バーコード・QRコード打刻の勤怠管理システム3選！メリットも解説

バーコード・QRコード打刻の勤怠管理システムは、打刻専用のPCやタイムレコーダーがなくても打刻が可能です。そのため、イベント会場や製造業など従業員数が多い企業での導入がおすすめです。本記事では、バーコード・QRコード打刻のメリットや選び方を解説します。

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目次

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1. 勤怠管理システムの始め方
2. バーコード・QRコード対応の勤怠管理システムおすすめ3選
3. バーコード・QRコード対応の勤怠管理システムおすすめ比較一覧表
4. バーコード・QRコード打刻の特徴
5. バーコード・QRコード対応の勤怠管理システムのメリット
6. バーコード・QRコード対応の勤怠管理システムの注意点
7. その他のおすすめ勤怠管理システム
8. 勤怠管理をさらに効率化！関連記事はこちら

勤怠管理システムの始め方

勤怠管理ソフトの多くは、資料請求をすることで運用を開始できます。これは公式サイトから検討した場合も同様です。

本サイトでは、複数のサービスをまとめて比較・資料請求できます。資料請求は無料なので、複数の製品を比較して自社に最適な勤怠管理ソフトを選びましょう。

バーコード・QRコード対応の勤怠管理システムおすすめ3選

ここでは、数ある勤怠管理システムを比較して判明した、バーコード・QRコード対応の勤怠管理システムおすすめ3選を紹介します。資料請求と合わせて自社に最適な勤怠管理システムを選びましょう。

バーコード・QRコード対応の勤怠管理システムおすすめ比較一覧表

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バーコード・QRコード打刻の特徴

バーコード・QRコード打刻は、タイムカードやレコーダーのように従来浸透しているものとは異なる特徴があります。企業によっては、バーコード・QRコード打刻と相性が良い業種もあるでしょう。ここでは、バーコード・QRコード打刻の特徴を解説します。

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スマホで読み取るだけで打刻可能

バーコード・QRコード打刻は、専用のバーコードやQRコードを読み取って出退勤を記録する方法です。事務所や店舗などにコードを掲示し、従業員がスマホ・タブレットで読み取ることで打刻を行います。

打刻されたデータは従業員別で勤怠管理システムに反映されるため、リアルタイムで勤務状態を管理できます。また、専用機器を設置しなくても導入できるケースが多く、比較的低コストで始めやすい点もメリットです。

バーコードを設置する場所は自由なため、店舗・オフィス・複数拠点など、さまざまな勤務形態に対応しやすいでしょう。

オフィス以外での打刻に向いている

バーコード・QRコード打刻は、オフィス以外での勤怠打刻に向いています。例えば、イベント会場や派遣先などタイムレコーダーを設置できないような場合でも、スマホをQRコード読み取り端末に設定することで、一時的な勤怠打刻設備を用意できます。

ただし、多くのシステムはインターネット接続が必須であることに留意しましょう。掲示されたQRコードを読み取るためには、従業員がインターネットに接続された端末を持っている必要があります。

バーコードとQRコードは読み取れる情報量に違いがある

バーコードとQRコードは似た打刻方法ですが、記録できる情報量に違いがあります。一般的なバーコードは数字や文字列など限られた情報を横方向に記録するのに対し、QRコードは縦横方向に情報を記録できるため、より多くのデータを保持します。

そのため、近年の勤怠管理システムではQRコードを採用するケースが増えています。ただし、勤怠打刻では従業員情報や打刻情報をシステム側で管理するため、実際の運用において情報量の差が大きな問題となるわけではありません。

QRコードはスマホとの相性が良い

QRコードはスマートフォンの標準カメラ機能で読み取れることが多く、専用アプリや専用機器を必要とせず利用できるのが特徴です。そのため、近年はクラウド型の勤怠管理システムを中心にQRコード打刻へ対応するサービスが増えています。

また、店舗・現場にQRコードを掲示するだけで打刻環境を整備できるため、拠点の追加やレイアウト変更にも柔軟に対応可能です。複数店舗を運営する企業や派遣・イベントスタッフなど、勤務場所が変わる業種で運用しやすい打刻方法といえるでしょう。

バーコード・QRコード打刻がおすすめの業種

バーコード・QRコード打刻は、スマホなどで簡単に打刻できるため、従業員の勤務場所や勤務時間が変動しやすい業種に向いています。特に外勤や出張、多店舗へのヘルプや従業員数が多い職種では、勤怠管理を効率化しやすいでしょう。

具体的には、以下のような業種がおすすめです。

1. 小売店
2. 飲食店
3. イベント会場
4. 製造業
5. 営業
6. 訪問介護
7. 派遣会社

バーコード・QRコード対応の勤怠管理システムのメリット

バーコード・QRコード打刻のメリットを把握しておけば、導入によってどのような業務改善に役立つかイメージしやすいです。ここでは、バーコード・QRコード打刻のメリットについて解説します。

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PCやデバイス環境がなくても打刻できる

バーコード・QRコードを設置しておけば、読み取るだけで打刻できるため、PCやタイムレコーダーなど打刻するための機器が不要です。さらに、PCの立ち上げや勤怠管理のためのログインがいらなくなります。

また、タイムレコーダーなどの機器は慣れるまでに時間を要したり、操作ミスをしたりする可能性もあります。スマホなどで読み取ればすぐに打刻可能なバーコード・QRコード打刻なら、従業員と管理者双方の負担を削減できます。

コスト削減につながる

バーコード・QRコード打刻では、専用のタイムレコーダーやICカード機器を設置する必要がないため、初期費用を抑えて導入しやすいです。

また、従業員が自身のスマホで打刻できるシステムなら、専用端末を追加で用意する必要がなく、機器購入費や管理コストの削減にもつながります。紙のタイムカードを使用しないため、カードやインク、保管スペースなどにかかるコストも抑えられます。

不正打刻の防止

バーコード・QRコード対応の勤怠管理システムでは、現場にいる本人がスマートフォンアプリからコードを読み取って打刻するため、不正打刻の防止が可能です。

例えば、Web打刻のようにIDやパスワードだけで打刻できる場合と比較して、代理打刻のリスクを抑えられます。また、バーコード・QRコードは定期的に更新できるため、写真で保存された場合も、管理側の操作によって簡単に不正打刻を防げます。

それにより、正確に勤務状況を把握しやすくなり、確実な給与計算が可能です。平等な勤怠管理を行うためにも、バーコード・QRコード打刻の必要性は高いといえます。

正確な勤務時間の把握

バーコード・QRコード打刻では、従業員がその場で打刻することで正確な勤務時間が記録されます。遅刻や早退、欠勤などを確実に把握しつつ、クラウド型の勤怠管理システムであれば、記録した勤務時間をクラウド上で管理できます。

特に、不規則な勤務が求められる仕事では、従業員それぞれの勤務時間を記録するのが困難です。しかし、残業手当の支払いや労働時間の上限を超えた勤務を防止するため、正しい労働時間・残業時間を把握しなければなりません。

バーコード・QRコード打刻で勤怠管理システムに反映されれば、正確な勤務時間の把握が可能です。適切な勤務時間を記録できるバーコード・QRコード打刻により、従業員への賃金の支払いや健康管理における不安を解消できます。

集計業務の効率化

バーコード・QRコード打刻ができる勤怠管理システムでは、記録された勤務データをもとにシステム上で自動計算されます。エクセルに手入力で作業する時間が省略できるため、集計業務が効率化されます。

また、手入力で行う場合、計算ミスが発生した際には修正に時間を要するのが課題です。勤怠管理システムの活用により、集計に関わるさまざまな面での業務効率化に期待できるでしょう。

現場での打刻に対応できる

従業員に個別でバーコード・QRコードを発行できる機能があれば、現場での打刻に対応しやすくなります。出張や外出時の事務所への立ち寄りが不要になるため、従業員の負担削減にもつながるでしょう。

同様に、テレワークの場合でも事務所へ出社せずに確実な勤怠管理が可能です。働き方が多様化する中で、従業員ごとに異なる雇用形態を採用し、勤務時間が複雑化していることもあります。

近年は、外勤・テレワーク・シフト勤務など、従業員によって勤務形態が異なるケースも増えています。バーコード・QRコード打刻は、さまざまな勤務形態に合わせて柔軟に運用しやすい点もメリットです。

バーコード・QRコード対応の勤怠管理システムの注意点

バーコード・QRコード対応の勤怠管理システムを導入する際、不正打刻を完全には防げなかったり、スマホの充電切れなどで打刻ができなかったりするケースがあることに注意しましょう。

ここでは、バーコード・QRコード対応の勤怠管理システムの注意点について解説します。

不正打刻は完全に防げない

バーコード・QRコード対応の勤怠管理システムは、従業員本人がスマホなどでQRコードを読み取って打刻する仕組みのため、不正打刻を防止できます。しかし、QRコードを事前に撮影・共有された場合、完全に不正打刻を防止することは困難です。

そのため、運用方法によっては不正利用のリスクがある点に注意が必要です。対策としては、古いQRコードは使い回さず一定時間ごとにQRコードを更新したり、位置情報や顔認証など他の認証方法と組み合わせたりするといった方法が有効です。

スマホを使うリスクを理解する

バーコード・QRコード対応の勤怠管理システムでは、従業員自身のスマホを使用して打刻を行うケースがほとんどです。つまり、スマホの充電切れや故障、通信環境の不具合などによって正常に打刻できなくなる可能性があります。

特に、外出先や移動中での打刻が多い職場では、通信状況に左右されて打刻が遅れるケースも考えられます。打刻漏れを防ぐためにも、あらかじめ運用ルールを周知し、必要に応じて予備対応の方法を決めておくことが重要です。

勤怠管理システムの選び方

勤怠管理システムは、自社の特徴やニーズに沿ったものを選ぶことで、より高い効果を発揮します。そのため、導入する前に運用方針をしっかりと計画することが大切です。勤怠管理システムは、以下の点に注目して選ぶのがおすすめです。

【重要なポイント3つ】

1. 自社の業務や企業規模・勤務形態と合っているか
2. 自社に最適な打刻方法か
3. 必要な機能が搭載されているか

【その他の比較ポイント】

1. 複数言語に対応しているか
2. 担当者・従業員が使いやすいか
3. 料金体系を確認
4. サポート体制が充実しているか
5. 無料トライアルがあるか

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まとめ

バーコード・QRコード打刻の勤怠管理システムは、従業員が自身のスマホなどでバーコード・QRコードを読み取って打刻する方法です。タイムレコーダーなどを設置せずに導入できる場合が多く、企業は機器購入や管理にかかるコストを抑えられます。

また、リアルタイムで勤怠データを反映できるため、正確な勤務時間の把握や不正の防止が可能です。中でも、従業員数や外勤が多い企業・イベント会場や、製造業などは管理業務の効率化を図りやすいといえるでしょう。

ただし、運用方法によっては不正利用・打刻漏れのリスクもあるため、企業の課題やニーズに合ったシステムを選ぶのが重要です。本記事を参考にバーコード・QRコード打刻の勤怠管理システムを導入し、管理業務の効率化や適切な勤務状況の把握につなげましょう。

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