コールセンターにおすすめの勤怠管理システム11選を比較！従業員の労働管理や勤怠改善に
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- コールセンターは24時間体制がほとんどで勤務形態が複数あり、勤怠管理が複雑
- 勤怠管理システム導入のメリットは、多様な雇用形態や勤務形態に対応できること
- 勤怠管理システムを選ぶ際は、基幹システムや給与管理システムと連携できるか確認する
コールセンターは24時間体制で稼働していることが多く、正社員・アルバイト・パートのような複数の雇用形態、早番・遅番・コアタイムといったさまざまな勤務形態により、勤怠管理が煩雑になりがちです。本記事では、コールセンターでの勤怠管理システムの選び方やメリットを解説します。
コールセンター向け勤怠管理システム11選を今すぐ見る！
目次
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コールセンターの勤怠管理の課題
コールセンターにおける勤怠管理には、いくつかの課題が存在します。コールセンターでの効果的な勤怠管理を実現するためには、適切なシステムの選定と運用ルールの策定が重要です。ここでは、コールセンターにおける勤怠管理の課題について解説します。
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コールセンターの勤怠管理の課題
雇用形態や勤務形態が多数あり管理が複雑
コールセンターでの勤怠管理における課題の1つは、多様な雇用形態や勤務形態が存在し、その管理が複雑化することです。例えば、正社員・契約社員・パートタイムスタッフ・アルバイトなどの異なる雇用形態があります。
また、早番・遅番・コアタイムなどの勤務形態もあり、これらの異なる雇用形態や勤務形態により、勤務時間・休日の管理が煩雑になります。さらに、一人ひとりのシフト調整や勤務時間の記録、残業時間の管理など、個別での対応も必要です。
シフト作成の工数が多い
コールセンターでは、雇用形態や勤務形態によってシフトを作成する必要があり、それぞれのスタッフの希望と制約を考慮しなければなりません。雇用形態ごとに勤怠ルールが異なることもあり、勤務形態もさまざまです。
各スタッフの希望を反映させるには多くの手間と時間がかかり、シフト作成の工数が多いです。
シフト作成の課題
コールセンターのシフト作成に関する課題は多岐にわたります。代表的な課題をまとめると以下のとおりです。
- 繁忙期・閑散期が予測しにくい
- オペレーターが少ないと問い合わせ対応が間に合わず、多いと人件費の無駄になる
- 座席表を毎日作らなければならない
- シフト漏れが起きやすく、従業員の離職が多い
コールセンターは扱っている商材や受付内容によって繁忙期・閑散期の時期が大きく異なり、最適な人材配置が難しいです。必要以上のオペレーターを配置して人件費を無駄にすることも多く、結果的に運営が厳しくなる可能性があります。
リアルタイムな勤務状況の把握が難しい
コールセンターの勤怠管理では、リアルタイムでの勤務状況の把握が難しいです。派遣社員のシフト管理は派遣会社と連携しているため、オペレーター全員の勤務状況を把握するのが困難といえます。
また、月末の集計が完了するまで正確な勤務状況を把握できず、残業時間の管理が難しいことも課題です。
コールセンター向け勤怠管理システムおすすめ11選
勤怠管理ソフトの多くは、資料請求をすることで運用を開始できます。これは公式サイトから検討した場合も同様です。
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ここがおすすめ！
- 初期設定から定着まで電話・チャット・WEBなどでサポート
- 24時間365日お問い合わせ可能
- スマホアプリ対応で場所を問わず簡単に打刻ができる
- 月末の締め日に見直すだけで簡単に勤怠管理ができる
- 個人だけでなくチーム全体の勤怠管理ができる
ここが少し気になる…
- スマホアプリだと申請や修正画面がわかりにくい
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打刻忘れや申請漏れに対するアラート機能があるため、従業員自身が気づきやすくなり、修正依頼が減少しました。管理側の確認作業も楽になり、ミスが少なくなったのを実感しています。
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別のアプリでは、紙で申請するものもあったが、ジンジャーは申請の種類が多く、打刻関連だけでなく、休暇申請や交通費の申請まで、いろいろな申請ができ、社外でも好きなときに申請ができて、とてもよかった。
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ジンジャー導入で、紙やエクセル管理に伴う打刻漏れや集計ミスを撲滅し、申請フローの停滞を解消できました。 スマホ打刻で外出先からの勤怠記録も漏れず、リアルタイムな勤怠可視化で残業超過や不正申告を防止できました。 多言語対応や柔軟な承認ルール設定でグローバル運用にも対応するなど、メリットは多岐にわたるなと思います。（当社はグローバル運用ではないですが…）
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ここがおすすめ！
- 小規模法人や中小企業向けのシンプルな機能を不自由なく使える
- 1時間1分単位での時間休取得が可能
- GPSの勤怠管理に対応し直行直帰やテレワークでの打刻にも
- 給与計算もできるfreee人事労務と連携することで人事労務全般がカバーできる
ここが少し気になる…
- 低コストで導入できるが初期設定に手間がかかる
- 連携できるサービスが少ない
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シフト管理やリモートワークの勤怠確認が簡潔なため、簡単に確認できる。よって勤怠集計の手間を大幅に削減できた。 給与計算システムとの自動連携で入力ミスを防止できる。 法改正への自動対応でコンプライアンス強化に役立っている。 リアルタイム打刻で勤務状況を誤魔化されることなく即時把握可能。
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スマホからもアクセスできるようになったので、打刻機に不具合が生じた際のユーザーサポートが楽になると思います。
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会計freeeと連携することにより、勤怠管理から給与計算、人事管理まで1本化することができた。もともと会計ソフトでfreeeを使用していたので、インターフェイスや使用感にも抵抗感なく使用を開始することができた。すでになにかしらのシステムでfreeeを導入していると互換性の面でメリットが大きい。
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 ジンジャー勤怠と比較する | KING OF TIMEと比較する | ジョブカン勤怠管理と比較する |
IEYASU株式会社
HRMOS勤怠 by IEYASU
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- 初期費用や月額料金が安く、30名以下であれば無料で使える
- 日々の勤怠管理だけでなく給与明細や賞与なども一括管理できる
- シンプルなUIでわかりやすく複雑な部分がない
- メモ欄があるため、休暇理由やテレワーク勤務など管理者側に伝えやすい
ここが少し気になる…
- 各種申請後の通知や打刻漏れ等の通知機能がない
- 法改正に対しての機能が少ない
- 有給・休暇関係は一部有料プランになる
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勤怠のDX化と運用の平準化、システムメンテナンスの工数カット
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現場仕事で個人にPCが与えられていないので、PCログを使った勤怠管理が出来ないことが課題でした。しかし、このシステムではアプリに時刻が表示されており、あらかじめ発行されたQRコードを自分のスマートフォンを使って読み込むことでその時刻が勤怠として登録されることから、勤怠管理を解決することができました。
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slackで連携することで、外出先で打刻申請していることをグループの別の人にも確認してもらえる
株式会社ネオレックス
キンタイミライ（旧：バイバイタイムカード）
株式会社デジジャパン
Touch On Time
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ここがおすすめ！
- スマホやPC・ICカード・指紋認証等で簡単に打刻ができる
- 画面がシンプルで操作が簡単にできる
- サポートやオペレーターの対応が丁寧
ここが少し気になる…
- 各種申請後の通知や打刻漏れ等の通知機能がない
- 打刻ミスの修正は管理者側で行う必要がある
- 特殊な勤務形態の場合設定が複雑
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システム導入前に行っていた集計作業などの工数がかなり削減した。導入前、有給管理はgoogleのスプレッドシートで管理しており、付与される者へ個別へ案内し、取得する者がいれば取得日を対象者のシートへの入力を行っていたが、それぞれすべてシステム上で本人が管理することができ、管理側の負担が軽減された。
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まずは、紙で行っていた勤怠管理をサーバー上で出来るようになり、総務での集計が無くなった。月初の仕事が減りました。 以前は有給を取る際に、紙に書いて上司に印鑑をもらい総務に申請する形を取っていたがTouch On Timeを導入してからはパソコンで、すぐに申請が出来るので手間が省けるようになりとても楽です。
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１ヶ月丸ごと（4月、5月など）で出勤退勤欠勤などが一覧として見れるのがとてもいい。 申請中のものも分かりやすく記載されるので、二重申請も起きないのはメリット
株式会社ヒューマンテクノロジーズ
KING OF TIME
ここがおすすめ！
- 20種類の豊富な打刻方法と5カ国の言語・タイムゾーン対応で就業形態を問わず使える
- シンプルなUIと機能性で従業員への教育コストがかからない
- アラート機能や自動通知機能で労基法違反を防げる
- 残業などの時間外労働や休日勤務の把握がしやすい
- サポート体制やサービスが手厚く、企業や担当者に合わせたサポート体制を作れる
ここが少し気になる…
- 起動の速さや操作性はPCのスペックに左右される
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スプレッドシートでの勤怠管理に伴うミスや集計・確認作業の負担を削減できました。特にリアルタイムで見えることで働き方の是正、ひいては固定残業を超える社員の人数を削減でき、人件費削減にもつながりました。シフトで働くビジネスモデルなので、シフト調整なども楽になったのはよかったです。
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労働法の改正や36協定の管理にもすぐに対応し、自動でアラートを出す機能もあり、法令順守をしてくれてとても有難い。また電話・メールサポートのほか、チャットサポートやマニュアルも充実しているので、導入前後の不安も少ないのも良い点でした。
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今までカードタッチによる打刻収集が主だったが、対応できな部署は紙ベースで集計していた。多様な勤務形態と勤務場所によって、打刻集計を変えることができ、その種類が豊富。法令順守を考えた集計も出来、外部の給与・人事システムとも連携がしやすく、人事・給与・勤怠業務全体の工数を削減することが出来た。
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ジンジャー勤怠と比較する |  freee勤怠管理Plusと比較する |
ここがおすすめ！
- 機能に応じて3種類のプランから選べ、テレワークやシフト・工数管理まで対応している
- 自社にあった就業条件を踏まえて設定してくれる「初期設定サポート」がある
ここが少し気になる…
- シフトや工程管理まで使いたい場合は400円と割高になる
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稟議の差し戻し等がスムーズに行えるため、社内決裁が滑らかに進むようになったと感じています。例えば稟議にコメントを入れる際、自動で申請者等に通知をする昨日もあるため、メールやチャットを送る手間が省けて良いかと思います。また、現在誰が稟議を確認しているかどの承認段階なのか一目でわかる画面構成のため、把握がしやすく業務が円滑に進んでいると感じています。
株式会社DONUTS
ジョブカン勤怠管理
ここがおすすめ！
- プランが豊富で「出勤管理・シフト管理・休暇申請管理・工数管理」の4つの機能から組み合わせて選べるカスタマイズ性の高さ
- 「工数管理機能」を備えており、自社にあった納期の把握と共有の簡素化ができる
- Slack対応で打刻と合わせて始業や就業のタイミングを把握できる
- 医療機関の業種に特化した打刻方法を搭載
ここが少し気になる…
- 打刻ミスの修正は管理者側で行う必要がある
- シフト変更の管理が難しい
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タイムカードやPCでしか打刻できなかったサービスと比べ、スマートフォンからでも打刻できる為、休憩や退勤の打刻漏れの数が減り、管理者が修正する労力が減りました。また、スタッフがスマートフォンから自身の打刻エラーも確認できるため管理者に修正依頼をかけることができるため管理側の確認頻度も減らすことができました。
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導入前は、手作業による集計ミスや、休暇申請・承認の遅延などが課題でしたが、ジョブカン勤怠管理の導入により、これらの業務が大幅に効率化されました。打刻漏れや不正打刻の抑制にもつながり、勤怠データの正確性が向上しました。また、多様なレポート機能により、勤怠状況の分析や労務管理にも役立っています。
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時間は分単位で確認ができるし有休消化の残り日数もすぐに確認ができる。直接は言いにくい有給申請もジョブカンを通して申請が出来るので面倒な手間がいらないのは魅力的。総労働時間もすぐに確認ができるのでどれだけ働いたかがすぐにわかる。
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ジンジャー勤怠と比較する |  freee勤怠管理と比較する |
株式会社バルテック
MOT勤怠管理
ここがおすすめ！
- 外出先でも時間外勤務や有給申請はチャットで確認・決済が行える
- 介護や作業員にも便利な「複数打刻」に対応
- ブラウザチャットに対応しているため急な欠勤や提出依頼が簡略化できる
ここが少し気になる…
- 初期費用30,000円がかかるため、ある程度予算が必要
コールセンターにおすすめの勤怠管理システム比較一覧表
| 他システム連携機能 | サポート体制 | 無料トライアル | ||
| コールセンター向け勤怠管理システム |  |  |  | |
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コールセンター向け勤怠管理システムのメリット
コールセンターでの勤怠管理システムの導入にはさまざまなメリットがあります。システムを導入することで、正確かつ効率的な勤怠管理を実現できます。ここでは、システムを導入するメリットについて解説します。
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コールセンター向け勤怠管理システムのメリット
正確な勤務時間のリアルタイムな把握
勤怠管理システムを導入すると、正確な勤務時間のリアルタイムな把握が可能です。システム上では、スタッフの出勤や退勤時間、休憩時間などが自動的に記録され、管理者はリアルタイムでそれらの情報を把握することができます。
この機能により、従業員の勤務時間が正確に記録されるため、適切な労働時間や休憩時間の管理が可能となります。
多様な雇用形態への対応
勤怠管理システムの導入により、多様な雇用形態に対応できます。例えば、正社員・パートタイマー・派遣社員など、さまざまな雇用形態のスタッフが混在している場合でも、システム上で雇用形態に合わせた勤務パターンや契約条件が設定可能です。
また、各雇用形態に適用される労働基準法や労働契約の要件をシステム上で設定すれば、自動的に適用されるため、法令遵守がより正確に行われます。
勤務パターンの柔軟な設定
早番・遅番・コアタイムなど、異なる勤務形態を採用している場合でも、勤怠管理システムでそれぞれの勤務パターンを柔軟に設定できます。また、勤務形態ごとの残業手当や休日勤務手当の計算、法定休日の設定などが正確に行われ、報酬の適正な管理も実現します。
シフト作成の工数削減
コールセンターやコンタクトセンターでは、WFM（Workforce Management）という人材配置を最適化するマネジメント手法が広く活用されています。勤怠管理システムの中にはWFMの運用を支援する機能を備えたものもあり、シフト作成業務の効率化が可能です。
WFMでは、入電数の予測やオペレーターのスキル、勤務条件などを考慮しながら、必要な人員を適切に配置します。WFMを支援するシステムでは、過去の実績データや需要予測をもとにシフト作成をサポートできるため、管理者の負担軽減につながります。
人員の過不足を抑えながら運営できることにより、サービス品質の維持と労務管理の適性かを両立しやすくなる点もメリットです。
シフト変更の対応漏れを防止
シフト変更をシステムで申請できるため、対応漏れの防止につながります。紙での申請は従業員を多く抱えているコールセンターほど、対応漏れが常習化しているケースが少なくありません。
また、メールでの申請は上長がメールを見ただけで対応し忘れる可能性もあります。対応漏れはスタッフの離職につながるため、確実に対応できる勤怠管理システムでのシフト管理により、スタッフの定着を図れます。
企業に合った打刻方法を選べる
勤怠管理システムでは、企業に合った打刻方法を選べるものがほとんどです。具体的な例として、PCやICカードなどが挙げられます。PCを利用する場合はデスクでの作業との連携がスムーズに行え、ICカードを使用する場合は迅速で正確な打刻が可能です。
企業によって異なる業務環境やニーズに合わせて適切な打刻方法を選ぶことで、正確な勤怠データの収集が可能になります。
給与計算の効率化
勤怠管理システムと給与管理システムを連携させることで、従業員の勤務時間や休暇情報が自動的に給与計算システムに反映されます。これにより、手動でのデータ入力や計算作業が不要となり、人為的なミスや時間の浪費を防ぐことが可能です。
コールセンター向け勤怠管理システムの選定ポイント
コールセンター向けの勤怠管理システムを選ぶ際は、打刻機能だけでなく、シフト管理や他システムとの連携機能なども確認することが重要です。オペレーターの勤務状況を効率的に管理できるシステムを選ぶことで、管理者の負担軽減や労務管理の適正化につながります。
シフト管理機能・フレックスタイムに対応しているか
コールセンターでは多数のオペレーターを管理する必要があるため、シフト管理機能が欠かせません。シフト希望の提出依頼や未提出者へのリマインド通知ができるシステムであれば、管理業務を効率化できます。
また、早朝・深夜など変則的な勤務に対応するため、フレックスタイム制や複数の勤務パターンに対応しているかも大事です。勤務形態に応じて労働時間を自動集計できるシステムなら、集計ミスの防止にもつながります。
給与計算システムやCRMと連携できるか
勤怠データを給与計算システムやCRMと連携できるシステムであれば、データの二重入力を防ぎつつ管理業務を効率化できます。特に、オペレーター数が多いコールセンターでは、入力ミスの削減や給与計算業務の負担軽減につながります。
さらに、リアルタイムで勤怠状況を確認できるシステムであれば、急な欠勤や遅刻にも迅速に対応でき、人員配置の最適化と労務管理の強化にも役立ちます。くスタッフがいる場合は、フレックスタイム制に対応したシステムの方が管理が容易です。
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コールセンターが勤怠管理システムを導入する際の注意点
コールセンターで勤怠管理システムを導入する際は、いくつかの注意点を考慮し、それぞれの特性や要件に沿った勤怠管理システムを検討しましょう。ここでは、システムを導入する際の注意点を解説します。
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コールセンター向け勤怠管理システムの注意点
管理者や従業員への研修が必要
勤怠管理システムを導入する際には、管理者や従業員への研修が必要です。システムの操作方法やデータ入力の手順、報告書の作成などを正確に理解し、適切に活用するためには研修が欠かせません。
研修を通じてシステムの機能や利点を説明し、実際の業務にどのように活かせるかを具体的に示すことで、従業員の理解度と操作スキルの向上が見込めます。
また、管理者にはシステムの運用方法やレポートの解析方法などのトレーニングを行い、正確なデータ管理と効果的な業績分析が行えるようにする必要があります。研修を通じてシステムの活用能力を高め、スムーズな運用とデータの有効活用につなげるのが重要です。
操作が難しいものや多機能すぎるものは注意
勤怠管理システムは、操作が難しいものや多機能すぎるものに注意しましょう。操作が複雑で使い方の理解に時間や手間がかかると、従業員の負担が増えるだけでなく、正確なデータ入力・業務の効率化が難しくなる可能性があります。
特に、過度に多機能なシステムは必要のない機能が混在し、使い勝手が悪くなるケースが多いです。適切なシステムを選定し、操作が直感的で使いやすいシンプルなインターフェースを持つ勤怠管理システムを選びましょう。
システム連携は別途料金が発生する場合がある
コールセンターで勤怠管理システムを導入する場合、システム連携において追加料金が発生する場合があります。例えば、給与管理システムやCRMシステムとの連携を希望する場合、別途費用がかかるでしょう。
システム連携によって得られるメリットは大きいですが、追加機能や連携オプションには費用が発生する場合があるので、事前に確認しておきましょう。
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その他の勤怠管理システムの選び方
勤怠管理システムを選ぶ際には「重要なポイント3つ」「その他の比較ポイント」に注目して、導入を検討するのがおすすめです。各ポイントを踏まえて自社に最適な勤怠管理システムを選び、勤怠管理の正確性と効率性を向上させましょう。
【重要なポイント3つ】
- 自社の企業規模・勤務形態と合っているか
- 自社に最適な打刻方法か
- 必要な機能が搭載されているか
【その他の比較ポイント】
- 複数言語に対応しているか
- 担当者・従業員が使いやすいか
- 料金体系を確認
- サポート体制が充実しているか
- 無料トライアルがあるか
- 給与管理システムと連携できるか
まとめ
近年はコールセンターでの雇用形態の多様性により、勤怠の集計作業やシフト作成が負担となっている企業が多いでしょう。そのような場合には、勤怠管理システムの導入がおすすめです。
勤怠管理システムを活用することで、雇用形態の異なるスタッフや複雑なシフトパターンに対応できます。集計作業やシフト作成の効率化に加え、正確な勤務時間の把握と給与計算の効率化にも期待できます。
勤怠管理システムの導入により、コールセンターの業務効率を向上させ、従業員と企業の両方にメリットをもたらしましょう。
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編集部
この記事の編集者
ビジネスコンシェルジュ編集部
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