おすすめのマニュアル作成代行｜選び方のポイントも解説

業務や製品のマニュアルの作成は重要な作業の1つですが、作成のための人的リソースが足りない場合もあるでしょう。その際には、代行会社へのマニュアル作成の外注がおすすめです。本記事では、おすすめのマニュアル作成代行や選び方のポイントなどを解説します。

目次

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1. マニュアル作成代行を利用して高品質なマニュアルを作ろう
2. マニュアル作成代行を利用するメリット
3. マニュアル作成代行は対応業務・セキュリティ・実績で選ぶ
4. マニュアル作成代行の選び方で重要な3つのポイント
5. マニュアル作成代行のその他の比較ポイント
6. マニュアル作成代行の費用相場と料金体系
7. おすすめのマニュアル作成代行
8. マニュアル作成代行の導入フローと注意点
9. 代行で作成されたマニュアルの著作権について
10. まとめ

マニュアル作成代行を利用して高品質なマニュアルを作ろう

マニュアル作成とは、業務手順や製品の使用方法をわかりやすく文書化する工程です。一般的なステップは、全体の構成を決定して章立てを設定したうえで、内容を詳細に記述します。また、必要に応じて図解や写真を挿入することで、視覚的に理解しやすくします。

このように、マニュアル作成ではさまざまな作業が生じることから、自社での内製ではなく代行会社に委託する企業も増えています。しかし、マニュアル作成を依頼できる代行会社は多く、選定が難しいと感じることもあるでしょう。

本記事では、おすすめのマニュアル作成代行をはじめ、マニュアル作成代行の選び方のポイント、導入フロー・注意点などについてわかりやすく解説します。

マニュアル作成代行に依頼できる業務内容

マニュアル作成代行会社に依頼できる具体的な業務内容としては、マニュアルの新規作成や更新・アップデート、データ化・電子化などが挙げられます。以下では、それぞれの業務について詳しく解説します。

マニュアルの新規作成

新規作成業務では、企業のニーズや目的をヒアリングして、対象読者や必要な内容を明確にします。その後、マニュアルの章立てなどの構成を設計して、全体の流れを決定します。

次に、わかりやすく簡潔に内容を執筆し、図解や写真を挿入して視覚的にも理解しやすい形に編集します。最後に、校正を行って正確性や理解のしやすさを確認し、必要な修正を行って納品するのが基本的な流れです。

さまざまな工程を代行してくれるため、自社でのマニュアル作成の負担を削減し、精度の高いマニュアルを利用できます。

マニュアルの更新

既存のマニュアルを確認して、更新が必要な箇所を特定し、必要な箇所を修正して新しい情報を追加します。図解や写真も最新のものに差し替え、変更点が正確に反映されていることを確認したうえで、全体の内容を再度チェックします。

これにより、業務の変更に合わせて適切にマニュアルを更新でき、人的ミスや業務の非効率化を防ぐことが可能です。

マニュアルのデータ化・電子化

マニュアルのデータ化・電子化も依頼が多い業務です。この業務では、紙媒体や古い形式のマニュアルの文章・図表をデジタル形式に変換します。必要に応じて、WordやPDFなど指定のデジタルフォーマットに変換して、マニュアルの共有を可能にします。

マニュアルのデータ化や電子化は、マニュアルの量が多いほど手間と時間がかかる作業です。この作業を代行できることにより、効率的にマニュアルのデータ化が行えるため、より効果的なマニュアルの活用につなげられます。。

マニュアル作成代行を利用するメリット

自社でもマニュアルは内製できますが、代行会社を利用することでさまざまなメリットを得られます。ここでは、マニュアル作成代行を利用するメリットについて解説します。

高品質なマニュアルを作成できる

マニュアル作成にはさまざまな工程があり、業務を遂行するうえで必要な情報を過不足なく、わかりやすくまとめるのは困難です。特に、マニュアルの作成が初めての場合、精度が低いマニュアルが出来上がりやすく、かえって業務効率が低下するリスクが生じます。

一方、代行会社に依頼すれば、ノウハウや技術を持ったプロがマニュアルの作成を請け負います。そのため、自社で内製するよりも精度や品質の高いマニュアル作成が可能です。高品質なマニュアルは混乱を生じさせることなく、スムーズな業務遂行に役立つでしょう。

業務の効率化に繋がる

マニュアルの作成ではさまざまな手順を踏む必要があり、作成には非常に大きな手間と時間を要します。企業によっては、通常の業務と並行して作業を行うことで、通常の業務が滞ったり、残業が発生したりするケースも多いです。

しかし、代行会社にマニュアル作成を委託すると、自社の人的リソースや時間を割いてマニュアルを作成する必要がなくなり、空いた分を重要な業務に振り分けられます。また、完成したマニュアルによって、業務の効率化や生産性の向上にも期待できます。

マニュアル作成代行は対応業務・セキュリティ・実績で選ぶ

マニュアル作成代行を選ぶ際には、自社が依頼したい業務に代行業者が対応しているか、マニュアルの内容に関してセキュリティ対策は万全か、これまでに信頼できる実績があるかといった3つの重要なポイントがあります。

また、その他の比較ポイントにも注目するのがおすすめです。次の章からは、代行業者を選ぶ場合のチェックポイントについて詳しく解説します。

【重要なポイント3つ】

1. 依頼したい業務に対応しているか
2. セキュリティ対策は万全か
3. 信頼できる実績があるか

【その他の比較ポイント】

1. 外注費用をチェック
2. 希望する形式で納品してもらえるか
3. 多言語に対応しているか

マニュアル作成代行の選び方で重要な3つのポイント

マニュアル作成代行を選ぶ際は、以下の3つのポイントに注目することが重要です。ここでは、マニュアル作成代行の選び方で重要な3つのポイントを解説します。

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依頼したい作業に対応しているか

一口にマニュアル作成代行サービスといっても、カバーする業務の範囲はさまざまです。例えば、マニュアルの新規作成や更新のみを行う業者、マニュアルのデータ化・電子化を専門としている業者など、多様なサービス形態があります。

そのため、自社が依頼したい業務に対応しているマニュアル作成代行業者を選定することが重要です。また、マニュアル作成以外にどのような業務に対応できるかも確認しましょう。

将来的にマニュアル作成以外の業務も委託したい場合、同じ業者に依頼することによってコミュニケーションをスムーズに進められます。マニュアル作成以外にも幅広い業務へ対応できる業者を選べば、依頼業務の幅も広がって効率的です。

セキュリティ対策は万全か

マニュアル作成代行を選ぶ際には、セキュリティ対策が極めて重要なポイントとなります。特に、マニュアルには企業の機密情報や独自のノウハウが含まれることが多いため、取り扱う情報が適切に保護されるかの確認が不可欠です。

具体的には、代行業者のデータ保護に関するポリシー、情報の保存・管理方法、データの暗号化対応などを確かめましょう。また、適切なセキュリティ認証として、ISO/IEC 27001のような国際的なセキュリティ基準の保有などもチェックポイントです。

さらに、契約書には、セキュリティ対策に関する詳細な条項を盛り込みましょう。例えば、業者が機密情報を第三者に漏らさないことの保証や、万が一データ漏洩が発生した場合の対応策、責任範囲の明確化を含めることが大切です。

信頼できる実績があるか

マニュアル作成代行業者を選定する際には、これまでの実績や事例などの確認も大事です。これにより、業者の信頼性や得意分野を把握して、自社のニーズに最適な業者を選ぶことができます。

大抵の業者のWebサイトには、成功事例や実績が掲載されています。例えば、具体的なプロジェクトの詳細や達成して得られた成果、クライアントからのフィードバック、口コミなどが載っていることが多いです。

そして、業者ごとに得意分野が異なるため、自社が必要とするマニュアルの種類や業界に特化したノウハウを持つ業者を選ぶことで、より高品質なマニュアル作成を依頼できるでしょう。

マニュアル作成代行のその他の比較ポイント

自社に適したマニュアル作成代行を選ぶには、外注費用や納品の形式、多言語対応についても確かめましょう。ここでは、マニュアル作成代行のその他の比較ポイントについて詳しく解説します。

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外注費用をチェック

マニュアル作成代行を選定して依頼する場合は、企画構成や原稿作成、図・画像作成、PDF化・HTML化・製本など、さまざまな工程で費用が発生します。そのため、自社の予算に合わせて検討するのがポイントです。

以下では、外注費用の具体的な中身について詳しく解説します。

企画構成

企画構成の費用は、どのようなマニュアルを作るかといった企画段階での打ち合わせなどにかかる費用です。費用相場は概ね10万円〜30万円前後であり、打ち合わせ時間や担当人数、必要工数などによって費用は大きく変動します。

他の工程に比べると企画構成費用は高額になることが多いですが、マニュアルの全体像を決める大事な工程であるのが理由です。そのため、綿密な打ち合わせを重ねつつ、自社と業者が合意して意図するマニュアル構成を確立させることが求められます。

原稿作成

原稿作成費用は、マニュアルの内容を記述・作成する作業にかかる費用です。費用相場はA4サイズ1ページあたり5,000円〜15,000円ほどとなり、記述内容の専門性が高くなるほど費用も高額になる傾向にあります。

また、専門知識に加えて特別な知識が必要な場合には、調査費や取材費などの費用が別途発生することも多いです。このようなケースでは、通常の1ページあたりの単価に加え、追加費用が発生します。

図・画像作成

図・画像作成費用は、本文を補足するための図・画像・グラフ・イラストなどを作成するために生じる費用です。費用相場は、1点あたり2,000〜10,000円程度となります。

挿入するイラスト・画像に関して、イラストレーターにオリジナルのイラストを依頼する場合や、専門のカメラマンが撮影した画像を使用する場合は別途費用が発生します。それにより、全体の費用が高額になるケースがあります。

その他（PDF化・HTML化・製本など）

印刷製本の費用やマニュアルのPDF化・HTML化などの電子化費用、それに伴う基本設計費用、CMS（コンテンツ管理システム）およびテンプレート作成費用なども、外注費用として発生します。

印刷製本費用は、ページ数や印刷部数、使用する用紙の種類などによって大きく異なるため、事前に見積もりを取っておくと無駄なコストを抑えられるでしょう。PDF化の費用相場は1ページあたり数百円程度、HTML化は1ページあたり5,000円前後です。

さらに、基本設計やCMS・テンプレートなどの作成を依頼する場合、15万円〜30万円程度と考えておく必要があります。このように、マニュアル作成には多くの費用がかかるため、トータルコストを算出し、どこまでの業務を委託するかを検討しなければなりません。

希望する形式で納品してもらえるか

マニュアル作成代行業者の選定では、自社が希望する形式で納品してもらえるかも確認しましょう。例えば、PDFやWord、動画といった納品形式に関する内容です。

業者が過去に制作したPDF・Word・動画などのサンプルを提供してもらうことにより、クオリティや形式が自社の要求に適合しているかを確認できます。納品後のマニュアルの具体的なイメージを把握できれば、自社に適しているかの適切な判断が可能です。

多言語に対応しているか

自社に多数の外国人従業員が在籍している場合、必要な言語でマニュアルを作成してもらえるかをチェックしましょう。外国人従業員が多く働いている企業では、母国語で記載されたマニュアルを使用することで、業務内容や手順の理解度が大幅に向上します。

さらに、人的ミスやトラブルの減少にもつながり、多言語で記述されたマニュアルの品質はマニュアルの有用性に直接影響するといえます。そのため、翻訳において専門知識を持っているか、ネイティブによる校正が行われているかといった点を確認することが大事です。

マニュアル作成代行の費用相場と料金体系

マニュアル作成代行の費用は、依頼する業務の範囲や難易度、納期条件などによって大きく変動します。料金の見積もり方や契約形態を理解しておくことで、予算を適切に設定し、必要以上のコストをかけずに高品質なマニュアル作成が可能です。

ここでは、マニュアル作成代行の費用相場と料金体系について解説します。

時間単価制の料金体系

時間単価制は、実際に作業でかかった時間に基づいて費用を算出する方式です。一般的な相場は1時間あたり5,000円〜15,000円程度で、企画・調査・取材などの工数が見えにくい作業に向いています。

作業内容によっては時間単価が変動する場合もあり、専門性の高い業務・短納期対応の場合には単価が高く設定される傾向が強いです。想定以上に時間がかかると予算を超えるリスクがあるため、事前に作業時間の上限や進捗報告の頻度を取り決めておくことが大事です。

ページ単価制の料金体系

ページ単価制では、完成したマニュアルのページ数に応じて料金が決まります。A4サイズ換算で、1ページあたり5,000円〜15,000円程度が一般的な相場となり、事前に構成が固まっていて追加変更が少ない案件に適しています。

ページ単価には、原稿作成やレイアウトデザインなどの基本作業費が含まれていることが多いですが、図表作成、翻訳、写真撮影といった作業には別途費用がかかる場合があります。

なお、ページ数が増えるほど総額が大きくなるため、必要最低限の情報に絞りつつ、内容を充実させるような工夫が必要です。

プロジェクト一括見積もり制

プロジェクト一括見積もり制は、マニュアル制作の全工程を一括で見積もり、契約時に総額を確定する方式です。費用の目安は30万円〜200万円と幅広く、作業範囲や仕様によって金額が大きく異なります。

あらかじめ費用が確定しているため、予算管理がしやすく、納期や成果物の管理も楽な点がメリットです。しかし、契約後に仕様変更や追加作業が発生すると別途追加費用がかかるため、初期段階で要件・成果物の仕様を明確に定義し、変更の可能性を抑えるのが大切です。

おすすめのマニュアル作成代行

マニュアル作成代行の導入フローと注意点

マニュアル作成代行業者を選ぶ際には、適切な導入フローと注意点を事前に把握することが大事です。自社におけるマニュアル作成がスムーズに進めば、期待通りの成果を得ることができます。ここでは、具体的な導入フローと注意点について解説します。

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見積もりを依頼する

上述した選定方法を参考にしながら、複数のマニュアル作成代行業者に見積もりを依頼しましょう。複数の見積もりを比較することで、自社のニーズに最適な業者を効果的に絞り込めます。

各業者からの見積もりを受け取ったら、作成費用・追加作業費用・経費などを含めた総費用の内訳を検討しましょう。また、提出された納期が自社のスケジュールに適合するか、提供されるマニュアル作成の修正可能回数、サポート体制などの確認も必要です。

コンテンツを決める

マニュアル作成代行の選定・契約を経て、代行会社の担当者と協議し、マニュアルのコンテンツを決定します。この工程では、マニュアル作成の目的・目標・対象読者・タスクの範囲などを共有します。

次に、具体的なコンテンツの詳細を決定するために、マニュアルに必要な情報をすべて抽出します。情報には、業務の流れを示す業務手順書や製品・サービスに関する技術的な詳細情報、社内トレーニング資料、従業員からの意見などが含まれます。

代行会社と資料共有を最大限に行うことで、自社の目的に合致した正確かつ詳細なマニュアル作成が可能です。共有の対象となる資料は、現行マニュアルやガイドライン、業務工程・手順を示す資料、製品・サービスに関する詳細情報などが該当します。

修正・納品

代行会社からマニュアルの初版が提供されたら、細かくレビューを行い、修正や改善点を洗い出しましょう。この段階では、不明確な部分や追加情報が必要な箇所を明示して、代行会社に適切に伝えることが重要です。

代行会社は、修正依頼に基づいてマニュアルを修正します。修正が完了した後は再度レビューを行い、修正が適切に行われたかどうかを確認しましょう。修正版が要求に応えるかどうかを確認したら、最終的な承認を行います。

マニュアルが承認されると、正式な納品へと進みます。業者によっては、納品後に発見された修正点や新規の追加項目などに対応していなかったり、別途追加費用が発生したりします。これらの点も考慮して、自社のニーズに適した代行会社を選びましょう。

代行で作成されたマニュアルの著作権について

マニュアル作成代行を利用する際は、作成されたマニュアルの著作権が誰に帰属するのかも確認しておきましょう。一般的には依頼主である自社に帰属する場合が多く、その際は納品後に改変を加えても問題ありません。

しかし、マニュアルの中にイラストが含まれる場合、そのイラストの著作権は基本的にイラストレーターや制作会社に帰属します。特定のイラストを別の目的に二次利用する場合は、二次利用料が発生することがあるため注意が必要です。

まとめ

マニュアル作成代行は、企業が効率的かつ専門的なマニュアルを作成するためのサービスです。代行会社に委託することで、自社のニーズに適した高品質なマニュアルを作成できます。

マニュアル作成代行を選ぶ際は、明確な要件定義やフィードバックの提供、継続的なコミュニケーションの重要性などがポイントです。代行会社と良好な関係を構築することで、高品質なマニュアルの作成や社内業務プロセスの効率化にもつながります。

また、マニュアル作成代行を利用する場合には、複数の業者に見積もりを依頼して比較検討を行うのがおすすめです。本記事の内容を参考に、自社の要件に適した業者を選定して、高品質なマニュアル作成を目指しましょう。