変更時におすすめの勤怠管理システム12選！導入手順や注意点も解説

勤怠管理システムを新しいものへ変更する場合、データ移行や実装タイミングなど完全な新規導入とは違った選定ポイントがあります。本記事では勤怠管理システムを変更する場合のトラブルの少ない手順や、エクセルやタイムカード管理からの勤怠管理システムへの変更・新規導入まで解説します。

変更時におすすめの勤怠管理システム12選

目次

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1. なぜ勤怠管理システムを変更する企業が増えているのか
2. 【失敗なく実装まで】勤怠管理システム変更の手順
3. 変更時におすすめの勤怠管理システム12選
4. 【比較表】おすすめの勤怠管理システム
5. 勤怠管理システムの導入が必要な理由
6. 勤怠管理システムを導入するメリット
7. 勤怠管理システムを導入する際の注意点
8. その他の勤怠管理システムの選び方
9. 勤怠管理をさらに効率化！関連記事はこちら

なぜ勤怠管理システムを変更する企業が増えているのか

勤怠管理システムは一度導入すると長く使うことが多いものです。しかし近年は、会社の規模や働き方の変化に伴って、現在利用しているシステムを見直す企業も増えています。

中でも大きな理由の一つが働き方の多様化で、シフト勤務以外にフレックスタイム制やテレワークなどの普及です。従来の勤怠管理システムでは対応しにくい勤務形態が増えており、管理業務が複雑化しています。

• 打刻方法が現場に合わなくなった
• スマートフォンなど新しい打刻方法を導入したい
• 現在のシステムでは自社独自の勤務ルールに対応できない
• サポート体制や料金に不満がある
• クラウド型のシステムへ移行したい

このような理由から、勤怠管理システムの変更を検討するケースがあります。つまり、会社の成長や働き方の変化に、現在のシステムが合わなくなってきたことが大きなきっかけです。

【失敗なく実装まで】勤怠管理システム変更の手順

勤怠管理システムを変更するには、ただシステムを入れ替えればいいわけではなく、使用する従業員へのフォローアップも必須です。そこでトラブルになりにくい勤怠システム変更の手順を解説します。

変更前に確認すること

まずは、現在の勤怠管理システムについて何が問題なのかを整理し、「変更後に実現したいこと」を洗い出しましょう。

たとえば、

• 従業員数や拠点数に対応させたい
• 固定勤務・シフト・フレックス・夜勤などの勤務形態に対応させたい
• PCだけでなくスマホでも打刻できるようにしたい
• 給与計算や人事システムとの連携は今と変わりなくできるようにしたい
• 残業・有給・休日勤務の管理をわかりやすくしたい
• 部署ごとの承認ルールに対応させたい
• 自社独自の勤務ルールに対応させたい
• 現在残っているExcelなどの手作業をシステム上で行いたい

などです。

「打刻方法を変えたい」「給与計算への転記をなくしたい」「残業超過を自動で把握したい」など、具体的な目的まで整理しておくと、何を軸に新しいシステムを選ぶべきかが判断しやすくなります。

勤怠管理システムを変更する流れ

それでは実際に、勤怠システムを検討する流れを解説します。

1．変更理由と要件を整理する

まずは現在の課題や必要な機能を洗い出し、「どんな勤怠管理を実現したいか」を明確にします。

2．候補となるシステムを比較する

従業員数、勤務形態、打刻方法、既存システムとの連携、料金、サポートなどを比較し、自社に合う候補を絞り込みます。

3．データ移行や導入方法を確認する

現在の従業員情報や勤務ルール、有給残日数など、何を新しいシステムへ引き継げるのか確認します。移行作業を自社で行うのか、ベンダーの支援を受けられるのかも確認しましょう。

4．契約・設定・テストを行う

実際に導入するシステムを選び契約します。この時に、標準仕様ではなく自社用にカスタマイズが必要な場合は、SEとの打ち合わせが発生します。導入までの日数を多めに見積りましょう。

その後システムが納品されたら勤務ルールや承認フローなどを設定し、実際の業務を想定してテストします。特に、シフト勤務や日跨ぎ勤務など、自社特有のケースを試しておくことが重要です。

5．従業員へ周知し新システムへ切り替え、質問へのフォローアップを行う

新しい打刻方法や申請方法、変更日時、問い合わせ先などを事前に案内します。全社員が利用するシステムだからこそ、導入前の周知が欠かせません。

またどれだけマニュアルを作成しても、システムの変更担当者が直接問い合わせを受ける事態も多いです。特に、役職者からの部下の勤怠状況の把握やアラート設定といった、管理業務での使い方の相談は想定しておきましょう。

勤怠システム変更時の注意点

勤怠管理システムの変更で特に避けたいのは、「契約したシステムが自社の運用に合わなかった」ということです。

たとえば、「シフト管理に対応」と書かれていても、自社独自のシフトルールまで設定できるとは限りません。夜勤や日跨ぎ勤務、複数の勤務形態がある場合は、具体的な勤務パターンを示して対応できるか確認することが大切です。

また、給与計算や人事システムとの連携も事前に確認しておきましょう。勤怠データを新しいシステムで管理できても、給与計算の連携ができなければ変更にかかった費用対効果が小さくなります。

さらに、以下の点も確認しておくと安心です。

• 現在のデータ（給与や有給の残日数など）の移行はをどこまでできるか
• データ移行＆既存システムとの連携のサポートは受けられそうか
• 法改正時のアップデートやサポートを受けられるか
• 導入時の初期設定を支援してもらえるか
• 自社用にアップデートする追加料金は予算内か
• 社員が新しい操作を覚えやすいか

つまり、いざ導入を開始したもののトラブルがあった際に、いくらの追加予算でどのように解決してもらえるのかまで、確認をしておくのが望ましいです。

また新システムへの変更はなるべく閑散期に行いましょう。特に大人数の企業では、変更後の問い合わせ対応や社員への周知まで含めてスケジュールを組む必要があります。

給与計算・年末調整への影響を確認

勤怠管理システムを変更すると、勤怠データを利用している給与計算や年末調整の業務にも影響する可能性があります。

例えば年度途中で変更した場合、

• 1～3月：旧システム
• 4～12月：新システム

のように、1年間のデータが複数のシステムに分かれる場合があります。

そのため、給与・年末調整の担当者が旧システムのデータを参照する必要があるのか、新システムに過去データを取り込めるのかを確認しておきましょう。データ移行ができない場合は、エクセルやPDFといったファイル形式で、旧システムの情報を残さなければなりません。

またこの処理にも時間がかかることを考えると、旧システムの解約は余裕を持って行い、使用を中止した後で問題が起こらないよう確認する必要があります。

導入後に新システムを定着させるには

新しい勤怠管理システムは、社員・管理者ともにトラブルなく継続して運用できる状態にすることが重要です。

まずは打刻・申請・承認などの基本操作を全社員が迷わず行えるように、わかりやすいマニュアルや操作説明を用意し、問い合わせ先を明確にしましょう。

また、導入直後は「打刻漏れがないか」「申請が正しく承認されているか」「給与計算に必要なデータが正しく出力できているか」などを重点的に確認します。

運用を始めてから新たな課題が見つかることもあるため、導入後しばらくは現場の声を集め、設定や運用ルールを見直していくことも大切です。

勤怠管理システムの変更で重要なのは、機能が多い製品を選ぶことではありません。自社の勤務形態や既存システム、現在の課題に合った製品を選び、無理なく移行できるかまで確認することです。

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勤怠管理システムの導入が必要な理由

近年のビジネス環境では、正確な勤怠管理がますます重要となっており、勤怠管理システムの必要性が高まっています。ここでは、従来のアナログ管理の課題と、労働基準法の面から勤怠管理システムが必要な理由について解説します。

アナログ管理ではカバーできない面がある

従来のアナログな勤怠管理方法では、正確な勤怠管理が難しいです。アナログ管理では出勤・退勤の時刻や勤務時間の記録が煩雑で、手作業による集計やミスのリスクが高くなります。

また、従業員の出入りが多い場合や、テレワークの増加などにも対応できません。このような課題から、近年では勤怠管理システムを導入する企業が増えており、タイムカードによる打刻の廃止も進んでいます。

労働基準法に反する可能性がある

労働基準法には、労働者の勤務時間や休憩時間、休日の取り扱いなどの規定があります。アナログな勤怠管理では、これらの法律に適合するかの確認が難しく、法的リスクが高まります。

勤怠管理システムの導入により、労働基準法に沿った正確な勤務時間の記録や休憩時間の管理が可能です。

参考：労働基準法｜e-Gov法令検索

勤怠管理システムを導入するメリット

現代の企業においては、効率的な労働時間の管理が大事です。勤怠管理システムの導入には多くのメリットがあります。ここでは、勤怠管理システムを導入するメリットについて解説します。

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勤怠管理業務を効率化できる

勤怠管理システムの導入により、勤怠管理業務を効率化することができます。アナログの勤怠修正は時間と手間がかかりミスも発生しやすいですが、システムは勤怠データの自動集計や残業時間の自動計算などで多くの作業を自動化し、人的ミスと手間の削減が可能です。

また、勤怠修正の際には修正履歴も記録されるため、法的リスクを避けられます。システム導入で管理者の業務負担が軽減され、時間と労力の節約が可能です。

勤務状況をリアルタイムに確認できる

勤怠管理システムでは、勤務状況をリアルタイムに確認できます。例えば、専用のアプリを使用することで、従業員の出勤・退勤情報や休憩時間、残業時間などをリアルタイムで把握可能です。

管理者は外出先からも従業員の勤務状況を把握し、適切な判断や調整ができます。従業員も自身の勤務データを確認しながら、勤務時間や残業時間の把握が容易です。

テレワークや直行直帰に対応できる

アナログ管理では、実際の稼働時間を確認しづらいため、本人からの申告に頼ることになります。しかし、勤怠管理システムを使用すれば出先でも打刻が行えるため、正確な勤怠管理につながります。

テレワークや直行直帰でも正確な勤怠管理を行いつつ、GPSで打刻時の位置情報を取得できるシステムを使用すれば、さらに正確な勤怠管理が可能です。

法令遵守を徹底できる

勤怠管理システムを導入すれば、法令遵守を徹底できます。システムは労働基準法・労働契約法などの労働関連法令に基づいて設定されており、勤務時間や休憩時間の適正な管理をサポートします。

従業員の出勤・退勤情報や勤務時間などが正確に記録され、法定労働時間、残業時間、休日出勤などが適切に管理されます。また、勤怠データの自動集計や報告書の作成機能も備えており、労働基準監督署などへの報告と労働時間の証拠提出を容易に行えるものが多いです。

参考：労働基準法｜e-Gov法令検索

不正を予防できる

従業員がICカードや専用アプリを使用して打刻することで、打刻忘れ・入力ミスを防ぐことができます。勤怠管理システムは正確な時刻情報を記録し、勤務時間や休憩時間を自動的に集計する仕組みです。

これにより、従業員の勤務状況や労働時間が透明化され、不正行為を防ぎながら時間外労働の適正な管理が可能となります。また、システムは異常な打刻や時間外労働の自動検知機能も備えており、不正行為の早期発見と是正にも役立ちます。

変更時におすすめの勤怠管理システム12選

勤怠管理システムを導入する際の注意点

勤怠管理システムを導入する際には、いくつかの注意点があります。ここでは、システム導入の注意点について解説します。さまざまな注意点を踏まえつつ、勤怠管理システムの円滑な導入と効果的な運用を実現しましょう。

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導入作業に負荷がある

勤怠管理システムを導入する際、導入作業に伴う負荷が発生します。システムの導入には、マスタデータの設定、従業員情報の登録、勤務ルールの設定など、複数の作業が必要です。

実際の作業に入る前に、作業量やスケジュールを詳細に見積もってから実行しましょう。負荷を最小限に抑えるためには、導入前の十分な準備とスムーズな移行計画が重要です。

就業規則に対応しきれない場合がある

勤怠管理システムによっては、自社の就業規則に対応しきれない場合があります。各企業の就業規則には、勤務時間や休憩時間の規定、特殊なシフトパターンなどが含まれています。

そのため、システム導入前に従業員の就業規則を確認し、システムが既存のものと適合するか検討することが大切です。

機能不足があると不正が起きやすい

勤怠管理システムを導入しても、機能不足があると正確な勤怠管理が行えません。特に、打刻修正の有無や履歴が確認できないものは不正が起こる可能性が高いです。

勤怠打刻忘れによる勤怠修正なのか、不正修正なのかが判断できないため、短期アルバイトを多く採用する企業は打刻に関する機能をよく確認し、不正ができないシステムを選びましょう。

勤怠管理システムの運用を簡単にする方法

勤怠管理システムの運用を簡単にするためには、まず従業員に対してシステムの使い方や操作方法のトレーニングを行います。それにより、従業員はシステムをスムーズに利用できるようになります。

また、システムの利便性を高めるためにモバイルアプリなどを活用することで、従業員は自分の勤務時間の確認・申請・修正などを手軽に行えます。さらに、自動化機能の活用で勤怠データの集計やレポート作成の効率化が可能です。

これにより、管理者は時間と手間を削減し、正確な勤怠情報に基づいた給与計算や労働時間の分析が容易に行えます。

勤怠管理システムの運用を優先した業務フローにする

勤怠管理を効率的に行うには、勤怠管理システムを優先した業務フローにすることが重要です。従来のアナログな勤怠管理方法を続けた場合、いくつかのリスクが生じます。

例えば、手作業でのデータ入力・紙ベースの管理では、ヒューマンエラーやデータの不整合が発生する可能性が高く、正確な勤怠データの把握が困難です。労働基準法に適合するかの確認作業も煩雑であり、法的リスクが高まります。

勤怠管理システムの運用を優先することで、これらのリスクを軽減して正確かつ効率的な勤怠管理を実現できるでしょう。

その他の勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムを選ぶ際には、まず勤怠システム導入に対する効果や解決したい自社の課題を明確にしましょう。ここでは、勤怠管理システムの選び方について詳しく解説します。

前提｜勤怠管理に関する自社の課題を整理する

勤怠管理システムを比較する際に、まずは勤怠管理に関する自社の課題を整理しましょう。一口に勤怠管理システムといっても「対応している打刻方法」や「機能の柔軟性」「連携できるシステム」などが各社の製品で異なります。

そのため、自社の勤怠管理の課題を整理することで、必要な勤怠管理システムの特徴が見えてきます。

提供形態

勤怠管理システムの提供形態は、大きく「クラウド（SaaS）型」と「オンプレミス型」の2種類に分けられます。

クラウド型は、インターネット経由でシステムにログインできる勤怠管理システムです。インターネット接続があればどこからでもアクセス可能なため、テレワークにも対応できます。導入コストが低く手軽に始められることから、近年主流の勤怠管理システムです。

オンプレミス型は、自社のサーバーにソフトウェアをインストールして管理する勤怠管理システムです。初期費用や導入コストがかかるものの、セキュリティが高く機能性にも優れているため、長期的に見てコストが安い勤怠管理システムともいえます。

クラウド型とオンプレミス型どちらに適しているかは、企業規模・就業形態・予算・セキュリティ対策などによって異なります。特に、初めて勤怠管理システムを導入する企業には、クラウド型からの運用がおすすめです。

打刻の方法やツール

従業員の勤怠状況に合わせて、打刻方法を選べるシステムの選定も大事です。例えば、店舗での接客業や工場などは決まった時刻に出社するため、入退室方式の打刻が適しています。

一方、現場への直行直帰が多い場合やリモートワークを導入している場合は、社外での打刻にも対応していることが必須条件です。スマホアプリから出退勤打刻を行うものや、GPS機能を備えたものなど、さまざまな打刻方法の中から選べると便利です。

打刻方法が自社の勤務形態に合っていない場合、正確な勤務状況を記録できず確認作業や個別対応が発生し、労務管理の負担が増えてしまいます。打刻の不正にもつながるため、よく確認してから導入しましょう。

モバイルGPS打刻

モバイルGPS打刻とは、従業員がスマートフォンなどの端末を使って出退勤打刻を行う際、GPSの位置情報を同時に取得できる機能です。出退勤の情報だけでなく、打刻した時点でどこにいたかといった勤怠情報を記録できるのが特徴です。

外回りなど社外での勤務を行う機会が多いと、実際に何時から勤務を開始しているか把握しにくい場合があります。モバイルGPS打刻が可能なシステムを使うと、打刻の時点で取引先に到着しているかなど、位置情報から正確な打刻を把握できます。

直行直帰型のサービスや長距離ドライバーなど、勤怠管理が難しいとされてきた業種にも対応できる新たな勤怠管理方法です。なお、従業員が心理的な負担を感じやすい側面から、配慮が必要となる場合もあります。

生体認証打刻

生体認証打刻とは、スマートフォンの顔認証や指紋認証と同様に、体の一部を認証に使用して勤怠打刻を行う打刻方法です。IDカードやタイムカードのような紛失リスクがなく、他人が代わって打刻を行う不正を防止できます。

瞳の虹彩・網膜に加え、指や掌の静脈で認証を行うものなどさまざまな種類があります。パスワードの入力などと比べて正確性・セキュリティ性を高められる反面、従業員側が生体情報を取得されることに抵抗を感じるケースも想定されます。

ICカード打刻

ICカード打刻とは、専用のカードリーダーとICカードを用いて勤怠打刻を行う打刻方法です。ICカードをかざすだけで打刻が完了する非接触タイプのものが多く、スムーズに出退勤打刻を行えます。

なお、ICカード打刻はカードを配布するだけで手軽に導入できますが、カードの紛失には注意が必要です。

入退室管理システム連動打刻

入退室管理システム連動打刻とは、入退室の記録と出退勤の打刻を連携できる打刻方法です。出退勤の打刻を行う前後にサービス残業を行うなど、実労働時間と申告内容の乖離を防ぐ効果があります。

入退室管理システムはオフィスの扉などに設置されるものや、扉の施錠・解錠で記録が行われるものなど種類が豊富です。建物や設備の状況によっては取り付けが難しい場合もあるため、事前に確認しましょう。

必要な機能とカスタマイズ性

勤怠管理システムによって搭載されている機能は大きく異なります。勤怠管理における自社の課題を解決してくれる機能があるか、その機能が就業規則に沿って細かく設定できるのか、必要な機能とカスタマイズ性を確認しましょう。

法改正への対応

勤怠管理システムを導入するには、労働関連の法改正に対応していることも大切です。常に最新の法改正にアップデートしてくれるシステムなら、超過勤務のルールや残業単価の計算方法などに変更があった場合も自動で対応してくれます。

今後は、働き方改革によって勤怠管理に求められる条件が厳しくなり、残業時間の超過によって罰則が課される場合もあります。そのため、残業時間超過アラートなどの機能を備えたシステムを選ぶことで、リスクを事前に回避できます。

操作性とサポート体制

勤怠管理システムは使用頻度が高いため、使いやすさ・わかりやすさに影響する操作性は、従業員や担当者にとって重要なポイントです。出退勤時刻の打刻だけでなく、勤怠データの取り込みやシステム連携など複雑な操作が簡単にできるかも確認しておきましょう。

また、通常と異なる操作や対応が必要になった際、サポート体制が充実しているシステムならスムーズに問い合わせできます。万が一の故障や不具合を想定し、あらかじめどのようなサポートが受けられるのかを確認しておくと安心です。

給与計算など他システムとの連携

勤怠管理システムは給与計算や労務管理システムと連携させることで、より効率化を図れます。すでに利用している他サービスがある場合は、なるべく負担なく連携できるものを選びましょう。

システムのセキュリティ

勤怠管理システムは従業員の個人情報を管理します。安全かつ安定した稼働のためにも、データ通信の暗号化や自動バックアップの有無など、セキュリティ対策を確認しておきましょう。

無料トライアルがあると操作性を確認しやすい

一度導入した勤怠管理システムを変更する場合、従業員への周知や業務フローの見直しなどに多くの労力がかかります。慎重に導入を進めたいなら、実際のシステムをお試しで利用できる無料トライアルがおすすめです。

無料トライアルの期間はシステムによって異なりますが、1ヶ月や2ヶ月程度のものがほとんどです。時間をかけてじっくり検討したい場合には、トライアル期間の長さにも注目して選んでみましょう。

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まとめ

勤怠管理システムの導入には、正確な勤務時間の記録が自動的に行われること、勤怠管理の正確性と効率性が向上し、労働法令の遵守も容易に行えることなどのメリットがあります。

システムの運用をスムーズにするために、業務ニーズに合致した使いやすく柔軟性のあるシステムを選びましょう。導入後は、従業員へのトレーニングや情報共有を行い、システムの利便性を高めるためにモバイルアプリなどの新しい機能を有効活用しましょう。

これらの要素を考慮しながら継続的な改善を行うことで、効果的かつスムーズな勤怠管理システムの運用が実現できます。勤怠管理システムを効果的に活用し、組織全体の生産性向上につなげましょう。

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