契約書管理台帳とは？必要な理由や作成方法、注意したい点を解説

契約書管理台帳とは、締結した契約書を検索しやすいようまとめたものです。適切に管理することで契約後のトラブルへ迅速に対処し、業務の効率化を図れます。本記事では、契約書管理台帳の作成方法や注意したいポイントを解説します。

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目次

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1. 契約書管理台帳とは
2. 契約書管理台帳に必要な項目
3. 契約書管理台帳の作り方
4. 契約書管理台帳を作る際のポイント
5. まとめ

契約書管理台帳とは

契約書管理台帳とは、企業や組織が契約に関する情報を効果的に管理・整理するためのツールです。これは、締結した契約書の内容や詳細な情報をまとめ、必要に応じて調べやすくする仕組みでもあります。

契約書管理台帳を活用することで、契約の詳細や有効期限、関係者情報などを一目で把握できます。必要な情報へスムーズにアクセスし、契約に関わる問題や誤りを事前に防ぐことが可能です。

契約に関するリスクを抑えられるため、企業内でのコンプライアンスや内部統制の向上にもつながり、効率的な業務運用が可能となります。

契約書管理が重要な理由

契約書は、企業のビジネス活動において欠かせないものであり、取引先との合意や約束を文書として確認するための基本的な書類です。しかし、契約書が複数存在し、その内容や期限が把握できない状態ではトラブルが生じる可能性が高まります。

そこで、適切に契約書管理をすることで問題が生じるリスクを軽減できます。また、組織内で契約書を一元管理し、情報にアクセスしやすい環境を整えることで、業務プロセスの効率化も可能です。

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問題が起きた際にすぐに見直すため

契約後に問題が発生した際、その原因や契約内容を迅速に把握し、適切な対応を取らなければなりません。契約書管理台帳があれば、契約内容や期限などを簡単に確認でき、事態を早期に解決するために役立ちます。

さらに、法的な争いに発展した場合など、訴訟のリスクに対しても必要な情報や証拠を即座に収集することが可能です。適切に契約情報が整理されていることで、問題がエスカレートする前に必要な措置を講じ、会社の信頼性の保持と効率の良い運営ができます。

内部統制のため

企業が法令を遵守し、倫理的な取引を実現するためには、契約内容の遵守や著作権などの法的リスクを回避しなければなりません。労基法違反や著作権侵害などの問題が起きないようにするためにも、契約書管理台帳は役立ちます。

また、契約書管理台帳があれば、従業員が契約内容や取引の詳細を把握することが可能です。その結果、内部統制の強化にもつながります。

さらに、上場審査などでは、契約書や取引内容に対する情報開示が必要です。契約書管理台帳は契約内容や取引履歴を正確かつ迅速に提供でき、監査や審査において信頼性を高められます。

業務効率化のため

契約書を整理し適切に管理することは、契約書の紛失や見落としを防ぐだけでなく、必要な情報を迅速に検索できる点もメリットです。

例えば、特定の契約内容や取引先の詳細を必要とする場面において、契約書の種類、契約期間、関連する条件などを検索できれば、担当者は素早く必要な情報を確かめられます。これにより、取引先とのコミュニケーションが円滑化し、業務の効率化を図れます。

情報の一元管理によって情報の重複や食い違いが減少することから、業務プロセスが無駄なく進み、組織全体の生産性向上にも期待できます。

機密情報を守るため

契約書にはビジネス上の重要な情報や取引条件が含まれており、これらが漏洩することは企業にとって大きなリスクです。機密情報の漏洩はビジネス上の不利益や損害賠償の請求など、法的な問題を引き起こす可能性もあります。

そのため、不特定多数が自由に閲覧できる形を避けて、厳重に管理しなければなりません。例えば、契約書を一元管理することで管理方法や責任の所在を明確にできます。さらに、アクセス権限を必要な社員に限定すれば、情報漏洩が発生しづらくなります。

契約書管理台帳に必要な項目

契約書管理台帳の作成において、記載するべき項目を紹介します。これらの項目を記載することで、契約書の検索や管理がスムーズに行えるようになります。

項目	詳細
作成日	契約書作成日
契約相手の情報	契約相手の名称や住所、連絡先など
契約内容	契約の目的や内容、条件、特記事項など
契約期間	契約の開始日と終了日
支払い条件	支払い方法や支払い日、金額など
備考欄	その他重要な情報や備考事項を追記できるスペース

これは一般的な例ですが、契約書の種類や企業のニーズに合わせてカスタマイズすることも可能です。契約書管理台帳は、契約内容の把握やトラブル回避、適切な情報の共有に不可欠なツールとなるため、項目に不足がないように作成しましょう。

契約の更新・解約に関する項目

契約期間だけでなく、契約の更新や解約に関する情報も記載しておくと、期限管理がしやすくなります。特に、自動更新が設定されている契約では、契約終了日とは別に更新を拒絶するための通知期限が定められている場合があります。

例えば、自動更新の有無や更新日、更新予告期限、契約解除通告期限などを記録しておけば、契約の更新時期が近付いた際に必要な対応を確認できます。

契約内容を見直したうえで更新の必要性を判断するためにも、契約終了日だけでなく、更新・解約の期限まで管理することが重要です。

契約書の保管・所在に関する項目

契約書管理台帳から実際の契約書を確認できるようにするため、原本の保管場所や電子データの保存先も記録しておくと便利です。紙の契約書と電子契約書が混在している場合でも、それぞれの所在を把握しやすくなります。

例えば、紙の契約書であれば保管している部署やキャビネット、電子データであれば保存しているフォルダ・システムなどを記載します。契約書の所在を明確にしておくことで、契約内容を確認する必要が生じた際に目的の契約書を速やかに探し出せます。

契約書を識別するための項目

契約書の数が増えると、契約相手や契約内容だけでは目的の書類を特定しにくくなる場合があります。そのため、管理番号や契約書名、契約書の種類など、個々の契約書を識別できる情報も記載しておくと良いでしょう。

管理番号を付けて契約書のファイル名や保管場所と対応させれば、台帳と実際の契約書を紐付けて管理できます。また、契約書の種類を記録しておけば、業務委託契約書や秘密保持契約書など、目的に応じて必要な契約書を検索しやすいです。

契約書管理台帳の作り方

契約書管理台帳を作成する方法はいくつかありますが、Excelを使う方法と契約書管理システムを利用する方法が一般的です。Excelを使用する場合は、自社のニーズに合わせたカスタマイズがしやすく、初心者でも扱いやすいといったメリットがあります。

一方、契約書管理システムを利用する場合は導入コストがかかりますが、アップロードなどを自動化できるため、作業の効率が向上します。どちらの方法を選ぶかは、自社の予算や業務の規模に合わせて検討しましょう。

Excelを使う

Excelを使用して契約書管理台帳を作成する場合は、無料で入手可能なテンプレートを使用することで手軽に始められます。 Excelでは列や行の追加、編集が自由に行え、契約内容に合わせたカスタマイズが可能です。また、ソフトウェアを購入する必要もありません。

しかし、大規模な契約数や複雑な管理機能が必要な場合、Excelでは扱いづらくなる場合もあります。そして、基本的に作業が手動で行われるため、作業効率が低下する可能性が高いです。

契約書管理システムを利用する

専用の契約書管理システムを導入すると、契約書のアップロード、検索、更新を効率的に行うことが可能です。 日程や期限を設定し自動的に通知が届く機能、承認ワークフローなど、さまざまな機能が搭載されています。

さらに、アクセス権の制御も細かく設定でき、 契約書のセキュリティを高められます。一方、システムの導入やカスタマイズにはコストがかかり、導入後も操作に慣れるまでに一定の時間が必要です。

契約書管理システムには、主にオンプレミス型とクラウド型の2種類があります。以下では、それぞれの特徴について説明します。

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オンプレミス型

オンプレミス型は、自社にサーバーを用意して自社サーバー内にシステムを構築する方式のことです。導入にあたっては、ネットワーク機器やサーバーなどを自社で購入し、インフラ環境を整備する必要があります。

オンプレミス型は、自社の使いやすいようにシステムをカスタマイズできるだけでなく、外部からのアクセスの機会をなくし、セキュリティを高く保持しやすいのが特徴です。

しかし、自社で保守運用をする必要があるため、初期費用やメンテナンス費が高額になります。一定額の初期費用を用意でき、社内に運用ノウハウがある場合におすすめの形態です。

クラウド型

クラウド型は、クラウドサービス事業者が管理するサーバーやネットワークにインターネット経由でアクセスして利用するサービスです。オンプレミス型のように自社でサーバーなどのインフラ環境を用意する必要がないため、導入コストを低く抑えられます。

一方、クラウド型は外部のサーバーにアクセスして利用する形態のため、オンプレミス型に比べるとセキュリティは劣る傾向にあります。

利用者は提供されているサービスを利用するため短期間で導入できますが、カスタマイズに制限がある点にも注意しなければなりません。

契約書管理台帳を作る際のポイント

契約書管理台帳は、契約書を適切に管理するために有効なツールです。しかし、ただ台帳を作るだけでは不十分です。効果的な管理を実現するためには、いくつかのポイントを押さえる必要があります。ここでは、契約書管理台帳を作成する際のポイントを解説します。

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目的を明確化する

契約書管理台帳を作成する前に、何のために作るのかという目的を明確にしましょう。例えば、契約の期限管理が主な目的なのか、支払い金額の把握が重要なのか、あるいは取引先との関係性を一覧化したいのかなど、用途によって必要な項目は変わります。

目的が明確になれば、台帳に盛り込むべき情報や更新頻度、アクセス権限なども自ずと決まります。また、関係者間で目的を共有することで、無駄な情報収集を避けつつ効率的な運用が可能です。将来的な拡張性も考慮しながら、必要十分な項目設計を心がけましょう。

一元管理を徹底する

契約書管理台帳を効果的に活用するためには、契約書を各部署で個別に管理するのではなく、一元管理の徹底が重要です。各部署ごとに契約書が分散していると情報の把握が難しくなり、重要な契約の更新や終了が見落とされる可能性が高まります。

一元管理を実施すれば、契約書の全体像が把握しやすいです。特定の担当者が契約書管理を担当し、必要な情報を迅速に把握できる環境を整えましょう。

種類別に分ける

契約書は紙の形式だけでなく、電子契約やPDFファイルなど複数の形式で存在し、内容も多岐にわたります。異なる形式や内容の契約書を一括して管理するのは難しいため、契約書を種類別に分けて管理しましょう。

種類別に分類すれば、特定の契約に関する情報を迅速に把握できます。例えば、営業契約や提携契約、労働契約などのように目的や取り決めが異なる契約をグループ分けして管理することで、必要な情報をスムーズに把握可能です。

さらに、電子契約などのデジタル形式の契約書は、紙の契約書とは異なる取り扱いが必要です。電子契約はデータの保管や取引履歴の確認が簡単な反面、セキュリティの確保が求められます。分類することで、異なる形式に合わせた適切な管理が行えるようになります。

有効期限を管理する

契約書管理台帳において、契約書の有効期限を適切に管理しましょう。有効期限は契約内容の実効性を示す要素であり、過ぎてしまうと法的効力を持たなくなります。

契約書の有効期限を適切に管理することで、契約の期限が近付いた際に更新するかどうか前持って検討できます。契約が自動的に更新される場合でも、その内容を再確認し、必要な変更が可能です。これにより、不要な契約の更新や更新し忘れを防げます。

保存期間を管理する

適切な保存期間内に契約書を保管していない場合、法的なトラブルに直面する可能性が高まります。さらに、契約書には取引の履歴や条件が含まれており、将来の取引や交渉の際に重要な情報源となります。その他、税務申告や監査の際にも必要とされることがあります。

契約書管理台帳を作成する場合は、破棄の時期も決めておきましょう。古い契約書を無期限に保管することは効率的ではありません。必要な情報だけを選別して保管し、不要な情報は適切な時期に破棄することで、スペースを節約して情報漏洩のリスクを低減できます。

管理権限を設ける

誰がどの契約書を管理し、情報への責任を持つのかを明確にすることで、情報の整合性やセキュリティの確保が可能です。まず、各契約書の管理者や閲覧権限を明確に設定することで、情報へのアクセスが制御されます。

重要な契約書ほど限られた人だけがアクセスできるようにすることで、情報漏洩や誤用を防げます。さらに、契約書の追加や変更、削除などの業務は適切な権限を持つ人が担当することで、混乱を避けられるでしょう。

定期的に見直す

契約書管理台帳は作成して終わりではなく、定期的な見直しが重要です。例えば、四半期ごとに、契約内容や期限、金額などの情報が最新かどうかを確認しましょう。また、記載項目が現在の業務に適しているか、必要な情報が不足していないかなども検討します。

担当者の異動や組織変更があった場合は、速やかに情報を更新することで、常に正確な管理状態を保てます。さらに、見直しの過程で発見した改善点を活かし、より使いやすい台帳へと進化させていくことができるでしょう。

まとめ

契約書管理台帳の活用には、契約後の問題回避や内部統制の強化、業務効率化、機密情報の保護など、多くのメリットがあります。契約書管理台帳の作成時には、契約書の種類や有効期限、保存期間を適切に管理することが重要です。

また、管理権限の設定も行い、情報のセキュリティを確保しましょう。契約書管理台帳の導入は組織全体の効率向上につながり、契約関連のトラブルを未然に防ぐ手段です。適切な管理体制を整え、情報の一元化と安全な保管を実現しましょう。