ネクストICカード

ネクストICカードは、見やすく使いやすい勤怠管理・交通費精算・経費精算ツールです。ICカードを利用して、打刻や交通費精算が簡単に行えます。本記事では、ネクストICカードの強みである特徴・主な機能・導入のメリット、口コミによる評価や料金体系を解説します。

目次

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1. ネクストICカードとは 
2. ネクストICカードの特徴
3. ネクストICカードの主な機能　
4. ネクストICカードを導入するメリット　
5. ネクストICカードの口コミ・評価　　
6. ネクストICカードの料金体系　
7. ネクストICカードの導入の流れ
8. ネクストICカードを導入する際の注意点
9. まとめ

ネクストICカードとは 

株式会社ジオコードが提供するネクストICカードは、ICカードを利用して、勤怠管理や交通費精算・経費精算が行える便利なクラウド型ツールです。低コストで作業を効率化でき、担当者の大幅な負担軽減が図れます。

システムを提供する株式会社ジオコードは、クラウド業務支援ツールの開発やWebマーケティング事業を展開している企業です。WEBマーケティング事業・ クラウド事業において、JIS Q 27001（ISO/IEC 27001）の認証を取得しています。

ネクストICカードの特徴

ネクストICカードの特徴は、「簡単・便利・安い」のキャッチフレーズで表されています。ここでは、その3つの特徴を具体的に解説します。

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「見やすく、使いやすい」に重点をおいたツール

ネクストICカードは、使い勝手を最優先に考えられたツールで、ユーザーが直感的に操作できるボタン配置など、使いやすいUI設計がなされています。ITツールに慣れていない従業員も毎日利用するシステムだからこそ、誰でも簡単に利用できることが重要です。

ネクストICカードでは、ICカードがタイムカード代わりになり、ICカードリーダーにかざすだけで打刻できます。打刻されたデータは、リアルタイムに集計され、マイページにアクセスできれば、どこにいても勤怠情報を確認できます。

スタートした月から作業時間を削減

ネクストICカードで利用するICカードは交通系ICカードで、一般的に利用されているものであれば、どの種類でも対応しています。通勤時や出張時に登録したICカードで交通機関を利用すれば、実利用の経費金額が取得できます。

交通系ICカードを使って交通費精算ができるので、システムをスタートしたその月から、作業時間の削減が図れます。また、運賃や経路などはシステム内で自動計算されるので、ミスが起こりにくく、ミスの修正にかかる時間も減らすことが可能です。

専任のコンサルタントが無料で対応

導入前のシステムの設定や操作の説明・問い合わせまで、専任コンサルタントが無料で対応してくれます。メールや電話での問い合わせはもちろん、ベンダーの主要エリア内であれば訪問も無料で、安心して導入・運用ができます。

ネクストICカードの主な機能　

ネクストICカードの機能を大きく分類すると、勤怠管理機能・交通費精算機能・経費精算機能の3つになります。ここでは、それらの機能について詳しく説明します。

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勤怠管理

ネクストICカードでは、従業員が普段使っている交通系ICカードをタイムカード代わりに使えます。また、スマホとSuicaが一体となったモバイルSuicaやApple PayのSuicaの利用も可能です。ICカードをリーダーにかざすだけの簡単操作で、打刻を行えます。

打刻と同時に時刻がデータとして反映されるので、リアルタイムでデータの確認ができます。遠隔地の勤務状況の確認もできるので、退勤管理を一か所に集中できます。

所定労働時間の設定では、固定の勤務時間のほか、1日◯時間といったフレックス勤務にも対応しています。1か月の変形労働制には今後の対応予定が公表されています。そのほか、柔軟なカスタマイズも行えるため、ベンダーに相談してみるのがおすすめです。

交通費精算

ネクストICカードで利用する交通系ICカードには、日付、乗車駅・降車駅、金額などの履歴データが記録されています。そのデータをICカードリーダーで読み取ることで、自動で交通費精算を行うことができます。

交通費データは、バスや路面電車など一部の交通機関はマイページに駅名が表示されないことがあります。しかし、データの編集ができるので後から駅名の入力が可能です。また、業務外で利用した交通費データの削除も可能です。

ネクストICカードはクラウド型システムのため、インターネット環境があれば、どこからでもアクセス可能です。そのため、スマホでの申請や承認もワンクリックで簡単に行え、管理者は必要な精算データをCSVで出力することができます。

なお、ネクストICカードは、Windows PCの場合はWindows 7以上であれば、ICカードリーダーを準備することで対応できます。また、タブレットの場合は、NFC機能が付いていれば基本的に利用できますが、動作保証対象外の点に注意しましょう。

経費精算

ネクストICカードでは、従業員が一人ひとり精算情報を入力するため、交通費精算データとともに経費精算データを一元管理でき、データ管理を容易にしています。また、マイページからの申請や承認も可能ですが、申請書フォーマットでのPDF出力もできます。

有料オプションで、ガソリン代算出機能を付けることもできます。この機能では、出発地と目的地間の距離を自動計算して、その距離に管理側で設定したガソリン単価をかけることで、ガソリン代を算出する機能です。

ネクストICカードを導入するメリット　

多くの従業員が利用している交通系ICカードを利用できるネクストICカードの導入には、さまざまなメリットがあります。その中から大きなメリットとなる下の3点について解説します。

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勤怠管理の手間を軽減できる

ネクストICカードでは、打刻はICカードをリーダーにかざすと同時に行われ、遠隔地のデータも含めて自動的にクラウド上で保管されます。よって、月末にタイムカードを集めたり、アナログな修正を行ったりする必要がなくなり、管理の手間が大幅に省けます。

また、勤怠管理データの確認も容易で、従業員自身が入力漏れや間違いを早期に発見・修正ができるため、提出期日に遅れる人も減ります。修正事項があると、従業員に問い合わせて修正していた業務もなくなり、管理者側の手間の軽減も図れます。

従業員の交通費精算も楽に

また、ICカードの履歴で交通費精算を行うので、手作業でのデータ入力は不要になります。利用経路・乗車賃もほかのツールを使うなどして調べる必要がなく、手間がかかりません。交通費データは、マイページで確認・編集・削除もでき、備考の記入もできます。

また、交通費精算する場合、定期登録されたICカードであれば、定期区間は自動的に差し引かれるため、都度検索や計算は不要です。

過剰請求を防ぐ

従業員が故意でない過剰請求をしてしまうことはよくあります。ネクストICカードでは、ICカードの履歴から精算が行われるので、実際に利用した金額での精算となります。その中に個人的な利用が含まれている場合は、削除することも可能です。

また、定期登録がされているICカードなら、交通費精算の中から定期区間を差し引いて精算されるため、二重請求発生の防止にもなります。

ネクストICカードの口コミ・評価　　

ネクストICカードは、交通系ICカードのデータを取り込んで交通費精算や経費精算を行う仕組みです。実際に利用している企業やユーザーからの口コミでは、「経費申請が楽になった」「申請漏れや経費を自費負担することがなくなった」などの声が多くあります。

また、勤怠管理も同時に行えるシステムのため「打刻すると同時に交通費なども一括申請できて便利」などの声もあります。特に外回りの多い営業職の方からの口コミでは、「交通経路や運賃など調べる項目が減って業務が効率化した」などの声が挙がっています。

ネクストICカードの料金体系　

ネクストICカードの導入では、必要となる端末機器以外の初期費用は一切かかりません。また、導入はもちろん運用時のサポート料金も無料となっています。拠点が複数ある場合は別途の見積もりになるため、ベンダーへ問い合わせましょう。

基本利用料	ユーザー利用料	サポート料金
別途見積もり	200円〜/月 ※利用ユーザーごとに加算	0円

参考：ご利用料金｜ネクストICカード

ネクストICカードの導入の流れ

ネクストICカードの導入は、ヒアリングとベンダーの提案から始まります。この時点で、専任営業担当またはコンサルタントが付き、現状の運用状況や課題・改善希望などの聞き取りを行い、その企業に合った提案を受けます。

また、必要に応じて実際のデモ画面で、機能や使い方の説明が受けられます。納得できるシステムになったら、契約に進みます。契約後には、自社のアカウント情報を教えてもらえます。

ICカードリーダーなど必要な機器の用意ができたら、設定方法の説明を受けます。希望があれば、利用方法の説明会の開催も可能です。ICカードリーダーさえあれば、導入したその日から使用することができます。無料トライアルもあるので積極的な利用がおすすめです。

ネクストICカードを導入する際の注意点

ネクストICカードは、導入までに平均1か月程度かかります。最短で導入当日から利用できますが、利用人数や機器の準備状況によっては難しい場合もあります。詳細な導入内容を知らせれば、導入期間の目安を教えてもらえます。

また、データの保管期間は、勤怠関連のデータは3年6か月、交通費精算・経費精算のデータは7年6か月が上限となっているので、注意が必要です。ただし、解約した場合はデータ削除が行われます。

まとめ

ネクストICカードは、交通系ICカードを利用して業務の効率化が図れ、見やすく使いやすい勤怠管理・交通費精算・経費精算ツールです。打刻もICカードをかざすだけの簡単操作で、交通費精算はICカードから情報を取得するので、入力の手間がかかりません。

また、ICカードを定期登録すれば、交通費精算時に自動的に定期区間が差し引かれて、二重請求や不正請求による過剰請求もなくなります。導入したその日から導入効果が感じられるシステムで、業務の効率化を大幅に進められるシステムです。