ポイント利用は経費になる？立替時の仕訳方法や注意点を解説

社員が個人のポイントを利用して会社の費用を立て替えた場合も、経費として精算する必要があります。ただし会社の経費立替で付いたポイントは会社に帰属するなど、ポイントの扱いは難しいものです。この記事では経費精算におけるポイントの考え方や注意点などを詳しく解説します。

目次

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1. ポイントを利用した支出は経費になるか
2. ポイントを利用した場合の経費精算の流れ
3. 個人のポイントを使用した際の仕訳例
4. 個人のポイントに税金はかかるか
5. ポイント利用で経費精算する際の注意点
6. 法人カードの利用について
7. 経費精算システム導入でポイントの会計処理も楽に
8. 経費精算を効率化できるおすすめの経費精算システム
9. まとめ

ポイントを利用した支出は経費になるか

個人がポイントを利用して、会社に必要な費用を支払った場合は、基本的に経費になるため、経費精算が必要です。個人のポイントを利用した場合と、経費立て替えした際に付与されたポイントについて解説します。

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個人のポイントで会社の備品を購入した場合

個人が貯めたポイントで、会社の備品などを購入した場合、そのポイントを含めた費用はすべて会社へ請求が可能です。たとえ購入費用のすべてをポイントで支払った場合でも、経費精算する必要があります。

個人のポイントは、あくまでも個人の所有物になり、現金と同様に扱われます。しかし、会計処理を行う際は、仕訳など勘定科目が異なるためポイント利用分の金額は明確にしておくことが重要です。

経費を社員が立て替えてポイントが付与された場合

会社の経費を社員が一時的に立て替えた際に付与されるポイントは、基本的に会社に帰属します。立て替えて付与されたポイントを私的利用した場合は、横領に当たる可能性もあるため、必ず会社のルールを確認しましょう。

しかし、実際は立て替えの際についたポイントについて関与しない会社も多く、運用が曖昧になっているケースも少なくありません。そのため、ポイントの取り扱いは就業規則や社内規定に従い、判断に迷う場合は私的利用を控えましょう。

ポイントを利用した場合の経費精算の流れ

ポイントを利用して立替払いを行った場合でも、基本的な経費精算の流れは通常と変わりません。ただし、ポイントの利用額や内訳の確認など、いくつか注意すべき点があります。

ここからは、ポイントを利用した場合の経費精算の流れについて解説します。

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1. 立て替えた経費の領収書や明細書を受け取る

ポイントの利用に関わらず、費用を立替えた場合は必ず領収書や明細書を受け取り、内容を確認しましょう。

領収書の形式は支払先によって異なりますが、日付・金額・支払先・購入内容といった基本情報に加え、ポイントの利用額や割引の内訳などが分かるものが重要です。

2. 領収書と一緒に経費精算書を受け取る

自社のルールに従い、領収書や明細書とあわせて経費精算申請書を提出してもらいましょう。通常の経費精算と同様に、日付や金額、支払先、用途などを正確に記入し、上長の承認を得たうえで提出してもらう必要があります。

特にポイントを利用した場合は、実際の支払額とポイント利用分の内訳が分かるように記載してもらうことが重要です。内訳が不明確なまま申請されると、仕訳処理に手間がかかるだけでなく、誤った経費計上にもつながるでしょう。

3. 経費精算内容の確認と処理を行う

従業員から提出された経費精算申請書と領収書・明細書の内容を照合し、不備や記載漏れなどがないかを確認します。申請内容と証憑の金額や内訳に相違がある場合は、差し戻しや修正対応を求めましょう。

確認が完了したら仕訳処理を行い、申請された金額を経費として計上します。そのうえで、従業員に対して立替分の精算を行いましょう。

個人のポイントを使用した際の仕訳例

ここからは、経費での支払いの際に個人ポイントを用いた場合の仕訳例を紹介します。ポイントの種類で仕訳方法が異なる場合もあります。また、企業によってはポイント使用時に独自の勘定科目を設けていることもあるため、自社の規定もあわせて確認しましょう。

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個人ポイントで全額支払った場合の仕訳

経費を全額個人ポイントで支払った時の仕訳方法です。勘定科目は「事業主借」で、事業で得た利益と区別して計上しましょう。

【例】消耗品費3,000円を全額個人ポイントで立替払いした場合

借方	貸方
消耗品費　3,000円	事業主借　3,000円

個人ポイント（共通ポイント）で一部支払った場合の仕訳

支払いの一部にポイントを使用した場合は、ポイントの種類によって仕訳方法が異なります。共通ポイントとは、「楽天ポイント」「Pontaポイント」「dポイント」「Tポイント」など、特定の店舗に限らずさまざまなサービスで利用できるポイントを指します。

共通ポイントは経済的な利益の受け取りとみなされるため、貸方のポイント利用分を「雑収入」として処理します。

【例】消耗品費3,000円のうち、現金2,000円＋共通ポイント1,000円で立替払いした場合

借方	貸方
消耗品費　3,000円	雑収入　1,000円
	未払金　2,000円

個人ポイント（自社発行ポイント）で一部支払った場合の仕訳

支払いの一部に、ポイントカード発行店舗や企業のみで利用できる自社発行ポイントを使用した場合、利益の提供ではなく購入時の値引きという扱いになります。ポイントで支払った分は仕訳に含めず、立替払いした金額のみ処理します。

【例】消耗品費3,000円のうち、現金2,000円＋自社発行ポイント1,000円で立替払いした場合

借方	貸方
消耗品費　2,000円	事業主借　2,000円

個人のポイントに税金はかかるか

個人のポイントを利用して、経費の立て替えやポイントを受け取った場合、課税対象となるのでしょうか。ここからは、ポイント払いとポイント受け取りした際、税金はかかるのか解説します。

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社員が会社の経費を個人のポイントで支払った場合

社員個人で保有しているポイントを使用して会社の備品などを立て替え購入し、会社が経費精算を行った場合は、原則として給与とみなされず、課税対象にはなりません。

これは、個人のポイントは社員本人に帰属する資産であり、そのポイントを用いて会社のための支出を立て替えた場合は、現金で立替払いを行ったケースと同様に扱われるためです。

そのため、個人のポイントで購入した分は、現金扱いになるため会社は現金と同じ方式で、経費精算を行います。なお、ポイント利用分については値引き処理として扱われるケースも多く、課税対象にはならないことが一般的です。

社員が会社の経費立て替え時にポイントを受け取った場合

社員が会社の経費を自分のクレジットカードで立て替えた際に付与されるポイントについては、ポイントは会社に帰属するため課税の対象になります。そのため、会社の経費のために購入してついたポイントは個人で利用できません。

ポイントの扱いについて就業規則に記載がある会社は、ルールに従ってポイントを利用しなければ、業務上横領とみなされるケースもあります。しかし、本来ならば会社に帰属するポイントの扱いについて、現時点で追求している会社はほぼありません。

クレジットカードに付与されるポイントは基本的に辞退できません。そのため、会社にポイントを帰属する手続きが煩雑な場合は、個人のクレジットカードの使用は避けるのがベターです。

今後は個人が得たポイントが「給与所得」とみなされる可能性も

社員が経費を立て替えた際に付与されたポイントは、今後給与扱いになる可能性があります。ポイントは、所得税法上「金銭以外の物又は権利その他経済的な利益」に該当し、給与扱いになると所得税の対象になるためです。

しかし、現時点ではポイントの扱いに関しての明確な制度がないため、将来的なリスクとして捉えておきましょう。

参考：所得税法｜e-Gov法令検索

ポイント利用で経費精算する際の注意点

ポイント利用で経費精算する際には、いくつかの注意点があります。どのような点に気を付けなければならないのか、具体的に解説します。

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経費の申請時は会社の規定に従う

ポイントを利用して経費を立て替え払いした際や、立て替え払いをして個人のポイントカードなどにポイントが付与された場合などは、経費精算の申請時には会社の規定を確認しましょう。

ポイントの取扱いについて、関与していない会社も少なくありませんが、私的利用をしてしまうと業務上横領になるケースもあります。そのため、あらかじめ就業規則にポイント利用について記載があるかどうかの確認が必要です。

ポイントで経費精算する場合のルールを設定しておく

上述のようにポイントの扱いには曖昧な部分が多いため、トラブルを避けるには明確な社内ルールを定めておくことが推奨されます。具体的には、以下のような項目を検討しておきましょう。

1. 経費精算できるポイントの種類（Tポイント・dポイント・楽天ポイントなど）
2. 用途・利用範囲（備品購入・会議費・宿泊費など）
3. ポイント利用後の経費精算の期限

会計処理が複雑にならないよう、ポイントを使う時は全額ポイント支払いにする、といったルールも有効です。また、コンプライアンス強化のため、万が一不正が行われた際の罰則についても定めておくのがおすすめです。

申請書と一緒に領収書も提出する

ポイントを利用して経費精算を行った場合は、必ず自社の経費精算申請書と領収書を合わせて提出しましょう。ポイント利用で支払いを行った際に、領収書にポイント分の支払いの記載がない場合や、領収書が発行されない場合もあります。

また、ポイント利用をした場合の勘定科目が異なる場合もあるため、申請書には、ポイント利用分の金額を明確に記載しなければなりません。

仕訳を正しく行う

社員個人が所有するポイントで会社の経費を支払った場合は、会計処理を行う際に勘定科目が通常と異なります。通常の立て替えの場合は貸方科目が「未払金」ですが、社員個人がすべての金額をポイントで支払いした場合は「事業主貸」となります。

その理由は、社員個人のポイントは事業で得た利益でなないため、事業所得と区別しなければならないためです。

ポイントの種類によって仕訳の方法は異なる

経費精算する費用の一部をポイントで支払った場合は、共通ポイントと自社発行ポイントでそれぞれ仕訳方法が異なります。自社発行ポイントとは、小売店やドラッグストアなどが独自で発行しているポイントを指します。

このような自社発行ポイントを利用する場合は、ポイントを値引きとして扱っているかどうかで雑収入と仕訳する金額が異なります。値引きの場合は、ポイント控除後の金額が課税対象となり、ポイント分は「事業主貸」となります。

一方でポイント分が値引きではない場合は、支払合計額が課税対象となるため、現金支払い分を「現金」ポイント分は「雑収入」と分けて計上する必要があります。

法人カードの利用について

社員や個人事業主が、法人カードのポイントで経費を支払った場合は、どのように会計処理をすればいいのか、以下で具体的に解説します。

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会計処理の仕方は2通り

法人カードのポイントを利用した際の会計処理の仕方は2通りあります。レシートに記載されたポイント利用の表記を確認して区別します。

値引き処理

ポイント利用が値引きで処理されている場合は、課税前の合計金額からポイントが値引きされています。

仕訳する際の勘定科目の貸方は、クレジットカードの場合月末に処理されるため「未払金」で実際に支払った金額を計上します。法人カードの場合は、経費精算の必要がないため、ポイント利用分の仕訳は不要です。

両建処理

ポイント利用が、消費税など課税後に処理されている、対価の値引きではない場合は、ポイント分も経費として計上する必要があります。仕訳する際の勘定科目の貸方は、実際に支払った金額を「未払金」、ポイント利用分を「雑収入」として計上します。

全額ポイントで支払った場合は、ポイント利用分すべてを「雑収入」として計上します。個人カードの場合は事業以外からの収入になるため「事業主貸」となります。

参考：No.6480 事業者が商品購入時にポイントを使用した場合の消費税の仕入税額控除の考え方｜国税庁

法人カードのポイントを私的利用すると横領になりえる

会社のクレジットカードのポイントは、会社で契約した法人カードであり、会社の資産として取り扱われるため、業務以外での使用は認められません。そのため、個人で法人カードのポイントを利用した際は、横領になるため私的利用は厳禁です。

たとえポイントであっても会社の資産であるため、刑法第253号「（業務上横領）業務上自己の占有する他人の物を横領した者は、十年以下の懲役に処する」と定められた罪に該当し、私的に会社のポイントを利用した際は、懲役が科される対象になります。

法人カードの溜まったポイントは、経費の代替えや従業員や顧客へのギフト、社員全体への還元として利用する方法もあります。私的利用は行わず、会社にメリットのある方法で利用するのが望ましいでしょう。

参考：刑法｜e-Gov法令検索

経費精算システム導入でポイントの会計処理も楽に

以上で、ポイント利用分の経費精算の方法などを解説しましたが、ポイントの扱いによっては会計処理が複雑になり、仕訳をする際の勘定科目も異なるため、経理担当者の業務負担にもなりかねません。

経費精算システムを導入すると、ポイント利用した際の経費精算も楽に行えます。迷いがちな勘定科目もシステムが行うため、経理業務が効率化し、さらに入力ミスや入力漏れも防げるメリットが多くあります。

適切に経費精算を行うことで、ポイント利用による、従業員との経費精算によるトラブルを防止することも可能です。ポイント利用に関する制度が将来的に変わった場合でも、経費精算システムを導入しておくと今後の対応もスムーズに行えます。

経費精算を効率化できるおすすめの経費精算システム

まとめ

ポイントは基本的に経費精算が可能です。しかし、ポイントカードや、クレジットカードを利用して溜まったポイントは個人が所有しているものか、会社で所有しているかによって扱いが変わります。

ただし、立て替えた際に付与されたポイントについては、私的利用した場合業務上横領に当たる可能性があるため、就業規則を確認することが重要です。また、法人カードに付与されたポイントの私的利用は、完全に業務上横領の罪に問われます。

そのため、ポイントを経費精算する際のルールを決めて、適切に処理できる体制を整えることが重要です。また、ポイントの会計処理の効率化には、経費精算システムの導入もおすすめです。本記事の内容を参考にポイントを適切に扱い、正確な会計処理につなげましょう。

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