保育園におすすめの勤怠管理システム11選を比較！選ぶ際のポイントも解説

保育業界は労働形態が複雑であり、人材不足の問題や過重労働などの課題がありますが、勤怠管理システムを導入することで、勤怠管理の効率化ができます。本記事では、保育業界での勤怠管理における課題や、おすすめの勤怠管理システムとその理由、導入するメリットを解説します。

目次

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1. 保育業界における勤怠管理の課題
2. 保育園におすすめの勤怠管理システム11選
3. 【比較表】おすすめの保育園向け勤怠管理システム
4. 保育園に勤怠管理システムがおすすめな理由
5. 勤怠管理システムの基本機能と保育園に導入するメリット
6. 保育園の勤怠管理システムを選ぶ際の注意点
7. その他の勤怠管理システムの選び方
8. まとめ
9. 勤怠管理をさらに効率化！関連記事はこちら

保育業界における勤怠管理の課題

保育の現場では、マンパワーに頼らざるを得ない業務が多く、長時間労働になりがちです。「子供の安全を守る」という責任の重い仕事でありながら、労働に見合った対価が得られていないと感じる保育士は多く、近年では保育士の離職率が高まっています。

そんな人手不足を補うため、正社員のほかに、派遣社員・パート・アルバイトを採用する施設が増え、勤怠管理が複雑になり、管理ミスが発生しやすくなっているのが現状です。

現在の保育業界が抱えている、勤怠管理の課題にはどのようなものがあるか、以下で具体的に解説します。

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人材不足

保育士の業務は、子どもたちの食事・排泄・睡眠などの世話に加え、運動会や遠足といったイベントの計画・準備・実施、保護者との連絡など多岐に渡ります。そのため、保育士は、長時間労働や不規則な勤務に追われることも少なくありません。

また、保育士の離職率は高まっている傾向にあり、人材不足は深刻な問題です。人材不足は、子ども1人に対して担当できる保育士の数が減り、十分な配慮が行き届かなくなるほか、保育サービスの質の低下につながります。

さらに、日々の激務によって、保育士の注意力が散漫になることでミスの発生や、保育士の疲労やストレスが蓄積され、保育士の離職率が高まるという悪循環に陥ります。このようなリスクを避けるには適切な勤怠管理を行い、保育士の労働環境の整備や改善が重要です。

過重労働

少子化や女性の社会進出に伴い、保育園に預けたい需要が高まる一方、保育士は人材不足によって残業を強いられるケースが多く、過重労働になりがちです。

また、保育士は他業種と比べて比較的低賃金なこともあり、生活費を稼ぐために残業をして、長時間労働になる傾向があります。このような保育士の過重労働は、保育士の心身の健康に悪影響を及ぼし、子どもへの適切なケアも難しくなります。

保育士の過重労働を解消するためには、人材不足を解消し、賃金を改善する必要があります。また、保育士の労働環境を改善するために、保育士の負担を軽減するような施策を講じることも重要です。

業務負担と人為的ミス

保育士は子どもの見守りや生活支援を行いながら、保護者対応や書類作成なども担当しなければなりません。仮に手が離せない状態でも、子どもは大人のように待ってくれるとは限らず、予想外の行動によって保育士の負担はさらに増していくばかりです。

また、子どもの事故や怪我などのリスクもあり、保育士には日々高い注意力が求められます。しかし、長時間労働や人手不足によって保育士の負担が重なると、確認漏れや記録ミスなどの人為的ミスも起こりやすいです。

このように保育士の過重労働は、子どもの安全が脅かされるだけでなく、保育士の心身の健康にも悪影響を及ぼすため、勤怠管理による労働環境の改善が必要です。

労働形態の複雑さ

保育施設では、人材不足を補うために、正社員以外にも派遣社員・契約社員・パート・アルバイトなど、さまざまな雇用形態のスタッフを採用しています。そのため、勤怠管理が複雑になり、給与計算時にミスが発生するリスクが高まっています。

また、正社員と非正規社員で労働条件・賃金などに違いがある場合は、より管理が複雑になります。特に残業時間や有給休暇の管理、給与計算などは確認項目が増えるため、担当者の負担も大きくなります。

このような状況で従業員一人ひとりの勤怠をエクセルなどで管理すると、多くの時間と手間がかかるだけでなく、入力ミスなどの人為的ミスが発生するリスクも高まります。

複数施設の管理による負担

保育業界では、1つの法人が複数の保育園を運営しているケースも少なくありません。そのため、本部や本社が各施設の勤怠情報を一括管理する必要があり、管理業務が複雑になりやすい傾向があります。

例えば、施設ごとに職員数やシフト体制が異なるケースが多く、応援勤務や異動が発生することもあります。また、勤怠情報の確認や修正が必要になった場合は、施設と本部の間で連絡や確認作業が発生し、担当者の負担が増加することも少なくありません。

このように、複数施設を運営する保育事業者では、勤怠情報の集約や管理に多くの手間がかかり、リアルタイムで勤務状況を把握しにくいことが課題となっています。

保育園におすすめの勤怠管理システム11選

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保育園に勤怠管理システムがおすすめな理由

一人ひとり、さまざまな勤務体系・労働条件の従業員が働いている保育園での勤怠管理は、勤怠管理システムの導入がおすすめです。その理由を、以下で詳しく解説します。

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エクセルでできないことに対応できる

エクセルは勤怠管理にも活用できますが、いくつかのデメリットも存在します。まず、勤怠情報を手入力するケースが多いため、入力ミスや計算ミスなどが発生しやすくなります。

また、休暇申請や残業申請を紙やメールで行っている場合、上司や労務担当者とのやり取りに時間がかかり、承認状況の確認も煩雑になります。さらに、セキュリティが脆弱なエクセルには、情報漏洩のリスクもあります。

勤怠管理システムなら、自動で勤怠情報を集計でき、休暇申請・承認ワークフローの自動化で、迅速かつスムーズな申請が可能です。また、パスワード設定によって、データを安全に保護できるなど、エクセルの弱点を解決できます。

システムのカスタマイズに手間がかからない

勤怠管理システムは、カスタマイズ性に優れており、就業規則や環境に合わせて容易にカスタマイズ可能です。具体的には、勤務時間や休憩時間、残業ルールなどをシステム上で設定できるため、自社に合った勤怠管理を行えます。

また、企業の組織変更によって、従業員の勤務場所や勤務時間が変わった場合、システムの設定を変更すれば、すぐに新しい勤務状況を反映できます。法改正で労働時間の上限などが変更された場合も、すぐに新たな条件をデータに反映・更新が可能です。

法令を遵守できる

労働時間・休憩時間・休日などの労働条件は、労働基準法により定められています。勤怠管理システムでは、従業員の出退勤時間や休暇などの情報を一元管理できるため、労働条件が法的に遵守されているかをチェックしやすくなります。

また、勤怠管理システムには、法改正のタイミングに合わせて自動でルールが変更されるものもあり、法改正のたびに手作業で変更を行う手間がかかりません。

一方、勤怠管理システムを導入しない場合、担当者は常に法改正の情報を気にしていなければなりません。また、手作業での変更による人為的ミス・法令違反のリスクも高まります。

ペーパーレス化を推進できる

勤怠管理システムの導入により、ペーパーレス化・電子化を推進できます。出勤簿や有給の管理簿など紙ベースの帳簿が不要になり、過去のデータを検索するのも簡単になります。

保育士が自身のスマホ等で勤怠状況や有給の残日数などを容易に確認できることは、従業員満足度の向上や離職の防止にもつながります。

また、後述するアプリの利用により、連絡ノートの電子化も可能です。ノートそのものの保管・管理の手間がなくなる他、手書きで連絡事項を記載するよりも圧倒的に時短になります。保護者への重要な連絡も、より迅速に届きやすくなるでしょう。

勤怠管理システムの基本機能と保育園に導入するメリット

勤怠管理システムは、保育園の勤怠管理業務を効率化するとともに、保育士の業務負担を軽減し、保育士の健康を守るのに有効なツールです。勤怠管理システムの基本的な機能と、保育園における勤怠管理システムの導入メリットを、以下で解説します。

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シフトの自動作成

法規定の基準を満たした従業員の配置シフトを作成するには、相当な手間がかかるだけでなく、法令を遵守したものになっているかどうかという不安もあります。しかし、勤怠管理システムのシフト作成機能を活用すると、法令を遵守したシフト作成が容易に行えます。

シフト自動作成機能は、従業員のスキル・経験・希望勤務時間・休暇などの情報をもとに、シフトを自動的に作成します。そのため、従業員の希望を考慮したシフトの作成や、シフトの偏りなどの問題の解消につながります。

シフト自動作成機能は、シフト管理における作成・調整にかかる時間を大幅に短縮できるため、勤怠管理システムを導入する際には確認がおすすめです。

打刻データを自動集計

保育士は、シフト勤務や日勤・夜勤など、勤務形態が多様なため、正確な勤務時間の記録が重要です。勤怠管理システムでは、タイムカードの打刻データを自動集計するため、勤務時間・残業時間・休暇の利用状況などを、スピーディーかつ正確に把握できます。

また、勤怠管理システムは給与計算ソフトと連携でき、勤務時間や休暇などの情報を自動的に給与計算に反映可能です。そのため、手動によるデータ入力や計算ミスを削減し、担当者の負担を抑えて、効率的な管理につながります。

勤怠状況の一元管理

複数の保育所を運営している法人では、施設ごとに勤怠管理を行うと、管理方法や運用ルールにばらつきが生じやすくなります。保育所ごとに管理方法を変えていると、独自のルールが発生する原因にもなるため、勤怠管理システムでの一元管理がおすすめです。

勤怠データの一元管理ができれば、統一されたルールで公平に勤怠管理を行えます。また、人員配置やスケジュールの調整がしやすくなり、勤怠傾向や労働時間を分析して、保育園ごとの課題を洗い出すのにも役立ちます。

正確な労働時間の把握

保育業界では、行事準備や保護者対応などにより、予定外の残業が発生することも少なくありません。長時間労働が続いてしまうと、保育士は職場に不満を持ち、離職までつながってしまう可能性があります。そのため、労働時間・賃金などを適切に管理し、保育士が安心して働ける環境を整えることが重要です。

勤怠管理システムなら、出退勤時間や残業時間を正確に記録・集計できるため、保育士の労働時間を正確に把握できます。ひいては、必要に応じて対策を講じることができ、保育士の離職リスクの低下につなげられるでしょう。

休暇や残業・休日出勤の管理

休暇や残業・休日出勤の管理は、保育士の業務がスムーズに回っているか、充分に休暇が取れているか、などを知るのに役立ちます。残業や休日出勤が多く、休暇が充分に取れない場合、仕事へのモチベーションが下がり、やりがいを感じられなくなってしまいます。

勤怠管理システムでは、残業や休日出勤の状況をリアルタイムで把握できます。そのため、保育士の過重労働を未然に防ぎ、適切な休暇を与えられるでしょう。

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保育園の勤怠管理システムを選ぶ際の注意点

保育士の勤怠に関する管理だけでなく、さまざまな機能を搭載した勤怠管理システムは、導入における注意点も存在します。ここでは、保育園に適した勤怠管理システムを選ぶ際の注意点を解説します。

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急な勤務形態の変化に対応できるか

保育の現場では、行事に合わせて急な早朝出勤や残業が発生することがあります。そのため、勤務形態の変化に対して、柔軟に対応できる勤怠管理システムを選ぶことが大切です。

保育現場では業務内容が多くなるほど、勤怠管理に多くの時間を割くことは困難です。普段から勤怠に関して記録しやすく、急な勤務変更にも対応しやすいシステムなら、管理業務の負担を軽減しながら、子ども達を安全に管理・見守ることもできます。

保護者との連絡機能と請求管理機能があるか

保育士は、日々の子ども達に関する連絡事項を保護者と行わなければなりません。しかし、一人ひとりの連絡ノートなどを記入する作業は非常に大変であり、重要な連絡が抜けてしまう可能性もあります。

その点、勤怠管理システムの中には、保護者との連絡をアプリで行える機能を搭載したものもあり、連絡ミスを軽減できます。また、システムの活用によって、担当の保育士が休みの場合や毎月の給食費の請求を行う場合なども、効率的に管理が行えるようになります。

園児の登園・降園を管理できるか

保育士は自らの勤怠だけでなく、登園する園児達の登園・降園の管理も徹底する必要があります。仮に、「自分の子どもを保育園に預けたつもりでも、実は登園していなかった」といった問題が発生した場合、大きなトラブルにつながる可能性があります。

そのため、勤怠管理システムを選ぶ際は、園児の登園・降園管理にも対応しているかを確認しましょう。職員の勤務状況とあわせて園児の在園状況も管理できれば、業務の効率化やリスク管理の強化につながります。

既存のシステムと連携可能か

現在使用している給与計算システムや、労務管理システムがある場合、それらの既存のシステムと連携可能な勤怠管理システムを選びましょう。新たに勤怠管理システムを導入するだけで、業務の効率化は図れますが、連携機能を使えばさらに効率化を推進できます。

特に、勤務時間が不規則になりがちな保育士の場合は、このような連携機能によって給与計算が楽になり、毎月の作業も大幅にやりやすくなるため、連携可能なシステムがおすすめです。

サポート体制が充実しているか

勤怠管理システムは長期間利用するため、機能や価格だけでなくサポート体制も重要な選定ポイントです。特に保育園では、園長や事務担当者がシステムの管理を兼任することも多く、トラブル発生時にすぐ対応できることが求められます。

例えば、打刻が正常に行えない、シフト設定がうまく反映されない、法改正への対応方法がわからないといった問題が発生することがあります。その際に電話やチャットですぐに相談できるサポート窓口があれば、業務への影響を最小限に抑えられます。

また、導入時の初期設定支援や操作説明会、マニュアルなどのサポートが充実しているシステムであれば、職員への定着も進めやすくなります。さらに、導入後も安定して運用するために、サポート内容や対応時間、問い合わせ方法を事前に確認しておきましょう。

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その他の勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムの選び方には、押さえておくべき重要なポイントと、用途に合わせて検討が必要なポイントがあります。勤怠管理システムは、以下のようなポイントに注目して選ぶのがおすすめです。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の企業規模と合っているか
2. 自社に最適な打刻方法か
3. 必要な機能が搭載されているか

【その他の比較ポイント】

1. 複数言語に対応しているか
2. 担当者・従業員が使いやすいか
3. 料金体系を確認
4. 無料トライアルがあるか

まとめ

勤務体系が複雑な保育業界では、保育士の正確な労働時間を把握することが困難です。しかし、保育士の労働時間、休日出勤や休暇取得状況を把握できていないと、給与を正しく支払えないばかりか、規定を超えた長時間労働で法令違反になる恐れもあります。

昨今、人材不足が問題視されている保育業界では、保育士の労働環境を整えることが離職リスクの低減に有効です。また、労働環境の改善は、仕事のモチベーションや充実度の向上だけでなく、保育の質自体の向上にもつながります。

保育園が抱える課題の解決には、勤怠管理システムの導入がおすすめです。この記事を参考に、課題に合った勤怠管理システムを選び、勤怠管理の効率化や労働環境の改善を目指しましょう。

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