会計ソフトの入力は初心者でもできる？基本的な使い方を解説

会計ソフトは、簿記の専門用語がわからない初心者でも入力できます。また、使っているうちに理解できるようになることも多いため最初に全て覚える必要はありません。この記事では、会計ソフトを使ったことがない方向けに、基本的な使い方や仕訳入力時のポイントなどを解説します。

目次

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1. 会計ソフトは初心者でも入力できるのか
2. 仕訳とは｜簿記の流れを再確認
3. 会計ソフトの基本的な使い方
4. 会計ソフトに入力する際のポイント
5. 初心者が会計ソフトを選ぶ際の注意点
6. 会計入力代行サービスもある
7. まとめ

会計ソフトは初心者でも入力できるのか

会計ソフトは直感的なナビゲーションにより、初心者でも簡単に入力できます。ユーザーが画面の指示に従って必要なデータを入力するだけで、会計ソフトは自動的に仕訳や帳票を生成してくれます。

数値や情報を入力するだけで複雑な計算や帳簿の作成を手間なく行えるため、簿記の知識がなくても問題ありません。経理や会計の専門家がいない個人事業主や中小企業でも、正確な会計業務を行うことが可能です。

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簿記の用語がわからない人でも入力できる

簿記の専門用語を知らなくても、現代の会計ソフトは直感的な操作で入力が可能です。しかし、基本的な用語を知っておくと、帳簿の意味や取引の内容をより理解しやすくなります。

例えば「勘定科目」「借方」「貸方」「摘要」などは帳簿を付ける上で知っていると便利な用語です。知っておくと取引を正確に入力できるだけでなく、会計の全体像が把握できて経営に役立ちます。

用語に慣れていく過程で会計知識も自然と身につき、より効果的に会計ソフトを活用できるでしょう。以下の表で「勘定科目」「借方」「貸方」「摘要」について簡単に説明していますので、参考にしてください。

用語	意味
勘定科目	会計上の取引内容を分類して記録するための分類項目
借方	会計取引において資産や経費などの増加を表す記帳方法
貸方	会計取引において資産や経費の減少を表す記帳方法
摘要	取引内容を簡潔に記した説明文

使っているうちに覚えられる

会計ソフトを使っているうちに、簿記の用語は徐々に理解できることが多いです。初めから全ての用語を覚えようとする必要はありません。実際に取引を入力したり、帳票を確認したりする中で、用語の意味や使い方が自然と身につきます。

また、会計ソフトは多くの場合、ヘルプ機能やサポートが付いており、疑問点を解消するための情報が提供されています。用語の理解は、経験を積む中で段階的に進んでいくものなので、焦らずに業務を進めることが大切です。

必要な時に必要な知識を吸収し、少しずつスキルアップしていくことで、より効果的に会計業務がこなせるようになるでしょう。

仕訳とは｜簿記の流れを再確認

会計ソフトは簿記や会計に関する知識があまりなくても利用することができますが、簿記に関する一連の流れを理解しておくことで会計ソフトの利用もスムーズになります。ここでは、簿記の流れと仕訳について詳しく解説します。

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簿記の流れ

簿記とは、企業規模の大小や業種、業態を問わずに、日々の経営活動を記録・計算・整理して、経営成績と財政状態を明らかにする技能です。具体的には、日々の取引を帳簿に入力することです。以下は、簿記の一連の流れです。

1. 仕訳
2. 仕訳を総勘定元帳に転記
3. 総勘定元帳から試算表を作成
4. 決算整理
5. 決算書の作成

仕訳を会計ソフトで行うメリット

仕訳とは、取引を借方と貸方に分類し、仕訳帳に記載する簿記の作業の一部です。仕訳のルールは複雑なため、正しく理解する必要があります。会計ソフトの中には、仕訳を自動で行ってくれるものもあります。

この自動仕訳機能を利用することで、業務を効率化できるだけでなく、ヒューマンエラーを防ぐことができます。自動仕訳機能は、会計ソフトが初心者にも使いやすいと言われる要素の1つです。

会計ソフトの基本的な使い方

会計ソフトは、設定・入力・確認・印刷というシンプルな流れで利用できます。ここでは、会計ソフトの基本的な使い方について、手順ごとにわかりやすく解説します。

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1. 基本情報の設定

まずは、会計ソフトに基本情報を設定します。基本情報としては、会社名・申告の種別・口座情報・会社の名称や屋号・所在地などがあります。また、会計年度の開始月や期首残高、銀行口座なども入力し、初期設定を完了させましょう。

会計業務で必要な情報は決まっているため、どの会計ソフトを使っても初期設定のステップはほとんど同じです。登録時は、前年度の決算書や通帳、クレジットカードの請求明細などの資料を手元に用意しておくとスムーズに進められます。

2. 仕訳入力

仕訳入力とは、領収書や伝票をもとに、取引内容を記録する作業です。会計ソフトでは、領収書や伝票の情報を入力画面に入力することで、自動的に仕訳が生成されます。

勘定科目に迷った場合でも、大手の会計ソフトは検索機能を備えており、商品名や取引内容などを入力することで仕訳例を提案してくれます。これにより、初心者でも簡単に適切な仕訳を入力できるため、専門的な知識がなくても会計処理が行えます。

勘定科目の5つの分類を覚えておくと良い

勘定科目には実に多くの種類がありますが、大きく分類すると「資産」「負債」「純資産」「費用」「収益」の5つの分野に分かれます。決算書のうち、貸借対照表には「資産」「負債」「純資産」が、損益計算書には「費用」「収益」が記載されます。

よく使う勘定科目をこの分類に当てはめると、「現金」や「預金」は資産、「買掛金」は負債、「通信費」や「広告宣伝費」などの経費は費用、「売上」は収益となります。分類を意識しておくと勘定科目も覚えやすく、仕訳のチェックもスムーズにできるでしょう。

3. 内容の確認

内容の確認は、会計処理を行う上で重要なステップです。仕訳入力後に残高が適切に反映されているかを確認し、間違いや漏れがないかをチェックします。もし残高が合わない場合は、入力した仕訳を再度確認し、正確な取引情報を入力しなければなりません。

会計ソフトは自動計算機能を持つため、計算ミスは大幅に削減できますが、ユーザー自身で入力内容を精査することが大切です。また、帳簿の状態や収支のバランスを定期的に確認することで、企業の経済状況を把握し、経営判断に活用できるようになります。

4. 書類の印刷

確認が完了したら、会計ソフトで作成した帳簿や報告書を印刷します。印刷した書類は自社の保存方法に合わせてファイルやフォルダに整理し、重要なデータをバックアップしましょう。

紙媒体としての保存だけでなく、電子ファイルとしても保存しておくことで、データの保全性とアクセス性を確保できます。会計書類は法律的な記録としても重要な役割を果たすため、整理して保存しておけば、将来的に監査や税務申告にも役立ちます。

会計ソフトに入力する際のポイント

会計ソフトへの入力は、以下のような点に注意して行うことで、より正確かつスピーディーに完了できます。ここでは、会計ソフトに入力する際のポイントについて解説します。

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勘定科目は統一する

会計ソフトに入力する際は、勘定科目は統一することが重要です。例えば、サーバーの利用料金を一度「通信費」とした場合、次回の入力時に「広告宣伝費」として変更すべきではありません。

勘定科目には明確なルールはありませんが、基本的に最初に決めた勘定科目を使い続ける必要があります。入力時に勘定科目を統一しておくと、帳簿の整合性が保たれ、後々のデータ解析や税務申告などがスムーズに行えます。

自動仕訳を活用する

会計ソフトは、クレジットカードや銀行口座と連携させることで、取引履歴を自動的に読み込み、自動仕訳を行うことが可能になります。この自動仕訳によって、煩雑な手動入力を省略し、業務を迅速化できます。

また、自動仕訳はヒューマンエラーのリスクを軽減します。クレジットカードの明細を見ながら1つずつ手作業で登録すると、入力ミスが起こる可能性が高いです。正確かつ迅速な会計処理を行うためには、自動仕訳機能を活用しましょう。

同じ種類の取引はまとめて入力する

効率的に経理業務を行うために、同じ種類の取引はまとめて入力しましょう。例えば、毎月同じインターネット代や家賃などの支出がある場合は、コピー機能を使って前回の仕訳をコピーし、同じ内容をまとめて入力することができます。

これにより、同じ項目を何度も入力する手間を省き、効率的に仕訳を行うことができます。また、前回の仕訳項目が自動的に反映されれば、入力ミスも防げるでしょう。自動仕訳機能と同様に、業務をスピーディーに処理するのに有効な方法です。

摘要欄は具体的に書く

摘要欄を具体的に書くことも重要です。ここが曖昧だと、何を買ったのか再度確認する手間が生じるだけでなく、後から仕訳内容を理解する際にも不明瞭さが生じます。具体的な摘要を記入することで、取引の内容を一目で把握でき、仕訳の正確性が向上します。

また、摘要に具体的な情報を記載することで、帳票やレポートの作成時にも分析が容易となり、経営判断や予算策定に役立ちます。経費の使い道は可能な限り具体的に記載しておき、あとから簡単に確認できるようにしましょう。

確認は最後にまとめて行う

入力したデータの確認は、最後にまとめて行いましょう。1つ入力するたびに確認すると、頻繁に画面を切り替える必要があり、時間がかかってしまいます。一通り入力してから最後にまとめて確認すると、入力ミスを一括して修正でき、作業の効率化につながります。

また、最後にまとめて確認することで、取引の全体像が把握できます。収支のバランスを把握しやすくなるため、正確な決算や経営分析にも繋がります。

Excelとの併用もおすすめ

Excelで入力したデータを会計ソフトに取り込むことで、手間や時間を節約できるケースもあります。Excelは柔軟なデータ入力や集計が可能なため、複雑な計算やデータ整理が必要な場合に有用です。

特に取引が多く複雑な場合や、複数のデータソースを統合する場合に、Excelと会計ソフトの併用が便利です。Excelでデータを整理し、必要な集計や計算を行った後、それを会計ソフトに読み込ませることで、入力作業の効率化が図れます。

初心者が会計ソフトを選ぶ際の注意点

上記のような流れやポイントを押さえておけば、初心者でも簡単に会計ソフトへの入力が可能です。しかし、会計ソフトを選ぶ際は担当者のスキルやベンダーのサポート体制を考慮する必要があります。ここでは、初心者が会計ソフトを選ぶ際の注意点を解説します。

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担当者のスキルに合っているか確認する

会計ソフトを使うのに専門知識は特に必要ありませんが、知識がまったくないと業務をスムーズに進めるのが難しいこともあります。必要とされる会計・簿記関連の知識やスキルは会計ソフトによって異なるため、担当者のスキルレベルに見合っているか確認が必要です。

多くのソフトは無料トライアルが可能なため、複数のソフトをテスト導入して、担当者が使いこなせるかを確認してみましょう。また、操作性・画面の見やすさも重要です。操作が複雑なソフトでは、業務スピードが落ちるだけでなく、入力ミスも起こりやすくなります。

ベンダーのサポート体制を確認する

ベンダーがどのようなサポートを提供しているかもチェックしておきたいポイントです。多くのソフトはナビゲーションに沿って入力することで初心者も扱えるように設計されていますが、会計の知識が乏しい場合は入力に迷うこともあるでしょう。

操作や仕訳方法が分からない場合に、専任のサポートにすぐに問い合わせできると安心です。会計ソフトはプランによって、メールやチャットのみであったり電話できたりなど、サポートの充実度に差がある場合が多いです。

導入前にサポート内容や受付時間帯などを確認し、初心者でも滞りなく業務を進められるよう体制を整えましょう。

会計入力代行サービスもある

会計入力代行サービスは、専門の会計事務所やアウトソーシング企業が、個々の事業者や企業の会計データを代行して入力・整理してくれるサービスです。自分で入力する自信がない人や他の業務で忙しく入力の時間がない人には特におすすめです。

専門のスタッフが確実に入力を行い、データの正確性と安全性を保証してくれます。また、会計入力に必要な煩雑な作業をサポートしてくれるため、事業者や企業は本業に専念できます。

まとめ

会計ソフトは初心者でも使いやすいユーザーインターフェースで設計されており、専門的な知識がなくても操作が可能です。ナビゲーションに従いながら、取引データを入力していくだけで会計業務が行えます。

自動仕訳やデータ連携機能を活用すれば、より迅速かつ正確に会計処理が可能です。また、Excelで入力しておいたデータを会計ソフトに取り込む方法もあります。担当者の知識やスキルも考慮しながら、自社に合った会計ソフトを導入し、業務効率化を図りましょう。