会計ソフトのセキュリティ対策について｜脆弱なソフトのリスクも解説

会計ソフトのセキュリティ対策を怠ってしまうと、データ消失や情報漏洩につながってしまう危険性があります。本記事では、会計ソフトのセキュリティ対策について、クラウド型会計ソフトとインストール型会計ソフトの安全性の違い、脆弱なソフトのリスクも交えて解説します。

目次

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1. クラウド型会計ソフトの概要
2. セキュリティ対策が脆弱な会計ソフトのリスク
3. 会計ソフトにおける内部不正のリスクと防止策
4. セキュリティ対策が万全な会計ソフトの特徴
5. 自社のセキュリティ対策も万全に
6. まとめ

クラウド型会計ソフトの概要

クラウド型会計ソフトは、インターネット上で会計処理を行うものです。まずはクラウド型会計ソフトの特徴について解説します。

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クラウド型会計ソフトはインターネットを利用したもの

クラウド型会計ソフトとは、インターネット上で利用できる会計ソフトウェアです。サービス利用の際は、パソコン・スマホ・タブレットなどのデバイスから、インターネット上に設置されたサーバーにアクセスする必要があります。

クラウド型会計ソフトでは、インフラ整備・セキュリティ対策・バージョンアップをベンダーが行うため、ユーザーによるシステムの維持管理は不要です。また、入力データは自動的にバックアップされ、万が一の際もすぐにデータを復元できます。

ただし、クラウド型会計ソフトはインターネットに接続して利用するため、通信環境に左右される点に注意が必要です。

インストール型会計ソフトとの違い

インストール型会計ソフトとは、ソフトウェアをパソコンなどのデバイスにインストールして利用する会計ソフトウェアです。いわゆる「買い切り型」と呼ばれ、1度ソフトウェアを購入すれば、その後の利用に料金は発生しません。

インターネット環境がなくてもソフトを利用できるため、通信環境がない場所や不安定な場所でも問題なく会計処理を行えます。さらに、システムメンテナンスや通信障害など、外部の影響を受けずにソフトを利用できる点もメリットです。

インストール型の会計ソフトは外部ネットワークに接続しないため、クラウド型よりもセキュリティ性が高いと考えられています。しかし、実際は社内からの不正なアクセスや社内共有ネットワークの利用により、ウイルス感染・情報漏洩が起こる可能性もあります。

そのため、インストール型の会計ソフトであっても、セキュリティ対策は必須です。なお、インストール型会計ソフトは自社サーバーで利用する特性上、クラウド型と違ってセキュリティ対策はユーザー自らが行わなければなりません。

Excel管理との違い

Excelのスプレッドシートを使って会計管理を行う企業も少なくありません。Excel管理はインストール型と同様、自社でシステムを構築することから、セキュリティ対策やデータのバックアップもユーザーが行います。

セキュリティ対策が脆弱な会計ソフトのリスク

セキュリティ対策が脆弱な会計ソフトには、情報漏洩やデータの消失、不正アクセスといったリスクが伴います。適切かつ安全に会計ソフトを運用するために、セキュリティが脆弱なソフトが持つリスクについて理解しておきましょう。

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情報漏洩のリスク

最大のリスクといえるのが、情報漏洩です。ハッキングによって会計データが盗まれたり、インターネット上に流出したりする恐れがあります。特に、データ通信を暗号化していない場合、情報漏洩のリスクは非常に高くなります。

データの消失

セキュリティにはデータのバックアップも含まれています。セキュリティが脆弱な会計ソフトの場合、バックアップも不十分になりやすいため、何らかのキッカケで保存データが破損・消失する恐れがあります。

例えば、クラウド型会計ソフトの場合、通信障害やシステム障害によるデータの破損・消失が代表的です。インストール型は外部ネットワークの影響を受けませんが、デバイスの故障などがデータの消失を招きます。

不正アクセス

セキュリティが脆弱な会計ソフトは不正アクセスのリスクが高まります。例えば、クラウド型会計ソフトをネットバンキング・クレジットカードと外部連携させた場合、ソフトのベンダーがユーザーの暗証番号・カード番号を取得できる可能性があります。

会計ソフトにおける内部不正のリスクと防止策

会計ソフトのセキュリティというと外部からのサイバー攻撃を想定しがちですが、実務では社内の従業員や関係者による不正・不適切な操作が起こる可能性があります。

内部不正は、正規のアクセス権を持つユーザーによって行われるため発見が遅れやすく、企業の損失や信頼低下につながるケースも考えられます。こうしたリスクを防ぐには、システムの機能だけでなく運用ルールも含めた対策が必要です。

権限設定と複数人によるチェック体制の構築

会計ソフトの利用者ごとに適切な権限を設定することで、不正や誤操作のリスクを大きく低減できます。例えば、入力・承認・修正といった重要な操作を1人で完結できる状態では、不正が発生しても気付きにくいです。

そのため、操作内容に応じて権限を細かく分け、重要な処理については別の担当者が確認するような体制を整えるのが有効です。特に、金額変更や削除などの操作には承認プロセスを設けることで内部不正の抑止につながります。

操作履歴の管理と定期的なチェック体制

内部不正を防ぐうえで大切なのが、操作履歴（ログ）の記録と定期的な確認です。誰が・いつ・どのデータに対してどのような操作を行ったかを把握できる状態にしておくことで、不審な動きを早期に発見できます。

また、ログは保存するだけでなく、定期的に確認しましょう。月次決算時に変更履歴をチェックする、特定の操作に対して通知を設定するなど、継続的に監視できる仕組みを整えることで内部不正のリスクを最小限に抑えられます。

セキュリティ対策が万全な会計ソフトの特徴

従来は、インストール型会計ソフトのほうがセキュリティは有利とされていました。しかし、近年はクラウド型会計ソフトもセキュリティ体制を充実させているため、一概にどちらが良いとはいえなくなっています。

いずれにしろ、会計データの適切な管理のためには、セキュリティが高い会計ソフトを選ぶ必要があります。ここでは、セキュリティ対策が万全な会計ソフトを選ぶ際のポイントを解説します。

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通信が暗号化されている

セキュリティ性の高い会計ソフトを選ぶ際は、通信の暗号化に対応しているかを確認しましょう。通信の暗号化とは、通信データを暗号化し、解読されるのを防ぐ技術です。

近年は、金融機関並の高水準な暗号化通信を行っているクラウド型会計ソフトも多く登場しています。例えば、インターネットバンキングと外部連携させた場合、口座番号や暗証番号の取得が可能になるというリスクがありました。

しかし、クラウド型会計ソフトの多くは、重要な情報を暗号化することで外部の人間が簡単に解読できないようにし、ベンダーも口座番号などを容易に取得することができない仕組みとなっているのが一般的です。

バックアップ体制が整っている

会計ソフトを選ぶ際は、バックアップ体制の充実度も確認しましょう。例えば、災害発生時・デバイス故障時・システム障害時に、データがどのようにバックアップされるのか確かめ、できる限り何重にもバックアップが取られるものがおすすめです。

併せて、データの保存先も確認しましょう。1箇所のサーバーにバックアップデータを集中させると、そのサーバーが被災・システムダウンしたときにデータが全部消える可能性があります。データ消去を防ぐには、バックアップ先を分散させるのが大事です。

なお、広範囲な災害によって複数のサーバーが同時にシステムダウンする可能性もあります。そのため、より安全性を高めるには、遠隔地に複数のバックアップ先を有している会計ソフトを選ぶと良いでしょう。

サーバーにセキュリティ対策が施されている

クラウド型会計ソフトは、ベンダーが設置したサーバー自体にセキュリティ対策がされているものを選びましょう。たとえ個々の端末が攻撃されても、サーバーのセキュリティがしっかりしていれば情報漏洩の可能性は低くなります。

セキュリティに関する第三者認証を取得している

セキュリティ性の高い会計ソフトを選ぶ場合、第三者認証の取得状況をチェックするのも良い方法です。第三者認証とは、あるサービスやシステムについて、組織外の第三者による公正な審査・承認を証明するものです。

簡潔にいえば、サービスやシステムが一定の信頼性を有していることを示すためのマークであり、IT分野ではプライバシーマーク・TRUSTe・ISO認証などが代表的です。セキュリティ対策を万全するなら、これらのマークを取得している会計ソフトを選びましょう。

参考：プライバシーマーク制度について｜一般社団法人 日本情報経済社会推進協会

参考：TRUSTe | 一般社団法人日本プライバシー認証機構(JPAC)

参考：ISO認証｜日本品質保証機構（JQA）

適切にアクセス権限を設定できる

セキュリティ対策が万全な会計ソフトでは、多要素認証や役割ベースのアクセス制御など、高度なアクセス制御機能を備えています。IDとパスワードに加え、ワンタイムパスワードによる二段階認証を実装し、定期的なパスワード変更も強制できます。

また、ユーザーごとに閲覧・入力権限を細かく設定し、業務上必要な範囲でのみデータアクセスを許可することが可能です。情報漏洩のリスクを最小限に抑えながら、安全な業務運営を実現できます。

不正アクセスを検知できる

高度なセキュリティを備えた会計ソフトには、不正アクセスを検知・防止するための多層的な防御システムが実装されています。

侵入検知・防止システムやWebアプリケーションファイアウォール（WAF）などにより、サイバー攻撃をリアルタイムで監視・遮断し、迅速な対応を可能にしています。これらの機能により、会計データの安全性を確保できるでしょう。

自社のセキュリティ対策も万全に

会計データの流出を避けるには、セキュリティ対策がしっかりした会計ソフトを選ぶことが大切です。ただし、セキュリティ対策はソフトやベンダーに頼りきりになるのではなく、ユーザー側の努力も必要です。

ここでは、自社でできるセキュリティ対策について解説します。

デバイス管理とセキュアなネットワーク環境

いくらセキュリティ体制が万全でも、ずさんな利用の仕方をすれば意味がありません。例えば、デバイスの紛失や盗難に備え、リモートでデータ消去できる機能を設定したり、ウイルス対策ソフトを導入して定期的にアップデートを行ったりして対策できます。

そして、公共Wi-Fiの使用は避け、社内LANを適切に設計することで不正なアクセスの対策ができます。ソフトとユーザーの双方がセキュリティ対策に取り組むことで、より情報のセキュリティ性を高められます。

パスワードの管理

会計ソフトのセキュリティを守るためには、適切なパスワードの管理が欠かせません。具体的には、設定したパスワードを関係のない第三者に教えたり、メールなどでやり取りしたりしないことを周知徹底させる必要があります。

また、サービスごとに異なるものを設定し、パスワードを使いまわさないのも効果的です。加えて、生体認証・ワンタイムパスワードのような多要素認証を導入すれば、不正アクセスを防げます。

このように、会計ソフトを使用する従業員のセキュリティ意識を高めることで、適切にパスワードを管理できます。

まとめ

会計ソフトを選ぶ際は、情報漏洩・データの消失・不正アクセスといったリスクに備えるために、セキュリティ性が高いものを選ぶ必要があります。例えば、通信の暗号化・自動バックアップ・サーバーのセキュリティ・第三者認証に対応した会計ソフトを選びましょう。

会計ソフトには、主にクラウド型とインストール型があります。近年、安全性が高いとされているクラウド型会計ソフトは、ベンダーが提供するセキュリティ対策も高水準です。ただし、セキュリティ対策は自社内でも独自に行う必要があります。

ソフト・ベンダーに任せきりにするのではなく、ユーザー自身もセキュリティに対する高い意識を持ちながら、適切に会計データを管理していきましょう。