを削減できる

書類のスキャン保存が不要なクレジットカードを利用すれば、業務コストの削減につながります。現金の場合、受領した領収書をスキャンする必要があるため、それにかかる人件費と電気代、保管用のファイル代が必要になります。

ファイルが増えれば保存するためのスペースが必要になり、維持費の発生も考えられます。一方で、クレジットカードだとスキャンも領収書の保存も不要で、余計なコストを削減できる可能性があります。

人為的なミスが減る

クレジットカードによる電子保存は、自動的に経費精算システムと連動するため、ヒューマンエラーが起こりにくいでしょう。

経費の精算は1円の違いでも大幅な狂いが生じます。場合によっては年単位で誤りが発覚し、1年間分の経費精算書類をすべてやり直す必要があるため、多大な時間を浪費してしまいます。

クレジットカードであればこのようなミスが起こりにくく、検索機能によりエラーや問題点も迅速に把握できます。

インボイス制度に対応できる

クレジットカードによる電子保存を徹底すれば、インボイス制度にもスムーズに対応できます。2023年10月からのインボイス制度の導入により、経理業務の負担が増えています。

例えば、仕入税額控除をするには、金額に関係なくすべての取引において請求書を保存する必要があります。電子保存の体制が確立されておらず、従来の方法で帳簿や書類を保存している場合、事務部門の業務が急激に増加しかねません。

インボイス制度では、電子保存への対応と増加する請求書への対応といった2つの問題点が重なります。クレジットカード精算による電子保存を徹底し、インボイス制度への対応をスムーズにしましょう。

クレジットカードの利用明細は領収書として利用可能か

原則的に、クレジットカードによる支払いは利用明細と領収書のデータ保存が必要です。そのため、基本的には領収書・請求書・利用明細は別の書類として考える必要があります。

万が一、領収書をもらい忘れや発行してもらえない場合は、クレジットカードの利用明細で代用できます。それには、支払いに際して必要な取引情報が記載されていることが条件です。

クレジットカードの利用明細を代用する際は、要件が満たされた利用明細を作成できるサービスであることにも注視して選びましょう。

クレジットカードの利用明細における消費税控除の注意点

2023年10月からのインボイス制度の導入により、仕入税額控除を受けるには適格請求書の発行が必要です。しかし、クレジットカードの利用明細は適格請求書の要件を満たしていないため、消費税控除は認められません。

仕入税額控除を受ける要件の1つとして、取引先が作成する請求書であることが規定されています。クレジットカードの利用明細は取引先ではなく、カード会社が発行する書類です。

そのため、クレジットカードを利用した支払いで仕入税額控除を受けるには、取引先に請求書・領収書を発行してもらう必要があります。

クレジットカードの利用明細を電子保存する際に必要なもの

ここでは、クレジットカードの利用明細を電子保存する際に必要なものを紹介します。この場合に必要なものは2つだけです。併せて、それぞれの選び方も解説します。

1. ビジネス用クレジットカード
2. 経費精算システム

ビジネスカード・コーポレートカードの選び方

法人カードは、一般的にビジネスカードとコーポレートカードの2つが代表的です。ビジネスカードは、中小企業・個人事業主向け、コーポレートカードは主に大企業向けとされています。

ビジネスカードとコーポレートカードの違いにより、年会費・利用枠・追加発行できるカードの枚数などが変わります。

しかし、両者の分類はカード会社によって異なるため、明確な基準はありません。法人カードの利用を検討する場合は、どちらも内容をきちんと確認しましょう。

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還元率で選ぶ

多くのクレジットカードは、利用額に応じたポイントが貯まるポイントシステムを取り入れています。付与されたポイントは、金銭的な価値があり、現金払いより得になるため、ポイントがどれだけ付与されるかは必ずチェックしましょう。

ここで注意したいのは、実質的な還元率についてです。1ポイント当たりの価値はクレジットカードのポイントシステムによって異なります。

例えば、1,000円当たり1ポイント付与だとポイント還元率が低いように感じますが、1ポイント当たりが5円相当であれば実質還元率は0.5％になり、クレジットカードとしては平均的な還元率です。

年会費で選ぶ

法人カードは、年会費が無料から数十万円のものまでさまざまです。年会費と利用目的の兼ね合いも法人カード選びの重要なポイントです。事業を始めたばかりの方、法人カードにかかるコストを少しでも抑えたい方には、年会費無料や数千円の法人カードがおすすめです。

また、仕事をより快適にしたい、充実した会員サービスを受けたい方は年会費をしっかり払って、自身が利用したいサービスを提供している法人カードを選びましょう。年会費は経費として計上できるため、節税につながります。

追加カードの発行枚数で選ぶ

法人カードは複数の従業員向けに追加カードを発行できますが、カード会社によって上限枚数が異なります。多くの場合、経費の支払いを行うのは1人ではないため、何枚か用意しておいたほうが便利です。必要な枚数を発行できるか、確認しましょう。

なお、追加カードにも年会費がかかる場合があります。枚数が増えればコストがかさむため、追加カードを持たせる従業員数を明確にすることが重要です。

キャッシュフローで選ぶ

経費を現金払いにすると、手元の現金が減るため、利益が得られるまで残金で対応せねばなりません。一方で、法人カード払いだと、手元の現金が減るのは、支払いから約30〜90日後のカード利用額引落日です。

つまり、法人カードを利用すると、実質的に経費の支払いを先延ばしできるため、現金で支払うよりも資金繰りが楽になります。

さらに、地代家賃・光熱費・旅費交通費など、さまざまな経費を法人カードで支払いをしておけば、毎月決まった日に経費の支払いが一本化されるため、キャッシュフローが把握しやすくなる側面もあります。

利用限度額で選ぶ

クレジットカードにおける利用限度額は、前月の引き落としが終わらないと更新されません。例えば、毎月200万円使うのに利用限度額が300万円だとすると、引き落としが終わるまで利用できる金額は100万円だけです。

そのため、限度額超過のリスクを防ぐために、少なくても支出の2カ月分は必要であることを心得ておきましょう。ただし、利用限度額は審査によって決定されます。公式サイトに最高500万円の利用限度額との記載があっても、必ずしも500万円使えるとは限りません。

公式サイトの利用限度額は、あくまでも支出の2カ月分を確保できるカードかどうかを確認する目安と考えましょう。

特典で選ぶ

法人クレジットカードを検討する際に注視したいのが、特典やサービス内容です。法人クレジットカードに限らず、クレジットカードにおいても差が生じます。

ビジネス関連の特典・サービスだけでなく、マイルやポイントなどの還元率や補償など、全て確認しましょう。

例えば、毎月の仕入れなどで一定レベル以上の高額利用があるなら、還元率がより高くポイントの用途が充実している、出張が多いならラウンジサービスや旅行保険が充実している、といったように、事業内容やスタイルによって、必要なサービス内容は変わります。

経費精算システムの選び方

これから経費精算システムの導入にあたって、どういったシステムを選べばよいのか分からず、悩む企業や担当者も少なくありません。

ここでは、自社に適していない経費精算システムを導入して後悔しないように、事前に把握しておきたい経費精算システムの選び方について解説します。

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オンプレミス型かクラウド型かで選ぶ

経費精算システムは、オンプレミス型とクラウド型の2種類に区別されます。オンプレミス型は、自社のサーバーに合わせたシステムの構築が可能ですが、開発や構築に膨大なコストがかかり、運用や管理も自社で行う必要があります。

一方で、クラウド型は、インターネット上でベンダーが提供するサービスを指します。導入コストが安く、メンテナンスをベンダーに依頼できる一方で、月額使用料などの維持費が必要です。

ICカードやスマホとの連携可否で選ぶ

出張・外出・通勤時にかかる交通費の申請が多いオフィスには、ICカードやスマホと連携ができる経費精算システムがおすすめです。SuicaやETCカードを専用のリーダーでロードすれば、電車や高速道路の費用が自動的に精算できます。

乗り換えが多い移動もシステム側は一括でロードができます。また、スマホアプリで精算業務が行えるシステムなら、移動中でも時間や場所を問わず申請が可能です。社員の移動が多い場合は、スマホ連携ができる経費精算システムを検討してみましょう。

無料トライアル期間の有無で選ぶ

経費精算システムを選定する場合に、トライアルでシステムの操作性を確かめることも重要です。経費精算システムによっては無料トライアルを提供しているベンダーがあるため、トライアル期間中に社員にとって使いやすいシステムかどうかを確認しましょう。

経費精算システムの利便性が悪い場合は、申請する社員や経理担当者の負担になる可能性があります。ホームページに記載されている情報だけでは判断しにくいため、できるだけトライアル期間を利用するのがおすすめです。

会計ソフトとの連携可否で選ぶ

企業が経費精算システムを選ぶ際のポイントの1つとして、自社の会計ソフトとの連携可否を確認することも重要です。経費精算システムには、会計ソフトと連携できるものが提供されています。

自社の会計ソフトとの連携が可能であれば、経費精算の内容を会計ソフトに項目ごとに入力する手間が省けるため、便利です。経費精算システムによって連携できる会計ソフトが異なるため、自社で使用しているソフトが連携できるかを事前に確認しましょう。

サポートで選ぶ

経費精算システムの導入に伴って、操作方法の説明やトラブル対応などが必要になる場合があります。特に、人手不足の中小企業の場合、これらの対応を社内で処理するのは困難です。

一方で、ベンダーのサポートが充実していると対応を任せられるため、資料請求などを行って、事前にサポート内容を詳しく確認してください。

チャットや電話でのサポートをはじめとして、初期設定の代行や承認フローのカスタマイズサポートなども用意されています。サポートやカスタマイズ費用が有料となる場合もあるため、事前に調査したうえで製品を比較しましょう。

電子帳簿保存法に対応の法人カードならUPSIDERカードがおすすめ

利用継続率99%以上のUPSIDER法人カードなら、決済情報に証憑ファイルを紐づけリアルタイムで証憑管理ができます。スキャンやスマホからの撮影・PDFアップロードに対応しており、法要件に適応しているか自動で判定。決済情報の反映にラグが生じにくいため、月末決済締めの効率化までサポートします。

まとめ

電子帳簿保存法とは、国税関係書類を電子的に保存する際の要件などについて定めた法律です。2022年1月の改正において、タイムスタンプ要件の緩和・検索要件の緩和・電子取引における書面保存の廃止など、帳簿書類の電子化が簡素になっています。

クレジットカード利用で便利な点は、業務効率化によるリソースの増加・書類の紛失リスク低減・コスト削減・人為的ミスの低減・インボイス制度への対応などです。

また、領収書がない場合、クレジットカードの利用明細で代用できますが、消費税控除は認められません。電子保存の際には、ビジネス用クレジットカードや経費精算システムが必要です。法令を遵守し、目的をもって電子化に対応しましょう。

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