電子契約書に押印は不要？電子署名の法的効力と必要性も解説

書面契約では押印が一般的です。しかし、電子契約では押印は不要で、電子印鑑を使用するとリスクが生じます。本記事では、押印の役割について解説し、電子契約に押印が不要な理由と電子署名の必要性、電子印鑑を使用するリスク、電子契約書がおすすめな理由についても紹介します。

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目次

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1. 押印・署名の役割
2. 電子契約において押印は不要
3. 電子契約で押印が必要になるケース
4. 電子署名と電子印鑑、電子サインの違い
5. 電子契約には電子署名が必要
6. タイムスタンプで電子契約の完全性を担保する
7. 電子印鑑を使用したい場合
8. 電子契約で電子印鑑を使用するリスク
9. 電子契約書がおすすめの理由
10. 適切な電子契約のために電子契約システムを導入しよう
11. まとめ

押印・署名の役割

民法において、契約は当事者同士が合意した段階で成立し、書類への押印や署名が必要ではありません。しかし、企業が契約を結ぶ際は契約書を作成し、書類には押印と署名が行われるのが一般的です。

これは、契約書に押印・署名することで、企業が交わした契約に関して何らかのトラブルがあった際のリスク回避につながるからです。民事訴訟になった場合、契約を結ぶ企業同士が押印・署名した契約書は、合意のもと真正に成立したものと推定されます。

企業間で交わした契約について民事訴訟で争うことになった際には、契約書の押印・署名があるかないかに加え、商談から契約を結ぶまでの経緯などもお互いの主張を裏付ける証拠になりますが、押印・署名があれば契約の正しさを証明する作業負担を減らせます。

参考：押印についてのQ＆A｜法務省

捺印とは

印鑑を文書に押すという行為の押印は、捺印とも表現されますが、両社の意味は大きく異なります。捺印は「署名捺印」を略した言葉であり、自筆で自らの名前を記して印鑑を押す行為を指します。

押印とは

押印とは「記名押印」を略した言葉です。押印は、他者が記した名前や印刷した名前など、自筆以外で名前が記された文書に印鑑を押す行為のことを指します。その他、押印は単純に文書に印鑑を押す行為にも使われています。

また、捺印と押印は文書に印鑑を押すという行為は同じですが、押印よりも、書類作成者の署名がある文書に印鑑が押された捺印の方が法的な証明力が高いといわれています。

電子契約において押印は不要

電子契約では押印をする必要はありません。2001年施行の電子署名法では、電子契約の締結に印影を必要するとは明記されておらず、同法3条では本人によって電子署名されていれば、契約が真正に合意されたものであると推定すると記述されています。

電子契約書は、文書ファイルに電子署名を行うことで証拠力を担保できるため、書面契約の押印と同様の効力を発揮します。電子署名は第三者機関が発行するもので、日時や契約者の情報などが書き込まれた本人確認データが付与されています。

2020年6月の政府『押印に関するQ&A』でも特段の定めがある場合以外、押印は契約成立の要件ではないことが確認されました。電子署名には、悪用や不正が行われないように暗号化技術が用いられており、改ざんされたとしても、その痕跡を検知することが可能です。

参考：電子署名及び認証業務に関する法律｜e-Gov法令検索

参考：押印についてのQ&A ｜経済産業省

書面契約で押印が一般的な理由

書面契約で押印が一般的な理由は、裁判で契約書を証拠とするときに、契約書が真正に作成されたものであると立証する際に用いられる二段の推定という考え方の影響が大きいです。

最高裁は、過去に「文書に本人が所有する印鑑の印影があるなら、作成者本人が文書に自分の意志で押印したのであろう」という判例を示しました。これが一段目の推定で、反証がない限り、文書への押印は自分の意志で行われたと推定されます。

二段目の推定は法律・民事訴訟法228条第4項から来る考え方です。要約すると第4項の条文には、本人または代理人の押印や署名があるときは、その私文書は真正に成立したものと推定されると書かれています。

二段目の推定で押印のある契約書は、本人の意思に基づいて作成されたものであろうと推定されます。企業が書面契約で押印をする理由は、この二段階の推定が認められる契約書を作成できるからです。

二段の推定がある契約書は、契約に関してトラブルに発展したときに証拠として使用でき、その文書を証拠に話し合いや訴訟を進められます。企業は契約書に押印することで、トラブル発生時のリスクを回避しています。

電子契約で押印が必要になるケース

電子契約では原則として押印は不要とされていますが、すべての契約において完全に押印が不要になるわけではありません。契約の種類や法的要件、取引先の運用ルールによっては、従来どおり押印・書面契約が求められるケースも存在します。

ここでは、電子契約でも押印対応が必要となる代表的なケースについて解説します。

法律や制度上で書面対応が求められるケース

契約の中には、法律や制度の要件として書面での締結と一定の形式が求められるものがあります。このような場合、電子契約のみでは完結できず、押印を伴う書面契約が必要になります。

例えば、契約の真正性をより厳格に担保する必要がある取引や、特定の手続きにおいて書面提出が前提となっている場合などです。そのような契約では、電子契約の利用可否を事前に確認し、必要に応じて紙の契約書と押印を併用することがあります。

取引先や社内ルールで押印が必要とされるケース

法的には問題がなくても、取引先や自社の社内規程によって押印が必要とされるケースも考えられます。特に、紙での契約が長く続いている企業では、承認フローに押印が組み込まれていることが多く、電子契約への切り替えが進んでいない場合があります。

その場合、電子契約の仕組みや安全性を説明したうえで理解を得ることが重要です。対応が難しい場合は、契約内容や取引先ごとに電子契約と書面契約を使い分けるなど、柔軟に対応することで業務の効率化と円滑な取引につなげられるでしょう。

電子署名と電子印鑑、電子サインの違い

電子署名、電子印鑑、電子サインの言葉は似ていることから、それぞれの言葉の定義が曖昧になってしまうこともあるでしょう。ここでは、電子署名、電子印鑑、電子サインにおける定義の違いについて解説します。

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電子印鑑とは

電子印鑑とは、電子文書に押印できるように印影を電子データ化し表現した印鑑のことを指します。昨今、企業のペーパーレス化とデジタル化が進んでいますが、印鑑の必要性を感じる企業も多く、電子文書への押印方法として電子印鑑が使用されるようになりました。

電子印鑑には、印影を電子データ化したタイプや、印影データに「いつ」「どこで」「誰が」押印したのか識別情報を付与できるタイプの電子印鑑があります。

簡単に電子印鑑を作成できる専用アプリに加え、印影に識別情報を付与できる電子印鑑専用のサービスも登場しています。

電子サインとは

電子サインとは、書面上で契約を行っていた際の同意、承認、本人確認、押印や署名、締結を電子取引で行う際の一連のプロセスのことを示します。例えば、電子署名やデジタル署名、タイムスタンプ、電子印鑑、メール認証・生体認証なども電子サインに含まれます。

電子署名とは

電子署名とは、電子署名法で定められた本人性と非改ざん性を担保できるものを指します。代表的な手段として、電子署名が本人によってなされたことを電子証明書で証明することができます。

また、電子署名について改ざんが行われていないかどうか確認できるものをタイムスタンプで証明可能です。これらを証明することで、法的効力が認められます。厳密にいうと、電子署名は電子サインの一部です。

電子契約には電子署名が必要

特例がない限り、契約を交わす際には合意があれば契約は成立し、電子契約、書面契約ともに押印の必要はありません。しかし、企業が電子契約を交わす際には電子署名を行うことが一般的になっています。

なぜなら、電子契約に付与する電子署名は書面契約の押印と同等の法的効力を持つため、契約後にトラブルが起こった際のリスク回避に有効だからです。

電子契約書に電子署名をすると、文書を契約者当人が作成したこと、文書作成後に改ざんのないことを証明できます。仮に、電子署名なしの電子契約書であった場合、この証明が十分にできない可能性があります。

電子契約が普及する中で、電子署名は企業に必須のものといえるでしょう。

タイムスタンプで電子契約の完全性を担保する

電子契約に電子署名をすることで、誰がどのようなことを行ったのかを証明できますが、電子署名では「いつ」誰がどのようなことを行ったのかは明らかにできません。そのため、電子契約に電子署名をして文書を作成したとしても、改ざんの疑いは拭えません。

しかし、電子契約に第三者機関が発行したタイムスタンプを付与すると、スタンプが押された後に確かにその文書が存在していること（存在証明）、スタンプが刻印された後にその文書が改ざんされていないこと（非改ざん証明）を証明できます。

このような理由から、企業が電子契約を交わす際には、いつ誰がどのような文書を作成したのか・文書の改ざんがないことを証明するため、電子契約書に電子署名とともにタイムスタンプを押して契約の完全性を担保しています。

タイムスタンプの仕組み

タイムスタンプの付与には、タイムスタンプに対応したサービスを利用する必要があります。タイムスタンプ対応のサービスは時刻認証局（TSA）と連携しており、時刻認証局が依頼を受けてタイムスタンプを発行します。

対象のサービスでは、作成した電子文書から「ハッシュ値」と呼ばれる識別子を算出して時刻認証局に送信し、時刻認証局がそのハッシュ値に時刻情報を加えたものを発行します。

これがタイムスタンプとなり、電子文書のハッシュ値とタイムスタンプのハッシュ値を照合することで証明を行います。

電子印鑑を使用したい場合

電子印鑑は、大きく分けると印影を画像データ化したものと印影を画像データ化して識別IDを付与したものの2種類に分類できます。具体的な作り方は、主に以下の3通りです。

WordやExcelで作る

1. 挿入タブから図形を選択し、円を挿入する
2. 円を塗りつぶしなしに設定する
3. 円に名字を入力
4. 色を赤、横書きを縦書きに設定
5. 図として保存する

印影をスキャンして作る

1. 白い紙にはんこを押す
2. 紙をスキャンまたはカメラで撮影
3. データを取り込む

電子契約サービスを利用する

電子契約サービスを利用して電子印鑑を押印することもできます。電子契約において、電子印鑑よりも電子署名の方がより高い法的効力を持ちますが、電子印鑑を付与することで見栄えが良くなり、未締結のものと締結済みのものを区別しやすくなります。

電子契約で電子印鑑を使用するリスク

電子印鑑は、印影を画像データ化したものとそれに識別IDを付与したものの2種類に分類できます。前者の印鑑の陰影を画像データ化した電子印鑑には法的効力はありません。

後者の識別データを付与した電子印鑑には、一定の法的効力があります。しかし、識別IDを付与した電子印鑑も電子署名の法的効力には敵いません。そのため、電子契約の際は電子署名の利用が望ましいです。

また、電子印鑑の利用は、セキュリティの観点から見ても避けるべきです。電子契約書に刻印された印影の画像データを誰かが手に入れた場合、悪用される可能性があります。印影データから印鑑を複製することも可能です。

識別IDを付与していない電子印鑑には法的効力はありませんが、万が一悪用されることも想定して電子契約の際は電子印鑑は使わず、電子署名で対応するのがおすすめです。

電子契約書がおすすめの理由

企業が電子契約書を利用すると、コスト削減や業務効率化、コンプライアンスの強化などのメリットを得られます。ここでは、電子契約書がおすすめな理由を解説します。

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コストを削減できる

電子契約書の導入で、コスト削減に期待できます。紙の契約書を作成する際は、用紙代・インク代・印刷代・印紙代・郵送費などの費用が発生します。特に、印紙代はコストが高くなりがちです。

例えば、契約金額1,000万円以上5,000万円以下の場合、契約書には2万円の印紙を貼り付けなければいけません。契約金額1,000万円の契約を結ぶ2社が各1冊ずつ契約書を作成する際には、印紙代が4万円になります。

一方、電子契約書は印紙を貼り付ける必要がありません。電子契約書を作成すれば印紙税はかからず、契約書の作成で生じる印刷コストや郵送コスト、保守・管理コストも不要になります。

業務の効率化を図れる

電子契約書を導入すると、業務の効率化にもつながります。契約書を紙で作成していた場合、契約書の印刷・製本や郵送、収入印紙の購入・貼り付け、冊子の保管・管理などの事務作業が必要です。

電子契約書を利用すれば、これらの事務作業は不要になります。紙の場合、契約書に不備があった場合は修正して、再度作成し直さなければいけません。しかし、電子契約書ならオンラインで修正してアップロードすれば作業は完了です。

このように、電子契約書の利用によって契約書の作成・管理で発生する事務作業を削減でき、契約書作成の業務をオンライン上で行いつつ、契約書の作成も円滑に進められるようになります。

コンプライアンスを強化できる

電子契約書の導入によって企業内のコンプライアンス強化を図れます。電子契約書に入力する操作を行うと、「いつ」「誰が」「どのPC」で操作をしたのかといった操作ログが記録として残ります。

そのため、電子契約書は契約内容の改ざんが起こりづらく、悪用や不正が起こるリスクを最小限に抑えられます。企業におけるコンプライアンスの重要性が高まる中で、電子契約書導入にも注目が集まっています。

適切な電子契約のために電子契約システムを導入しよう

電子契約書を利用し、取引先と適切な電子契約を行いたい企業には電子契約システムの導入がおすすめです。電子契約システムを利用すると、自社内にシステムを構築しなくても紙の書類から電子契約書に移行しやすいです。

電子契約システムは、電子的方式で作成された契約書に電子署名やタイムスタンプを付与し、システムを通じて電子契約書を取り交わすサービスです。電子契約システムには契約の締結をはじめ、契約書作成・文書の保存ができるサービスもあります。

電子契約システムでは、Web上または対面で契約の締結ができるため、遠隔地の取引先との契約締結が可能です。さらに、検索性にも優れています。契約書の数が多いと契約内容を後から確認したい場合、文書を見つけ出す作業に手間がかかります。

その点、電子契約システムでは契約名や契約内容、金額などから目的に応じて素早く検索が可能です。契約書作成の際に便利に使えるテンプレートが用意されており、法律の改正にもシステムの自動アップデートで対応します。

まとめ

電子契約に押印は不要ですが、電子契約を交わす際には書面契約の押印と同じ法的効力を発揮する電子署名を用いるのが一般的です。電子契約では、電子署名とタイムスタンプを刻印することで文書の証拠力を担保できます。

電子契約書に電子署名を行えば、契約者本人が文書を作成したことと文書作成後に改ざんがないことが明らかになります。電子契約書にタイムスタンプを付与すると、スタンプ付与後にその文書が確かに存在すること、スタンプ付与後に改ざんがないことの証明が可能です。

紙の書類から電子契約書へと移行を検討している企業には、電子契約システムの導入がおすすめです。電子契約システムを利用すると、紙の書類から電子契約書へと迅速に移行できます。