見積書作成ソフトおすすめ25選｜選び方も解説

見積書作成ソフトの導入により、商品やサービスの販売価格を取引先に提示するための見積書を、効率的かつ正確に作成できます。中には、承認ワークフローの自動化や取引先情報の一元管理が可能なものもあります。本記事では、見積書作成ソフトのおすすめや選び方などを解説します。

目次

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1. 見積書作成ソフトで見積書を効率的・正確に作成しよう
2. 見積書作成ソフトは機能・送付方法・連携性で選ぶ
3. 見積書作成ソフトの選び方で重要な3つのポイント
4. 見積書作成ソフトのその他の比較ポイント
5. 見積書作成ソフトおすすめ25選
6. 見積書作成ソフトの導入フローと注意点
7. まとめ

見積書作成ソフトで見積書を効率的・正確に作成しよう

見積書作成ソフトは、見積書作成の効率と正確さを大幅に向上させるために有効なツールです。従来の手書きや表計算ソフトによる作成では、入力や計算のミスが発生しやすく、作業時間もかかってしまいます。

しかし、見積書作成ソフトを使えば、入力や計算などの人的ミスを大きく減らし、正確な見積書を作成できます。また、取引先情報や商品データを一元管理できるため、再入力の手間が省けます。

こうした利便性から、見積書作成ソフトの導入は多くの企業で注目されています。本記事では、見積書作成ソフトのおすすめや選び方のポイントについても詳しく解説していきます。

見積書作成ソフトは機能・送付方法・連携性で選ぶ

見積書作成ソフトを選ぶときに最も重要なのは、「必要な機能が備わっているか」「作成した見積書の送付方法がスムーズか」「他のシステムとの連携がしやすいか」という3つのポイントです。次の章からこれら3つのポイントについて詳しく解説していきます。

【重要なポイント3つ】

1. 目的と業務に合った機能があるか
2. 見積書の送付方法を確認する
3. 他システムとの連携性

【その他の比較ポイント】

1. クラウド型かインストール型か
2. 見積書のデザインや形式を確かめる
3. セキュリティ対策とサポート体制
4. 最新の法改正に対応しているか

見積書作成ソフトの選び方で重要な3つのポイント

見積書作成ソフトを選ぶときに大切なのは、「業務に合った機能があるか」「見積書の送付方法が合っているか」「他システムとの連携がしやすいか」という3つのポイントです。

これらを押さえておかないと、せっかくソフトを導入しても使いづらく、作業効率が下がってしまうことがあります。以下では、この3つのポイントについて、次の項目で詳しく解説していきます。

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目的と業務に合った機能があるか

見積書作成ソフトを選ぶときは、まず自社の業務に必要な機能が揃っているかを確認することが重要です。どれだけ高機能なソフトでも、自分たちの業務に合わなければ意味がありません。

見積書のレイアウトを自由に作れる帳票作成機能、作成した見積書をそのままメール送信できるデータ送付機能、上司や他部署の承認をオンラインで回せる承認ワークフロー機能、過去の見積書を検索して再利用できる履歴管理機能などがあります。

業種によって必要な機能は異なり、建設業や製造業なら品番や部品リストの管理が便利です。導入前に今の業務フローを整理し、どの機能があれば時間を短縮できるかを明確にすると、最適なソフトを選びやすくなります。

見積書の送付方法を確認する

見積書作成ソフトを選ぶ際には、自社の取引スタイルや取引先の要望に合った送付方法に対応しているかを必ず確認することが重要です。

見積書作成ソフトによって対応できる送付方法が異なるため、PDF形式の送付をはじめ、郵送・メール・Web・FAXなど、どのような形式で見積書を送付できるか確認しましょう。

最近では、作成した見積書をワンクリックでPDF化してメール送信したり、Web上の専用URLから取引先が直接閲覧・ダウンロードできる機能を持つソフトも増えています。

ただし、業界によっては紙の書類が必須な場合もあるため、郵送やFAXへの対応も確認しておくと安心です。

他システムとの連携性

見積書作成ソフトが会計ソフトや顧客管理（CRM）システムと連携できれば、取引先情報や金額を何度も手入力する必要がなくなり、作業時間と入力ミスを大幅に減らせます。

また、銀行口座との連携機能があれば、入金状況を自動で照合し、請求書や納品書との紐付けもスムーズになります。さらに、在庫管理システムや販売管理システムとつながれば、見積もり作成と同時に在庫状況の確認や発注準備も可能です。

もしすでに社内で使っているシステムがあるなら、そのシステムとの連携可否を必ず確認しましょう。

見積書作成ソフトのその他の比較ポイント

見積書作成ソフトを選ぶときには、機能や送付方法、連携性といった基本ポイントだけでなく、導入形態やデザインの自由度、法改正への対応状況、そしてセキュリティやサポート体制など、細かい比較ポイントも見逃せません。

これらは一見すると優先度が低く思えるかもしれませんが、実際に運用を始めてからこんなはずじゃなかったと後悔する原因になりやすい部分です。ここからは、それぞれの比較ポイントを詳しく解説します。

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クラウド型かインストール型か

見積書作成ソフトを選ぶ際は、クラウド型かインストール型かを決めることが重要です。クラウド型は、インターネット環境があればどこからでもアクセスでき、複数人で同時に編集できる利点があります。

出張先や在宅勤務でも利用できるため、働く場所が分散している企業や営業活動が多い職種に向いています。

一方、インストール型は自社のパソコンやサーバーに直接ソフトを入れるため、ネット環境がなくても使えることや、セキュリティを自社で細かく管理できることが強みです。ただし、端末が固定されるため、利用できる場所は限られます。

導入時には、自社の働き方や利用シーンを想定し、どちらが業務効率を高められるかを判断しましょう。

見積書のデザインや形式を確かめる

見積書の印象は、商談や契約の成約率にも影響します。そのため、ソフトのテンプレートの種類や、カラー・フォント・レイアウトのカスタマイズ自由度を確認することは重要です。

特にブランドカラーやロゴを入れたい場合、自由にデザインを変更できるかがポイントになります。また、複雑な案件や複数プランを比較する見積もりに対応できるかも見ておきましょう。

機能説明だけでは使いやすさが分からないことも多いため、無料トライアルを活用して実際の操作感や出力イメージを事前に確認するのがおすすめです。無料トライアルで事前に試すことで、導入後に「使いにくい」「見た目が好みに合わない」といった後悔を防げます。

最新の法改正に対応しているか

見積書は税務や商取引に関わる書類であり、法改正の影響を直接受けます。最近ではインボイス制度や電子帳簿保存法など、請求書や見積書に関する規制や要件が頻繁に変わっています。

もしソフトが最新の法改正に対応していなければ、発行した見積書が無効になったり、税務上の控除を受けられなかったりするリスクがあります。そのため、選ぶ際には「法改正へのアップデートが迅速か」「自動で書式や記載内容を更新してくれるか」を確認しましょう。

特にクラウド型ソフトは、アップデートが自動で行われる場合が多く、常に最新状態を保てるため安心です。

セキュリティ対策とサポート体制

見積書には取引先名や住所、契約内容、金額など重要な情報が含まれています。取引先や顧客の情報が流出すると信用を失い、大きな損害につながる可能性があります。

そのため、不正アクセスを防ぐセキュリティ対策や、通信を暗号化する機能があるかを必ず確認しましょう。また、データのバックアップ機能やアクセス権限の設定が細かくできるかも重要です。

さらに、トラブルや操作方法で困ったときにすぐ相談できるサポート体制も比較すべきポイントです。電話やメールだけでなく、チャットやリモートサポートに対応していると、解決までの時間を短縮できます。

安心して長く使うためには、セキュリティとサポートの両方が充実しているソフトを選びましょう。

見積書作成ソフトおすすめ25選

見積書作成ソフトの導入フローと注意点

見積書作成ソフトをスムーズに導入し、すぐに効果を発揮させるためには、単にソフトを購入して使い始めるだけでは不十分です。導入の流れは大きく分けて「現状把握」「マスタデータ整理」「操作トレーニングと連携テスト」の3ステップです。

この順番で進めることで、無駄なく確実に業務へ組み込み、導入効果を最大限に高めることができます。ここからは、それぞれのステップについて詳しく見ていきましょう。

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1. 現状の見積作成の流れを把握する

見積書作成ソフトの導入の際は、今の見積書作成業務の流れを把握しましょう。どの段階で誰が作業を行い、どの書類やデータを参照し、どのように承認・送付しているのかを細かく洗い出します。

この作業を通じて、「ここが時間がかかっている」「この作業は自動化できそう」といった改善ポイントが見えてきます。現状を分析せずにソフトを選ぶと、必要な機能が不足したり、不要な機能ばかりになる恐れがあります。

まずは業務全体を可視化し、どの部分をソフトで効率化したいのかを明確にしましょう。

2. マスタデータを整理しておく

導入前には、ソフトに登録するマスタデータを最新かつ正確な状態に整理しておくことが欠かせません。マスタデータとは、商品名、品番、単価、得意先情報、取引条件など、見積書作成に必要な基礎情報のことです。

マスタデータが古いままだと、誤った金額や条件で見積書を発行してしまい、取引先との信頼を損なうリスクがあります。例えば、単価が値上がりしているのに古いデータを使えば赤字の契約になりかねません。

導入時にはExcelなどで一覧を作成し、最新情報に更新したうえで一括登録するとスムーズです。

3. 操作トレーニングと連携テストを行う

ソフトは購入してからすぐに正しく使いこなせるわけではありません。導入効果を最大限に引き出すためには、実際に担当者が操作し、何度かトレーニングを行って慣れることが重要です。

テスト環境が用意されている場合は、そこで架空の見積書を作成し、会計システムや顧客管理システムなど他システムとの連携テストも同時に行いましょう。

操作トレーニングと連携テストを行うことで、データの受け渡しが正しく行えるか、フォーマットのずれやエラーがないかを事前に確認できます。

特に銀行口座との連携や請求書発行との接続がある場合は、入出金処理の正確さもチェックが必要です。導入直後に現場で混乱が起こらないよう、トレーニングとテストを通じて不安要素を解消しておきましょう。

まとめ

積書作成ソフトは業務の効率化と正確性の向上に大きく貢献するツールです。手作業や紙ベースで行っていた見積作成は、入力ミスや計算間違い、承認の遅れなどのリスクが常につきまといますが、ソフトを導入することでこれらの課題を大幅に軽減できます。

ソフトを選ぶ際は自社の業務に合った機能が備わっているか、送付方法の柔軟さ、他システムとの連携性といった基本的な選定ポイントを押さえることが重要です。

本記事の流れを参考に、自社に最適な見積書作成ソフトを導入し、日々の見積業務をより正確かつスピーディに進めていきましょう。