Ci*X Expenseとは｜主な機能や特徴・導入するメリットを解説
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- Ci*X Expenseでは、わかりやすさと使いやすさを追求し、入力作業工数の削減ができる
- 入力内容の自動サジェストや証憑画像の並列表示などにより、経費精算業務の負荷を軽減
- 複雑な社内ルールの設定と警告・アラートで、社内規定に合わせたシステム制御が行える
Ci*X Expenseとは、マニュアル不要でシンプルに柔軟なフレームワークを構築できる経費精算システムです。経費精算や承認業務の時間を大幅に短縮できます。本記事では、Ci*X Expenseの特徴や主な機能から、導入するメリットや強み、注意点などを解説します。
目次
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Ci*X Expenseとは
Ci*X Expenseは、豊富なソリューション開発や多くの導入実績で培ったノウハウを基に開発された経費精算システムです。多様な業種の企業や組織によって異なる社内規定や複雑な経費計算にも対応しており、経費精算業務をスムーズに処理します。
初めてのユーザーでも分かりやすい直観的な画面デザインにより、マニュアルがなくても迷わず使えます。また、働き方改革を推進し、機能性や操作性を追求することで、経費精算や承認業務の処理時間を大幅に短縮します。
本記事では、Ci*X Expenseの特徴や主な機能から、導入するメリット、口コミ・評価、注意点などについて分かりやすく解説します。
Ci*X Expenseの特徴
Ci*X Expenseは、直感的な使いやすさで承認時間を短縮できることや、グループでの利用に最適な一括処理、日本企業独自の複雑な社内規定に対応しているなどの特徴があります。
ここからは、Ci*X Expenseの特徴について詳しく解説します。
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Ci*X Expenseの特徴
直感的な使いやすさで承認時間を短縮
Ci*X Expenseは初めてのユーザーでも分かりやすく、スムーズに入力できる画面デザインとなっており、直感的な使いやすさが反映されています。そのため、操作マニュアルを参照しなくても、経費申請から承認までの一連の操作が簡単に行えます。
月末に集中することが多い経費の精算業務ですが、Ci*X Expenseでは申請者と承認者が進捗状況を共有することで、承認のプロセスがどこまで進んでいるのか容易に把握できます。また、承認者は自分の担当だけをソートできるため、迅速に承認業務を完了できます。
グループでの利用に最適な一括処理
Ci*X Expenseはグループ経営での利用を前提としており、複数の企業や組織を超えて連携しながら活用できるので、子会社や傘下企業の多いグループでの利用に最適です。
そのため、各所属会社をまたぐ経費精算業務においても、申請時にアカウントなどを切り替える必要がなく、グループとして一括処理ができます。また、グループ全体での共通や個別の設定などはマスタで管理し、共有範囲をプロジェクトごとに分けることも可能です。
マスタの全体管理に加えて、プロジェクトマスタの共有・切り分けもできるので、それぞれの管理部門にとって柔軟な使い分けができます。これにより、財務や経理部門などの間接部門をグループ全体でまとめて集約させるシェアードサービス化にも最適です。
日本企業独自の複雑な規定に対応
Ci*X Expenseは、企業ごとに異なる複雑な旅費規程にも対応して柔軟にカスタマイズができ、正確に自動計算ができるようになります。そのため、申請ミスや経理への問い合わせが減り、各担当者が本来のコア業務に注力できます。
出張時の申請に対しても、役職や期間、発着時間など異なる細かい条件をマスタで管理できるので、日当計算なども正確に自動計算できます。また、休日出勤など就業規則や複雑な規定も反映させることができ、日本企業独自の規定に則した設定が可能です。
また、申請時の確認事項やチェック項目も任意に設定することができます。あらかじめ予想されるエラーに対して入念に対応処理しておくことで、経理部への問い合わせや申請ミス、差戻しなどの無駄が減り、承認者は中身の細かいチェックに専念できます。
Ci*X Expenseの主な機能
Ci*X Expenseには、自動サジェスト機能や入力時アラート、タイムスタンプ自動付与など多岐にわたる機能が搭載されています。そのため、経費精算業務を効率的に進めることができます。
ここでは、Ci*X Expenseの主な機能として、以下の項目に分けて詳しく解説します。
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Ci*X Expenseの主な機能
自動サジェスト
入力内容の自動サジェスト機能として、入力されたキーワードからサジェストする項目をあらかじめ登録しておくことができます。これにより、ユーザーがテキストを入力する際に、入力中の単語やキーワードに関連する可能性のある次の候補を予測し、表示します。
Ci*X Expenseでは、複数の自動サジェスト候補が登録されても、ルールエンジンによってサジェストする候補の順番などを簡単に変更・カスタマイズできます。自動サジェストにより、入力ミスや迷いを低減することができ、入力処理の効率アップに繋がります。
証憑画像の並列表示
経費精算業務の申請時に大きな負担となり、時間がかかるのが証憑確認の作業です。これに対応するために、Ci*X Expenseでは入力画面と証憑画像を並列表示する機能が提供されています。
入力フォームの横に添付された領収書などの証憑画像が表示されることで、請求明細などの項目を確認しながら入力することができます。これにより、入力ミスが減り、申請や承認の確認時間が低減されます。
入力時アラート
Ci*X Expenseでは、ユーザーが申請時に画面から項目を入力する際に、入力ミスを起こしやすい項目に関して、プリセットとしてアラート表示を簡単に設定することができます。
申請時の入力時に、項目ごとに注意点や気をつけてほしいポイントをあらかじめプリセットとして登録しておくことができます。これにより、ユーザーの入力時にシステムが自動的にアラートを出すので、入力のミスが減ります。
自働アラートの内容に関しては、想定されるアラートの項目がシステムにあらかじめ登録されているので、プリセットツールのON/OFFを切り替えるだけで、使用するかどうかの設定が可能です。
マスタでの設定カスタマイズ
Ci*X Expenseでは、エラーメッセージの内容やチェック項目なども簡単にカスタマイズが可能です。申請などの入力時に、あらかじめ想定されるエラーやミスに対して、入念に対応してエラー表示することができます。
これにより、経理部など担当部署への問い合わせや申請の差戻しなどの処理が減ります。
タイムスタンプ自動付与
多くの企業では、「電子帳簿保存法」に対応するための経費申請業務の検討や運用が始まっています。Ci*X Expenseは「公益法人日本文書情報マネジメント協会」のJIIMA認証を取得しており、グループ経営管理における経費精算業務を確実にサポートします。
電帳法で正式な書類として認められるためには、スキャナ保存した画像や撮影した画像にタイムスタンプを付与する必要があります。Ci*X Expenseは、アップロードした時点でタイムスタンプを自動的に付与し、定期検査後には紙の書類などを廃棄することができます。
外出先での証憑アップロード
Ci*X Expenseによって領収書などの証憑登録は、スマートフォンを使って撮影・アップロードすることで登録できます。これにより、外出先でのちょっとした空き時間などを有効活用できます。
また、証憑登録するとその時点でタイムスタンプが付与され、証憑データは変更や削除の履歴も保持します。そのため、削除してしまったデータでも後から参照することができます。
プロジェクトマスタ
Ci*X Expenseではマスタの全体管理に加えて、プロジェクトマスタの共有や切り分けも可能です。それぞれの管理部門にとって柔軟な使い分けができるので、経費業務の効率アップが図れます。
また、財務・会計、経理部門などの間接部門をグループ全体で集約させて処理するシェアードサービス化の実施にも最適です。
Ci*X Expenseを導入するメリット
Ci*X Expenseを導入することにより、決裁済みの承認プロセスの省略やペーパーレス化・テレワーク化が行える、社内規定に合わせたシステム制御、スマートフォンからの申請可能など、さまざまなメリットがあります。
ここからは、Ci*X Expenseを導入するメリットについて解説します。
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Ci*X Expenseを導入するメリット
決裁済みの承認プロセスを省略できる
Ci*X Expenseを利用することで、決裁済みの承認プロセスを省略できるようになります。例えば、2本社制を敷いている会社では、アドオン機能を多用し、複雑な決裁フローとなり、事前に決裁されている支払依頼も本部長・部長承認を必要としていました。
Ci*X Expense導入を機に、汎用マスターに「承認済み」の項目を追加したことで、本部長・部長承認を省略し承認手続きの効率化が図れ、大きなメリットになりました。
複雑な社内ルールの設定で自動警告する
Ci*X Expenseでは、経費申請における承認業務のチェックロジックを事前にシステムに組み込むことで、自動で警告表示やアラート表示をすることができます。
従来の経費申請の承認業務においては、社内規則が複雑なため、これを熟知した経理担当者が目視でチェックする方法しかなく、担当者の大きな負担となる企業も多いです。
しかし、Ci*X Expenseでシステムにチェックロジックを設定することで、入力段階でエラーを検知し、自動で警告・アラートが表示されます。そのため、経理部に届く前に、各部署の上司が申請者に差し戻すことができ、経理担当の負担を軽減することが可能です。
ペーパーレス化・テレワーク化が行える
Ci*X Expenseの活用によって、従来の申請書などの紙の書類が電子データベース化され、ペーパーレス化が促進されます。これまでの紙の書類による申請や、承認の押印などの処理が画面上の申請・承認だけのステップで完結します。
また、紙の申請書などが無くなりペーパーレス化されることで、経理担当者のテレワークも推進できます。画面経由で電子化されたデータにアクセスし、業務が進められることも大きなメリットになります。
社内規定に合わせたシステム制御が可能
Ci*X Expenseは、ネットワークのクラウド上に構築されているシステムです。そのため、申請データが電子化され、経費精算業務のペーパーレス化が進み、省力化やガバナンス強化にも威力を発揮します。
また、スマートフォンを使っての隙間時間の活用や、証憑電子化によるテレワークへの対応が可能となります。外部データ連携などの経費精算の効率化やコスト削減に加えて、ガバナンスへの対応も強化されます。
さらに、証憑保存を社内規定に合わせて、システムで制御できるようになり、誰もがその規定に沿った申請も可能です。添付の証憑は申請者や承認者だけでなく、監査や経理部門も閲覧できるため、経費精算に対する社内意識の向上にも繋がります。
スマートフォンからの申請で経費精算が楽
Ci*X Expenseの導入により、経費精算などがスマートフォンから申請することが可能です。これにより、社員個人の経費精算に時間をとられず、申請が手軽にできるようになります。
従来の交通費精算などの経費申請は、移動した内容を都度メモしておき、月末にまとめて書類を作るといった流れの企業も多いです。
Ci*X Expenseの導入により、スマートフォンを使って申請を行うことで、申請作業が容易になります。また、申請の履歴も残り、精算状況のステータスもその都度確認できることで利便性が向上します。
確認の工数と二重精算のリスクを削減
Ci*X Expenseを活用することで、経費精算の申請内容が社内規定と合っているかのチェックができ、これまでの工数が低減されます。また、二重精算などのミスによるリスクを削減できます。
例えば、交通費の金額や行程などの申請内容が規程と合っているかなど、自動でCi*X Expenseがチェックし、問題があればエラーとして弾いてくれます。
そのため、確認に係る工数が減り、電卓を叩く機会を削減できます。また、二重精算のミスや恐れもなくなり、申請から精算完了までの日数の短縮も可能です。
Ci*X Expenseの口コミ・評価
Ci*X Expenseは、機能性や操作性から多くの企業に選ばれている経費精算システムであり、ユーザーからの評価も非常に高いです。口コミでは、「コスト削減やペーパーレス化に適したシステム」という声があります。
また、「経費精算時の領収書などはPDFや画像データをアップロードできる」という声があり、スマホが使える点やアップロード機能が好評です。
「定期を読み込ませて、定期の履歴から交通費を精算できる」という声もあり、Ci*X Expense独自の機能の評価も高評価を得ています。
Ci*X Expenseを導入する際の注意点
Ci*X Expenseを導入する際には、いくつかの注意点があります。まず、料金体系に関しては、問い合わせフォームなどにより確認が必要です。また、細かい機能の詳細やサービス内容、資料請求に関しても電話かWEBからの問い合わせが必要なため、留意しましょう。
まとめ
Ci*X Expenseとは、これまでの多くの導入実績により蓄積したノウハウをベースに開発された経費精算システムです。多種・多様な企業の異なる社内規定や複雑な経費計算にも対応しており、経費精算業務を効率化できます。
また、誰でも分かりやすい画面デザインや操作性により、迷わず直感的に使うことが可能です。ペーパーレス化や機能性や操作性を充実させることで、経費精算や承認業務の処理時間も大幅に短縮できます。
経費精算システムを導入する際には、Ci*X Expenseも候補に入れて機能性や操作性を検討し、業務の効率化が実現できるシステムを稼動させましょう。
