コラボフローとは｜主な機能や特徴、導入するメリットを解説
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- コラボフローでは、これまで使っていたExcel書類から見た目そのままWebフォームに
- コラボフローであらかじめ用意されたパーツを並べて、直感的に承認経路を設計できる
- コラボフローの導入で、ミスや差し戻しを減らしながら働きやすい環境を実現できる
コラボフローとは、充実したワークフロー機能によって、誰でも思い通りのワークフローを簡単に作成でき、あらゆる業務をトータルに効率化させるWebワークフローシステムです。本記事では、コラボフローの特徴や主な機能、導入するメリット、料金体系などを解説します。
目次
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コラボフローとは
コラボフローとは、社内のワークフローを整備することで、あらゆる業務をトータルに効率化させるWebワークフローシステムです。パソコンに専用のソフトをインストールせず、Webブラウザを使って誰でも、どこでも円滑にワークフロー業務を遂行できます。
本記事では、コラボフローの機能や導入するメリット、料金体系などについて解説します。ワークフローでの申請・承認・決裁を効率化し、ミスや差し戻しを減らしながら働きやすい環境を実現したい場合は、ぜひ参考にしてください。
コラボフローの特徴
コラボフローは、柔軟な設定やシンプルな操作性で、誰でも思い通りのワークフローを簡単に作成できます。ここでは、コラボフローの特徴について解説します。
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誰でも思い通りのワークフローを簡単作成
コラボフローは、Excelで作成した帳票や申請書をそのままWebフォームに変換し、必要なパーツを選んでボタンを押すだけで、申請フォームを作成できます。専用ソフトやプログラミング不要で、誰でも思い通りのワークフローを簡単に作成可能です。
普段使用しているExcelから自由自在に申請フォームをデザインし、すでに設定されているセル区切りや罫線、テキスト色などの反映が容易に行えます。フォームの修正もExcel上で楽に変更可能なため、属人化を防ぎながらデータ共有・管理ができて安心です。
なお、Excelがない場合も、直接Webから必要なフォームパーツを選択して並べていくだけで、簡単に申請フォームを作成できます。
シンプルかつ直感的な操作で承認経路を設計
コラボフローの承認経路は、あらかじめ用意された経路パーツ（フローパーツ）や連携パーツ（アクションパーツ）を、パズル感覚で並べていくだけで完成します。シンプルかつ直感的な操作で経路設計が可能です。
承認経路のパーツには、判定者・回覧者、条件分岐、文書公開、CSV出力などがあり、自社の承認経路に合わせて設定できます。稟議の承認や見積もり発行など、小さな業務フローから全社的な業務までナビゲーション化することで、生産性の向上を図れます。
運用中にフォームレイアウトの追加・修正が可能
コラボフローは、運用中であっても自社内でフォームレイアウトの追加・修正が可能です。また、更新時に設定済みの入力項目情報は更新後も引き継がれるため、バージョン管理によって運用反映のタイミングを管理し、改修対応の速度を向上できます。
例えば、フォームや経路の作成、メンテナンスを各部の担当者が行い、フロー全体の修正はシステム担当者が対応するといった運用体制の構築が可能です。修正依頼にかかる時間的・金銭面でのコストがかからないため、メンテナンスの負荷が少なく業務改善しやすいです。
コラボフローの主な機能
ワークフロー専門システムであるコラボフローには、ワークフローの申請・承認、運用、設計、データ連携をはじめ、充実した機能が搭載されています。自社の運用方針に合わせて必要な機能を選択・活用することで、本格的なワークフローシステムを構築できます。
ここでは、コラボフローの主な機能について、以下の表にまとめます。
【申請・承認】
| 機能 | 概要 |
|---|---|
| 申請時自動条件分岐 | 任意の条件から自動で判断し、申請書を処理する経路を自動で分岐 |
| 段階別の入力制御 | 複数人でデータ処理する際、誰がどこを入力できるのか制限して誤入力や上書きを防止 |
| 判定時自動条件分岐 | 承認段階で追記・変更されたデータに応じて、処理する経路を自動的に分岐 |
| 相談機能 | 申請書の判定前に、申請者や判定者、他のグループに所属するユーザーに相談 |
| 代理申請 / 代行判定 | 本来のユーザーの代理申請、他のユーザーへの代行判定設定、管理者の強制代行設定 |
| 一括承認 | 複数の申請書を一括で承認、特定の請求書に対する一括承認の制限も可能 |
| AND、OR、議決承認 | AND条件、OR条件、メンバーの1／2や1／3以上といった議決承認で、 「承認」「否認」「却下」「保存」「差し戻し」を判定 |
| 印影表示 | 申請者や判定者のユーザー名から印影を自動生成、印影の画像ファイルを アップロードして表示も可能 |
【運用】
| 機能 | 概要 |
|---|---|
| リマインドメール | 設定期間を過ぎた申請書に対し、判定者に自動でリマインドメールを送信 |
| 停滞書類検索 | 一定期間、判定が停滞している申請書を最大365日まで検索可能 |
| 全項目が検索対象 | 申請フォームの全フィールドを検索条件に指定し、データの検索・抽出可能 |
| リストビュー機能 | フォーム毎に絞り込み条件を保存する |
【申請・承認】
| 機能 | 概要 |
|---|---|
| ノーコードでフォーム作成 | Excelファイルのアップロードで、見た目を変えずWebフォームに変換 |
| 帳票出力 | 申請データから帳票をExcel、PDF形式で出力 |
| シンプル経路設定 | 1つの申請経路で全部署をカバーし、シンプルに経路設計 |
| タスク依頼 | 任意のタイミングで、申請者や指定したグループに所属するユーザーに対して 起案タスクを作成 |
| 版管理 | 申請書の版を管理し、過去のデータはそのままの形で保管 |
| 決裁データ改ざん防止 | 改ざんされない形で決裁データを保管 |
| 様々な端末で | PCやスマートフォン、タブレットなど、さまざまな端末・デバイスで利用可能 |
【運用】
| 機能 | 概要 |
|---|---|
| データ転記 | 完了した申請を元に申請内容を転記し、別の申請を開始 |
| マスター管理 | 「マスター」に、取引先一覧・商品一覧・資産一覧などを登録 |
| 外部データベース参照 | 外部のデータベースと接続し、申請時や承認時にデータを参照 |
| kintone連携 | kintoneアプリのデータと連携し、データの自動転記や承認結果の自動登録が可能 |
コラボフローを導入するメリット
コラボフローを導入することで、ワークフロー業務の効率化やコスト削減など、さまざまなメリットを得られます。ここでは、コラボフローを導入するメリットについて解説します。
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コラボフローを導入するメリット
ミスや差し戻しを減らし働きやすい環境を実現できる
ワークフローの記入必須項目は、コラボフローが申請時にチェックするため、申請者の入力作業と承認者の確認作業にかかる時間を削減し、入力漏れの防止が可能です。
申請書に必要な情報が最初から揃っていることで、ミスや差し戻しを減らしながら、承認までのスピードを大幅に向上できます。また、承認が遅れるとコラボフローから自動で確認メールが送られるため、上長に何度も承認の依頼をする必要がありません。
不要なコミュニケーションを省きつつ、ストレスの少ない働きやすい環境を実現できます。
ワークフロー業務の効率化で意思決定を迅速化できる
コラボフローはモバイル対応であり、オフィス以外の外出先からも申請書の処理ができます。そのため、隙間時間を有効活用し、申請から決裁までにかかる時間を短縮化しながら、ワークフロー業務の遅滞を防げます。
また、申請・承認フローの見える化により、進捗状況に応じた柔軟な対応を行い、決裁スピードと意思決定の迅速化が可能です。どのような案件でも意思決定の履歴が残るため、ワークフロー業務業務の効率化に加え、内部統制の強化にもつながります。
ペーパーレス化とデータの再利用でコスト削減が可能
コラボフローを導入すると、拠点を超えたスピーディな共有やすべての書類を対象とした検索、書類の一部変更と再利用ができます。ペーパーレス化で紙の印刷代や郵送費、保管にかかるスペースが不要となり、さまざまなコスト削減が可能です。
さらに、申請された内容はデータで出力できるため、承認したデータの他システムへの反映・再利用によって、Excelに打ち直す必要がありません。標準機能が充実しており、追加開発にかかる費用を抑えながら、環境にも配慮した生産性の向上を図れます。
コラボフローの口コミ・評価
コラボフローを導入したユーザーからは、「かなり複雑なワークフローに対応できるにも関わらず、UIがカンタン」と評価されています。
直感的な操作で自社に合わせた経路設計ができるため、案件ごとに決裁する人が変わる場合など、複雑な条件にも対応しやすい点が高く評価されているようです。
また、「承認が大変スムーズになり、ペーパーレスにつながった」という声もあります。申請や承認、進捗状況の確認がシステム上で簡単に行えるため、確認作業の短縮化と効果的なペーパーレス化が実現しているようです。
コラボフローの料金体系
コラボフローには、標準機能や対応言語が異なる「プレミアムプラン」と「スタンダードプラン」があります。プレミアムプランには、帳票出力やモバイルアプリといった機能が搭載されていますが、スタンダードプランではオプション機能として追加が必要です。
また、利用ユーザーの人数によって価格が変動し、最低5ユーザーから利用できます。例えば、導入時は数名のチーム単位で運用し、 徐々に利用数を増やしていくような運用も可能です。自社の課題や規模に合わせて、プランや導入方法を検討しましょう。
なお、コラボフローの料金体系は、コラボフロークラウド版の利用料とコラボフローサポートサービスの利用料が含まれた、月額/年額利用料となっています。
| プラン | プレミアムプラン | スタンダードプラン |
|---|---|---|
| 月額/1ユーザー | ¥800 | ¥500 |
| 年額/1ユーザー | ¥9,400 | ¥5,880 |
※価格はすべて税抜
※最低5ユーザーからご利用いただけます。 6ユーザー以降は1ユーザー単位で追加いただけます。
コラボフローの導入の流れ
コラボフローの導入では、まず公式ホームページのフォームに必要事項・問い合わせ内容を記入の上、問い合わせが必要です。次に、自社の現状における課題や要望のヒアリングが行われ、見積もりが届きます。
その後、「コラボフロー30日間無料お試し」で実際の操作感を試せます。本格的な運用を想定しながら自社に合ったスタイルを把握し、無料お試し後に自社の利用スタイルに適した形で契約を結びます。契約締結後、全社導入または数名のチーム単位で運用開始です。
運用後は状況に応じて、徐々に活用用途や利用メンバーを増やしていきましょう。
コラボフローを導入する際の注意点
コラボフローを導入する際は、注意点が2つあります。1つ目は、コラボフローのクラウド版には、1ユーザーにつき5GBの容量制限があることです。例えば、100ユーザー契約の場合、500GBを全ユーザーでシェアするという形になります。
データ容量は10GB単位で追加できますが、価格については問い合わせが必要です。予算を検討する際は、1ユーザーあたりの利用量について、あらかじめ想定しておきましょう。
2点目に、30日間の無料トライアルやオンラインデモを体験する場合、問い合わせが必要です。特に、30日間の無料トライアルの申込み後は、環境の連絡やレクチャーの申込みや実施が必要となるため、計画的に進めることが大切です。
まとめ
コラボフローとは、直感的な操作性で誰でも簡単に申請フォームの作成や、承認経路の設計ができるWebワークフローシステムです。専門知識がなくてもExcelなどでワークフローを作成できるため、現行の運用方法を変えずに申請・承認業務の効率化が可能です。
また、申請・承認フローの見える化により、進捗状況に応じた柔軟な対応を行い、決裁スピードと意思決定の迅速化が実現します。ペーパーレス化にもつなげられることから、書類の郵送や保管などにかかるコスト削減が可能です。
シンプルな操作で属人化を防止しつつ、思い通りのワークフローシステムを作成したい場合や、あらゆる業務を効率化して従業員の働きやすい環境を整えたい場合には、コラボフローの導入がおすすめです。
