AI搭載の勤怠管理システムおすすめ6選！シフト作成や業務を自動化

勤怠管理におけるAI機能には、生体認証による打刻や質問応答の自動化といった機能があり、さまざまなメリットが得られます。本記事では、勤怠管理におけるAI機能の活用方法や導入のメリット・注意点を解説し、AI搭載のおすすめ勤怠管理システムを紹介します。

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目次

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1. 勤怠管理システムの始め方
2. AI搭載の勤怠管理システムおすすめ6選
3. AI搭載の勤怠管理システムおすすめ比較一覧表
4. 勤怠管理におけるAIとは
5. 勤怠管理システムでのAI活用方法
6. AI搭載の勤怠管理システムを導入するメリット
7. AI搭載の勤怠管理システムを導入する際の注意点
8. 勤怠管理をさらに効率化！関連記事はこちら

勤怠管理システムの始め方

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AI搭載の勤怠管理システムおすすめ6選

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AI搭載の勤怠管理システムおすすめ比較一覧表

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勤怠管理におけるAIとは

AIは「Artificial Intelligence」の略称で、「人工知能」と和訳されます。明確な定義はありませんが、人間のように学習・分析・判断を行うプログラムやソフトウェアを指すのが一般的です。

近年、AIは身近なシステム・デバイスに広く採用されており、企業における勤怠管理システムにもAIの活用が進んでいます。勤怠管理システムにAIを搭載することで、打刻の多様化・データの一元管理・質問対応の自動化などが可能になります。

勤怠管理における工程の大部分を自動化できるため、管理者の業務負担の軽減やヒューマンエラーの防止に役立ちます。また、テレワークやシフト勤務など、多様な働き方にも対応しやすくなるため、従業員側にもメリットが大きいです。

従来の勤怠管理システムとの違い

従来の勤怠管理システムは、打刻データの記録や集計が主な役割でした。一方、AI搭載の勤怠管理システムは蓄積されたデータを分析し、異常な勤怠状況の検知やシフト作成の支援など、より高度な業務にも活用できます。

単に勤怠情報を管理するだけでなく、労務管理や人員配置の最適化を支援できる点が大きな違いです。

AIが勤怠管理で活用される背景

近年はテレワークやシフト勤務、副業など働き方が多様化しており、従来の管理手法だけでは勤怠状況を正確に把握することが難しくなっています。

また、人手不足や労務管理の厳格化により、管理者に求められる業務も増加しています。そのため、勤怠データの分析や異常検知を自動化できるAIへの注目度が高まっており、多くの勤怠管理システムでAI機能の搭載が進んでいます。

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勤怠管理システムでのAI活用方法

AIは勤怠管理システムの打刻管理・質問対応・データの管理など、さまざまな用途で活用されています。ここでは、AI搭載の勤怠管理システムの主な特徴や活用方法について解説します。

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生体認証による打刻管理

AI搭載の勤怠管理システムの多くは、生体認証による打刻に対応しています。生体認証とは、身体的な特徴をAIが識別し、本人確認を行うシステムです。カメラや専用センサーを用いて認証を行い、GPS機能との併用によって正確な打刻が可能になります。

生体認証には次のような種類があります。

1. 指紋認証
2. 顔認証
3. 静脈認証
4. 虹彩認証

従来のICカードを使った打刻では、カードの貸し借りや代理打刻といった不正が発生する可能性がありました。一方、生体認証の場合は本人の身体情報をもとに認証を行うため、代理打刻・なりすまし打刻を防げます。

また、ICカードの持ち歩きや再発行が不要になることで、会社全体のセキュリティ体制も強化できます。

質問対応の自動化

AI搭載の勤怠管理システムには、対話形式のAIチャットボットが利用できるものも多いです。AIチャットボットとは、チャットツールで質問すると、自動で即時に返答するシステムです。

例えば、専用ツールで休暇や福利厚生の利用について質問すると、その場でAIチャットボットが適切な返答をしてくれます。従来のように、人事担当者にメール・電話をして返事を待つという手間が省けるため、従業員の業務効率化に期待できます。

また、人事担当者も質問対応の業務負担を大きく低減できるでしょう。

勤怠管理データの活用

AI搭載の勤怠管理システムでは、蓄積された勤怠データを集計・分析することで、さまざまな業務を効率化できます。従来は担当者が手作業で行っていた確認・集計作業も自動化しやすくなり、人的ミスの防止や業務負担の軽減につながります。

具体的には、次のような活用方法があります。

1. 各人のシフト希望から全体のシフト調整を行う
2. 給与システムと連携させて賃金計算する
3. 各部署の残業時間の集計・各部門管理者への通達

勤怠に関する問題の早期発見

AI搭載の勤怠管理システム導入により、勤怠に関する問題を早期に発見しやすくなるのも特徴です。例えば、休み・遅刻・早退の増加や長時間労働の常態化など、従業員の勤務状況の変化に素早く気付くことができます。

システムによっては、簡単なアンケートを実施・分析して、心身に不調がないかを定期的にチェックできるものもあります。勤怠状況やアンケートから何らかの不調を抱えていると判明した場合は、早期に適切なフォローをすることで休職・離職を防げるでしょう。

勤怠に関するよくある問題

勤怠に関係する問題は、職種を問わず共通するものが多いです。特に多い問題を以下にまとめました。

1. 出勤状況が悪い（当日欠勤・遅刻・早退が多い）
2. 特定の社員だけ残業が多い
3. テレワークの勤務状況が把握しにくい

出勤状況の悪さは特定の1人だけが目立ちやすく、他の従業員の出勤状態が見えにくくなります。一部の社員だけ残業が多いというのも、残業が頻繁にある部署では気付きにくいです。こういった発見しにくい問題を、AIが見つけてくれます。

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AI搭載の勤怠管理システムを導入するメリット

AI搭載の勤怠管理システムを導入することで、不正打刻や打刻ミスの防止、シフト作成の自動化、勤怠マネジメントの強化などのメリットに期待できます。ここでは、AI搭載の勤怠管理システムを導入するメリットについて解説します。

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不正打刻の防止

AI搭載の勤怠管理システムの多くは、生体認証による打刻を採用しています。打刻するには、必ず本人が生体認証対応システムを操作しなければならないため、代理打刻・なりすまし打刻といった不正打刻を防止できます。

さらに、生体認証での打刻はICカードのように紛失・破損時にカードを再発行したり、退社時に回収したりする必要がないのも大きなメリットです。本人の紛失によるストレスを減らしつつ、人事担当者の事務負担を大きく軽減できます。

打刻忘れ防止

AI搭載の勤怠管理システムは、打刻忘れを自動でチェックしてくれます。出退勤どちらかのみ打刻を忘れた場合はエラーになるため、通常の勤怠管理システムでも発見しやすいです。

しかし、出退勤の両方を忘れた場合はエラーにならないことが多く、通常の勤怠管理システムでは気付きにくいです。AI搭載の勤怠システムの中には、出勤予定日とのズレを検知して知らせてくれるものもあり、打刻忘れに素早く対応できます。

業務の効率化

AI搭載の勤怠管理システムを導入することで、従業員・管理者側双方の業務の効率化を図れます。従業員側は、従来のタイムカードのように手作業で出退勤時間を申告する際の負担を減らせます。

また、管理者側は月末の締め日にタイムカードを回収し、労働時間や残業時間を集計するといった作業を自動化しやすくなります。勤怠管理システムの多くは、賃金計算システムと連携できるため、給与計算も自動かつ正確に行えるのが特徴です。

特に、従業員が複数拠点で勤務をしている場合、勤怠管理だけでも大きな業務負担が発生します。これまで勤怠管理にかけていたコストを大幅に削減できるのは、大きなメリットといえます。

シフト作成の自動化

AI搭載の勤怠管理システムを利用すれば、シフト作成の効率化を図れます。従来のシフト作成は、従業員から回収したシフト希望を管理者が集計し、必要な人員数や勤務バランスを考慮しながら、手作業でシフトを作成する必要がありました。

曜日ごとの必要人数だけでなく、従業員ごとの経験や担当業務、勤務可能時間なども踏まえてシフト作成しなければならず、担当者の負担が大きくなりやすいのが課題です。

AI搭載の勤怠管理システムには、従業員のシフト希望をもとにシフト調整を自動でサポートできるものがあります。各人の能力を考慮しつつ、過去のデータから繁忙期・閑散期などを正確に算出して人員調整するため、過不足のない人員配置が可能です。

勤怠マネジメントの強化

勤怠管理システムを導入することで、時間外労働時間の管理・従業員の健康管理がしやすくなります。休息が必要な従業員を早期かつ的確にピックアップできるため、勤怠マネジメントの強化につながるでしょう。

また、テレワークなどの社外業務や、休暇申請・休日出勤・代休などのマネジメントも容易です。従業員の適正な働き方が可能になるため、職場満足度の向上や企業全体の生産性アップにつながります。

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AI搭載の勤怠管理システムを導入する際の注意点

AI搭載の勤怠管理システムはさまざまなメリットがある一方で、導入前に把握しておきたい注意点も存在します。特に、導入費用や運用コスト、システムトラブルのリスクなどは事前に確認しておくことが重要です。

ここでは、AI搭載の勤怠管理システムを導入する際の注意点について解説します。

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導入・運用コストがかかる

勤怠管理システムは従来の勤怠管理に比べ、導入・運用コストが高額です。中でも、顔認証や指紋認証などの生体認証機器を導入したい場合、専用機器の購入費用が発生する点に留意しましょう。

また、システム利用料や保守費用、アップデート対応など、導入後にも継続的な運用コストがかかります。そのため、導入前には初期費用だけでなく、長期的なコストも含めて検討するのが大切です。

システムトラブルのリスクがある

AI搭載の勤怠管理システムは、ネットワーク障害やシステム不具合などのトラブルが発生する可能性があります。システム障害によって打刻できなくなると、勤怠管理や給与計算に影響が出ることも考えられるため注意が必要です。

あらかじめトラブル発生時の対応方法や代替手段を決めておき、社内マニュアルとして整備しておきましょう。

効果を実感するまで時間がかかる場合がある

勤怠管理システムの効果は、すぐに実感しにくいです。特に、AIは蓄積されたデータを分析・学習することで、精度を高めていく仕組みであり、一般的な勤怠管理システムと比べて導入直後からすぐに高い効果を実感できるとは限りません。

例えば、シフト作成や勤怠分析などのAI機能は、一定量のデータが集まることで精度が向上していきます。そのため、運用が安定するまでには一定程度の時間が必要です。

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その他の勤怠管理システムの選び方

AI搭載の勤怠管理システムは、自社のニーズに合ったものを選ぶことが大切です。次のようなポイントに注目してみましょう。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の業務や企業規模・勤務形態と合っているか
2. 自社に最適な打刻方法か
3. 必要な機能が搭載されているか

【その他の比較ポイント】

1. 複数言語に対応しているか
2. 担当者・従業員が使いやすいか
3. 料金体系を確認
4. サポート体制が充実しているか
5. 無料トライアルがあるか

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まとめ

AI搭載の勤怠管理システムは、生体認証による打刻管理や勤怠データの分析、シフト作成の自動化など、さまざまな機能によって勤怠管理業務を効率化できます。

AI搭載の勤怠管理システムを導入することで、従業員側は適正な働き方が可能になり、管理者側は業務負担を大きく軽減できます。ただし、導入・運用コストやシステムトラブルのリスクなどには留意しなければなりません。

働き方改革が進む現代において、労働時間の管理は企業の大きな課題です。AI搭載の勤怠管理システムなどを活用しながら、従業員の労働管理を適正に行いましょう。

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