労働派遣契約書の電子化が解禁｜電子化のメリットも詳しく解説

労働派遣契約書はこれまで書面でしか作成できませんでしたが、2021年の法改正により電子化が解禁されました。電子化によって書類の印刷や押印・郵送が不要になり、ペーパーレス化の促進が期待できます。この記事では労働派遣契約の基本や電子化のメリットを解説します。

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目次

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1. 労働派遣契約とは
2. 労働派遣契約書の電子化が解禁
3. 労働派遣契約書を電子化するメリット
4. 労働派遣契約書を電子化する際の注意点
5. 労働派遣契約書の電子化には電子契約システムがおすすめ
6. まとめ

労働派遣契約とは

労働派遣契約とは、派遣会社（派遣元）が派遣先企業に労働者を派遣する際に締結する契約です。契約内容については、労働者派遣法第26条において定められており、業務内容や派遣期間、就業条件などを明確にする必要があります。

労働派遣契約には、「基本契約」と「個別契約」の2種類があり、締結するタイミングが異なります。それぞれ役割や締結のタイミングが異なるため、内容を正しく理解しておくことが重要です。

参考：第５ 労働者派遣契約｜厚生労働省

基本契約書

基本契約書は、労働派遣契約の基本的な内容を定めた契約書です。基本契約書は労働者派遣法において、締結や保管の義務が定められていません。

しかし、お互いの義務・禁止事項・損害賠償などのトラブル防止やリスク回避のために、締結することがほとんどです。基本契約書は内容が変更されることが少ないため、1年目以降は自動更新することを明記した契約書が多いです。

個別契約書

個別契約書は、労働者を派遣する際に、個別の労働条件について締結する契約書です。派遣する業務内容や就業条件を明確にするため、派遣元と派遣先の間で締結されます。

労働者派遣法では、業務内容・派遣期間・就業日・就業時間などの明示が求められ、個別契約書として書面で締結・保管します。派遣先は、この契約内容に沿って派遣社員を指導しなければなりません。

契約書には労働条件以外にも、安全面や労働者の苦情処理などさまざまな内容が含まれます。基本契約書は企業のトラブル回避のために締結するものであるのに対し、個別契約書は労働者を守るために締結されるもので、派遣終了後は原則3年間の保管が求められます。

労働派遣契約書の電子化が解禁

派遣労働者の契約は比較的短期間で更新されることが多く、その都度紙の契約書の作成や押印、保管する必要があり、業務負担が大きくなりがちでした。

しかし、2021年1月の法改正により、労働者派遣契約書の電子化が解禁され、電子契約による締結や書類のデータ管理が可能となりました。これによって、契約締結までの時間の短縮や管理の効率化が期待できます。

また、この法改正により、派遣先と派遣元が締結する労働派遣契約書だけでなく、一定の要件を満たすことで関連書類についても電子データでのやり取りや保存が可能です。主な対象書類は以下の通りです。

1. 「就業条件明示書」労働派遣法に基づき派遣元が派遣労働者に明示する書類
2. 「労働条件通知書」労働基準法に基づき派遣元が派遣労働者に明示する書類
3. 「派遣元管理台帳」派遣元が派遣労働者を管理するための台帳

参考：民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律 ｜e-Gov 法令検索

労働派遣契約書を電子化するメリット

紙媒体の労働派遣契約書を電子化すると、様々なメリットがあります。その中でも特に大きな4つのメリットについて紹介します。

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契約業務の負担を軽減

労働派遣契約書を紙媒体で締結する際には、印刷・郵送または会社に持参するという時間や手間がかかります。内容に不備があった場合は、もう一度印刷・郵送または持参することになり、さらに時間や労力が生じます。

しかし、労働派遣契約書を電子化すると、これらの印刷や郵送・保管などの手間がかからず、インク代や送料・収入印紙などのコストも削減できます。

不備があった場合はすぐに契約書の内容を変更可能で、押印も不要になるためスピーディーに作業が進み、派遣労働者を早急に手配できます。また、契約更新の期限を教えてくれる機能を搭載したタイプもあり、契約更新漏れを防げます。

保管・検索がしやすい

労働派遣契約書は締結後、適切に保管する必要があります。紙媒体の場合は、契約書ごとに分類し、鍵付きのキャビネットなどに保管する必要があり、保管スペースの確保や管理の手間が発生します。

しかし、労働派遣契約書が電子データで保存されれば、保管に伴う作業負担が減るだけでなく、保管スペースも不要になります。また、派遣労働者は契約期間が短いため、契約書の数も多くなり探すのが困難ですが、電子化すると検索しやすくなります。

リモートワークに対応できる

近年はリモートワークを導入する企業が増えていますが、紙媒体の労働派遣契約書を締結する場合は、作成や押印するためだけに出社が必要になるケースがあります。そのため、柔軟な働き方の妨げになることも少なくありません。

労働派遣契約書を電子化すると、作成した契約書をアップロードして作業を進められるため、リモートワークでも対応できます。電子化の場合は押印も不要になることで、労働者を至急派遣して欲しい、といった派遣先からの要望にも応えられます。

セキュリティが向上する

派遣契約書を電子化することで、セキュリティも向上します。紙の契約書では改ざんが比較的容易であり、紛失するリスクもあります。しかし、電子化すればデータの暗号化や二段階認証などのセキュリティ対策が可能であり、安全性が強化されます。

また、契約書を電子化しておけば、災害時に消失するリスクも軽減できます。万が一データが破損した場合でも、バックアップ体制が整っていれば、迅速な復旧が可能です。

労働派遣契約書を電子化する際の注意点

労働派遣契約書を電子化する際は、取引先の理解や業務フローの見直しが必要になり、これらを怠ると電子化が失敗するリスクがあります。ここからは、労働派遣契約書を電子化する際の注意点について解説します。

電子化には取引先の理解・承諾が必要

労働派遣契約書を電子化する場合は、派遣先企業が電子契約に対応しているかを事前に確認しておくことが重要です。電子契約は双方の合意が前提となるため、派遣元だけ導入しても、派遣先が対応していなければ契約を締結できません。

特に労働派遣契約では、契約書の締結だけでなく、個別契約や就業条件の明示など、複数の書類のやり取りが発生します。そのため、派遣先の運用状況によっては電子化が難しいケースも少なくありません。

派遣先が電子契約を利用したことがない場合には、利用予定の電子契約サービスの概要や操作方法、電子化によるメリットなどを丁寧に説明し、理解を得ることが必要です。

業務フローの見直しが必要

労働派遣契約書を電子化する際は、紙の契約書管理から電子契約への移行に伴い、契約書の作成・承認・署名・保管・閲覧までの一連の業務フローを見直す必要があります。

特に、基本契約や個別契約、就業条件明示書など複数の書類を扱うため、どの書類を電子化するかや承認・締結のタイミングを整理しましょう。また、従来の紙運用に慣れている社員にとっては、操作方法や承認フローの変更に戸惑う可能性があります。

そのため、電子契約に対応したワークフローの設計に加え、マニュアル整備や社内研修を行い、スムーズな運用定着につなげましょう。さらに、導入初期は紙と電子契約を併用するケースもあるため、運用ルールを明確にし、管理漏れやミスを防ぐことも重要です。

労働派遣契約書の電子化には電子契約システムがおすすめ

電子契約システムとは、作成した契約書をサーバーにアップロードし、電子サインをすることで契約を締結できるシステムです。

2021年に労働派遣契約書も電子化が認められたため、電子契約システムを利用して迅速に契約書を作成し、締結することが可能となりました。労働派遣契約書の原本はサーバーに保管されるため、膨大な量の契約書があっても素早く検索できるメリットもあります。

また、電子帳簿保存法の改正により、契約書類を含む電子取引データは、原則として紙媒体ではなく、電子データのまま一定の要件を満たして保存することが義務化されました。電子契約システムを利用すれば、電子帳簿保存法にも適切に対応できます。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

電子契約システムを選ぶ際のポイント

電子契約システムを導入する際は、電子帳簿保存法に対応しているかどうかをはじめ、以下のようなポイントを確認し、自社に適したものを選ぶことが重要です。

1. 紙の契約書も管理できるか
2. 使いやすいか
3. 費用は適正か

契約書の電子化導入後も、過去に締結した紙の契約書を管理しておく必要はあります。そのため、電子契約書と併せて紙の契約書も一元管理できるシステムがおすすめです。また、管理を効率化するには、誰でも簡単に操作できる使いやすいものを選びましょう。

まとめ

2021年より、労働派遣契約書の電子化が解禁されました。従来の紙媒体での労働派遣書の締結は、郵送や押印などに時間が掛かっていましたが、電子化によってスピーディに派遣労働者を手配できるようになりました。

派遣労働者の契約期間は短いため、契約書の作成・更新の頻度が高く書類の量が多くなりがちです。また、紙媒体の場合は保管するキャビネットなどのスペースも必要です。しかし、契約書を電子化していれば保管する作業もなくなり、スペースも削減できます。

労働派遣契約書の電子化には、適切かつ効率的に電子契約を交わせる電子契約システムの導入がおすすめです。システムを利用することで、契約書の作成・保管・管理を一元化できます。自社に適した電子契約システムを導入し、派遣契約書の管理を効率化させましょう。