社内SNSとは？メリット・デメリット、ツールの機能や選び方を解説

社内SNSとは、社内限定で利用できるビジネス用SNSのことです。社内のコミュニケーション不足の解消や迅速な情報共有の手段として役立ちます。本記事では、社内SNSをよく知らない方・導入を検討している方のために、社内SNSのメリットや機能、選び方を解説しています。

目次

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1. 社内SNSとは？
2. 社内SNSの機能
3. 社内SNSのメリット
4. 社内SNSのデメリット
5. 社内SNSを利用する際のマナー
6. 社内SNS導入に失敗しないためのポイント
7. 社内SNSツールの選び方
8. 社内SNSは自作できるのか
9. まとめ

社内SNSとは？

社内SNSとは、社内限定で運用されるSNS（ソーシャル・ネットワーキング・サービス）です。チャット機能・メッセージ機能・ファイルのアップロード機能を備えたものが一般的です。

社内SNSはメール・電話よりも気軽に利用できる点から、社内のコミュニケーションの活性化に役立っています。導入することで、ナレッジや顧客データの共有・業務効率アップ・残業率の低減など、さまざまなメリットが期待できます。

社内SNSが注目されている理由

社内SNSは近年、電話・メールにかわる新たなコミュニケーションツールとして注目を集めています。実際にメールを廃止し、連絡ツールを社内SNSツール一本に絞った企業も存在します。

なぜ社内SNSはこれほどまでに注目されているのでしょうか。主な理由をご紹介していきます。

コミュニケーション手段の変化

社内SNSが注目されている理由の1つは、コミュニケーション手段の変化にあります。これを受けて、より時代に即したコミュニケーションツールのために社内SNSが注目されているのです。

現代は若者を中心に幅広い世代の方がLINE・FacebookなどのSNSをコミュニケーションツールとして利用しています。

もともとSNSは情報発信や情報収集のためのツールとして開発されました。しかしSNS搭載のメッセージ機能が優れていたことから、現在はメール代わりの通信手段として利用する方も少なくありません。

つまりSNSは、メールや電話と同等あるいはそれ以上に、通信手段として社会に浸透しているといえます。よって多くの企業でも、時流にあったコミュニケーションツールの導入が検討されているのです。

精度の高い情報を素早くキャッチアップできる

社内SNSは精度の高い情報のキャッチアップも期待できます。従業員同士のコミュニケーションが活性化することで、各人がバラバラに持っていた顧客のデータ・ニーズを一元的に管理しやすくなるためです。

現代の企業の最重要課題の1つは、精度の高い情報の迅速なキャッチアップです。時代の流れの中で変化する顧客のニーズを素早く拾い上げ、対応しなければなりません。

情報をキャッチアップするには、社内外を問わずアンテナを張り続ける必要があります。顧客のニーズのヒントは社外ではなく、従業員同士の何気ない会話の中に隠されていることも少なくないのです。

社内SNSは現場の声を上層部に直接届けることも可能です。現場の声を拾い上げることは、精度・鮮度の高い情報を得るために欠かせません。

多様な働き方に対応できる

社内SNSはリモートワークなどの多様な働き方にも対応しやすいツールです。オフィス外で働く従業員は、他の従業員とのコミュニケーションが不足しがちです。心理的な距離が大きくなるため、些細な連絡・質問があっても気軽に相談できないことも多いです。

一方、社内SNSがあればメール・電話よりももっと気軽に連絡しやすくなります。使い方によっては、社内で働く場合と同じくらい密度の高いコミュニケーションも可能です。

現代は働き方が多様化しています。社内SNSは多様な働き方を叶えつつ、社内のコミュニケーション不足の防止に役立ちます。

社内SNSと他ツールの違い

これまでも社内用のコミュニケーションツールは数々ありました。社内SNSは従来のコミュニケーションツールに比べて、アカウント管理や情報の優先度のつけやすさにメリットがあります。

ここからは、社内SNSと他のコミュニケーションツールの違いをご紹介します。

社内SNSとメールの違い

メールと比べた場合の社内SNSの主なメリットを挙げます。

1. カテゴリ・グループごとにチャットを管理できる
2. 見落としが少ない
3. 内容の優先度がつけやすい
4. グループチャットなら一度で複数人に送信できる

社内SNSはメールと異なり、投稿先をグループやカテゴリで分類できます。個々のメールはグループ・カテゴリ内で一括管理できるため、メールに比べると古いメッセージが流されていくことは少ないです。したがってメッセージの見落としを防ぎやすいでしょう。

また、グループ・カテゴリごとに投稿内容をある程度把握できるため、情報の優先度をつけやすい点もメリットです。ただし、グループ分けしている分、メールに比べると日付ごとのメッセージ検索等はしにくい点に留意してください。

社内SNSとビジネスチャットの違い

ビジネスチャットは社内外のコミュニケーションのためのツールです。社内SNSとの最も大きな違いは、社外の方とのコミュニケーションにも利用できる点です。

それ以外には、ビジネスチャットと社内SNSにはあまり大きな差は見られません。ビジネスチャットは、コミュニケーション機能以外にも、業務効率アップのツールを備えているものが多いです。代表的なのはタスク管理機能・スケジュール管理機能です。

基本的に、社内SNSとビジネスチャットは同じものと考えて良いでしょう。導入の際は、搭載機能などを比較すると良いでしょう。

社内SNSとグループウェアの違い

社内SNSとグループウェアの主な違いは次の通りです。

1. 目的はコミュニケーションor業務の効率化
2. グループの立てやすさ
3. フォーマル度

グループウェアは業務の効率化を目的としたツールです。たとえばタスク管理・スケジュール管理・ワークフロー管理機能などを備えたものが一般的です。メッセージ機能もありますが、コミュニケーションというより業務連絡に用いられることが一般的です。

対して社内SNSは、従業員同士の活発なコミュニケーションに主眼を置いています。タスク管理機能などを備えたツールも一部ありますが、グループウェアに比べると精度は高くありません。

グループの作り方にも大きな違いがあります。社内SNSはユーザーが自由にグループを立てられます。たとえば業務とは関係なく、気の置けない仲間同士で息抜きの場を作りたいときにも便利でしょう。

対してグループウェアでは、基本的にプロジェクトごとにグループを作ります。グループ作成は管理者・情報部門が統括するため、気軽に作るというわけにはいきません。社内SNSに比べると、フォーマルなコミュニケーションが要求される点も留意してください。

社内SNSの機能

社内SNSはチャット機能のほか、チーム・グループ機能やファイル共有・アップロード機能などを備えたものが一般的です。それぞれの機能の特徴やメリットをご紹介します。

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機能	主な内容
チャット機能	・従業員同士のコミュニケーションの活発化 ・時短・業務の効率化アップ ・絵文字の使用や送信メッセージの修正ができる
チーム・グループ機能	・メッセージの見落としを防ぐ ・タスク進捗状況やスケジュールをメンバー全員が一目で共有できる
ファイル共有・アップロード機能	・メンバー全員でのファイルの共有 ・営業システムとの連携
掲示板機能	・個人から大勢に向けて発信ができる ・『業界情報』や『ミス共有』などカテゴリ分けができる

チャット機能

チャット機能は、他の従業員とメッセージをやりとりする機能です。メール・電話よりも気軽に連絡しやすいため、従業員間のコミュニケーションの活発化に役立ちます。

チャット機能には、業務の効率化アップも期待できます。たとえばメールの場合は、メールアドレスの検索から始めなければならないこともあります。一方社内SNSは、グループ内に登録さえしていれば、ワンクリックで個別にメッセージを送信できます。

また、社内SNSは送信メッセージの修正も行える点もメリットです。メールのように再送の手間がないため、業務負担を一定程度軽減できます。

ツールによっては、絵文字・スタンプを使えるものもあります。絵文字・スタンプは、時に言葉以上に有効で便利なコミュニケーションツールとなるでしょう。

チーム・グループ機能

チーム・グループ機能とは、名前の通りチームやグループごとにチャットを立てられる機能です。グループ内で投稿されたメッセージは、参加メンバー全員が確認できます。

同じ内容のメッセージを個別に送信する必要がないため、時短・業務の効率化アップが期待できます。メンバーを限定すれば、プロジェクトごとのタスク管理やスケジュール管理にも役立ちます。

メッセージはグループごとに管理できるため、メールのように埋もれて確認漏れが出にくい点もメリットです。

ファイル共有・アップロード機能

ファイル共有・アップロード機能とは、Word・Excel・PDFといった文書・画像ファイルをグループメンバーに向けてアップロードする機能です。アップロードしたファイルはメンバー全員が確認できるため、情報の共有がスムーズになります。

社内SNSの中にはSFA（営業支援システム）を連携できるものもあります。取引先データや営業ノウハウ・ナレッジなども一括共有できるため、部署を横断したフォローも可能です。

ファイル共有・アップロード機能には、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。それぞれ送信できる情報量が異なるため、自社に最適なものを選びましょう。

掲示板機能

掲示板機能とは、従業員個人から大勢に向けて連絡や報告をできる機能です。特に、支店や店舗といった多数の拠点を持ち、一度に情報共有を行いたい企業におすすめです。
ツールによっては掲示板をカテゴリで分けることができ、業界の情報やミスの共有など従業員同士で情報共有がしやすくなり、ノウハウの蓄積にも繋がります。

社内SNSのメリット

社内SNSは、社内のコミュニケーション不足の解消・効率的な情報共有・顧客満足度の向上といったメリットがあります。効率的に社内SNSを使いこなすためにも、どのようなメリットが期待できるのかご確認ください。

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社内のコミュニケーション不足解消

社内SNSは気軽にメッセージを送信しやすいため、社内のコミュニケーション不足の解消に役立ちます。他部署・社外の従業員ともリアルタイムな交流が生まれやすいでしょう。

社内のコミュニケーション不足は企業に次のような悪影響をもたらします。

1. 帰属意識の低
2. モチベーションの低下
3. 情報共有がしにくく、プロジェクトの進行に支障を来す
4. 視野の狭窄
5. 心身の不調を誰にも相談できず孤立する

従業員間のコミュニケーションが不足すると、企業・組織への愛着が生まれにくいためモチベーションや生産性の低下を招きます。情報共有が滞ることで、思いもかけないトラブルが発生するケースも少なくありません。

他部署とのコミュニケーション不足は視野の狭窄を生みます。他業務の知識を得ることで、担当業務に関する考え方や取り組み方が変わることも多いためです。

社内SNSによってコミュニケーションが活性化すれば、上記のような問題を防止しやすくなります。他人が見てくれているという意識は、労働意欲やモチベーションの上昇につながるでしょう。

社内SNSには、従業員間でちょっとした感謝や賞賛を伝えられる「サンクスカード機能」や「いいね機能」を備えたものも多いです。より手軽に社内コミュニケーションを活発化させたい場合に有効です。

情報共有の効率化

社内SNSでは情報共有の効率化が期待できます。電話のように相手の手を止めなくてよいため、必要なときにすぐ連絡を取りやすいでしょう。

社内SNSは気軽なメッセージツールである分、メールのような「お疲れ様です」といった定型文・挨拶を排除できる点もメリットです。要件だけを簡潔に投稿できるため、メッセージを受け取る側も一目で内容を把握しやすいでしょう。

ただしメッセージの送信ルールは企業によって異なります。ある程度のフォーマルさが求められる場合もあるため、使い方に注意してください。

マネジメントに利用できる

社内SNSではマネジメントの向上も図れます。グループ内で情報共有が簡単になり、かつタスク・スケジュール管理が一元的に可能になるためです。

過去のメッセージを見返せば、業務の知識・ノウハウを知ることもできます。メンバーの働きぶりも可視化しやすいため、部署全体の進捗状況の把握や公平な人事評価といった面でもメリットがあります。

顧客満足度向上に期待できる

社内SNSは間接的に顧客満足度の向上につながります。コミュニケーションが活発化することで社内の風通しがよくなり、現場の声を上層部に届けやすくなるためです。

たとえば現場の不満の声を上層部が素早く拾い上げ、対応することで、従業員の満足度・モチベーションの向上が期待できます。ひいてはパフォーマンスの向上につながるため、顧客の満足度向上という形での還元が期待できます。

社内SNSのデメリット

社内SNSにはデメリットも存在します。費用対効果を高めるには、あらかじめデメリットを把握して対策を立てる必要があります。ここでは、社内SNSの代表的なデメリットを解説していきます。

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導入目的がはっきりせず社内に浸透しない恐れがある

社内SNSのデメリットの1つは、社内に浸透しないことです。特に導入の目的・重要性の周知が薄い場合は、期待したほど従業員に広まらない恐れがあります。

一部の従業員だけが使用するような状況では、コストを支払って導入した意味がありません。他人の目が届かないのを良いことに、私的利用される恐れもあります。

SNS疲れやストレスになる可能性がある

社内SNSでも、一般的なSNSのような弊害はつきまといます。いわゆる「SNS疲れ」というものです。

社内SNSで特に起こりやすいのは、メッセージの確認・返信を催促するケースです。特に職場内で「すぐに確認・返信すべき」という空気ができあがると、常に社内SNSに注意を払わなければなりません。

社内SNSに気を遣いすぎると、気力を消耗するだけでなく、他の業務がおろそかになる可能性もあります。社内SNS自体をストレスに感じる従業員も出てくるでしょう。

仕事とプライベートの境界線が曖昧になる可能性がある

社内SNSはフランクなコミュニケーションが可能である分、フォーマルとプライベートの境界が曖昧になりがちです。いわゆる「なれ合い」が発生しやすいため、職場内の緊張感の低下・規律の乱れにつながりかねない点に留意してください。

緊張感の低下は、従業員全体のモチベーション・生産性の低下につながることもあります。 一定の節度を保つためにも、厳格な利用ルールの検討が大切です。

社内SNSを利用する際のマナー

社内SNSは、気軽に利用できるツールですが、いくつかのマナーも存在します。ここからは、社内SNSを利用する上で気をつけておきたいマナーを解説していきます。

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敬語を使う

社内SNSは、メールとは違い気軽に利用できるのが魅力です。しかし、気軽に利用できることから緊張感がなくなるケースも少なくありません。

緊張感がなくなるのは、時として良い場合もありますが、フランクな言葉遣いでメッセージを送るのは、相手に対して失礼になることもあります。社内SNSは、ビジネスツールであることを意識して利用しましょう。

長時間の既読無視は避ける

ツールによっては、相手がメッセージを読んだことがわかる既読機能が搭載されている場合があります。既読をつけたにも関わらず、長時間返信を行わないと、相手に不安や不快感を与えることにもつながりかねません。

メッセージを読んだら、なるべく早く返信を行うことを心がけましょう。

プライベートとの線引きを行う

上記でも解説した通り、社内SNSは気軽に利用できるものです。しかし、ビジネスに関係のないプライベートな投稿を行うと、ビジネスに関する情報が埋もれたり、他の従業員にストレスを与えたりする恐れがあります。

社内SNSを利用する際は、なるべくビジネスに関わることだけを発信するようにしましょう。

社内SNS導入に失敗しないためのポイント

社内SNS導入にはメリットとデメリットの両方が存在します。導入の成果を上げるには、いかにデメリットのリスクを回避するかが鍵となります。そこでここからは、社内SNSの導入に失敗しないためのポイントを解説していきます。

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導入目的を明確にする

まずは社内SNSの導入目的を明確化しましょう。そのためにも、自社が現在抱えている問題点・課題や達成したい目標の洗い出しが大切です。課題が明確になることで、導入目的に合ったツール選びや活用方法が可能になります。

社内のコミュニケーション不足を解消したい場合は、気軽な交流を叶えるような機能を搭載したツールが必要です。たとえばスタンプ機能・サンクスカード機能があるツールは、コミュニケーションに対するハードルが下がるため利用しやすいでしょう。

マネジメントや業務の効率の向上を狙う場合は、タスク管理やスケジュール管理機能を備えたツールが適しています。SFA（営業支援システム）など他システムと連携できるツールも良いでしょう。

自社に最適なツールを選ぶためにも、まずは課題の洗い出し・導入の目的を明確化しましょう。あわせて、社内SNS導入の目的を従業員に周知・浸透させることも大切です。ツールの重要性が分からなければ積極的な利用にはつながりません。

担当チームと運用ルールをつくる

社内SNS導入の際は、運用ルールの作成が重要です。フランクなコミュニケーションが可能になる分、職場の緊張感・モラルの低下を招きやすく、いわゆる「炎上」になることも少なくないためです。

運用ルール作成に当たっては専門の担当チームを作りましょう。担当チームは既存ツールとの使い分け・メッセージ送信のルールなどを具体的に定めておきます。

たとえば営業時間外のツールの利用ルールなどが代表的です。担当チームは、ツール導入後のトラブル発生時の相談窓口にもなります。

運用ルールは作成するだけでなく、従業員への周知も徹底しなければなりません。併せて導入の目的・重要性を伝えることで、適切な運用が可能になるでしょう。

スモールスタートを切る

社内SNSの導入時はスモールスタートを切ることが大切です。いきなり社内全体に広げるのではなく、少しずつ導入範囲を拡大していきましょう。

新しいツールの導入時は混乱やトラブルが発生しやすいためです。トラブルをできる限り最小にするためにも、まずは一部の部署・グループのみに試験的に導入してみましょう。

試験導入は、可能であればもともとコミュニケーションが活発な部署での導入がおすすめです。コミュニケーションに対してある程度のノウハウがあるため、マナー違反・炎上といったトラブルが起こりにくいためです。

徐々に導入範囲を広げることで、課題・改善点も細かく拾い上げやすくなります。社内SNS導入の際は、焦らず、少しずつ社内に浸透させていきましょう。

社内SNSツールの選び方

社内SNSの成果を最大限にするには、自社に適したツールを選ばなければなりません。たとえば使いやすさ・搭載機能・自社システムとの連携は重要なポイントです。ここからは、社内SNSツールの選び方をご紹介していきます。

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従業員が使いやすいか

社内SNSは基本的に全従業員が利用します。そのため、誰にとっても使いやすいツールを選ぶことが大切です。

操作が複雑なものは、SNSツールのメリットである「手軽さ」が活かせません。よって、利用する従業員が少なくなる可能性があります。

SNSをほとんど使ったことがない従業員への配慮も必要です。操作が直感的・シンプルなツールは、SNSに馴染みのない方でも使いやすいでしょう。分かりやすいマニュアルの作成や疑問・トラブル発生時の相談窓口を設けることも大切です。

自社で使っているシステムと連携できるか

自社の既存システムと連携できるツールであれば、利便性が高まるため、従業員も積極的に利用しやすいでしょう。有料機能のカットにもつながるため、コスト削減も期待できます。

他システムとの連携機能はツールによって大きく異なります。導入前に比較・検討しましょう。

翻訳機能を確認

外国人従業員がいる場合、または今後雇い入れる可能性がある場合は、複数言語に対応したツールが望ましいでしょう。翻訳機能の精度・対応言語はツールによって異なるため、導入前の確認が必要です。

サポート・セキュリティ対策を確認

導入後のサポート体制・セキュリティ対策も重要なチェックポイントです。トラブル発生時の対応範囲は必ず確認しましょう。併せて、窓口の対応時間も確認しておくことが望ましいです。

どのようなツールにも情報漏洩のリスクはつきものです。できる限りリスクを低減させるには、精度の高いセキュリティを敷いているツール選びが重要です。セキュリティ会社の賠償範囲なども確認しておきましょう。

社内SNSは自作できるのか

社内SNSはオープンソースソフトなどを利用すれば一から自作も可能です。自社専用のアプリを開発する方法もあります。

ただし、自作の場合は大きな開発コストが発生します。万全のセキュリティ対策を取るには、SNSツール運用に関する専門的な知識も必要です。開発の成功後も、維持・管理に時間とお金の両方がかかるでしょう。

既存の社内SNSツールの多くは有料ですが、開発コストに比べると安価な場合がほとんどです。トラブル対応やセキュリティ対策も任せられるため、手軽に利用したい場合は既存の社内SNSの導入がおすすめです。

まとめ

社内SNSは社内のコミュニケーションの活発化に役立つツールです。情報の共有・業務の効率化アップ・顧客の満足度向上などさまざまなメリットが期待できます。

一方で社内SNSには、浸透不足・SNS疲れ・私的利用といったデメリットも存在します。情報漏洩などのリスクにも備えなければなりません。

デメリットを回避するには、あらかじめ導入目的を明確化して、自社に最適な機能を搭載したツールを選ぶ必要があります。
誰にでも使いやすく利便性の高いツールであれば、自然と利用頻度は上がるでしょう。炎上・私的利用などの問題を回避するために、厳格な運用ルールの作成・周知も大切です。