警備業におすすめの勤怠管理システム11選！アプリ対応やシフト管理できる製品も

警備業は直行直帰が多く、タイムカードや電話対応による勤怠管理には課題があります。本記事では警備業の勤怠管理における課題と、勤怠管理システムを導入するメリット・注意点について解説し、おすすめの勤怠管理システムを紹介します。

目次

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1. 勤怠管理システムの始め方
2. 勤怠管理システムおすすめ11選
3. 【比較表】おすすめの警備業向け勤怠管理システム
4. 警備業における勤怠管理の課題とは
5. 警備業向け勤怠管理システム導入時の注意点
6. 勤怠管理システムの選び方
7. 勤怠管理をさらに効率化！関連記事はこちら

勤怠管理システムの始め方

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勤怠管理システムおすすめ11選

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【比較表】おすすめの警備業向け勤怠管理システム

警備業における勤怠管理の課題とは

警備業における勤怠管理は、多くの課題を抱えています。警備員が様々な現場で勤務するため、出勤先の変更や交代勤務への柔軟な対応も求められます。以下、警備業における勤怠管理の課題について解説しています。

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タイムカードによる打刻が難しい

警備業における勤怠管理の課題の1つは、タイムカード打刻導入の難しさです。警備員は主に夜間や交代勤務で働くため、通常の勤務形態とは異なります。そのため、従来のタイムカードシステムでは、正確な出勤や退勤時間を記録することが困難です。

これによって、労働時間の正確な把握や給与計算の精度が低下する可能性があります。それに伴い、適切な労働環境や休息時間の確保が難しく、警備員の健康や労働条件に影響を与える可能性もあります。

管制業務の負担

警備業における勤怠管理の課題の1つは、管理業務にかかる負担です。具体的な負担としては、警備員の出勤状況の確認や勤怠データの集計、シフトの変更や休暇の管理、給与計算などがあります。

これらの業務は人手や時間を要し、ミスや漏れが生じやすい業務です。また、データの保管とセキュリティ管理も大きな負担となります。

コストの負担

警備業における勤怠管理の課題の1つは、コストの負担です。例えば、人材確保に関連するコストが挙げられます。警備会社が適切な勤怠管理を行うためには、経験豊富な管理者や、スタッフを雇用する必要があります。

人材確保・運用にかかる費用は、企業の規模や要件によって異なりますが、適切な予算計画やコスト効率の考慮が重要です。

人材配置が困難

勤務場所や稼働人数が目まぐるしく変わる場合、適切な人材配置が大変困難です。契約先からの希望に応えながら誰をどこに派遣するかを常に考えなければならず、調整業務の負担が非常に大きいです。

また、リアルタイムで誰が派遣可能なのか把握するのが難しく、当日欠勤が発生した際に始業時刻に間に合う代理を見つけるのに時間がかかります。始業時刻に代理を派遣ができない場合、企業としての信頼を失い、今後の取引にも関わります。

休憩が取りにくい

警備業では、勤務場所によっては、適切に休憩を取るのが難しいという課題もあります。会社としては休憩を取るよう指示していても、現場での人員不足や緊急事態の発生などが原因で、休憩時間を確保できないケースもあります。

しかし、決められた休憩を与えないことは法令違反になってしまいます。コンプライアンスを遵守するためにも、休憩を確実に取ってもらえる体制を整えることが重要です。

警備業におすすめの勤怠管理システム11選

従来の勤怠管理方法の問題点

従来の勤怠管理では、ヒューマンエラーやデータの誤りが発生しやすく、正確な勤務時間の把握が難しいです。ここでは、従来の勤怠管理方法の問題点について解説します。

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電話連絡による勤怠管理の場合

従来の勤怠管理方法の1つに、電話連絡による勤怠管理があります。これは、従業員が出勤や退勤の連絡を電話で行う方法です。

電話連絡による勤怠管理では、従業員が個別に連絡をする必要があります。これにより、従業員数が多い場合や、複数の現場に分散している際は、多くの時間と手間がかかるデメリットがあります。また、連絡ミスや確認漏れなどのミスが発生するリスクも高まります。

タイムカードや紙面による勤怠管理の場合

従来の勤怠管理方法の1つに、タイムカードや紙面による勤怠管理があります。しかし、この方法では、従業員による不正打刻や勤怠データの改ざんが発生するリスクがあります。また、出退勤時間を意図的に操作する可能性もあります。

これらの問題点は正確な勤怠管理を妨げるだけでなく、労働時間や給与の適正な計算にも影響を及ぼす可能性があります。

警備業が勤怠管理システムを導入するメリット

警備業において、正確な勤怠管理と効率の向上を実現するためには、警備業向けの勤怠管理システムの活用がおすすめです。ここでは、勤怠管理システムのメリットについて解説します。

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上下番に対応できる

警備業向けの勤怠管理システムのメリットとして、上下番に対応できる点が挙げられます。システム上で事前に設定されたシフトパターンに基づいて、従業員の上下番を自動的に記録し、勤務時間や出勤日数を正確に把握できます。

これにより、管理者は手作業でのシフト表作成や、勤怠データの集計作業をせずに、時間と手間を削減できます。また、従業員も自身の勤務スケジュールを確認できるため、勤務の予定や変更が明確になり、混乱やミスのリスクが低減されます。

スマホ・タブレット打刻が可能

勤怠管理システムでスマホや、タブレットでの打刻が可能になることは、警備業にとって大きなメリットです。従業員は自身のスマホ・タブレットからWebやアプリ経由でいつでもどこでも打刻できるため、柔軟な勤怠管理が実現します。

外出先や現場での勤怠記録が容易になり、勤怠データの正確性が向上します。また、GPS機能を活用することで、従業員の位置情報も記録できます。これにより、勤怠データと位置情報を紐づけて管理できるため、出勤先の確認や勤務地の正確な把握が可能となります。

シフト管理がしやすい

警備業向け勤怠管理システムのメリットの1つに、シフト管理がしやすい点があります。システムでは、スケジュールを作成・編集できるため、柔軟なシフト調整が可能です。人員配置の変更や、代替要員の追加などに迅速に対応できます。

また、従業員は自身のシフト情報をシステムから確認できるため、勤務スケジュールに関する情報共有が円滑に行われます。さらに、勤怠管理システムとの連携により、シフトと勤怠データを一元管理できるため、勤務時間や休暇の管理が正確に行われます。

急な欠勤に迅速な対応ができる

勤怠管理システムはリアルタイムの稼働状況を確認できるため、急な欠勤にも素早く対応できます。クラウドシステムの場合、稼働していない警備員を瞬時に洗い出せるため、代わりに派遣できるかの打診をしやすく、警備時間に穴をあけにくいです。

警備の穴は契約先からの信頼を大きく損なうため、今後の取引を円満に続けていくためにも急なシフト変更への対応のスピード感は重要です。

給与管理の負担が軽減される

警備業向け勤怠管理システムには、給与管理の負担が軽減されるメリットがあります。勤怠管理システムは、正確な勤務時間や残業時間を自動的に計算し、給与計算に反映するため、手作業による給与計算のミスや漏れが少なくなります。

また、法定労働時間や、休日勤務手当などの法律や規則に基づいた計算がシステムで自動的に行われるため、コンプライアンスを確保しやすくなります。さらに、給与明細や勤怠データの一元管理が可能なため、給与計算や給与支払いにかかる時間と手間が削減されます。

警備業におすすめの勤怠管理システム11選

警備業向け勤怠管理システム導入時の注意点

警備業向け勤怠管理システムを導入する際には、いくつか注意点があります。まず、人員配置管理機能が必要です。警備業では、複数の警備員を複数の場所に配置するため、システム上で人員の配置や、交代を管理できる機能が必要です。

また、勤怠管理が可能な地点管理機能も有用です。これにより、複数の現場や施設を効率的に管理し、勤怠データを一元化することができます。さらに、基幹システムや給与計算システムなどの他システムを利用している場合は、連携機能の柔軟さも必要です。

以上の機能を備えた勤怠管理システムを導入することで、警備業の特性に合わせた効果的な勤怠管理が実現できます。

勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ際には、まず勤怠システム導入に対する効果や解決したい自社の課題を明確にしてから、システムを選びましょう。

前提｜勤怠管理に関する自社の課題を整理する

勤怠管理システムを比較する際に、まずは勤怠管理に関する自社の課題を整理しましょう。

一口に勤怠管理システムと言っても「対応している打刻方法」や「機能の柔軟性」「連携できるシステム」などが各社の製品で異なります。

そのため自社の勤怠管理に関する課題を整理することで、必然的に必要な勤怠管理システムの特徴が見えてきます。

提供形態

勤怠管理システムの提供形態は「クラウド（SaaS）型」と「オンプレミス型」の2種類に分けられます。

クラウド型は、インターネット経由でシステムにログインできる勤怠管理システムです。インターネット接続があればどこからでもアクセス可能なため、テレワークにも対応しやすいです。導入コストが低く手軽に始めやすいので、近年主流の勤怠管理システムになっています。

オンプレミス型は自社のサーバーにソフトウェアをインストールして管理する勤怠管理システムです。初期費用や導入コストがかかるものの、セキュリティが高く機能性にも優れているので、長期的に見てコストが安い勤怠管理システムとも言えます。

クラウド型とオンプレミス型がどちらに適しているかは、企業規模や就業形態・予算・セキュリティ対策などによって異なります。基本的に初めて勤怠管理システムを導入するという企業はクラウド型からの運用をおすすめします。

打刻の方法やツール

従業員の勤怠状況に適した打刻方法を採用している対応しているシステムを選ぶことも重要です。例えば、店舗での接客業や工場などは決まった時刻に出社するため、入退室方式の打刻が適しています。

一方、現場への直行直帰が多い場合やリモートワークを導入している場合は、社外での打刻にも対応していることが必須条件となります。スマホなどでログインして出退勤打刻を行うものや、GPS機能を備えたものなどさまざまな打刻方法の中から自社に適したものを選ばなければなりません。

打刻方法が合っていないと正確な勤務状況を記録できず、確認作業や個別対応が発生し労務管理の負担が増えてしまいます。また、打刻の不正にも繋がるため、よく確認してから導入しましょう。

モバイルGPS打刻

モバイルGPS打刻とは、従業員がスマートフォンなどの端末を使って出退勤打刻を行う際、GPSの位置情報を同時に取得できる機能です。出退勤の情報だけでなく、打刻した時点でどこにいたかの情報を記録できるのが特徴です。

外回りなど社外での勤務を行う機会が多いと、実際に何時から勤務を開始しているか把握しにくい場合があります。モバイルGPS打刻機能のあるシステムを使うと、打刻の時点で取引先に到着しているかなどの情報を把握できます。

モバイルGPS打刻は、直行直帰型のサービスや長距離ドライバーなどの勤怠管理が難しいとされてきた業種にも対応できる新たな勤怠管理方法として注目を集めています。一方で、従業員が心理的な負担を感じやすい面もあり、配慮が必要となる場合もあります。

生体認証打刻

生体認証打刻とは、スマートフォンの顔認証や指紋認証と同様に、体の一部を認証に使用して勤怠打刻を行うことです。IDカードやタイムカードのような紛失リスクがなく、他人が代わって打刻を行うなどの不正を防止できます。

瞳の虹彩や網膜に加え、指や掌の静脈で認証を行うものなどさまざまな種類があります。パスワードの入力などに比べて高い認証効果を得られる一方で、従業員側が生体情報を取得されることに抵抗を感じる場合もあります。

ICカード打刻

ICカード打刻とは、専用のカードリーダーとICカードを用いて勤怠打刻を行うシステムです。ICカードをかざすだけで打刻が完了する非接触タイプのものが多く、スムーズに出退勤打刻を行えます。

ICカード打刻はカードを配布するだけで手軽に導入できますが、カードの紛失には注意が必要です。

入退室管理システム連動打刻

入退室管理システム連動打刻とは、入退室の記録と出退勤の打刻を連携できる打刻方法です。出退勤の打刻を行う前後にサービス残業を行うなど、実労働時間と申告内容の乖離を防ぐ効果があります。

入退室管理システムはオフィスの扉などに設置されるものや、扉の施錠・解錠で記録が行われるものなど種類が豊富です。建物や設備の状況によっては取り付けが難しい場合もあるので、事前の確認をおすすめします。

必要な機能とカスタマイズ性

勤怠管理システムによって搭載されている機能は大きく異なります。主な機能としては、以下のようなものが挙げられます。

1. 出勤・退勤の打刻
2. 勤務日数・時間の確認
3. 有給・残業の申請
4. シフト提出

勤怠管理に関する自社の課題を解決してくれる機能があるか、またその機能が就業規則に沿って細かく設定できるのか、必要な機能とカスタマイズ性を確認しましょう。

法改正への対応

勤怠管理システムを導入するには、労働関連の法改正に対応していることも必須の条件となります。常に最新の法改正にアップデートしてくれるシステムなら、超過勤務のルールや残業単価の計算方法などに変更があった場合も自動で対応してくれます。

働き方改革によって勤怠管理に求められる条件が厳しくなり、残業時間の超過によって罰則が課される場合もあります。残業時間超過アラートなどの機能を備えたシステムを選ぶことで、リスクを事前に回避できます。

操作性とサポート体制

勤怠管理システムは使用頻度が高いため、従業員や担当者にとって使いやすいかどうかも重要なポイントです。全く同じ機能を備えていても、表示がわかりにくく打刻を間違えてしまっては管理に負担がかかってしまいます。

出退勤時刻の打刻だけでなく、勤怠データの取り込みやシステム連携などの複雑な操作が簡単にできるかどうかも確認しておきましょう。休暇の申請や残業時間などの確認をスムーズに行えるかどうかもチェックするべき項目です。

また、通常と異なる操作や対応が必要になったとき、サポート体制が充実しているシステムならスムーズに問い合わせできます。万が一の故障や不具合があったとき、どのようなサポートが受けられるのかを事前に確認しておくと安心です。

給与計算など他システムとの連携

勤怠管理システムは給与計算や労務管理システムと連携させることで、更なる効率化に繋がります。

現在利用している他サービスがある場合は、それらのサービスとなるべくスムーズに連携できるものを選びましょう。

システムのセキュリティ

勤怠管理システムは従業員の個人情報を管理します。安全で安定した稼働をするためにも、データ通信の暗号化や自動バックアップの有無など、セキュリティ対策を確認しておきましょう。

無料トライアルがあると操作性を確認しやすい

一度導入した勤怠管理システムを変更する場合、従業員への周知や業務フローの変更など多くの労力がかかります。慎重に導入を進めたいなら、実際のシステムをお試しで利用できる無料トライアルがおすすめです。

無料トライアルの期間はシステムによって異なりますが、1ヶ月や2ヶ月などのものを選ぶと月次の処理を一通り体験できます。トライアル期間の長さにも注目して選んでみましょう。

警備業におすすめの勤怠管理システム11選

まとめ

警備業における勤怠管理の課題として、タイムカードや電話連絡では不正打刻やデータの改ざんが起こりやすく、管理業務やコストの負担も大きい点があります。そこで、勤怠管理システムの導入には大きなメリットがあります。

勤怠管理システムは、シフト管理や給与計算の負担軽減、また、人員配置の最適化など警備業特有のニーズにも対応できます。勤怠管理システムの導入により、業務効率と管理の正確性が向上し、スムーズな業務運営が実現できます。

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