【2026年最新】教育業界向け経費精算システムおすすめ8選を比較！導入メリットや選び方も

大学や塾などの教育業界では、講師や営業社員が外出・出張する機会が多く、経費精算の業務が負担になりがちです。経費精算システムを活用し、効率化を図りましょう。本記事では、教育業界におすすめの経費精算システムや選ぶ際のポイントを解説します。

目次

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1. 教育業界における経費精算業務の課題
2. 教育業界向け経費精算システムおすすめ8選
3. 【比較表】教育業界におすすめの経費精算システム
4. 経費精算システムとは
5. 教育業界が経費精算システムを導入するメリット
6. 経費精算システムを選ぶ5つのポイント
7. 教育業界で経費精算システムを導入する際の注意点
8. 経費精算業務を効率化！関連サービスはこちら

教育業界における経費精算業務の課題

教育業界では、講師や営業社員が頻繁に外出・出張を行うため、交通費と出張費の申請が多く発生します。このような経費精算の手続きは、申請者だけでなく経理担当者にとっても大きな負担となりがちです。

特に、経費精算を紙ベースで行っている場合、書類の管理や情報の抜け漏れが発生しやすく、精算業務が煩雑になるケースが多いです。その結果、業務の効率が低下し、業務の正確さも損なわれるリスクが高まります。

教育業界向け経費精算システムおすすめ8選

経費精算システムの多くは、資料請求をすることで運用を開始できます。これは公式サイトから検討した場合も同様です。

本サイトでは、複数のサービスをまとめて比較・資料請求できます。資料請求は無料なので、複数の製品を比較して自社に最適な経費精算システムを選びましょう。

【比較表】教育業界におすすめの経費精算システム

経費精算システムとは

経費精算システムとは、企業における重要な経理業務である経費の申請・承認から精算までを効率的に行えるよう手助けしてくれるツールです。知識のない人でも扱いやすく、今までの紙ベース・Excelベースでの業務を大幅に効率化・自動化してくれます。

経費精算は事業運営には欠かせないものですが、交通費、出張費、接待費など多くの項目の経費を1つずつ精算するのは大変な作業で時間もかかります。さらに、従来のやり方では知識がある人でないと難しい業務でした。

そのような問題の解決に役立つのが、経費精算システムです。より詳しく経費精算システムについて知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。

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経費精算システムと会計ソフトの違い

経費精算システムは経費精算に特化したシステムであり、従業員が交通費や出張費・接待交際費など経費の精算申請を行う際に使用します。経費精算システムを導入することによって、経費精算に必要なフローを自動化できます。

経費精算システムは経理担当者だけでなく、申請者や承認者である従業員も利用するため、誰もが使いやすいシステムを選ぶことが重要です。

一方、会計ソフトとは、会社全体の売上や経費等をもとに、決算書・総勘定元帳などの会計書類を作成するものです。会計ソフトは経理担当者が仕訳を入力することで、買掛金・売掛金台帳をはじめとする得意先帳簿や総勘定元帳などの帳簿書類を自動的に作成できます。

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教育業界が経費精算システムを導入するメリット

教育業界でも経費精算システムの導入が進められています。経費精算システムとは、経費の入力、申請、承認などの業務を効率化するためのシステムで、業務の自動化によって手間を大幅に軽減可能です。

学校や教育機関では、講師・スタッフが日常的に発生する経費を管理する必要があり、従来の手動作業ではミスが起こりやすく、負担が大きくなります。しかし、経費精算システムで業務の自動化が実現すれば、効率的に経費を管理できます。

申請者・承認者の負担を軽減できる

経費を紙で申請・承認する場合、申請者は交通費や出張費の運賃を自分で調べたり、領収書の内容を手入力したりする必要があります。これには時間がかかり、ミスも発生しやすいです。

一方、経費精算システムを使用すると、インターネットの路線検索機能を活用して運賃を自動で計算でき、領収書の内容もOCR機能を使って自動入力が可能です。それにより、申請者の作業負担が大幅に軽減されます。

また、経理担当者もシステム上で簡単に申請内容を確認・承認できるため、手動での確認作業が減ります。申請者と承認者の双方がすばやく経費を処理しつつ、業務全体の大幅な負担軽減につながるでしょう。

抜け漏れ・ミスを防止できる

経費精算システムを導入することで、抜け漏れやミスを効果的に防止できるのが大きなメリットです。紙ベースの手続きでは、申請内容の確認や承認の際にヒューマンエラーが発生し、記入漏れ・計算ミスが業務に影響を及ぼす場合があります。

しかし、経費精算システムを活用することによって抜け漏れやミスを防げるため、業務の時短にもつながります。紙ベースの手続きでは、申請内容の確認や承認の際にヒューマンエラーが発生しがちですが、経費精算システムなら情報の正確な管理が可能です。

コスト削減につながる

経費精算システムを導入することで、紙の印刷代や郵送代、保管スペースなどさまざまなコストを大幅に削減可能です。

従来の紙ベースの経費精算では、書類の印刷や郵送、保管するためのスペースが必要となり、量が増えるほど大きな負担となります。しかし、経費精算システムでは紙を使う必要がありません。

また、デジタルデータであれば保管スペースも不要になり、書類の紛失リスクも軽減されます。

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経費精算システムの基本機能

経費精算システムの大きな導入目的は経費精算業務の効率化ですが、それを実現するには自社に合った機能を使うことが大切です。企業によって経費の種類や業務フローは異なるため、必要とする機能もそれぞれ違います。

入力補助機能

自社の経費の種類や支払い方法とマッチした入力補助機能を使えば、経費入力を効率的かつ正確に行うことができます。入力補助機能には、以下のようなものが挙げられます。

領収書のOCR読み取り	領収書を撮影するだけで自動でデータ入力
乗り換えサービス連携	出発駅と到着駅の選択で交通費を自動算出
交通系ICカード連携	ICカードから交通費明細を取得・申請
法人クレジットカード連携	利用明細を自動で取込み申請
プリペイドカード連携	利用明細を自動で取込み申請
スマホ決済アプリ連携	利用履歴を自動で取込み申請
代理入力	他の担当者による申請・承認作業
外貨レート換算	海外の通貨を日本円または他の通貨に変換

「交通機関の利用や出張が多く交通費・旅費の精算を効率的に行いたい」「法人カードとカード連携を行いたい」「スマホの決済アプリと連携したい」など、企業によってニーズが異なるため、適切なものを選びましょう。

申請・承認機能

経費精算システムは、経費の申請から承認までのワークフローをスムーズに行える機能を搭載しています。スマホ対応の経費精算システムであれば、時間や場所を問わずいつでも経費精算業務が可能です。

承認フローの自動分岐	金額や経費の種類など申請内容に応じて 承認ルートを自動で変更
規律違反チェック	Webブラウザやスマホアプリから 手軽に経費申請・承認
アラート・通知機能	承認・差し戻しなど進捗に合わせて 自動で通知
コメント機能	申請・差し戻し時にコメントを表示

経理担当者の負担軽減機能

勘定科目ごとの自動仕訳機能やFBの作成、会計ソフトとの連携機能など、経費精算システムには経理担当者の負担を軽減する機能も備わっています。

自動仕訳	仕訳データの自動生成
FBデータの作成	FBデータの自動生成
会計ソフト連携	CSV・API・シリーズ連携

ペーパーレス化機能

書類や領収書の管理、承認プロセスのデジタル化により、手間を省いてコスト・環境負荷を削減する目的で導入される機能です。申請から承認・保存・分析まで、経費精算のプロセスをデジタル化することで、経費業務を大幅に効率化できます。

また、紙を使わないことでコスト削減や環境負荷の軽減にも役立ちます。

領収書の電子保存	領収書や請求書をアップロードし 書類をデータで保存・管理
クラウドベース保存	経費精算データや領収書をクラウド上で保存し、 日付やフリーワード検索から 簡単にデータを引き出せる

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経費精算システムを選ぶ5つのポイント

経費精算システムを選ぶ際には、まず勤怠システム導入に対する効果や解決したい自社の課題を明確にしてからシステムを選びましょう。

前提｜経費精算に関する自社の課題を明確にする

経費精算システムを導入する際には、まず経費精算に関する自社の課題を整理しましょう。

一口に経費精算システムといっても「機能の柔軟性」や「連携できるシステム」「サポート体制」などが各社の製品で異なります。そのため、自社の経費精算に関する課題を整理することで、必然的に必要な経費精算システムの特徴が見えてきます。

課題に合わせて機能を確認

経費精算には、一般経費や交通費・出張費・交際費などさまざまな種類があります。その中で「どの経費の利用頻度が高いのか」「どこを改善したいのか」を明確にし、それらの課題を解決してくれる機能が備わっているシステムを選びましょう。

例えば、「交通費精算の手間を減らしたい」「請求書の支払い処理や立替業務を楽にしたい」といった具体的なニーズに対応できるシステムや機能から選ぶことが大切です。

自社の承認フローに適しているか

上長による承認や経費担当者の二重チェック、部署ごとのフローなど企業によって経費精算の承認フローは異なります。

そのため、承認の順番や権限、承認者の通知方法などをシステム内で簡単に設定できるか、フローの変更・追加が容易かどうかも選定のポイントです。自社の承認フローに柔軟に対応できるシステムを選ぶことで、スムーズな経費精算につながります。

既存のシステムと連携できるか

経費精算は給与計算システムや労務管理システムと連携させることで、さらなる効率化を図れます。API連携なのか・CSVを読み込ませるのか、システムによって連携方法は異なりますが、なるべく加工せずに連携できるものを選びましょう。

また、すでに導入している給与計算システムや労務管理システムがあれば、それらと同じシリーズの経費精算システムがおすすめです。共通のインターフェースでさまざまな業務に対応でき、バックオフィス全体の効率化にもつながります。

導入・運用費用は自社に見合っているか

経費精算システムの費用相場はシステムのタイプによって異なります。以下では、初期費用や運用費用など導入にかかる費用相場をタイプ別に紹介します。

オンプレミス型の場合

オンプレミス型の初期費用は、数十万円〜数百万円程度と高額です。1からシステムを開発しなければならないため、人件費もかかります。

なお、運用費は数十万円程度ですが、オンプレミス型はクラウド型と違って従業員数に関わらず運用費用は一定なため、使用する人数によっては高額とならない場合もあります。

オンプレミス型の多くは買い切りであり、システム利用に関する料金はかかりません。しかし、あくまでもシステムを利用するための料金がかからないだけで、運用にはコストがかかります。必ず費用対効果を加味しながら導入を検討しましょう。

クラウド型の場合

クラウド型の初期費用は、0〜数十万円程度です。オンプレミス型よりも安く、中には初期費用をかけずに利用できるシステムもあり、予算を抑えたい企業に向いています。

しかし、クラウド型は従業員の数に応じて運用費用が決まる従量料金制がほとんどで、長期の運用によっては費用が高額になる場合もあります。また、システムによっては必要な機能がオプション機能となっていることも考えられます。

追加料金のかからない基本機能でどこまで経費業務がカバーできるか、システムによって削減できるコストや費用対効果も考慮しながらシステムを選びましょう。

十分なサポート体制があるか

不具合やトラブルに備えて、サポート体制を確認しておきましょう。特に、初めて経費精算システムを導入する企業や知見のある人材が社内にいない企業は、サポートの有無がスムーズな導入・運用に影響します。

導入やワークフローの設定、他システムとの連携まで手厚くサポートしてくれたり、メールやチャットによる簡単な対応のみだったり、サポート体制の充実度はベンダーごとに異なります。どのようなサポートが受けられるのかを事前に確認しましょう。

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経費精算システムのその他の選び方

ここでは「経費精算システムを選ぶ5つのポイント」では紹介しきれなかった、経費精算システムのその他の選び方について解説します。

提供形態で選ぶ

経費精算システムの形態は、大きく「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類に分けられます。クラウド型はインターネットを介して利用するタイプ、オンプレミス型は自社のサーバを使って利用するタイプです。

クラウド型は初期費用を抑えられますが、従業員数や利用頻度に応じた月額料金がかかります。一方、オンプレミス型は初期費用が高額なもののカスタマイズ性が高く、システムの運用費用はそれほどかからないのが特徴です。

一般的に、従業員数が多く経費の申請フローが複雑な大企業はオンプレミス型、従業員数や予算が比較的少ない中小企業はクラウド型が向いているとされています。しかし、最近は大企業向けのクラウド型システムも多いため、プランの内容をよく確認するのが大切です。

企業規模で選ぶ

経費精算システムのサービス内容やプランは幅広く、自社の企業規模に合わない機能を搭載しているシステムを導入すると、無駄なコストが生じる場合があります。コストを抑えるには、自社の規模に見合ったサービス・プランを絞り込むことが大切です。

従業員の多い大企業や複雑な社内規定がある場合には、「大企業向け」の経費精算システムがおすすめです。大企業向けのシステムはカスタマイズ性に長けており、複雑な承認フローにも柔軟に対応することができます。

中小企業や従業員が比較的少ない企業であれば、「中小企業向け」の経費精算システムが良いでしょう。中小企業向けのシステムは、経費精算に必要な機能をリーズナブルな価格で利用できるのが特徴です。

電子帳簿保存法への対応可否で選ぶ

経費精算システムを選ぶ際は、電子帳簿保存法（電帳法）に対応しているかも確認しましょう。電帳法は、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存することを認める法律です。

情報化・ペーパーレス化の流れを受け、2024年以降は電子取引を行った際のデータはオンラインでの保管が義務化されています。

電子帳簿保存法にどこまで対応しているかは製品によって異なります。JIIMA（日本文書情報マネジメント協会）の認証を受けているかが、対応の有無を判断する1つの目安となるでしょう。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

参考：JIIMA認証情報リスト｜国税庁

インボイス制度への対応状況も確認する

2023年10月から開始したインボイス制度では、領収書に「適格請求書発行事業者」を示す登録番号の記載が求められています。

経費精算システムがインボイス制度に対応していない場合、登録番号の確認や仕訳区分の修正を手作業で行わなければならず、経理担当者の負担増加につながる可能性があります。

AI-OCR搭載の経費精算システムの中には、登録番号や税率を自動で読み取り、仕訳処理を効率化できる製品も多いです。電子帳簿保存法への対応に加え、インボイス制度に対応しているかも確認しましょう。

参考：インボイス制度について｜国税庁

まずはお試し無料トライアル！

一度導入した勤怠管理システムを変更する場合、従業員への周知や業務フローの見直しなどに多くの労力がかかります。慎重に導入を進めたいなら、実際のシステムをお試しで利用できる無料トライアルがおすすめです。

無料トライアルの期間はシステムによって異なりますが、1ヶ月や2ヶ月程度のものがほとんどです。時間をかけてじっくり検討したい場合には、トライアル期間の長さにも注目して選んでみましょう。

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経費精算システムの導入手順

経費精算システムを導入する際には、自社の課題を洗い出す、費用対効果を見極める、テスト運用するなどいくつかの導入手順があります。ここでは、経費精算システムの導入手順について詳しく解説します。

1.自社の課題を洗い出す

経費精算システム選びでは、自社が必要とする機能が備わっているかが重要な比較ポイントですが、「自社が必要とする機能は何か」を明確にするために、現行の経費精算業務における課題を洗い出しましょう。

それにより、優先度や実現したいことなど、システム導入の目的が見えてきます。欲しい機能に優先順位を付けてシステムの比較を行いましょう。

2.費用対効果を見極める

経費精算システムの導入・運用にはコストがかかります。初期費用やランニングコストを見積もり、運用のシミュレーションを行いましょう。

システム導入で発生するコストと、業務効率化で削減できるコストや生産性の向上度を見比べて、効果が見込めるシステムを選ぶのが大事です。

3.テスト運用で導入を判断する

利用したいシステムを選定したら、お試し期間を活用してテスト運用を行い、本格導入の判断に向けて次のような点を確認しましょう。

1. 予定通り運用できるか
2. 操作性や使い勝手は良いか
3. 業務効率化につながるか

従業員の感想や意見も集めて社内評価を行い、利用するプランや機能についても改めて検討するのがおすすめです。

教育業界で経費精算システムを導入する際の注意点

教育業界では、講師や職員の交通費・出張費などの経費が日常的に発生しますが、組織によって運用方法が異なります。そのため、一般的な機能だけで判断するのではなく、自社の業務に適したシステムかどうかを確認したうえでの導入が大切です。

利用者が操作しやすいシステムを選ぶ 

教育業界では経理担当者だけでなく、講師や教職員、営業担当者などさまざまな立場の従業員が経費精算システムを利用します。ITツールの利用頻度や習熟度は利用者によって異なるため、操作が複雑なシステムでは申請ミス・入力漏れが発生する可能性があります。

そこで、画面がわかりやすく、直感的に操作できるシステムを選ぶことが重要です。また、操作マニュアルや導入時のサポートが充実している製品であれば、スムーズに社内へ定着できるでしょう。

将来的な利用人数の増加にも対応できるか確認する

教育機関では、新たな校舎の開設や学生数の増加、講師の採用などにより、経費精算システムの利用者が増えることがあります。導入時の規模だけを基準にシステムを選ぶと、将来的にプラン変更やシステムの乗り換えが必要になる可能性が高いです。

そのため、利用人数の増加に応じてライセンスを追加できるか、上位プランへスムーズに移行できるかなど、拡張性も確認しておくことが大切です。長期的な運用を見据えてシステムを選ぶことで、再導入の手間やコストを抑えられます。

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まとめ

教育業界では、講師や営業社員が頻繁に移動し、経費精算業務の負担が大きいのが課題です。経費精算システムを導入することで、申請者・承認者の負担を軽減し、コスト削減にもつながります。

特に、経路検索機能の有無や会計ソフトとの連携性、スマホからの申請が可能かどうか、教育業界への導入実績などを確認してシステムを選ぶことが大切です。業務効率を向上させるために、これらのポイントを押さえたシステムを導入しましょう。

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