会計ソフトの機能一覧｜基本機能から新機能やセキュリティまで解説

経理業務の効率化ができる会計ソフトは、今や個人事業主から企業までさまざまな組織で必須のツールとなっています。本記事では、会計ソフトの機能を一覧表で紹介します。また、会計ソフトの選び方も解説するので、会計ソフトを導入する際の参考にしてください。

目次

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1. 会計ソフトの基本機能一覧
2. 会計ソフトの最新機能
3. 会計ソフトのセキュリティ機能
4. 会計ソフトの選び方
5. まとめ

会計ソフトの基本機能一覧

会計ソフトには、日々の会計処理に伴う業務の効率化や情報管理の工数を減らすための様々な機能が搭載されています。

会計ソフトによって仕様や使い勝手は異なりますが、基本的な機能は同じです。主な機能として、仕訳機能・入出金管理機能・帳簿作成機能・分析機能などがあります。ここでは、会計ソフトの基本機能について細かく解説していきます。

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機能	内容
財務情報の一元管理機能	関連会社や支店ごとの財務情報を一元管理する
伝票入力機能（仕訳入力）	会計ソフト上で伝票を取り扱い、仕訳を自動で行う
帳簿作成機能	総勘定元帳や現金出納帳の帳簿を自動で作成する
集計管理機能（入金管理・支払管理）	日々の入金管理や出金管理、月次や年次での集計を行う
経営分析機能	損益分析や財務比較等、経営状況を多角的に分析する
資金管理機能	キャッシュフローや資金を管理する
予実管理機能	予算と実績の進捗を可視化する
決算書作成機能	損益計算書や貸借対照表等の決算書を作成する
税務申告機能	税務申告に必要な税計算を補助する
固定資産管理機能	固定資産の管理や減価償却費の計上を行う
データ連携機能	各種システムと連携し、会計データと自動で連携する
データバックアップ機能	蓄積される会計データを随時バックアップする

財務情報の一元管理機能

会計ソフトでは、支店や関連会社の財務情報も一元管理することができます。ダッシュボードやレポートで、それぞれの財務状況を簡単に確認可能です。

複数社の財務情報を1つの会計ソフトで管理できるため、情報管理を効率的に行うことができます。多店舗展開している企業やフランチャイズ事業を展開している場合でも、会社や店舗毎の実態がリアルタイムで把握できて便利です。

伝票入力機能（仕訳入力）

伝票入力・仕訳機能は、会計ソフトの主要な機能の1つです。伝票入力機能とは、振替伝票・入金伝票・出金伝票等の伝票を会計ソフト上で取り扱うことができる機能です。

また、会計ソフトは各システムと連携することができ、仕訳を自動で行うことができます。あらかじめ設定した勘定科目や、過去の取り込みデータを基に自動で仕訳することが可能です。

伝票入力機能を活用することで、手作業によるヒューマンエラーを減らすことができ、仕訳や仕訳の修正にかかる工数削減にも繋がります。

帳簿作成機能

仕訳をした後、登録した仕訳情報を集計し、総勘定元帳や現金出納帳の作成までも自動で作成することができます。

特に紙ベースで仕訳の処理をしている場合は、転記作業が必要です。しかし、会計ソフトは、仕訳データと帳簿作成機能が紐付いているため、手間をかけることなく帳簿を作成することができます。

集計管理機能（入金管理・支払管理）

会計ソフトには、入金や支払の管理をする集計管理機能も搭載されています。会計ソフトに入力されたデータから日次管理や月次管理を行うことができ、日々のお金の流れを容易に把握しやすくなります。

日次の集計管理では、日々の債権・債務の状況を把握する機能がメインです。入金管理や出金管理機能、仕訳や元帳の作成、手形管理や経費精算など、日々のお金の動きを集計し、管理を効率的に行うことができます。

月次の集計管理では、仮受・仮払消費税の算出機能を中心に、財務報告書の出力機能などがあります。また、日次や月次での集計以外にも、年次での集計管理機能もあります。

経営分析機能

会計ソフトは、日々の記帳や帳簿作成を効率化するだけでなく、企業の経営分析をサポートする機能もあります。会計ソフトには、日々の会計データを含めたあらゆる財務データが蓄積され、売上や利益の状況をレポートで確認可能です。

基本的には、期毎の財務比較表、損益分岐点分析、ABC分析などの分析機能が搭載されていることが多いです。サービスによっては、各種経営指標に基づき、予測P/Lや予測B/Sを算出できるものもあります。

財務状況や経営状況を多角的に分析することで、成長に向けた意思決定もスムーズになるでしょう。

資金管理機能

会社の存続や事業の運営にあたって、キャッシュフローや資金の管理を行うことは非常に重要です。会計ソフトには、手元の資金状況を管理する機能も搭載されています。

売上や収益を管理する中では、実際にお金を支払うだけでなく、取引先から入金される時期と損益が計上される時期にズレが生じることもあります。会計ソフトを使えば、このような複雑なキャッシュフローや資金繰りの状況も可視化することが可能です。

また、会計ソフトによっては、入出金見込みを記入したり、税金の試算や借入金の支払予定を自動で反映できたりする機能もあります。

予実管理機能

予実管理機能は、経営状況の管理において重要な、予算と実績を管理する機能です。事業計画に基づき、単月・四半期・半期・年間で売上目標や予算を設定し、そこに対しての進捗を実績値ベースで把握することができます。

予実管理を行うことによって、目標と実績の差分が明らかになり、経営課題の特定に時間を割くことができるようになります。また、予実管理で管理する数値は、次年度以降に予算を立てる際の実績値として参考にすることもできます。

決算書作成機能

ほとんどの会計ソフトには、損益計算書や貸借対照表等の決算書を作成する機能が搭載されています。日々蓄積される会計データから、勘定科目毎に集計し、決算書を作成する機能が一般的です。

決算書作成機能では、キャッシュフロー計算書等を含めた、決算に必要な書類を簡単に作成することができます。必要があれば、会計ソフト上で確認するだけでなく出力も可能で、経営会議に必要な資料の作成にも役立ちます。

税務申告機能

会計ソフトによっては、税務申告に必要な税計算を補助する機能があるものもあります。税務申告は顧問税理士に一任することが一般的でしたが、会計ソフトの税務申告機能を活用することで、税務申告に必要な補助資料を用意することも可能です。

ただし個人向けの確定申告機能と違い、法人の税務申告は複雑で専門知識が必要になるため、会計ソフトの対応範囲には注意が必要です。

固定資産管理機能

会計ソフトには、固定資産を管理する機能も搭載されています。固定資産は単に資産として管理するだけでなく、適切な会計処理が必要です。

会計ソフトに搭載されている固定資産管理機能には、減価償却費の自動計算や仕訳機能があり、固定資産を正しく管理できます。また、固定資産の減価償却累計や取得日等の詳細が記載されている固定資産台帳を作成することも可能です。

データ連携機能

会計ソフトには、他システムとデータを連携することができるものもあります。例えば、ネットバンキングと連携し、銀行口座の残高や入出金明細を取り込むことができます。クレジットカードとも連携可能で、取引履歴を自動で取得することもできます。

また、経費精算システムや請求書発行システムなどとの連携に対応したものもあります。各データを1つずつ手作業で入力する必要がなくなるため、手間や作業時間を大幅に削減できるでしょう。また、入力時の人的ミスも起こらず、より正確な会計処理が可能になります。

データバックアップ機能

クラウド会計ソフトには、データのバックアップを自動で行う機能があります。登録した仕訳や会計データを都度自動でバックアップするため、データ破損や紛失のリスクを抑えられます。突然PCが故障しても、すぐにデータが消失することはありません。

ただし、クラウド会計ソフトのデータは自動でサーバーに保存される仕組みのため、ベンダー側に障害が起きればデータにアクセスできなくなる可能性もある点には注意が必要です。万が一に備え、自社でも定期的にバックアップを取っておくことをおすすめします。

会計ソフトの最新機能

電子帳簿保存法の改正や、AIによる機能拡充によって会計ソフトには便利な機能が次々と追加されています。ここでは、会計ソフトの最新機能を紹介していきます。

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機能	内容
電子帳簿保存法の対応機能	タイムスタンプを付与するなど法律に則って会計データを保存できる
AIによる自動仕訳	入力されたデータをAIが判別し、自動で仕訳を行う

電子帳簿保存法の対応機能

電子帳簿保存法の改正によって、帳簿や書類を電子的に保存することが必要になりました。電子データを保存するにあたっては、タイムスタンプを付与するなどしてデータの存在や改ざんされていないことを証明する必要があります。

クラウド型の会計ソフトでは、改正した電子帳簿保存法に対応したクラウド上のストレージに帳簿や書類を電子保存することができるため、管理の工数を削減することが可能です。

また、タイムスタンプを自動付与する機能などもあり、システム上にアップロードするだけで、保存要件を満たす形でデータ保存をすることもできます。

参考： ‎電子帳簿保存法の概要｜国税庁

AIによる自動仕訳

最近では、AIが会計ソフトに組み込まれており、自動で仕訳をする機能が実装されているものもあります。

例えば、AIによる自動仕訳機能では、銀行口座やクレジットカードの明細と連携し、自動で仕訳することができます。さらに、AIが勘定科目を提案することも可能になり、伝票入力や消し込み作業を自動化することができます。

また、会計データはクラウド上に蓄積され、AIによる自動仕訳機能を使うほど、より最適な仕訳を予測することが可能になり、仕訳の精度が上がっていきます。

会計ソフトのセキュリティ機能

会計ソフトはセキュリティ対策にも力を入れています。特に、クラウド型の会計ソフトはインターネットを用いるため、情報漏洩やサイバー攻撃への対策を強化しています。ここからは、会計ソフトのセキュリティ機能を紹介していきます。

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機能	内容
アクセス認証機能	ログイン時に本人か確認し、認証する
ログイン試行回数の制限	ログイン時の試行回数に制限を設ける
権限管理機能	誰がどこまで操作できるか権限を設定する
伝票修正（削除）一覧表示機能	修正した伝票を一覧で表示する
通信の暗号化	情報の通信時に暗号化する
保存データの暗号化	データを保存する際、暗号化してストレージで管理する

アクセス認証機能

会計ソフトには、セキュリティ対策として、アクセス認証機能というものがあります。クラウド型の会計ソフトはインターネットさえ繋がれば会計ソフトにアクセスすることができますが、アクセス認証機能によって制限をかけることが可能です。

例えば、ログイン時に普段と異なる環境からアクセスがあった場合、ログイン環境を評価し認証するか判断します。

異なる環境からのログインであっても、本人のログインであることが確認できれば、通常通り使用することができますが、本人確認ができない場合はアカウントをロックし、認証されない仕組みになっています。

ログイン試行回数の制限

会計ソフトにログインする際のセキュリティ対策として、ログイン試行回数の制限を設けられる場合もあります。

ログインする際、パスワードの誤りがあった場合、制限回数を超えるとログインの試みができなくなるため、本人以外からログインされるリスクを低減できます。パスワード総当たり攻撃等のサイバー攻撃への対策として有効です。

権限管理機能

会計ソフトには、担当者別に編集や閲覧の権限に制限を設ける権限管理機能があり、自由にカスタマイズすることができます。操作・閲覧・編集等の細かい粒度で設定することが可能です。

システムを利用する部門を制限することや、メンバーや管理職等の役職によって柔軟に権限設定することも可能なため、業務フローや組織構成に合わせて、適切な管理体制を敷くことができます。

伝票修正（削除）一覧表示機能

誰がいつ入力・修正変更・削除を一覧で確認できる伝票修正一覧表示機能も会計ソフトには搭載されています。伝票の削除や修正をした際に、変更した記録を残し、修正箇所を一覧で確認可能です。

通信の暗号化

セキュリティ対策機能の1つとして、暗号化通信機能もあります。通信の暗号化は、情報漏洩や外部からのハッキングへの予防策として有効です。暗号化に注力している会計ソフトも多く、金融機関並に厳重と言われる暗号化通信を行っているベンダーもあります。

保存データの暗号化

通信データの暗号化に加えて、保存したデータの暗号化を行う機能もあります。銀行口座やクレジットカードのパスワードやマイナンバー等の機密情報は暗号化されるため、データの持ち出し等があった際でも、読み取りができないような仕様になっています。

会計ソフトの選び方

ここまで会計ソフトの機能を紹介してきましたが、導入時は自社の規模感や利用目的、業務フロー等に適したソフトを選ぶことが重要です。ここでは、会計ソフトを選定する上で重要なポイントを解説します。

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自社に合った導入形態を選ぶ

会計ソフトには、大きく分けてクラウド型とインストール型があります。それぞれの特徴やメリット・デメリットを把握した上で、自社のニーズに合致する方を選びましょう。

クラウド型

クラウド型は、インターネット上で提供されるサービスを利用する形態です。多くは月額もしくは年額を支払う料金形態で、初期費用はかからないケースも多いです。

通信環境さえあれば場所やOSを問わずアクセスできる点や、法改正時にも自動でバージョンアップされる点がメリットとして挙げられます。ただし、逆にインターネットがなければアクセスできないため、オフラインで使いたい場合には不向きです。

インストール型

インストール型は、PCにソフトをインストールして使う買い切りの形態です。導入時にはソフトの購入料金がかかりますが、クラウド型のように月額は基本的に発生しません。

オフラインでも使用でき、インターネットを介さないため動作が安定しているのが強みです。一方で、自動バージョンアップはないため、法改正時などには都度手動で対応する必要があります。また、ソフトによって利用できるOSが決まっていることが多いです。

企業規模に合ったソフトを選ぶ

会計ソフトを選ぶ上で重要なのは、自社の規模感にマッチした会計ソフトを選ぶことです。まず、個人事業主か法人かによって必要な機能や導入目的が異なります。

個人事業主向けの会計ソフトは、主に青色申告に対応するための機能が搭載されており、法人向け会計ソフトは決算に必要な機能が搭載されています。

また、法人向けの会計ソフトでも企業の規模によって選ぶ会計ソフトは異なります。大手向けに連結決算等に対応する機能が充実したサービスもあれば、中小企業向けのシンプルで使いやすいサービスもあります。

大手向けの企業の場合、機能が充実している分、コストも高くなるため、自社の規模感に合ったサービスを選定するようにしましょう。

自社に必要な機能が搭載されているものを選ぶ

会計システムを選ぶ上では、自社の課題や導入目的を明確にし、必要な機能を持つシステムを選ぶことも重要です。

経理業務の効率化が目的であれば入力のしやすさや他システムとの連携性などを重視して選ぶ必要がありますし、経営分析が目的であれば分析に特化したシステムを選ぶのがおすすめです。

検討時には現場の担当者にもヒアリングを行い、自社の課題解決に繋がるソフトを選びましょう。

特殊な会計手法を用いている場合は特に注意

会計ソフトはどのような業界・業種でも利用できる汎用型のものが多いですが、中にはそれらの会計ソフトでは対応できない特殊な会計手法を用いている業種や企業・組織もあります。

例えば、建設業や学校法人などは、一般的な企業とは異なる処理が求められることがあります。そのような場合は、オプションでその業種向けの機能が追加できるものや、その業種に特化した会計ソフトを導入する必要があります。

財務会計に強いか管理会計に強いか目的によって選ぶ

会計ソフトによって強みが異なるため、管理会計に強いサービスか財務会計に強いサービスか特徴を捉えた上で選定することが重要です。財務会計では、ステークホルダー等の外部に経営状況を報告するための書類が必要になります。

管理会計では、経営層を中心に社内で経営状況や財務状況を確認するために報告書やレポートが必要です。また、管理会計では事業や部門ごとに経営状況を確認し、経営判断に必要な多面分析が求められるため、分析機能に強みがある会計ソフトが合っていると言えます。

使用者の経験値に合わせて選ぶ

会計ソフトによって、使用感や操作性が異なります。そのため、経理担当者のスキルレベルに合わせてサービスを選定することも重要です。

特に経理経験が浅い初心者が担当する場合、使い方が簡単で簿記の知識が少なくても問題なく利用できるものを選ぶ必要があります。

自動仕訳機能が充実しておらず、会計ソフトを導入したものの工数がかかってしまうというケースもあるため、導入前に確認することをおすすめします。無料トライアルも活用し、担当者が使いこなせるかを確認しましょう。

まとめ

会計ソフトには、財務情報の一元管理や伝票入力、帳簿作成といった様々な機能が搭載されています。また、近年ではAIによる自動仕訳が可能なソフトも登場しており、経理処理にかかる工数を大幅に削減できるようになってきています。

ただし、会計ソフトを導入する際は会計処理に関わる機能だけでなく、アクセス認証や権限管理といったセキュリティ対策機能も確認することが重要です。自社の目的や課題に合った会計ソフトを導入し、経理業務を効率化させましょう。