ファイル共有にはメール？オンラインストレージ？使い分けを解説

ファイルを共有する際、メールとオンラインストレージどちらを使うべきか迷うという方も多いかもしれません。この記事では、メールとオンラインストレージそれぞれのメリット・デメリットや、オンラインストレージが向いているケースについて解説します。

目次

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1. ファイル共有にはメールとオンラインストレージどちらを使うべきか
2. ファイル共有にメールを使うメリット・デメリット
3. ファイル共有にオンラインストレージを使うメリット・デメリット
4. メールよりもオンラインストレージが向いているケース
5. まとめ

ファイル共有にはメールとオンラインストレージどちらを使うべきか

情報化の進んだ現代社会の中で、従業員同士や企業と顧客の間での情報共有は、企業の競争力を高めるために大変重要です。情報共有ではファイルを共有することも多く、以前はメールにファイルを添付して相手に送信することで、ファイル共有を行っていました。

しかし最近では、メールのほかにもオンラインストレージを利用したファイル共有も行われることも多くなってきました。オンラインストレージを利用する場合は、相手側にファイル自体を送るのでなく、共有するファイルのURLを知らせるのが一般的です。

ファイル共有を行うために、メールとオンラインストレージのどちらが良いかは一概には言えません。それぞれにメリット・デメリットがあり、自社のファイル共有の目的に応じて使い分けるのがおすすめです。

本記事では、メールとオンラインストレージそれぞれのメリット・デメリットや、オンラインストレージが向いているケースについて解説します。

オンラインストレージとは

オンラインストレージとは、ベンダーが提供するクラウド上のストレージのことで、「クラウドストレージ」とも呼ばれています。ユーザーは、インターネットを介してオンラインストレージにアクセスし、保存・保管されているファイルやデータを利用します。

共有したファイルのダウンロードを許可したり拒否したりする設定もできます。また、インターネット環境が整っていれば、どこからでもパソコンやモバイル端末などでアクセスできるため、出先やリモートワークでもよく利用されえいます。

ファイル共有にメールを使うメリット・デメリット

ここでは、ファイル共有にメールを使うことのメリットとデメリットを解説します。メリットが活かせて、デメリットを抑えられるシーンでメールを利用すると効果的です。

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メリット

ファイル共有にメールを使う主なメリットには、「手軽にファイル共有ができる」「コストを抑えられる」「送りたい相手に瞬時に届く」などがあります。ここでは、この3点について、オンラインストレージでのメール共有と比較しながら解説します。

手軽にファイル共有ができる

メールでのファイル共有は、日常的に利用しているメールソフトを使ってファイル添付するだけの慣れた簡単な操作ででき、受け手側もメールを開いてワンクリックでファイルの内容を確認ができるため、手軽に使えます。

一方で、オンラインストレージでのファイル共有には、アクセス権限の設定や社外と共有するための専用フォルダーを作成するなどの管理が必要になります。送信者・受信者の双方が手軽にファイル共有したい場合はメールが有利です。

コストを抑えられる

メールソフトやメールアドレスは、無料で提供されているものも数多くあります。また、メールは基本的に送信数や受信数に制限はなく、無料で利用できます。したがって、メールのファイル共有には特別なコストはかかりません。

一方、オンラインストレージを利用するには、提供業者との契約が必要になり、月々の利用料が発生します。新たにオンラインストレージの導入を考える場合は、共同編集やリモートワークの推進などの利用方法も考え、費用対効果を高める工夫をすることが大切です。

無料で利用できるオンラインストレージもありますが、企業が利用する場合には、セキュリティと容量大きさの両面からあまりおすすめできません。

送りたい相手に瞬時に届く

メールは、ファイル共有をしたい相手だけ、または複数人に瞬時に届けることが可能です。メール添付で送信する場合には、TO・CC・BCCを使い分ければ、送信した意味が伝わって不要な返信や混乱を防ぐことができ、よりスムーズなファイル共有が可能です。

オンラインストレージでのファイル共有には、送信者・受信者双方に一定の手順があり、メールでのファイル共有ほどの手軽さはありません。また、早急に共有したい場合には、メールなどで共有ファイルのURLを送信するなどして、共有を促す必要があります。

デメリット

ファイル共有にメールを使う主なデメリットには、「添付できる容量に制限がある」「セキュリティリスクが高い」などがあります。ここでは、この2点のデメリットについて解説します。

添付できる容量に制限がある

メールでファイル共有をする場合、添付できるファイル容量に制限があります。その制限はファイルソフトによって異なりますが、フリーメールで25MB程度、企業のメールサーバーでは10MB程度に抑えられているのが一般的です。

企業のメール容量が抑えられているのは、大きなファイルは送受信に時間がかかることや、相手のメール環境でメールが届かない場合があるためです。また、相手側のメールBOXを圧迫してしまう恐れもあります。ビジネスでのメール添付は、2MBまでがマナーです。

容量の大きなファイルを添付しなくてはならない場合は、ファイルを圧縮したり、いくつかのファイルに分割したりする必要があります。

セキュリティリスクが高い

メールでの情報共有は、ファイルのコピーを相手側に送ります。そのため、送信先を間違えると、そのファイルを削除したり変更したりすることはできません。悪意ある第三者に個人情報や企業の機密情報を誤送信すれば、情報漏えいが拡散してしまう恐れもあります。

オンラインストレージの場合は、相手方は自社のストレージに保存されているファイルを閲覧します。そのため、ダウンロードが可能になっていない限り、相手方にファイルが渡ることはありません。

ファイル共有にオンラインストレージを使うメリット・デメリット

ここでは、ファイル共有にオンラインストレージを使うメリットとデメリットを解説します。メールと同様にメリットが活かせて、デメリットを抑えられるシーンでオンラインストレージを利用すると効果的な活用ができます。

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メリット

ファイル共有にオンラインストレージを使う主なメリットには、「大容量のファイルの共有」「誤共有の予防」「ファイルの変更・削除」「バージョン管理」「閲覧・操作の履歴」などがあります。ここでは、この5点について、詳しく解説します。

大容量のファイルを共有しやすい

オンラインストレージでのファイル共有は、メールによるファイル添付のような容量制限がなく、数GBから数TBに渡る数多くのファイル共有が可能です。また、容量が足りなくなれば、必要に応じて料金プラン変更をしてストレージ容量の拡張ができます。

オンラインストレージの導入は、ファイルサイズの大きな画像や動画のファイル共有、1つのファイルを複数人で共有しての共同編集を可能にします。このように、共有の幅を広げ効率的な業務を推進できるのが、オンラインストレージでのファイル共有です。

誤共有を予防できる

メール添付でのファイル共有は、誤送信などでの情報漏えいのリスクがあります。それに比べて、オンラインストレージの場合は、アクセス制限を行うことで誤共有のリスクが抑えられます。アクセス制限は、人とファイルの両面から行うことができます。

人に対するアクセス制限には、ユーザーを識別する「認証」と、操作範囲を制限する「認可」で行います。認証は、ログインできる権限を与えられたユーザーのみがファイル共有できる仕組みで、IDとパスワードを利用したり生体認証を利用したりする方法があります。

認可では、アクセスが許可された人の操作できる範囲を制限します。制限には、閲覧のみできる人・編集もできる人などを設定します。また、ファイルに対する制限では、ファイルごとやフォルダーごとに、共有の可否や条件を設定します。

ファイルの変更・削除が可能

オンラインストレージでファイル共有を行う場合、基本的に共有するファイルは相手には渡らず、自社のオンラインストレージ上にあります。したがって、そのファイルの編集が許可されている人であれば、いつでも内容の変更やファイルの削除が可能です。

これにより、ファイルをアップロードしてから内容の誤りに気付いた場合でも、気付いた時点で修正をして、必要に応じて修正したことを相手に知らせることでスムーズな対応ができます。

また、共有ファイルのURLを送信してはいけない人に送ってしまった場合でも、ファイルを削除したりそのURLから移動したりすれば、それ以後はアクセスできなくなり、被害は最小限に抑えられます。

バージョン管理がしやすい

オンラインストレージには、誰が・いつ・どのような変更をしたかを記録するバージョン管理機能を搭載している製品も多くあります。バージョン管理機能を利用すると、ファイルを以前のバージョンに戻したり、削除したファイルを復元したりすることができます。

何世代前までのバージョン情報を保管しているかは製品によって異なりますが、1000世代以上前のバージョンの復元が可能な製品もあります。ただし、その分大きなストレージ容量が必要となります。

近年では、共有したファイルを複数の人が共同で編集する業務も多いため、バージョン管理ができれば、編集の過程が確認できて大変便利です。メール添付では共同編集は難しく、バージョンが変更されるたびにファイル送信をしなくてはなりません。

閲覧・操作の履歴を確認できる

オンラインストレージには、誰が・いつ・どのファイルを閲覧して、どのような操作をしたかを記録するログ管理機能を搭載した製品も多くあります。ログ記録から、共有したファイルに対して受信者が起こした行動を分析し、マーケティングに活かすこともできます。

またログ管理は、ファイル共有をする場合のセキュリティ対策にも重要な役割を果たします。不正なアクセスがあったり、不正にファイルが書き換えられていたりした場合に、ログ記録を確認することで、早期の発見と対処を可能にします。

デメリット

ファイル共有にオンラインストレージを使う主なデメリットには、「メールよりも手間がかかる」「使い慣れていない人がいる」などがあります。ここでは、この2つのデメリットについて解説します。

メールよりも手間がかかる

オンラインストレージでファイル共有するには、共有したいファイルを作成した後にオンラインストレージにアップロードして、公開URLを取得する必要があります。そのため、ファイルを添付して送信するだけでファイル共有ができるメールに比べ、手間がかかります。

使い慣れていない人がいる

メールでのファイル共有は、企業の中でも以前から行われている方法で、IT操作が苦手な人でも簡単に操作できます。しかし、オンラインストレージは、比較的新しい技術であるため、利用したことがない人や、使い慣れていない人も多くいます。

特にIT操作が苦手な人は、オンラインストレージへのアクセスや、ファイルのダウンロードで苦労する場合も多いです。そのため、送信者・受信者の両方に使い方の丁寧な説明が必要です。説明資料として、マニュアル動画や紙面での簡易マニュアルの作成が有効です。

メールよりもオンラインストレージが向いているケース

ファイル共有をメールで行うかオンラインストレージで行うかは、自社にとって費用対効果が高い方を選択するのがおすすめです。特に、下記の3つのシーンではオンラインストレージの方が高い費用対効果が期待できます。

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ファイルの数が多い・共有頻度が高い場合

共有したいファイル数が多かったり共有頻度が高かったりする場合は、オンラインストレージがおすすめです。共有ファイル数が多いと、メールでは何度も送信を繰り返さなくてはならず、それだけ手間と時間がかかります。また、ファイル更新時にも送信が必要です。

さらに、メールで添付したファイルは、受信者側の受信BOXに保管されるため、受信者のストレージを圧迫してしまいます。その点、オンラインストレージでのファイル共有は、ファイル数が多くなっても相手側のストレージを圧迫することはありません。

また、受信者がアクセスした時点で、常に最新バージョンのファイルが共有されているため、コミュニケーションの食い違いが起こりにくくなります。

重要度の高いファイルを共有する場合

重要度や機密性の高いファイルの共有には、誤送信の起こりにくいオンラインストレージが適しています。メールに添付して送信したファイルは、ファイルのコピーが相手に渡ってしまうため、送信後に編集することも削除することもできません。

メールでは、誤送信で意図しない第三者に送信してしまうことは起こりがちなミスであり、情報漏えいにつながって企業に大きな損失を与える場合もあります。その点、オンラインストレージでのファイル共有では、アクセスできる人と範囲を細かく設定でき安全です。

ただし、オンラインストレージは提供するベンダーが管理しており、ストレージ自体のセキュリティ対策はベンダーが行っています。製品を選択する際には、できる限り強固なセキュリティ対策を施しているベンダーを選ぶ必要があります。

共同編集する場合

共有したファイルを複数の人で編集するシーンは、企業の中でも増えてきています。このようなことは、メールでのファイル共有ではできない作業です。しかし、オンラインストレージでは、共同編集作業を比較的簡単に実現することができます。

また、オンラインストレージは、インターネット環境が整っていればどこでもファイル共有ができるので、共同編集は業務方法の拡大にも役立ちます。たとえば、異なる支店の人たちが同時にファイル共有をして、話し合いながらの共同編集が可能になります。

また、リモートワークしている人がコミュニケーションを図りながら、1つのファイルを編集するなどの業務もでき、多様な働き方への対応にも役立ちます。オンラインストレージの中には、複数の人が同時に1つのファイルを編集できるものもあります。

まとめ

ファイル共有はメールでもオンラインストレージでもでき、それぞれにメリットやデメリットがあります。どちらが優れているかは一概には言えず、自社におけるファイル共有の活用方法に合った方を選ぶことが大切です。

メールでのファイル共有は、手軽で低コストでできることがメリットで、オンインストレージは、大容量なファイルの共有ができ、送信後も変更・削除ができるのがメリットです。重要なファイルを共有する場合や、共同作業にはオンラインストレージがおすすめです。