契約書管理を効率化する方法｜課題と解決策、システム導入についても解説

契約書を正しく管理することは、業務の効率化だけではなくリスク回避にもつながります。本記事では、契約書管理においてどのような課題があるのかを解説し、契約書管理を効率化させるメリット・効率化する方法を紹介します。

目次

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1. 契約書管理の重要性
2. 契約書管理における課題
3. 適切な契約書管理による理想的な状態とは
4. 契約書管理を効率化する方法
5. 契約書管理システムを導入するメリット
6. 契約書管理を効率化するための運用ルール
7. まとめ

契約書管理の重要性

契約管理とは、会社運営におけるあらゆる取引・契約の内容や書類を管理することです。中でも、契約書の管理は、リスクマネジメントと業務効率化の面から非常に重要です。ここでは、契約書管理が重要である代表的な理由を2つ解説します。

リスクマネジメント

契約書のリスクマネジメントが上手く行われていると、書類の紛失や盗難のリスクが低減され、機密情報の漏洩が起こりにくくなります。

また、適切な管理を行うことで、契約書の更新期限が過ぎて顧客とのトラブルに発展する、契約書の内容を履行できず損害賠償請求を起こされるといった問題も回避できます。

業務の効率化

適切な管理によって契約書を探す時間が短縮できるため、業務の効率化が図れます。特に、紙の契約書は一元管理できていないと所在が不明になることもあり、検索性も低いです。

なお、保管するためには台帳の作成とファイリングに手間がかかり、保管するスペースの確保も必要なため、効率が良いとはいえません。さらに、紙の契約書を発行するための紙代・インク代・郵送代などのコストもかかります。

このように、契約書関連業務は、書類作成のコスト削減と契約書の管理業務で発生する手間の低減、検索性の向上など数多くの改善点を含んでいます。

契約書管理における課題

契約書の管理が適切ではない場合、書類の所在不明や契約内容に関して部署間で起こる認識の齟齬、紛失・盗難、損失を被るなどの課題が生じます。ここでは、従来の契約書管理で発生しやすい課題について解説します。

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情報共有における課題

契約書の管理では、必要な情報の共有が難しいのが課題です。例えば、企業が売買契約を結ぶ場合、営業部は商談を行い、総務部や法務部が契約書を作成、経理部が決裁を行うなど、書類作成から決裁までさまざまな部署が業務に携わります。

さらに、複数人の営業担当者が1つの商談に関わって売買契約を結ぶケースや、同じ取引先と異なる種類の契約を複数締結しているケースもあるでしょう。

多くの人員や部署が契約業務に関与した場合、契約書がどこで管理されているのかわからなくなり、部署間・担当者間での情報共有に支障をきたす事態が発生します。

アクセス制御の課題

契約書管理において、契約書に誰でもアクセスできてしまうという課題もあります。契約書に対するアクセス制限が設定されていない場合、取引先との契約に携わる社員以外でも、書類の閲覧や持ち出しができます。

アクセス制限がない状態で契約書の持ち出しが行われた場合、戻し忘れが起こると契約書の所在が不明になります。契約書を誰でもどれでも閲覧可能で持ち出せるとなると、機密情報漏洩のリスクも高まります。

期限の管理に関する課題

期限管理は、安定した運営を行うためにクリアすべき重要な課題です。契約書に記される期限は取引ごとに異なり、数多くの契約書がある場合、すべての日付を暗記しておくことは非常に困難で、人力による期限の管理には限界があります。

契約書の期限管理が上手くいかず、更新期日を過ぎてしまった場合、企業は利益を逃し損失を出すかもしれません。取引先が契約期限を迎え、こちらが商談を行うことを忘れていた場合、先方は新たに契約を結ばない選択をする可能性もあります。

自動更新の条件が付随している契約の場合も、企業に不利益をもたらします。自動更新の契約は、期限までに解約をしていないと次の期日まで取引を継続しなければなりません。自動更新した契約には追加費用が必要です。

資材などの購入契約の場合、更新期限が過ぎた後は取引先と再交渉しなければならず、こちらの望む数量や価格で物品が購入ができないケースも想定されます。そのため、契約書は更新期限を正確に把握し、管理する必要があります。

適切な契約書管理による理想的な状態とは

適切な契約書管理が明確に定義付けされているわけではありませんが、適切な管理による理想的な状態は業種を問わず共通しているケースが多いです。主に、以下のような状態が理想的といわれています。

1. 社外の人間の目に触れない場所に保管されている
2. 契約書の閲覧履歴などのログが残る
3. 契約書を検索でき、契約締結日や満了日などが適切に管理されている
4. 閲覧制限の有無で分類し、分けて管理されている

契約書は上記のような状態で管理することを目標とし、現在の管理には何が足りていないのか把握しましょう。

契約書管理を効率化する方法

従来の契約書管理にはさまざまな課題がありますが、どのようにすれば効率的に契約書の管理が行えるのでしょうか。ここでは、従来の契約書が持つ課題を課題を解決し、管理を効率的に行う方法について解説します。

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一元化・一本化を行う

部署ごとに管理していた契約書を一元化・一本化することで、業務を効率化できます。部署ごとに契約書を保管していた場合、契約の内容を確認するためには、どの部署で保管しているのか担当者へ問い合わせる必要があり、契約内容確認までに手間と時間がかかります。

契約書の管理が一元化されていないと、契約書の紛失や盗難のリスクも高まるでしょう。昨今、企業のデジタル化が進み、PDFなどの電子データで契約書を取引先と交わす機会も増えました。

この場合も、形態の異なる紙の契約書と電子データに分けて管理していると、一元化されず部署ごとに管理している場合と同じように書類の所在不明が起こり得ます。

しかし、1つの部署で契約書を管理し紙や電子データなど形態の異なる契約書の管理を一本化すると、書類の所在が明確になるため紛失や盗難のリスクは低くなり、探している契約書を探す時間を短縮できます。

棚卸をする

契約書の棚卸も契約書管理を効率化する良い方法です。会社内にある契約書すべての内容を1枚1枚確認し、契約書の基本的な情報や保管場所などを記入した管理台帳を作成します。

すべての契約書を棚卸するのは労力を要しますが、契約書の内容を確認したいときは、管理台帳を手掛かりにすぐに確認できるようになるでしょう。管理台帳には、契約番号や契約名、契約書の種類、契約書締結先名など基本的な情報を一つひとつ記入しておきます。

効率化する分類方法

契約書を名称・テーマ別・プロジェクト別・数字別などの項目ごとにファイリングすると、さらに契約書管理の業務を効率化できます。名称別の分類は、契約締結先の企業名や契約締結を行った製品・サービス名などで分類する方法です。

名称で契約書を分類する際は、五十音ごとに分けて契約書を保管している企業が多いです。ただし、書類の数が増えれば分類も多くなり、内容確認の際に時間がかかるようになります。

契約書をテーマ別に分類する方法も、業務効率化に有効な方法です。複数のサービスを手掛ける企業には、そのサービスごとに契約書を分類し保管している会社もあります。

大きなプロジェクトを手掛ける場合は、文書や契約書をまとめてプロジェクト別に分類する方法も便利です。しかし、プロジェクト別に分類する方法も名称で分類する方法と同じく、プロジェクトの数が多くなると契約書の管理には手間がかかります。

数字別分類は、契約書の日付を利用し、年度や半期などの期間で書類を分類し保管する方法です。日付以外にも、契約書にある契約書番号や契約書の有効期限を基準として、年度や半期などの期間で分類する方法もあります。

分類方法	特徴
名称・名前別	契約書の名称で分類、さらに五十音ごとに分けて保管
テーマ別	提供するサービス別に分類
プロジェクト別	手掛けるプロジェクト別に文書や契約書を分類
数字別	契約書の日付、契約書番号、契約書の期限を基準とし、年度や半期などの期間ごとに分類

契約書管理システムを導入する

契約書管理を効率的に行うには、契約書管理システムの導入もおすすめです。契約書管理システムとは、契約書の作成から保管、更新管理までをデジタル化して一元管理できるシステムです。

紙の契約書をスキャンしてデータ化したものや電子契約書を一括管理でき、契約内容や更新期限などの情報をデータベース化することで、必要な契約書の検索・閲覧が可能です。

また、契約更新期限が近付くとメール通知を受け取れる機能や、システム上で契約書を作成できる機能も備えており、契約業務全体の効率化と安全な管理を実現できます。

契約書管理システムを導入するメリット

契約書管理システムを導入することで、情報共有・アクセス制御・期限管理に関する課題を解決できます。ここでは、システム導入がもたらす具体的なメリットについて詳しく解説します。

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正確な情報共有が可能

契約書管理システムでは、契約書データをシステム上で一元管理するため、従来のようにエクセルで管理台帳を作成し、共有するといった煩雑な作業が不要になります。

また、関係者が必要な時に即座に最新の契約情報にアクセスできるため、部署間での情報伝達の遅れや認識の齟齬を防ぐことができます。そのため、スムーズな業務連携と正確な情報共有が実現できるでしょう。

セキュリティを強化できる

契約書管理システムでは、ユーザーごとにアクセス権限を細かく設定できます。閲覧・編集できる契約書を役職や部署に応じて制限できるため、機密情報の適切な管理が可能になります。

また、契約書へのアクセス履歴も自動的に記録され、不正アクセスの防止や監査対応にも効果的です。

期限の見落としを防げる

契約書管理システムを導入すれば、契約の更新期限や支払期限などの重要な日程を自動でアラート通知する機能により、期限切れ・更新忘れを防ぐことができます。

担当者の記憶や手作業に依存せず、システムが自動的にリマインドを送信するため、重要な期限の見落としを防ぎ、確実な契約管理を実現できるでしょう。

契約書管理を効率化するための運用ルール

契約書管理を効率化するには、保管方法やシステムを整えるだけでなく、社内で統一した運用ルールを定めることも大切です。担当者によって登録方法や管理方法が異なると、情報の抜け漏れや確認作業の増加につながります。

契約書の登録から更新までのルールを明確にして、誰が担当しても同じ方法で管理できる体制を整えましょう。

契約書の登録・更新を担当する部署と担当者を決める

契約書を受け取った後の登録や更新作業について、担当する部署・担当者をあらかじめ決めておきましょう。担当者が明確でないと、契約書の登録が後回しになったり、更新期限の確認が漏れたりする可能性があります。

例えば、契約締結後は営業部門が契約書を所定の場所へ提出し、管理部門が契約情報を登録するといったように、部門ごとの役割を定めます。併せて、「契約締結後、何営業日以内に登録する」など、登録するタイミングまで決めておくと運用しやすくなります。

また、担当者が異動や退職をした場合に備え、後任への引き継ぎ方法もルール化しておくことが大事です。特定の担当者だけが契約書の保管場所や更新状況を把握している状態を避けることで、担当者が変わっても継続して管理できます。

契約書の登録項目やファイル名を統一する

契約書の管理では、登録する情報や電子ファイルの名称に一定のルールを設けましょう。担当者ごとに入力する項目や表記が異なると、契約書を検索した際に必要な情報を見つけにくくなります。

例えば、契約書の名称、契約先、契約締結日、契約開始日・終了日、自動更新の有無、解約予告期限など、登録する項目をあらかじめ決めておきます。取引先名や契約書の種類についても表記を統一すると、検索時の表記揺れを抑えられます。

電子ファイルについても、「取引先名・契約書名・締結日」のようにファイル名の付け方を統一しておくと、目的の契約書を探しやすいです。こうしたルールをマニュアルなどにまとめて社内で共有することで、担当者が変わった場合でも同じ方法で契約書を管理できます。

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まとめ

契約書の管理は、リスクマネジメントと業務効率化の両面で重要な役割を果たします。適切な管理により、紛失や盗難、情報漏洩のリスクを低減できるだけでなく、書類の発行から保管までの業務効率を向上させることができます。

効率的な管理のためには、紙の書類と電子契約書を一元化し、管理部署を一本化するのが有効です。また、契約書の棚卸しと管理台帳への記録により、検索性を高めることができます。

このような効率的な契約書管理を実現するためには、契約書管理システムの導入がおすすめです。契約書の管理体制を見直し、システム導入を検討することで、リスク管理の強化と業務効率の向上を実現しましょう。