サービス残業の抑制につながる勤怠管理システム9選を比較！サービス残業をしてしまう要因も解説

サービス残業など労働時間外勤務は、労働基準法に違反する可能性があります。労働基準法に違反した企業には、ペナルティや罰則が課せられます。サービス残業や労働時間の適切な管理に自信がない企業には、サービス残業の抑制につながる勤怠管理システムの導入がおすすめです。

サービス残業抑制に繋がる勤怠管理システム9選を今すぐ見る！

目次

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1. 勤怠管理システムの始め方
2. サービス残業抑制につながる勤怠管理システムおすすめ9選
3. サービス残業抑制につながる勤怠管理システムおすすめ比較一覧表
4. 働き方改革でサービス残業の抑制はますます重要に
5. そもそもサービス残業とは
6. サービス残業が発生しがちな場面
7. 従業員がサービス残業をしてしまう要因
8. 勤怠管理システムを導入するメリット
9. 勤怠管理をさらに効率化！関連記事はこちら

勤怠管理システムの始め方

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サービス残業抑制につながる勤怠管理システムおすすめ9選

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残業管理が可能な勤怠管理システムおすすめ4選

残業アラート搭載の勤怠管理システムおすすめ5選

サービス残業抑制につながる勤怠管理システムおすすめ比較一覧表

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働き方改革でサービス残業の抑制はますます重要に

2019年4月から「働き方改革関連法」が順次施行されています。この法令の大きな目的の1つが、「長時間労働の是正」です。従来、企業における労働時間や残業時間は36協定による制約が設けられていたものの、完全に遵守されている状況ではありませんでした。

さらに、働き過ぎや過労死などが社会問題にもなり、対策の一環として働き方改革関連法が新たに制定されました。その結果、勤務時間や残業時間・休日出勤などを厳重に管理するために、勤怠管理システムの導入を検討している企業が増えているのが実情です。

本記事では、残業の中でもサービス残業に焦点を当てて、サービス残業をしてしまう要因やなくすためのルールづくり、勤怠管理システムの導入メリットなどについて解説します。

参考：働き方改革関連法に関するハンドブック 時間外労働の上限規制等について｜厚生労働省

そもそもサービス残業とは

サービス残業を抑制するためには、まずサービス残業について理解を深めることが大切です。ここでは、サービス残業とはどのようなものなのか、サービス残業が発生するリスクについても解説します。

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サービス残業としてみなされるケース

サービス残業は給与が支払われない時間外労働を指しますが、あらゆるシーンでサービス残業が発生します。以下は、サービス残業が起きがちなシーンです。

1. 実働時間よりも少ない勤務時間での勤怠報告
2. 残業時間の端数を切り捨てた勤怠報告
3. 規定よりも早い出社

何分から残業として報告すべきかといった疑問を持つかもしれませんが、本来勤務時間は1分単位で報告をしなければなりません。

労働時間に見合った給与の支払いには、正確な勤怠報告が必要不可欠です。「ほんの数分だから」と切り捨てることのないよう、正しい勤怠報告が行われる環境を作りましょう。

サービス残業は違法になる場合も

長時間労働は従業員の健康を確保しづらくなり、仕事と家庭生活の両立を困難にします。これらは、女性の職場での経験・キャリアの形成を阻害し、男性の家事への参加を難しくする原因にもなっており、少子化につながる要因の1つです。

そのため、時間外労働は労働基準法の36条をもとにした、いわゆる労使間の「36協定」によって上限が規定されています。規定によると、残業時間は原則として月45時間・年360時間で、臨時的な特別の事情がなければ、これを超えることはできません。

さらに、残業の中でも賃金不払い残業、いわゆるサービス残業は違法になる場合もあるため、サービス残業をする当事者や管理者の上司は注意が必要です。

参考：時間外労働の上限規制 わかりやすい解説-厚生労働省

サービス残業が行われている企業に対する罰則

社員が自発的にサービス残業した場合でも、事業主に罰則が適用されます。その理由としては、社員が自発的にサービス残業しなくてはならない状況を作ったことに対して、事業主の責任が問われるためです。

サービス残業は、労働基準法第37条に違反する行為と規定されています。この労働基準法第37条に違反した事業主には、6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金という刑事罰が科されます。

ただし、サービス残業をさせてから、すぐに刑事罰が科されるわけではないのが一般的です。サービス残業が疑われる会社に対しては、社員などの申告に基づいて労働基準監督署による立ち入り調査が実施され、その場に臨んで検査をする「臨検」が行われます。

参考：監督指導による賃金不払残業の是正結果（令和3年度）-厚生労働省

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サービス残業が発生しがちな場面

サービス残業は、企業が意図的に命じていなくても、業務の進め方や職場の慣習によって発生することがあります。特に、勤務時間と実際の業務時間にズレが生じやすい場面では、従業員自身がサービス残業をしている認識がないケースも少なくありません。

始業前の準備作業や終業後の片付け

始業前の清掃や朝礼準備、業務システムへのログイン、終業後のレジ締め、片付けなどは、多くの職場で発生する業務です。これらの作業が会社から求められている場合や業務遂行に必要不可欠な場合は、労働時間として扱われる可能性があります。

しかし、「少し早く来るのが当たり前」「業務後に片付けをしてから退勤するのが慣例」といった職場では、勤怠記録に反映されないままサービス残業となるケースがあります。特に、飲食店や小売業、医療・介護業界などでは注意が必要です。

持ち帰り業務や勤務時間外のメール対応

勤務時間内に終わらなかった業務を自宅で行ったり、退勤後にメールやチャットへ対応したりするケースもサービス残業につながりやすい場面です。

テレワークの普及で仕事とプライベートの境界が曖昧になり、本人も労働時間として認識しないまま業務を続けてしまうことがあります。また、上司や取引先からの連絡に即時対応する文化がある職場では、勤務時間外の業務が常態化しやすいといえるでしょう。

サービス残業を防ぐためには、勤務時間外の業務ルールを明確にするとともに、勤怠管理システムなどを活用して実際の労働時間を把握できる環境を整えることが重要です。

従業員がサービス残業をしてしまう要因

ここでは、従業員がサービス残業をしてしまう要因として、会社の意識改革の問題や業務量が多い状況、サービス残業につながる制度などについて解説します。

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会社の意識改革ができていない

サービス残業が行われる要因には、会社側が費用削減を目的にサービス残業を強要するケースが考えられますが、実態は複雑な状況となっています。中でも、会社のサービス残業に対する意識の問題が大きいです。

例えば、時間内に終わらなかった仕事は「残業をしてでも終わらせるのが当たり前」という社内の風潮や、「社員側もサービス残業をして頑張っている姿を上司にアピールしてしまう」といったケースです。

会社側が賃金を支払わずに残業を強要するのは違法な行為ですが、社内の風潮としてサービス残業が当たり前にならないように、会社側が意識改革を率先して行うことが重要です。社員を的確に指導していくことにより、徐々にサービス残業が行われなくなるでしょう。

業務量が多い

社員に割り振る業務量が多いと所定労働時間内に完了しなくなり、残業が求められます。しかし、残業が多くなると社員に支払う賃金も増え、人件費の増大という経営上の問題に発展します。

また、法定労働時間を超える時間外労働に対しては上限の規定が設定されているため、抵触しないような対策も求められます。それにより、やるべき業務が完了せず、残業もできないことからサービス残業が発生してしまうのが問題です。

管理者は社員の業務に対する進捗状況を常に管理し、業務の再振り分けや要員の追加など、サービス残業を減らすための取り組みが必要です。

勤務時間外の取引先との打ち合わせ

取引先との打ち合わせによる残業が、サービス残業になっているケースが多々あります。取引先との打ち合わせも業務の一環であり、本来は残業申請すべきです。

しかし、社外または直帰である旨を考慮し、残業申請をしない社員がいることも考えられます。そこで、社外であっても正確な勤怠報告を徹底できるようなルールを設けたり、勤務時間内に終わるよう打ち合わせ時間の調整を取引先に打診したりするのも手です。

サービス残業につながる制度

会社が採用している制度がサービス残業を促進してしまっているケースもあります。サービス残業につながる制度の具体例として、固定残業代制度やみなし労働時間制、管理監督者制度について解説します。

固定残業代制度

固定残業代制度とは、残業の代金として、あらかじめ給与に固定されて組み込まれている賃金体系のことを指します。この制度は法律で認められているものではなく、事業主が自社内で定めている場合が多いです。

本来、固定残業代制度は固定されている残業代として一定額を支払えば、いくら残業をさせて働かせても良いという制度ではありません。決められた残業時間を超えた場合には、追加で残業代の支払いが必要です。

しかし、実態として、会社の中にはこの制度の内容を把握せず、低額な残業代で長時間労働を強いているケースもあるようです。

みなし労働時間制

みなし労働時間制とは、社員の実働時間に関係なく、1日の所定労働時間分を働いたとみなす制度のことです。制度の目的は、職場での時間管理や把握が難しい社員に対応するためです。

例えば、外回りの営業マンやツアーガイド、社外で労働する従業員が多いようなケースです。みなし労働時間制により、所定労働時間が8時間の場合、実際は7時間しか働いていなくても8時間働いたものとみなされ、給料が1時間分減らされることはありません。

ただし、実際は9時間働いても8時間しか働いていないとみなされ、超過した1時間分の残業代は支払われず、その分はサービス残業となってしまいます。

管理監督者制度

管理監督者制度により、管理監督者は労基法41条3号に定める職にあたるとして、法律上、残業代の対象から外し、支払う必要がないことになっています。管理監督者は人事の采配を行い、立場上、給与も高いことから残業代不要での運用が認められています

管理監督者として、店長・マネージャー・支店長といった複数の役職名がありますが、管理職は名ばかりのケースも多いようです。そのため、管理監督者が超過勤務した場合はサービス残業となってしまいます。

参考：監視又は断続的労働に従事する者の労働時間等 に関する規定 -厚生労働省

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サービス残業をなくすルールづくり

ここでは、サービス残業をなくすルールづくりとして、時間外労働の周知や就業規則の見直し、正確な労働時間の把握、残業申請のルール化などについて解説します。

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残業申請のルール化

残業申請とは、従業員が残業する旨を管理者へ事前に申請することです。業務が法定労働時間内に終了しなかった場合、従業員が残業を申請して業務を実施すると、管理者はどの程度時間外労働が行われているのかを把握でき、管理しやすくなります。

また、管理者が業務の状況を把握して本当に残業が必要なのかを判断し、能力や経験に沿った的確な業務の割り振りが可能です。残業申請をルール化する際は、緊急のトラブル対応などで事後申請になることも考慮しましょう。

直帰の多い営業職の場合はメールで申請を受け付けるようにし、簡単に申請できるようテンプレートや例文を用意しておくのもおすすめです。

就業規則の見直し

サービス残業をなくすルールづくりをする場合は、会社の就業規則を確認し、法令に則った内容になっているか、サービス残業が発生しやすくなっていないか見直すことが大切です。規則を改編した後は、関連部署に説明会などを通して周知・徹底しましょう。

さらに、残業申請のルール化に際しては就業規則にも記載し、人事評価や給料の支払いにも反映することで、より一層効果的に運用できるようになります。

時間外労働に関する周知

サービス残業を減らす対策として社内ルールを作成しても、社員がその意義や重要性を正しく理解していなければ、サービス残業の抑制は望めません。

従業員一人ひとりにも国の法令や社内のルールなど、時間外労働に関する内容を正確に理解してもらう必要があります。全社的に説明会などを開催し、周知することが重要です。

正確な労働時間の把握

会社には、従業員の勤務時間や残業時間を正確に把握することが求められています。勤怠状況のデータは、給料計算にも不可欠なデータです。そのため、正確な勤怠管理を行い、給料計算などに反映させる必要があります。

管理者による勤務時間や残業時間の管理が適切に行われていない場合は、勤務状況や時間外労働の把握が不正確になり、サービス残業につながってしまいます。

そのため、労働時間を正確に把握するための仕組みづくりが必要です。特に有効な手段として挙げられるのが勤怠管理システムの導入であり、大きな手間をかけることなく簡単に勤怠の把握ができるようになります。

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勤怠管理システムを導入するメリット

正確な勤務・残業時間の把握のために、多くの企業が勤怠管理システムの導入を進めています。ここでは、勤怠管理システム導入のメリットとして、正確な労働時間の把握や適切な打刻管理、申請・承認の効率化、法体制への対応などを解説します。

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正確な労働時間の把握ができる

勤怠管理システムを導入する大きなメリットは、正確な労働時間が把握できることです。勤務時間を自己申告で管理する場合、社員の記憶間違いや不正申告により、正確なデータが入手できないケースが想定されます。

一方、勤怠管理システムでは、パソコンのログオンやログオフで自動的に出退勤時間を記録したり、外出先・出張先でもスマホから打刻できたりするため、より正確な労働時間の把握が可能です。

また、打刻された情報は勤怠管理システムへ自動的に記録されるので、後で集計する作業が不要となります。手作業での集計作業を必要とせず、ミスも発生しづらいことから正確な労働時間を把握できます。

適切な打刻管理ができる

勤怠管理システムの中には、不正打刻を防止するような仕組みが搭載されている製品もあります。そのようなシステムを導入すれば、不正打刻を防止しつつ、打刻ミスや打刻漏れも減らせます。

例えば、打刻機能とGPS機能に対応している勤怠管理システムを利用すれば、打刻時に位置情報を同時に取得できます。そのため、所定の場所での業務の開始・終了を確認でき、外出勤務やリモートワークが多い企業に有効です。

申請・承認の効率化ができる

インターネットに接続できる環境で稼動する勤怠管理システムの場合は、パソコンやスマホなどのアプリから、残業時間・直行直帰・有給休暇取得などの申請が容易です。

さらに、承認作業も従業員からの申請メールなどを確認し、システム上で承認・否認ができるので、処理フローの効率化を図れます。また、複数の上司の承認が必要な場合、承認ステップのカスタマイズができる勤怠管理システムがおすすめです。

法体制への対応ができる

「働き方改革関連法」によって、残業時間の上限や年次有給休暇の取得義務が規定されています。残業時間に関しては「休日労働を含まない時間外労働の上限は、原則として月45時間・年360時間」となっており、企業はこの規定を遵守する義務があります。

勤怠管理システムの利用により、社員の労働時間や休暇取得状況をリアルタイムで確認できます。そのため、残業時間が上限に近づいている社員に対してはアラートを送信して注意を促し、上限時間を超えた残業やサービス残業の防止が可能です。

同様に、有給休暇を規定通りに取得していない場合にもアラートを送れるため、義務違反のリスクを減らせます。その結果、企業と社員が一体となり、社会的な良識やルールに則って業務に従事し、法令遵守によるコンプライアンス強化を図れます。

参考：働き方改革関連法に関するハンドブック 時間外労働の上限規制等について｜厚生労働省

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勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ際には、下記のようなポイントに注目することがおすすめです。事前に各システムの機能を確認し、自社に最適な製品を選びましょう。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の業務や企業規模・勤務形態と合っているか
2. 自社に最適な打刻方法か
3. 必要な機能が搭載されているか

【その他の比較ポイント】

1. 複数言語に対応しているか
2. 担当者・従業員が使いやすいか
3. 料金体系を確認
4. サポート体制が充実しているか
5. 無料トライアルがあるか
6. 法改正に対応しているか

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まとめ

企業の時間外労働は労働基準法の36条をもとにした「36協定」により、上限が規定されています。しかし、企業によっては従業員の労働時間を適切に管理できず、この規定が完全に遵守されていないケースも多いです。

また、残業の中でも賃金不払い残業（サービス残業）は違法になる場合もあるため、当事者や管理者の上司は注意しなければなりません。

現在、労働時間やサービス残業の実態を適切に管理できていないと感じる企業には、従業員の勤務時間や残業時間・有給休暇取得などの実態を的確に把握し、法令を遵守しながら管理できる勤怠管理システムの導入がおすすめです。

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