コールセンターにおすすめの勤怠管理システム10選を比較！従業員の労働管理や勤怠改善に

コールセンターは24時間体制で稼働していることが多く、正社員・アルバイト・パートのような複数の雇用形態、早番・遅番・コアタイムといったさまざまな勤務形態により、勤怠管理が煩雑になりがちです。本記事では、コールセンターでの勤怠管理システムの選び方やメリットを解説します。

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目次

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1. コールセンターの勤怠管理の課題
2. コールセンター向け勤怠管理システムおすすめ10選
3. コールセンターにおすすめの勤怠管理システム比較一覧表
4. コールセンター向け勤怠管理システムのメリット
5. コールセンター向け勤怠管理システムの選定ポイント
6. コールセンターが勤怠管理システムを導入する際の注意点
7. その他の勤怠管理システムの選び方
8. まとめ
9. 勤怠管理をさらに効率化！関連記事はこちら

コールセンターの勤怠管理の課題

コールセンターにおける勤怠管理には、いくつかの課題が存在します。コールセンターでの効果的な勤怠管理を実現するためには、適切なシステムの選定と運用ルールの策定が重要です。ここでは、コールセンターにおける勤怠管理の課題について解説します。

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雇用形態や勤務形態が多数あり管理が複雑

コールセンターでの勤怠管理における課題の1つは、多様な雇用形態や勤務形態が存在し、その管理が複雑化することです。例えば、正社員・契約社員・パートタイムスタッフ・アルバイトなどの異なる雇用形態があります。

また、早番・遅番・コアタイムなどの勤務形態もあり、これらの異なる雇用形態や勤務形態により、勤務時間・休日の管理が煩雑になります。さらに、一人ひとりのシフト調整や勤務時間の記録、残業時間の管理など、個別での対応も必要です。

シフト作成の工数が多い

コールセンターでは、雇用形態や勤務形態によってシフトを作成する必要があり、それぞれのスタッフの希望と制約を考慮しなければなりません。雇用形態ごとに勤怠ルールが異なることもあり、勤務形態もさまざまです。

各スタッフの希望を反映させるには多くの手間と時間がかかり、シフト作成の工数が多いです。

シフト作成の課題

コールセンターのシフト作成に関する課題は多岐にわたります。代表的な課題をまとめると以下のとおりです。

1. 繁忙期・閑散期が予測しにくい
2. オペレーターが少ないと問い合わせ対応が間に合わず、多いと人件費の無駄になる
3. 座席表を毎日作らなければならない
4. シフト漏れが起きやすく、従業員の離職が多い

コールセンターは扱っている商材や受付内容によって繁忙期・閑散期の時期が大きく異なり、最適な人材配置が難しいです。必要以上のオペレーターを配置して人件費を無駄にすることも多く、結果的に運営が厳しくなる可能性があります。

リアルタイムな勤務状況の把握が難しい

コールセンターの勤怠管理では、リアルタイムでの勤務状況の把握が難しいです。派遣社員のシフト管理は派遣会社と連携しているため、オペレーター全員の勤務状況を把握するのが困難といえます。

また、月末の集計が完了するまで正確な勤務状況を把握できず、残業時間の管理が難しいことも課題です。

コールセンター向け勤怠管理システムおすすめ10選

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コールセンターにおすすめの勤怠管理システム比較一覧表

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コールセンター向け勤怠管理システムのメリット

コールセンターでの勤怠管理システムの導入にはさまざまなメリットがあります。システムを導入することで、正確かつ効率的な勤怠管理を実現できます。ここでは、システムを導入するメリットについて解説します。

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正確な勤務時間のリアルタイムな把握

勤怠管理システムを導入すると、正確な勤務時間のリアルタイムな把握が可能です。システム上では、スタッフの出勤や退勤時間、休憩時間などが自動的に記録され、管理者はリアルタイムでそれらの情報を把握することができます。

この機能により、従業員の勤務時間が正確に記録されるため、適切な労働時間や休憩時間の管理が可能となります。

多様な雇用形態への対応

勤怠管理システムの導入により、多様な雇用形態に対応できます。例えば、正社員・パートタイマー・派遣社員など、さまざまな雇用形態のスタッフが混在している場合でも、システム上で雇用形態に合わせた勤務パターンや契約条件が設定可能です。

また、各雇用形態に適用される労働基準法や労働契約の要件をシステム上で設定すれば、自動的に適用されるため、法令遵守がより正確に行われます。

参考：労働基準法｜e-Gov法令検索

勤務パターンの柔軟な設定

早番・遅番・コアタイムなど、異なる勤務形態を採用している場合でも、勤怠管理システムでそれぞれの勤務パターンを柔軟に設定できます。また、勤務形態ごとの残業手当や休日勤務手当の計算、法定休日の設定などが正確に行われ、報酬の適正な管理も実現します。

シフト作成の工数削減

コールセンターやコンタクトセンターでは、WFM（Workforce Management）という人材配置を最適化するマネジメント手法が広く活用されています。勤怠管理システムの中にはWFMの運用を支援する機能を備えたものもあり、シフト作成業務の効率化が可能です。

WFMでは、入電数の予測やオペレーターのスキル、勤務条件などを考慮しながら、必要な人員を適切に配置します。WFMを支援するシステムでは、過去の実績データや需要予測をもとにシフト作成をサポートできるため、管理者の負担軽減につながります。

人員の過不足を抑えながら運営できることにより、サービス品質の維持と労務管理の適性かを両立しやすくなる点もメリットです。

シフト変更の対応漏れを防止

シフト変更をシステムで申請できるため、対応漏れの防止につながります。紙での申請は従業員を多く抱えているコールセンターほど、対応漏れが常習化しているケースが少なくありません。

また、メールでの申請は上長がメールを見ただけで対応し忘れる可能性もあります。対応漏れはスタッフの離職につながるため、確実に対応できる勤怠管理システムでのシフト管理により、スタッフの定着を図れます。

企業に合った打刻方法を選べる

勤怠管理システムでは、企業に合った打刻方法を選べるものがほとんどです。具体的な例として、PCやICカードなどが挙げられます。PCを利用する場合はデスクでの作業との連携がスムーズに行え、ICカードを使用する場合は迅速で正確な打刻が可能です。

企業によって異なる業務環境やニーズに合わせて適切な打刻方法を選ぶことで、正確な勤怠データの収集が可能になります。

給与計算の効率化

勤怠管理システムと給与管理システムを連携させることで、従業員の勤務時間や休暇情報が自動的に給与計算システムに反映されます。これにより、手動でのデータ入力や計算作業が不要となり、人為的なミスや時間の浪費を防ぐことが可能です。

コールセンター向け勤怠管理システムの選定ポイント

コールセンター向けの勤怠管理システムを選ぶ際は、打刻機能だけでなく、シフト管理や他システムとの連携機能なども確認することが重要です。オペレーターの勤務状況を効率的に管理できるシステムを選ぶことで、管理者の負担軽減や労務管理の適正化につながります。

シフト管理機能・フレックスタイムに対応しているか

コールセンターでは多数のオペレーターを管理する必要があるため、シフト管理機能が欠かせません。シフト希望の提出依頼や未提出者へのリマインド通知ができるシステムであれば、管理業務を効率化できます。

また、早朝・深夜など変則的な勤務に対応するため、フレックスタイム制や複数の勤務パターンに対応しているかも大事です。勤務形態に応じて労働時間を自動集計できるシステムなら、集計ミスの防止にもつながります。

給与計算システムやCRMと連携できるか

勤怠データを給与計算システムやCRMと連携できるシステムであれば、データの二重入力を防ぎつつ管理業務を効率化できます。特に、オペレーター数が多いコールセンターでは、入力ミスの削減や給与計算業務の負担軽減につながります。

さらに、リアルタイムで勤怠状況を確認できるシステムであれば、急な欠勤や遅刻にも迅速に対応でき、人員配置の最適化と労務管理の強化にも役立ちます。くスタッフがいる場合は、フレックスタイム制に対応したシステムの方が管理が容易です。

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コールセンターが勤怠管理システムを導入する際の注意点

コールセンターで勤怠管理システムを導入する際は、いくつかの注意点を考慮し、それぞれの特性や要件に沿った勤怠管理システムを検討しましょう。ここでは、システムを導入する際の注意点を解説します。

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管理者や従業員への研修が必要

勤怠管理システムを導入する際には、管理者や従業員への研修が必要です。システムの操作方法やデータ入力の手順、報告書の作成などを正確に理解し、適切に活用するためには研修が欠かせません。

研修を通じてシステムの機能や利点を説明し、実際の業務にどのように活かせるかを具体的に示すことで、従業員の理解度と操作スキルの向上が見込めます。

また、管理者にはシステムの運用方法やレポートの解析方法などのトレーニングを行い、正確なデータ管理と効果的な業績分析が行えるようにする必要があります。研修を通じてシステムの活用能力を高め、スムーズな運用とデータの有効活用につなげるのが重要です。

操作が難しいものや多機能すぎるものは注意

勤怠管理システムは、操作が難しいものや多機能すぎるものに注意しましょう。操作が複雑で使い方の理解に時間や手間がかかると、従業員の負担が増えるだけでなく、正確なデータ入力・業務の効率化が難しくなる可能性があります。

特に、過度に多機能なシステムは必要のない機能が混在し、使い勝手が悪くなるケースが多いです。適切なシステムを選定し、操作が直感的で使いやすいシンプルなインターフェースを持つ勤怠管理システムを選びましょう。

システム連携は別途料金が発生する場合がある

コールセンターで勤怠管理システムを導入する場合、システム連携において追加料金が発生する場合があります。例えば、給与管理システムやCRMシステムとの連携を希望する場合、別途費用がかかるでしょう。

システム連携によって得られるメリットは大きいですが、追加機能や連携オプションには費用が発生する場合があるので、事前に確認しておきましょう。

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その他の勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ際には「重要なポイント3つ」「その他の比較ポイント」に注目して、導入を検討するのがおすすめです。各ポイントを踏まえて自社に最適な勤怠管理システムを選び、勤怠管理の正確性と効率性を向上させましょう。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の企業規模・勤務形態と合っているか
2. 自社に最適な打刻方法か
3. 必要な機能が搭載されているか

【その他の比較ポイント】

1. 複数言語に対応しているか
2. 担当者・従業員が使いやすいか
3. 料金体系を確認
4. サポート体制が充実しているか
5. 無料トライアルがあるか
6. 給与管理システムと連携できるか

まとめ

近年はコールセンターでの雇用形態の多様性により、勤怠の集計作業やシフト作成が負担となっている企業が多いでしょう。そのような場合には、勤怠管理システムの導入がおすすめです。

勤怠管理システムを活用することで、雇用形態の異なるスタッフや複雑なシフトパターンに対応できます。集計作業やシフト作成の効率化に加え、正確な勤務時間の把握と給与計算の効率化にも期待できます。

勤怠管理システムの導入により、コールセンターの業務効率を向上させ、従業員と企業の両方にメリットをもたらしましょう。

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