中小企業向けのおすすめ名刺管理ソフト4選|メリットや選び方も解説

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  • 中小企業では、名刺交換をする機会が多く、名刺管理は営業活動にも影響する
  • 中小企業向け名刺管理ソフトのメリットは、営業活動の効率化ができることである
  • 中小企業向け名刺管理ソフトは、共有のしやすさを確認する

中小企業では、名刺交換をする機会が多く、名刺管理は営業活動にも影響します。名刺情報を効率良く営業活動に活用するには、中小企業向けの名刺管理ソフトが便利です。本記事では、中小企業向けのおすすめ名刺管理ソフトを、メリットや選び方を交えて解説します。

目次

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  1. 中小企業の名刺管理には名刺管理ソフトが便利
  2. 中小企業に名刺管理ソフトを導入する目的
  3. 中小企業向け名刺管理ソフトのメリット
  4. 中小企業向け名刺管理ソフトの比較ポイント
  5. 中小企業向けの名刺管理ソフトおすすめ4選
  6. その他名刺管理ソフトの選び方
  7. まとめ
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中小企業の名刺管理には名刺管理ソフトが便利

名刺管理ソフトとは、一般的な紙の名刺をスキャンしデータ化して管理できる便利なツールです。中小企業では、取引先や顧客と名刺交換する機会が多いため、ソフトを利用して名刺をデジタル管理するのがおすすめです。

従来の紙の名刺は保管場所が必要で、目的の名刺を探すにも手間がかかってしまいます。名刺をデータ化すれば場所を取らず、検索機能で直ぐに名刺を探せます

中小企業の場合は、大企業より人脈や外部の人との繋がりが重視されるため、効率よく名刺を管理することが重要です。中小企業向けの名刺管理ソフトを上手く活用しましょう。

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名刺管理ソフトとは?機能やメリット・デメリット、選び方を解説

名刺管理ソフトとは、紙の名刺をデータ化し一元管理できるソフトを指します。大量の名刺をデータ管理することで、簡単に検索することができ業務効率化に繋がります。本記事では、名刺管理ソフトをよく知らない方のために、機能やメリット・デメリット、選び方を解説しています。

中小企業に名刺管理ソフトを導入する目的

中小企業に名刺管理ソフトを導入すると、情報の社内共有ができ、顧客情報を素早く検索できます。ここでは、中小企業に名刺管理ソフトを取り入れる目的について解説します。

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人脈を社内で共有し営業活動に活かすため

名刺は取引先や顧客の情報になるだけでなく、新たな営業チャンスになる可能性があるため、重要なツールとなります。

一般的には営業職が取引先や顧客の対応をすることが多く、名刺交換もその際に行われます。従来の紙の名刺では、担当者個人が多くの名刺を抱えてしまい、情報管理が属人化しがちです

しかし、名刺管理ソフトを導入すれば、データ化した名刺を社内全体で共有できます。また、担当者が休暇中でも名刺を管理でき、退職しても簡単に引き継ぎが可能です。

顧客情報を素早く検索するため

取引先や顧客に連絡するときに、従来の紙の名刺ではファイルから名刺を探す必要があります。特に名刺交換を頻繁に行う中小企業では、探す手間だけではなく分類にも時間がかかるのが課題でした

名刺管理ソフトは名刺をスキャンしてデータ化するため、簡単に名刺情報のデータベースが作れます。名刺を探すときは、データベースから会社名、名前、部署名などで検索できるため、直ぐに目的の名刺が探せます。

名刺情報の入力作業を効率化するため

紙の名刺をデータ化しデジタル管理するためには、名刺の情報をパソコンに取り込む必要があります。そのため、パソコンで手入力し情報を管理している会社も多いのではないでしょうか。

しかし、名刺交換が多い中小企業は1日数十枚の名刺を受け取ることもあり、1枚ずつ入力するのは時間がかかります。

名刺管理ソフトを導入すると、スマホやスキャナーで名刺をスキャンできるため、手入力する必要がありません。専用スキャナーに対応したソフトなら、名刺を重ねてセットしてまとめてスキャンすることも可能です。

中小企業向け名刺管理ソフトのメリット

中小企業向けの名刺管理ソフトには、名刺管理の効率化や顧客情報のアップデートなどさまざまなメリットがあります。ここでは、どのようなメリットがあるのかを解説します。

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名刺管理の効率化ができる

中小企業は社外の人との関わりが多いため名刺交換の頻度が高く、名刺が大量に溜まってしまいます。数百枚の紙の名刺をファイリングするのは手間がかかり、名刺が増えるたびに整理する必要があります。

名刺管理ソフトを導入すると、名刺をデータ化できるためファイル等に保管する必要がありません。名刺管理を効率化することで、他の業務に集中できるのがメリットです。

社外でも社内でも検索・更新ができる

中小企業は営業職・事務職など業務が分かれている場合が多いため、業務情報が属人化しがちです。名刺管理ソフトを導入すると名刺情報をデータベース化でき、社内全員で情報を共有できます。

例えば、名刺交換を営業職が行っている場合、事務職が取引先や顧客の情報を知りたいときには営業職に問い合わせる必要があります

しかし、名刺管理ソフトで情報共有しておけば、タイムロスなく顧客情報の検索や更新ができます。またスマホ対応のソフトなら、社内だけでなく社外でも手軽にデータベースにアクセスが可能です。

顧客情報を自動で更新できる

名刺を交換した顧客が、昇進して役職が変更になったり人事異動で担当部署が変わったりするのはよくあることです。名刺管理ソフトで名刺をデータ化した後に、同じ顧客の新しい名刺を再度スキャンすると、新しい情報に自動更新されます

顧客に連絡を取るときに最新の役職や部署の情報で対応できるため、やり取りがスムーズに行えます。中小企業のビジネスシーンでは取引先との人間関係が重視されるため、こうした情報が役立つのがメリットです。

見込み客の取りこぼしを防ぎナーチャリングできる

担当者しか知り得なかった顧客データを、名刺交換ソフトを通して企業全体で共有することにより、新たな顧客情報やビジネスチャンスも見つかることがあります。アプローチの手法や範囲も広がり、見込み客の取りこぼしが防げます

名刺交換した時点では見込みが薄かったとしても、周囲との繋がりや新たな受注の糸口に辿り着くことも少なくありません。名刺管理ソフトの利点を活かしビジネスチャンスを広げるきっかけを逃さないようにしましょう。

中小企業向け名刺管理ソフトの比較ポイント

中小企業向けの名刺管理ソフトを選ぶときは、料金体系や対応スキャナーなどの確認が重要です。ここでは、名刺管理ソフトの比較ポイントについて解説します。

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中小企業向け名刺管理ソフトの比較ポイント

  1. 希望に合う料金体系か
  2. 既存スキャナーを使用できるか

希望に合う料金体系か

中小企業向けの名刺管理ソフトは、大きく分けるとネット上で利用するクラウド型と、買い切りタイプのインストール型があります。現在主流となっているのがクラウド型で、パソコンはもちろんスマホでも名刺管理ができるのが魅力です。

クラウド型は基本的に月額料金制となっており、1アカウントごとに1,500〜3,000円程度を支払うタイプと、ユーザー数に制限が無い25,000〜50,000円程度のタイプがあります。

また、名刺スキャンを業者に委託して1枚ごとに料金が発生するオプションもあり、月額料金が安いプランは登録できる名刺枚数が少なめです。基本的には機能が充実しているサービスほど料金が高めに設定されています

自社で名刺管理を行う社員は何人いるのか、名刺枚数はどれくらいかを想定し、費用対効果を考えてソフトを選びましょう。

既存スキャナーを使用できるか

名刺管理ソフトで名刺をスキャンするには、スキャナーが必要です。既に自社で利用している既存スキャナーを使用できるソフトなら、新しくスキャナーを用意する必要がありません

スマホのカメラでスキャンできるタイプのソフトもありますが、誤字や文字化けが無いか名刺の細かい部分まで確認する必要があるため、スキャナーを使うのが無難です。但し、専用スキャナーのみに対応したソフトもあるので気を付けて選びましょう。

中小企業向けの名刺管理ソフトおすすめ4選

株式会社サンブリッジ

SmartVisca

英語対応◎高性能AI-OCR搭載で速度重視の方におすすめ

GOOD
ここがおすすめ!

  • データは「Salesforce」のクラウド上に保管
  • セキュリティはSalesforceの強固なものを採用し、連携費用も無料
  • 約1分でデータ登録が完了する優れた高性能「AI-OCR」を搭載

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ここが少し気になる…

  • オペレーションによるデータの修正やメモのデジタル化は有償オプション
料金(税別) 1ヶ月あたり1ユーザー1,300円 名刺管理特化型 -
総合型 スキャン取込み
フォーム取込み OCR・AI-OCR
複数読み取り機能 - データ修正対応 -
重複防止機能 情報共有機能
紐づけ機能 - オンライン交換対応
オペレーター対応 ◯(オプション) スマホ対応
セキュリティ Salesforceによる強固なセキュリティ データベース
連携機能 ・Salesforce Sales Cloud
・Chatwork
・LINE WORKS
・Slack
・Microsoft Teams
対応言語 英語
そのほかの機能 ・メモ機能
・タグ機能
・クラウド連絡帳
・一括送信
・従業員のプロフィール共有・検索
・勤怠状況・勤務場所共有

キヤノンエスキースシステム株式会社

アルテマブルー

データ化だけでなく蓄積したデータを活用したい方におすすめ

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ここがおすすめ!

  • 効率よく名刺をデータ化できるのはもちろんのこと、活用にこだわった機能が豊富
  • コンサルタントの丁寧なヒアリングにより、導入時の失敗も軽減
  • 操作方法が簡単で、苦手意識のある社員でも使いやすい

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ここが少し気になる…

  • コンサルタントによるヒアリングはあるものの、トライアルが2週間しかない
料金(税別) 1ヶ月あたり1ユーザー2,500円 名刺管理特化型 -
総合型 スキャン取込み
フォーム取込み - OCR・AI-OCR
複数読み取り機能 データ修正対応
重複防止機能 情報共有機能
紐づけ機能 - オンライン交換対応
オペレーター対応 スマホ対応
セキュリティ ・名刺ごとの公開・非公開
・アカウントごとの閲覧権限
・パスワードポリシー設定
・セキュアブラウザ「KAITO for アルテマブルー」
データベース
連携機能 ・kintone
・Microsoft Dynamics 365
・日経人事ウォッチPro連携
対応言語 -
そのほかの機能 ・名刺データ一括更新
・グルーピング
・退職者名刺管理
・人脈マップ
・アルテマメール
・活動登録
・情報収集ボタン群

株式会社もぐら

メイシー

反社チェック◎豊富な機能とコンプラ重視の方におすすめ

GOOD
ここがおすすめ!

  • コンプラチェックに優れており、他サービスではあまりない「反社チェック」が行える
  • 利用価格が安く、個人から企業まで利用しやすい

MORE
ここが少し気になる…

  • コンプライアンスチェックは1件あたり手動で300円、自動で120円と料金がかかる
料金(税別) 基本料金 1ヶ月あたり1,980円 名刺管理特化型
総合型 - スキャン取込み
フォーム取込み - OCR・AI-OCR
複数読み取り機能 - データ修正対応
重複防止機能 情報共有機能
紐づけ機能 - オンライン交換対応 -
オペレーター対応 スマホ対応
セキュリティ ・コンプラチェック
・反社チェック
データベース -
連携機能 ・Salesforce Sales Cloud
・Misoca
・Zoho CRM
・Synergy!
・Zapier
・筆まめネット
・挨拶状ドットコム
・ポスコミ
対応言語 -
そのほかの機能 ・名刺検索
・ラベル機能
・名刺詳細表示
・非表示機能
・並び替え機能
・部署設定機能
・閲覧制限機能
・地図表示
・乗換え・経路
・会社HP
・株価情報
・人物・会社検索
・メール送信・リスト作成機能

ワウテック株式会社

CAMCARD BUSINESS

17か国語にも対応!商談と紐づけたい方におすすめ

GOOD
ここがおすすめ!

  • 「商談情報」との紐づけが行え、社内共有やタスク閲覧も可能
  • 名刺情報を基に「メールマガジン」の配信もでき、営業活動にも効果的
  • 公開された人事異動情報に限り「再アプローチ」が行える

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ここが少し気になる…

  • 無料トライアルはあるが10日間しかなく、じっくり検討したい方には不向き
料金(税別) ・STANDARD 1ヶ月あたり1ユーザー1,700円
・PROFESSIONAL 1ヶ月あたり1ユーザー2,500円
名刺管理特化型
総合型 - スキャン取込み
フォーム取込み - OCR・AI-OCR
複数読み取り機能 データ修正対応
重複防止機能 情報共有機能
紐づけ機能 オンライン交換対応
オペレーター対応 スマホ対応
セキュリティ 端末制限 データベース
連携機能 ・SugarCRM
・Kairos3
・Salesforce
・Microsoft Dynamics CRM
・Google コンタクト
・Oracle Sales Cloud
対応言語 ・英語
・中国語(簡体字)
・中国語(繁体字)
・韓国語
・フランス語
・スペイン語
・ポルトガル語
・ロシア語
・ドイツ語
・イタリア語
・オランダ語
・スウェーデン語
・フィンランド語
・デンマーク語
・ノルウェー語
・ハンガリー語
そのほかの機能 ・名刺情報の自動更新
・メールマガジン配信機能
・公開された人事異動情報の配信

その他名刺管理ソフトの選び方

名刺管理ソフトを選ぶときに重視したいポイントとして、多くの名刺を登録できる法人向けか、簡易的で安いプランの個人向けかをチェックしておきましょう。また、名刺をデータ化するときの精度やどのような機能が備わっているのか確認することも重要です。

クラウド型かインストール型か、名刺の取り込み方法などもサービスによって異なるため、合わせて確認しておきましょう。

【重要な3つのポイント】

  1. 法人向けか個人向けか確認
  2. 名刺データ化の精度を確認
  3. 自社に必要な機能が備わっているか

【その他の比較ポイント】

  1. 提供形態を確認
  2. 名刺の取り込み方法を確認
  3. 名刺データを共有できるか
  4. 多言語に対応しているか
  5. データの引き継ぎは可能か
  6. 操作しやすいか
  7. セキュリティ対策は万全か

まとめ

名刺管理ソフトは、顧客から受け取った名刺をスキャンし、データ化して管理できるツールです。嵩張りやすい名刺をデジタル管理することで、業務の効率化が図れます。

中小企業に名刺管理ソフトを導入すると、人脈を社内で共有できるだけでなく、顧客情報を素早く検索することが可能です。また、名刺情報の入力作業をする必要がなく管理が効率化できるため、他の業務に集中できます。

クラウド型やインストール型など、ソフトによって機能や料金体系が異なるため、自社に合った提供形態・プランを選ぶのがポイントです。自社にマッチした名刺管理ソフトを導入し、名刺管理を楽に効率よく行いましょう。

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