サービス業界向け勤怠管理システムおすすめ8選を比較！選び方や無料で使えるシステムも

サービス業での勤怠管理の課題として、正社員・派遣社員・アルバイトと雇用形態が多く、早番・遅番など勤務形態も様々で、勤怠管理が複雑化する点が挙げられます。本記事では、サービス業での勤怠管理の課題を解決できる、勤怠管理システムの選び方やメリットを解説します。

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目次

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1. サービス業界の勤怠管理の課題
2. サービス業界向け勤怠管理システムおすすめ8選
3. サービス業界向け勤怠管理システムおすすめ比較一覧表
4. サービス業界で勤怠管理システムを導入するメリット
5. サービス業界で勤怠管理システムを選ぶポイント
6. サービス業界で勤怠管理システムを導入する際の注意点
7. その他の勤怠管理システムの選び方
8. まとめ
9. 勤怠管理をさらに効率化！関連記事はこちら

サービス業界の勤怠管理の課題

飲食業などのサービス業の勤怠管理は、紙の出勤簿やタイムカードによる打刻、Excel（エクセル）での管理が一般的です。これらの勤怠管理にはいくつかの課題があります。ここでは、サービス業における勤怠管理の課題について解説します。

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勤務時間の集計が煩雑

飲食店やサービス業における勤怠管理の課題の一つとして挙げられるのが、勤務時間の集計の煩雑さです。特に複数店舗を運営している場合、各店舗での勤務時間の集計が煩雑になります。

集計作業が煩雑になると、給与計算の遅延や計算ミスにつながるだけでなく、従業員の労働時間を適切に把握することも難しくなります。ひいては、給与計算の遅延や不正確さ、労働時間の適切な管理が困難になるといった問題が生じることがあります。

シフト表作成の負担が大きい

飲食店やサービス業における勤怠管理では、シフト表作成の負担の大きさも課題です。シフト表は、各スタッフの希望や制約、勤務時間のバランスを考えながら作成する必要があります。

そのため、従業員数が多い店舗や複数店舗を運営している企業では、シフト作成に多くの時間と労力を要します。また、急な欠勤やシフト変更が発生した場合は、その都度調整が必要です。

繁忙期や人手不足の状況では調整作業がさらに複雑になり、管理者の大きな負担となることも少なくありません。

シフトと売上のバランス

シフトと売上のバランスを取ることは、飲食店などのサービス業における重要な課題です。スタッフ数と需要のバランスを考慮し、適切なスタッフ数を配置することで、サービスの質や待ち時間改善につながります。

また、忙しい時間帯と閑散期のバランスを考え、ピーク時にはスタッフを十分に配置して、サービスを提供する必要があります。しかし、このバランスを取ることは難しく、無駄なコストや労力の発生につながる可能性があります。

法令遵守・法改正への対応

飲食店やサービス業における勤怠管理の課題として、法令遵守や法改正への対応は必須です。労働基準法の改正により、労働時間や休日の取得など、労働条件に関する規制が強化されました。

そのため、勤怠管理では、労働時間の正確な集計や適切な休日の確保が求められます。また、働き方改革の推進により、労働環境の改善や従業員の健康確保が重視されています。勤怠管理においても、社内規定を適切に適用し、労働基準法を順守する必要があります。

このように法改正の内容を把握し、労働条件や労働時間の集計に反映させることは、法令遵守のためにも重要です。労働条件や労働環境の改善に取り組むことで、従業員のモチベーション向上や生産性の向上にもつながるでしょう。

参考：労働基準法 | e-Gov法令検索

参考：労働安全衛生法 | e-Gov法令検索

参考：「働き方改革」の実現に向けて｜厚生労働省

タイムカードがないのは違法か

サービス業においては、タイムカードを使用せずに従業員の勤怠管理をしているケースもあります。特に個人経営の飲食店では、タイムカードを設置していないことが比較的多いです。

タイムカードがなくても、それ以外の方法で適切に管理していれば違法ではありません。

しかし、タイムカードがないと正確な労働時間を把握しづらくなるだけでなく、万が一管理ができていないとみなされた場合は違法になります。

したがって、タイムカードや勤怠管理システムを使った労働時間の管理は大変重要です。また、紙のタイムカードでは改ざんも容易であるため、雇用側・労働者側双方を法的に守るためにも、勤怠管理システムの導入が推奨されます。

不正打刻が起こりやすい

サービス業では、パートやアルバイトなど多様な雇用形態のスタッフが働いており、勤務時間の管理が複雑になりやすい傾向があります。そのため、実際の勤務時間と異なる打刻が行われたり、代理打刻が発生したりするリスクがあります。

また、サービス残業を行いながら正しく申告しないケースもあり、実際の労働時間を正確に把握できないことも課題です。こうした状況は、給与計算の誤りや長時間労働の見落としにつながる可能性があります。

特に紙の出勤簿やタイムカードなどを利用した勤怠管理では、勤務実態を客観的に確認しにくいため、不正打刻や申告漏れを防止することが難しくなります。その結果、適切な労務管理や法令遵守に支障をきたす恐れがあります。

サービス業界向け勤怠管理システムおすすめ8選

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サービス業界向け勤怠管理システムおすすめ比較一覧表

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サービス業界で勤怠管理システムを導入するメリット

サービス業において、勤怠管理システムの導入は多くのメリットがあります。効率性の向上や法令遵守のためには、勤怠管理システムの導入がおすすめです。ここからは、勤怠管理システム導入のメリットについて解説します。

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勤務時間の集計の効率化

勤怠管理システムを導入することで、勤務時間の集計の効率化が図れます。複数の店舗や雇用形態においても、情報を一元管理できるため、迅速に集計できます。 また、指定されたデバイスで出退勤を打刻し、データが自動的に集計されます。

自動集計により、複数店舗での勤務や雇用形態の違いに関わらず、正確かつ効率的な集計が行えます。 また、給与計算システムと連携できるシステムであれば、勤怠データを給与計算へスムーズに反映できます。

シフト表作成・管理の効率化

勤怠管理システムの導入により、シフト表作成・管理の効率化につながります。システム上で従業員のシフト情報を一元管理することで、手作業に比べて時間と手間を大幅に削減できます。

シフトの調整や変更があった場合も、システム上で容易に反映でき、従業員への通知も自動化されます。さらに、勤怠管理システムは、従業員の勤務時間や休暇の制約条件を考慮して最適なシフト表を作成する機能も備えています。

法令に則った管理ができる

勤怠管理システムの導入により、法令に則った管理が容易になります。システムによって、法定労働時間や休憩時間の計算、法定休日や深夜勤務の管理などを自動化できるため、従業員の勤務状況を正確かつ適切に把握可能です。

また、法改正に対応するためのルールや、規則をシステムに組み込めます。法令の変更があった場合、自動アップデートによって適切に対応できるため、運用ルールの見直しや設定変更の負担を軽減できるでしょう。

現場での問題点が見つかりやすい

勤怠管理システムの導入により、現場での問題点が見つけやすいメリットがあります。勤怠管理システムなら、従業員の勤怠データをリアルタイムで収集・集計できるため、遅刻や早退、休憩時間の取得状況などを迅速に確認しやすくなります。

また、特定の人員への負荷の偏りがないか、適切な日数で休日が取得できているかなどを把握するのにも役立ち、スピーディーに解決のための施策を講じられます。勤怠管理システムを活用すれば、最適な人員配置や現場の働きやすさの向上にもつながるでしょう。

サービス業界で勤怠管理システムを選ぶポイント

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作成できるシフトの種類は豊富か

サービス業では、店舗ごとに営業時間が異なるほか、さまざまな雇用形態の従業員が働いています。そのため、勤務時間や勤務形態もさまざまであり、シフト作成時には異なる形態や部署に応じた詳細な設定が必要です。

勤怠管理システムで作成できるシフトの種類が豊富であれば、例えば深夜勤務者やパートタイム従業員など、様々な勤務形態に合わせたシフトを作成できます。正確な集計が可能なシステムを選ぶことで、雇用形態別や部署別の勤務時間や労働条件を詳細に把握できます。

自社に最適な打刻方法か

顧客対応や現場業務が中心のサービス業では、従業員の効率的な時間管理が重要です。そのため、勤怠管理システムを選ぶ際は、従業員数や業務の特性に合わせた打刻方法が選択できるかどうかも確認が必要です。

勤怠管理システムの打刻方法には、ICカード・スマートフォンアプリ・生体認証・音声入力など、さまざまなものがあります。自社に合わせて、迅速かつ確実に打刻できるシステムを選びましょう。

ICカードや生体認証は、他の従業員による不正打刻を防止する役割も果たします。また、サービス業は移動や外出が多い場合もあるため、モバイルアプリやスマートフォンを活用した打刻方法があると便利です。

データの分析機能はあるか

勤怠管理システムを選ぶ際は、勤怠データを分析できる機能が備わっているかも確認しましょう。例えば、予実管理に対応した分析機能なら、ピーク時の人員配置や業務量の調整ができ、顧客ニーズに合致したサービスの提供や顧客満足度の向上につながります。

また、売上データ分析機能があれば、従業員の活動と売上の関係を理解し、業務効率や収益性を向上させられます。複数店舗を持つ場合は、各店舗の活動データを一元管理し、改善に向けた最適な手法を出しやすくなります。

サポート体制が整っているか

勤怠管理システムを選ぶ際は、導入後のサポート体制が充実しているかも確認しておきましょう。システムの操作方法が分からない場合やトラブルが発生した場合に、迅速なサポートを受けられるかどうかは、円滑な運用に大きく影響します。

特に、営業時間が長い店舗やシフト制で運営しているサービス業では、早朝や深夜にトラブルが発生する可能性もあります。そのため、24時間対応のサポートがあるか、電話やチャットなど複数の問い合わせ方法に対応しているかを確認しておくと安心です。

また、導入時の設定支援や操作説明の有無、FAQやマニュアルの充実度、問い合わせへの対応スピードなども確認しておきましょう。導入後もスムーズに運用できるよう、自社に合ったサポート体制が整っているシステムを選ぶことが大切です。

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サービス業界で勤怠管理システムを導入する際の注意点

サービス業での勤怠管理システム導入には、いくつかの注意点があります。ここでは、システム導入の注意点について解説します。これらの注意点を踏まえ、より効果的な導入を行いましょう。

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環境設備が必要

勤怠管理システムを導入する際は、システムを運用するための環境設備を整える必要があります。具体的には、打刻専用の端末やパソコン、スキャナーなどの機器を準備しましょう。これらの機器はシステムとの連携や、データの入力・出力に活用されます。

また、これらの機器を安定して利用するためには、インターネット回線やWi-Fi環境などのネットワーク環境の整備も重要です。さらに、従業員の個人情報や勤怠データを扱うため、アクセス権限の設定や通信の暗号化などのセキュリティ対策も考慮しましょう。

運用ルールの設定

勤怠管理システム導入において、運用ルールの設定は重要です。具体的には、出勤や退勤の打刻時間や方法、休憩時間の取り扱い、残業や代休の承認手続き、勤怠修正の方法などを明確に定める必要があります。

運用ルールの設定により、従業員はシステムを適切に利用し、正確な勤怠情報を入力することができます。また、ルール違反や不正な操作の防止策も含め、ルールの周知や遵守を徹底することで、勤怠データの信頼性と一貫性を保つことができます。

システム連携やオプション機能に注意

勤怠管理システムの導入に際して、システム連携やオプション機能について確認しておきましょう。例えば、シフト作成機能や売上管理システムとの連携は、標準機能ではなくオプションとして別途料金が発生することがあります。

特に、複数店舗の一元管理機能や分析機能、各種申請・承認機能などはオプション追加が必要なケースが多いです。そのため、導入後の予算超過や運用上のトラブルを防ぐためにも、事前に十分な検討を行い、追加料金や連携の条件を明確に把握することが重要です。

欠勤が増える可能性がある

勤怠管理システムは、システム内で欠勤連絡が可能なため、従業員が休みやすくなり、欠勤が増える可能性があります。アプリなどの連絡ツールにより、直接連絡する手間や、ハードルが下がることで、欠勤連絡がしやすくなります。

そのため、導入時にはルールやガイドラインの策定が重要です。欠勤の適切な申請手続きや事前連絡の必要性を明確にし、従業員にも周知しておきましょう。

その他の勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムの導入の際は、「重要なポイント」「その他の比較ポイント」についても確認することが大切です。これらのポイントを踏まえて、自社にとって最適な勤怠管理システムを選び、効率的な勤怠管理を行い、生産性の向上を目指しましょう。

【重要なポイント】

1. 自社の業務や企業規模・勤務形態と合っているか
2. 必要な機能が搭載されているか

【その他の比較ポイント】

1. 複数言語に対応しているか
2. 担当者・従業員が使いやすいか
3. 料金体系を確認
4. 無料トライアルがあるか
5. 他システムと連携できるか
6. 労働関連法に対応できるか

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まとめ

サービス業や小売業では、勤務時間の集計やシフト作成、不正打刻の防止、法令遵守への対応など、勤怠管理に関するさまざまな課題があります。こうした課題に対して、勤怠管理システムなら、集計やシフト表の作成が効率的に行え、法改正にも適切な対応ができます。

現在、エクセルなどで勤怠管理の集計作業や、シフト作成に負担を感じているサービス業にとって、勤怠管理システムはおすすめの解決策です。本記事の内容を参考に、勤怠管理システムを活用して煩雑な管理業務を効率化し、店舗全体の生産性を向上させましょう。

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