経費精算機能を搭載した勤怠管理システムおすすめ7選！出張の際の交通費精算にも

経費精算は申請に手間と時間がかかり、業務負担が多いことが課題です。しかし、勤怠管理と同時に使用することで業務の効率化を図れます。本記事では、勤怠管理と経費精算の課題、経費精算機能を搭載した勤怠管理システムのメリットと導入時の注意点を解説し、おすすめのシステムを紹介します。

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目次

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1. 勤怠管理システムの始め方
2. 経費精算機能を搭載した勤怠管理システムおすすめ7選
3. 経費精算機能を搭載した勤怠管理システムおすすめ比較一覧表
4. 勤怠管理・経費精算の課題
5. 勤怠管理と経費精算を同時に効率化させるメリット
6. 勤怠管理と経費精算を同時に効率化させる方法
7. 勤怠管理をさらに効率化！関連記事はこちら

勤怠管理システムの始め方

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経費精算機能を搭載した勤怠管理システムおすすめ7選

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経費精算機能を搭載した勤怠管理システムおすすめ比較一覧表

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勤怠管理・経費精算の課題

勤怠管理は従業員がタイムカードなどで打刻し、勤怠管理表や勤務表を照合しながら残業・休日出勤などの時間を算出し、給与計算を行います。

対して、経費精算は従業員が立て替えた経費の精算を行う際、経費精算申請書に必要項目を記入します。その申請書を上司へ提出して承認された後、経理担当者を含めた承認フローを経て従業員へ支払い処理を行い、会計ソフトに仕訳を入力します。

勤怠管理と経費精算はそれぞれ業務フローが異なりますが、共通する課題もあります。ここでは、勤怠管理・経費精算の課題を詳しく解説します。

担当者の負担が大きい

勤怠管理は労働基準法の労働時間に則って行う必要があり、入念なチェックによる管理体制が求められます。例えば、変動労働時間制・フレックスタイム制を採用している場合、実際の労働時間・残業代などの算出が複雑です。

また、テレワークや出張先では勤怠管理がしづらく、タイムカードの打刻漏れ・不正申告のリスクもあります。Excel（エクセル）で勤怠管理を行うことも可能ですが、入力ミスや入力漏れなどの人為的ミスが起こる可能性があり、担当者の業務負担が大きいです。

一方、経費精算は申請から承認まで一連のワークフローが必要です。仮にまとめて経費精算処理を行った場合、入力漏れや入力ミスなどの人為的ミスにつながり、差し戻し処理などの手間も増えます。

このように、勤怠管理と経費精算は管理の徹底や承認などの一連のワークフローにおいて、多くの時間と労力を消費します。つまり、人事・総務や経理担当者の負担が大きくなるのが共通の課題です。

勤怠管理における課題

勤怠管理にはさまざまな課題があり、業務負担の原因となっています。以下では、具体的にどのような課題があるのかを解説します。

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毎月の集計作業の手間

勤怠管理に欠かせない毎月の集計作業では、タイムカードの勤務時間を集計し、従業員へ支払う給与計算を個別で行います。タイムカードの集計は勤務時間・残業時間・休日など、項目ごとに手作業で集計すると、大幅な時間と手間がかかります。

エクセルなどで勤怠管理を行っている場合も、集計作業はダブルチェックが必要です。労働基準法を遵守し、残業代の未払いなどによる従業員とのトラブルを避けるためにも、毎月の集計作業は正しく行わなければなりません。

チェック作業にかかる労力

勤怠管理は給与計算の基となる重要な書類です。そのため、集計作業も入念なチェックが求められます。また、労働基準法を遵守した勤務が行われたかどうかの確認も業務において重要な作業ですが、労力が増える要因でもあります。

ただし、万が一残業代や休日出勤手当などに不備があり、未払いが発生した場合は企業の信用問題につながりかねません。そのため、勤怠管理におけるチェック作業は、できる限り1人ではなく複数の目でチェックするのが望ましいです。

労務管理が難しい

従業員の勤怠管理は社内勤務だけでなく、出張や外出先からの直帰もあり、近年ではリモートワークも増えたことでタイムカードの打刻が難しい場面も多いです。特に、社外での出退社は不正申告や申告漏れなどのリスクが高いといえます。

なお、長期にわたる出張・出向の場合、勤怠表をまとめて提出されると転記や集計に手間がかかり、煩雑な業務となりかねません。

資料作成にかかる時間

勤怠管理を行う際、勤怠に関わる資料の作成に多くの労力を要します。通常、毎月勤怠表を作成する場合は、従業員の勤務可能時間や休日の希望などを配慮しながらシフト表を作成するはずです。

しかし、急なシフト変更を余儀なくされた場合には、全体のシフトを見直してシフトを組み直さなければなりません。この場合、従業員の人数が多いほど業務負担が大きくなり、エクセルや手書きの勤務表ではさらに作業時間が長くなるのが課題です。

新制度や法改正への移行の大変さ

労働基準法の法改正や新制度が施行された場合、管理者と勤怠管理に関わる担当者は、移行に必要な研修・業務移行などの対応をしなければなりません。

一例として、令和5年4月1日に施行された労働基準法では、中小企業は月60時間を超える時間外労働の割増賃金率が50％以上に引き上げられました。また、令和6年には建設業における時間外労働の上限規制も予定されており、頻繁に法改正や新制度が発生しています。

このような新しい制度が発足するたびに、勤怠管理も適切に対応しなければならず、担当者の負担増加が懸念されます。

参考： 月60時間を超える時間外労働の割増賃金が引き上げられます｜厚生労働省

参考： 時間外労働の上限規制｜厚生労働省

経費精算における課題

勤怠管理と同じように、課題が問題視されているのが経費精算の業務です。以下では、具体的な課題について解説します。

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申請にかかる時間と手間

経費精算は、申請から精算まで多くの手間と時間を要します。例えば、出張や営業のために利用した交通費を従業員が立て替え払いした場合、帰社してから経費精算申請書に利用した区間や目的地などを記入し、管理者に申請します。

管理者が内容を確認してから決裁した後、経理担当者が承認して会計処理で仕訳を行います。その後、従業員へ払い戻しされるのが経費精算の一連の流れです。立て替えから払い戻しまで、申請・決裁・承認のワークフローに手間がかかるため、多くの時間を要します。

計算ミスや入力ミス

経費精算を紙ベースで行った場合、立て替えから払い戻しまで多くの手間と時間がかかり、複数の人の手にわたります。そのため、領収書のもらい忘れや申請書の紛失、会計システムへの二重入力・入力漏れなど、人為的ミスが発生する可能性が高いです。

仮に、経費精算の計算ミスや入力ミスが生じた場合、会計処理に大きく影響するため、差し戻しや払い戻しなどの手間がかかり、業務負担も大きいです。また、経費精算だけでなく、決算の数字にも大きく関わり、大きなリスクが伴う可能性もあります。

申請書類の差し戻しの発生

経費精算申請書は決められたひな形がなく、会社の規定で必要事項を設定しています。しかし、申請書の記入は経費申請を行う従業員にとって負担であり、記入漏れや領収書の添付漏れなどが多いのが実情です。

特に、交通費の精算では利用区間を記入し、領収書の出ない電車やバスでは出金伝票などの記入も求められます。これらの作業を出張先から戻ってまとめて行うと、利用区間などが曖昧になり、正確な記入ができなくなります。

そして、申請書類の不備で差し戻しされた場合、立て替えて支払った経費の精算が先延ばしになるのも課題です。

業務負荷

経費精算を行う場合、申請・決裁・承認・払い戻しまでのワークフローに関わる人は、少なからず業務負荷を感じます。経費の立て替え払いを行った従業員は、領収書と併せた経費精算申請書の記入と提出、管理者は申請書をチェックしたうえでの決裁を行います。

その後、経理担当者は承認と会計処理を行い、従業員へ払い戻しを行います。このように、紙ベースで行う経費精算は、ワークフローの一つひとつを慎重に行う必要があり、煩雑な業務です。

経費精算申請書の処理は時間がかかることで後回しにされやすく、まとめて処理されることでミスも起きやすいというのも課題として挙げられます。

現金管理に関する手間とリスク

経費精算を小口現金で扱っている場合は、現金の管理に多くの手間を要します。経費精算の金額が少額である場合、小口現金から出金するケースも多いですが、小口現金は出金した記録を帳簿に付け、日々金額に相違ないか帳簿と合わせてチェックを行います。

そのため、小口現金で経費精算を行う場合は、領収書の紛失や帳簿との相違といったミスが起こり、照合・確認業務が大きな負荷となります。また、小口現金の管理も金庫から頻繁に出し入れすることで、管理が甘くなりがちなのも問題です。

不正請求のリスク

経費精算を行う際、不正請求が発生する可能性もあるため注意が必要です。特に、領収書を受け取りにくい電車やバスなど、交通費の精算で不正請求が多く見られる傾向にあります。領収書がない状況で経費精算を行う際は、出金伝票の提出を求めるのが一般的です。

しかし、利用区間や訪問先など、架空の報告をされるケースも少なくありません。さらに、交通費だけでなく、架空の接待交際費や水増しの領収書で経費精算を求められる場合も考えられます。

このような不正請求を行った従業員は、解雇だけでなく罪に問われる可能性も高いため、慎重な管理が求められます。

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勤怠管理と経費精算を同時に効率化させるメリット

勤怠管理と経費精算の業務を同時に効率化させると多くのメリットが得られます。ここでは、どのようなメリットがあるのかを具体的に解説します。

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業務の簡易化・効率化を図れる

勤怠管理と経費精算を同時に効率化させると、経費精算の不正請求を防ぐことができ、交通費などの確認もしやすくなります。例えば、交通ICカードを利用した経費精算はICカードのタッチだけで、外出先からでも経費精算と同時に出退社の打刻も行えます。

つまり、交通費を経費精算書の紙ベースで処理するよりも大幅に簡素化され、正しい申請と払い戻しを行うことができます。なお、領収書を受け取りにくい電車やバスでも、交通系ICカードを利用した勤怠管理・経費精算なら、領収書の発行を請求する必要もありません。

残業代などの人的コストを削減できる

勤怠管理と経費精算を同時に効率化させた場合、勤怠管理の集計業務やシフト作成、経費精算の申請・決裁・承認などに要した時間がすべて短縮されるため、残業代などの人的コストを削減できます。

これらのワークフローを簡素化することで、関わる人員も最低限に減らして業務の効率化につながります。

無駄な業務を減らして生産性が向上する

勤怠管理と経費精算の利用により、無駄な業務を簡略化できるため生産性が向上します。効率化を実現するには、勤怠管理と経費精算のシステムを一元化するのが理想的です。

例えば、出退社の打刻をスマホなどで従業員が行う際、経費精算の申請も同時に可能だと効率化します。また、社内の勤怠管理のデータと従業員が打刻したデータに相違があると、アラートなどで警告されるサービスなら、労働時間管理もリアルタイムで行えて便利です。

内部統制の強化と不正防止につながる

勤怠管理と経費精算を同時に管理できるシステムでは、勤務データと経費申請データを連携して確認できるため、不正申請や入力ミスの防止につながります。例えば、出張申請や交通費申請の内容と実際の勤務記録を照合すれば、実態と異なる申請を早期に発見可能です。

さらに、承認フローをシステム化することで申請履歴や修正履歴を残せるため、確認漏れ・承認ミスの防止にもつながります。管理者ごとの承認権限を設定できるシステムであれば、社内ルールに沿った運用を行って内部統制の強化にも役立ちます。

テレワークや外出先でも申請・承認できる

クラウド型の勤怠管理・経費精算システムの場合、インターネット環境があれば場所を問わず利用できるため、テレワークや直行直帰が多い企業でも運用しやすくなります。

スマートフォンから出退勤の打刻と経費申請を同時に行えるシステムなら、外出先でもスムーズに申請作業を進められます。また、領収書をスマートフォンで撮影し、そのままアップロードできる機能があれば、紙の書類を提出する手間も削減可能です。

管理者側もスマートフォンやパソコンから承認作業を行えるため、申請・承認の停滞を防ぎつつ、業務全体のスピードを速められます。

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勤怠管理と経費精算を同時に効率化させる方法

勤怠管理と経費精算はどのような方法で効率化させるのか、ここでは具体的にその方法を解説します。

勤怠管理システムと経費精算システムを連携する

勤怠管理と経費精算を同時に効率化させるには、勤怠管理システムと経費精算システムを連携させる方法があります。2つのシステムを連携することにより、従業員は出退社の打刻と同時に交通費などの経費精算申請も行えます。

提供されるサービスによって交通系ICカードや領収書読み取り機能など、さまざまな方法で経費精算を簡単に行う工夫が施されています。そのため、外出先や出張先、リモートワークの際も滞りなく勤怠管理と経費精算の処理ができるため、業務効率が高いです。

経費精算ができる勤怠管理システムを導入する

経費精算機能を搭載した勤怠管理システムを導入すると、より大きな効率化につながります。例えば、交通系ICカードを採用している勤怠管理システムは、ICカードをリーダーやスマホにかざすだけで、出退社の打刻と経費精算の申請が同時に完了するのがメリットです。

その他、経費精算と同時に勤怠管理ができるシステムには、交通系ICカードだけでなく、スマホのGPS機能やLINEトークでの打刻にも対応したサービスもあります。

サービスごとにさまざまな方式で外出先や出張先、リモートワークにも対応した出退社・経費精算申請が一括で完結します。その結果、各担当者の業務効率の向上や人為的ミスの防止などにも役立ちます。

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その他の勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ際には、自社の規模や労働体制に合っているか、業務効率化のために必要な機能が搭載されているか、しっかりと見極める必要があります。さらに、担当者が使いやすいか、サポート体制の充実さなども重要な比較ポイントです。

また、システム導入でどれだけ業務効率が向上するのか、費用対効果の高さを実感できるように準備や環境づくりを行いましょう。勤怠管理システム選びでは、以下のようなポイントに注目してシステムの選定を行うのがおすすめです。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の業務や企業規模・勤務形態と合っているか
2. 自社に最適な打刻方法か
3. 経費精算以外に必要な機能が搭載されているか

【その他の比較ポイント】

1. 複数言語に対応しているか
2. 担当者・従業員が使いやすいか
3. 料金体系を確認
4. サポート体制が充実しているか
5. 無料トライアルがあるか

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まとめ

経費精算を紙ベースで行った場合、経費を立て替えた従業員は経費申請書を領収書と併せて管理者に提出し、管理者が申請内容を決裁した後に、経理担当者が承認・会計処理を行って払い戻しが行われるのが一般的な流れです。

これらのワークフローには時間と手間が多くかかるため、経費精算の最大の課題とされています。また、一連の流れの中で、多くの人の手に渡る際に人為的ミスが起こることも問題です。

このような、煩雑になりがちな経費精算を勤怠管理と同時に行うことで、業務を大幅に簡略化できます。適切な労働管理につなげるなら、自社の労働体制や規模を考慮し、経費精算機能を搭載したシステムを選定しましょう。

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