invox経費精算とは｜特徴や利用の流れ、導入するメリットを解説
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- invox経費精算では領収書をデータ化し、申請者・承認者・経理の業務負担を軽減できる
- invox経費精算は、圧倒的なコストパフォーマンスで必要充分な機能を搭載している
- 電子帳簿保存法とインボイス制度に対応しており、経費精算業務を電子化できる
invox経費精算は、経費精算における申請から承認まで、紙によるやり取りを電子化し、確認作業を自動化するクラウド経費精算システムです。本記事では、invox経費精算の特徴や利用の流れ、導入するメリット、料金体系などを解説します。
目次
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invox経費精算とは
invox経費精算は、これまで紙ベースで行っていた経費精算に関するやり取りをすべて電子化し、領収書や近場交通費の入力・確認作業を自動化するクラウド経費精算システムです。
電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しており、自社での法令対応の負担を軽減できます。本記事では、invox経費精算の特徴や導入するメリット、料金体系などを解説します。
invox経費精算の特徴
invox経費精算には、業界最安値水準のシステムでありながら、経費精算や法令対応に役立つ機能が搭載されているなどの特徴があります。ここでは、invox経費精算の特徴を解説します。
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invox経費精算の特徴
申請者・承認者・経理の業務負担を軽減
invox経費精算では、AI OCRによる領収書のデータ化や、定期券区間外を考慮した近場交通費の最安ルート検索で、正確な経費申請が行えます。さらに、入力ルールを設定できるため、間違えやすい申請ミスや仕訳ミスを未然に防げます。
システムでワークフローが電子化することによって、領収書・申請書の原本をやり取りする手間がかかりません。紙媒体の管理が減り、ペーパーレス化の実現で原本のファイリングや保管が不要になる点も強みです。
経費の申請から処理までの業務フローにおいて、手間のかかる作業を自動化し、申請者・承認者・経理それぞれの業務負担を軽減できます。
業界最安水準で必要充分な機能を搭載
invox経費精算は経理業務に必要充分な機能を搭載しながら、業界最安水準の圧倒的なコストパフォーマンスを実現しています。搭載機能別に3つのプランが提供されており、自社の経理課題に合わせて選択すれば、かかるコストを最小限に抑えて導入可能です。
また、初期費用0円・月契約で始められる料金体系となっており、気軽に試しやすくなっています。必要最低限のコストで運用しながら、経理業務の簡略化やペーパーレス化につなげられます。
電子帳簿保存法とインボイス制度に対応
invox経費精算は、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）による「電子取引ソフト法的要件認証」と「電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証」を取得し、電子帳簿保存法に対応しています。
また、適格事業者登録番号の読み取りや照合など、インボイス制度にも対応済みです。そのため、領収書に記載された適格事業者登録番号の読み取りや照合は自動で行われ、経理が1件ずつ目視で確認したり、手入力したりする手間がかかりません。
自社のリソースでは法令対応における知識が乏しい場合でも、正確な経費精算業務・経理処理が可能なため、法令違反の回避にもつながります。
invox経費精算の利用の流れ
invox経費精算では、経費の登録から申請、承認、差し戻し、仕訳データ・支払いデータの出力まで、クラウドで完結します。申請は手入力をはじめ、スマホカメラによる領収書の撮影と近場交通費の経路検索からも行えます。
承認者のダッシュボード画面には、承認待ちの件数が見やすく表示されており、対応漏れの心配がありません。差し戻しの際は、差し戻し先と差し戻し理由を入力する必要がありますが、そのおかげで該当者はスムーズな修正と再提出が可能です。
経理担当者は管理画面から、承認された申請内容の確認や仕訳データ・支払いデータの自動生成と出力を行えます。あらかじめ設定したルールに基づいてデータが生成・出力されるため、業務が属人化することなく正確に処理でき、業務品質の標準化につながります。
invox経費精算を導入するメリット
invox経費精算を導入することで、経費精算のためだけの出社が不要になり、申請者の間違い・経理の確認作業を削減できます。ここでは、invox経費精算を導入するメリットについて解説します。
クラウドで完結し提出・受領のための出社が不要
invox経費精算はクラウド型のシステムであり、経費申請書の提出・確認・承認・差し戻しをクラウド上で行えます。また、領収書はAI OCRによる電子データ化が可能であり、領収書や申請書の原本を、申請者・承認者・経理間でやり取りする必要がありません。
経費精算の作業がクラウド上で完了し、社外からでも滞りなく経費精算を行えます。出張中やリモートワークの従業員は、領収書や申請書の提出・受領のためだけの出社を削減でき、移動時間を別業務に充てることで生産性の向上にもつながります。
申請者の間違いや経理の確認作業を削減できる
invox経費精算には、近場交通費の登録機能があります。この機能では、経路検索結果や、過去の利用履歴をもとにして近場交通費を登録できるため、申請者は乗車ごとに経路や運賃を入力する手間を省けます。
入力ルールの設定によって、あらかじめ設定した定期区間を考慮しながら、正確な運賃を申請できます。間違いが起こりやすい工程を自動化することで、申請者の申請ミスを未然に防ぎつつ、経理視点では申請内容の確認や差し戻しが最小限で済みます。
また、経理用の管理画面では、最安ルートの経路であるかが表示され、登録番号の内容もルールに従って自動でチェックが行われるため、確認作業が容易です。交通費精算にかかる申請者・経理それぞれの作業工数を減らしながら、申請ミスや不正申請も削減できます。
invox経費精算の料金体系
invox経費精算には「ミニマム」「ベーシック」「プロフェッショナル」の3プランがあり、月額基本料金はそれぞれ税抜きで1,980円、9,800円、29,800円です。加えて、各プラン共通で、1アクティブユーザーあたり300円（税抜き）の月額料金がかかります。
さらに、2サービス分の月額基本料金で、「invox経費精算」「invox受取請求書」「invox発行請求書」「invox電子帳簿保存」のシリーズ4サービスを利用できる「パック料金」があります。
全プランに追加できる、最大3ヶ月の「導入サポートパック」などのオプションサービスも充実しており、企業ごとのニーズに合わせて導入が可能です。具体的な利用料金は、パックセットやオプションの選択に応じて変動するため、詳しくは個別相談会で相談しましょう。
| ミニマム | ベーシック | プロフェッショナル | |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 0円 | 0円 | 0円 |
| 月額基本料金 | 1,980円 （税込2,178円） | 9,800円 （税込10,780円） | 29,800円 （税込32,780円） |
| 1アクティブユーザーあたり | 300円（税込330円） | 300円（税込330円） | 300円（税込330円） |
【2サービス分の月額基本料金で4サービスを利用可能】
| ミニマムパック | ベーシックパック | プロフェッショナルパック | |
|---|---|---|---|
| 月額基本料金 ※パック料金 | 3,960円 （税込4,356円） | 19,600円 （税込21,560円） | 59,600円 （税込65,560円） |
参考：https://invox.jp/expense/#plan
参考：https://invox.jp/package-price
invox経費精算の導入の流れ
invox経費精算を導入する際は、まず本資料や実際の操作画面を使ったデモンストレーション動画を確認してサービスの理解度を高め、自社での運用に適しているかを判断しましょう。個別相談会では、具体的な課題のヒアリングや最適なプランの提供を受けられます。
また、有料版とほぼ同様の機能を利用して、アクティブユーザ3名分の経費精算データ作成を無料で試せる無料トライアルも利用可能です。希望する場合は申し込みを行い、操作性や使い勝手を確かめた上で、導入を検討しましょう。
その後、プラン選択と初期設定を行い、本運用開始の運びとなります。
invox経費精算を導入する際の注意点
invox経費精算を導入する際、注意点が2つあります。1つ目は、初期設定は自身で行うか、オプションサービスの導入サポートパックを利用する必要がある点です。導入サポートパックはオプション料金が発生するため、自社の予算内に収まるかを確認しましょう。
2つ目は、invox経費は「パック料金」を利用して他のinvoxシリーズと同時利用することで、コストパフォーマンスが高くなる点です。4サービスをまとめて利用すれば、より費用対効果が上がるため、相談時に合わせて検討してみるのがおすすめです。
例えば、スモールスタートを切り、事業の成長に合わせて段階的にサービスを導入することで、長く安心して利用できます。
まとめ
invox経費精算は、経費の申請から経理処理までをクラウドで行えるツールです。AI OCRによる領収書のデータ化や、近場交通費の登録といった機能を備えており、申請ミスの防止や経理の確認作業の削減につながります。
電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しており、経理周辺の煩雑な手動作業を自動化します。経理精算に必要充分な機能を備えていながら、初期費用0円の業界最安水準の価格により、導入時からランニングコストまで気になる企業でも利用しやすいです。
紙ベースの業務と法令対応に課題を抱えている場合は、クラウド上で経費精算業務を自動化できるinvox経費精算の導入がおすすめです。
