電子契約システムの導入方法｜手順やシステムの選び方を解説

電子契約システムは、インターネット上で電子ファイル契約を締結できることにより、さまざまなメリットが得られることから、導入する企業が増えています。本記事では、電子契約システムを導入するメリットや手順、注意点、選び方のポイントなどを解説します。

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目次

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1. 電子契約システムの導入に必要なこと
2. 電子契約システムとは
3. 電子契約システムの主な機能
4. 電子契約システムの種類
5. 電子契約システム導入のメリット
6. 電子契約システムの導入デメリット
7. 電子契約システムの導入手順・運用を成功させるコツ
8. 電子契約システム導入で失敗する企業の特徴と対策
9. 電子契約システムを選ぶ際のポイント
10. まとめ

電子契約システムの導入に必要なこと

社内へ電子契約システムを導入する際には、導入前の準備と導入後の運用を把握しておくことが重要です。導入前の準備については、契約に関する社内業務フローの整理が挙げられます。

例えば、契約内容と件数、契約フロー、契約書の閲覧状況、社内規定、文書管理規定、押印規定といった事項が該当します。

電子契約システムの導入後は、運用ルールの作成、社内向けの操作指導、社内説明会（電子契約システムのメリット・デメリット）、取引先への説明と導入の承諾を得る話し合い、契約文書の登録、部門やユーザー情報のマスタ登録などが必要です。

電子契約システムとは

電子契約システムとは、紙の契約書に押印する代わりに、インターネット上でPDF形式の契約書に押印・署名（電子署名やタイムスタンプ付与）して契約締結できるシステムを指します。

システムによっては、契約書作成や締結した契約書の保管なども行えるものがあります。新型感染症でテレワークが推奨されたことも影響し、電子契約システムの導入率が増加しています。

政府や関係機関をはじめ、流通・小売業・建設業・製造業・不動産業・個人事業主など、BtoBからBtoCまで幅広い業界で電子契約システムの導入が進んでいるのが実情です。

電子契約システムの主な機能

電子契約システムには、主に契約締結に関する機能・契約書管理に関する機能・業務を効率化する機能の3つが搭載されています。契約締結に関する機能の搭載により、高い本人性・非改ざん性を担保することが可能です。

契約書管理に関する機能は、ワークフロー・リマインドなどが挙げられ、ほとんどの電子契約システムに搭載されている機能です。業務を効率化する機能には、インポート・外部サービス連携があり、ベンダーやシステムによって機能性は異なります。

	機能	特徴
契約終結に関するもの	契約書テンプレート	利用頻度の高い書類をテンプレートとして登録できる
	電子署名とタイムスタンプ	電子署名した日時、送信日時など電子文書に対して行われた操作にタイムスタンプを付与する
	契約書送信・合意	契約書を送信後、取引先の開封状況を随時確認できる
契約書管理に関するもの	ワークフロー	契約書の提出依頼・契約成立・契約書保管までのワークフローを管理する
	リマインド	署名依頼を送付した後、一定期間署名されていない場合にシステム上やメールでリマインド送付が可能
業務を効率化するもの	インポート	過去の紙の契約書をスキャンし、PDF化して取り込む
	外部サービス連携	営業支援ツールや顧客管理ツールなど、外部サービスと連携した電子契約の運用が可能

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契約書テンプレート機能

契約書テンプレート機能は、契約書のテンプレートを作成して、それぞれの用途に応じて再利用できる機能です。雇用契約書のように基本的な記載内容が変わらない契約書を取り扱う部門にとって、大幅な業務削減につながります。

入力項目も前もって設定できるため、日ごとの契約書作成がスムーズに行えます。また、業務委託契約書や売買契約書など利用頻度の高い契約書については、専門家が監修したフォーマットからの文書作成も可能です。

電子署名とタイムスタンプ機能

電子署名とは、電子文書などのデータに処理を施す署名のことで、データが本人による作成であること・改ざんされていないことを立証する技術です。

一方、タイムスタンプは、データの作成日時を記録する技術を指し、ある特定の時刻にそのデータが現存したこと・特定の時刻後に改ざんされていないことを立証できます。

電子署名とタイムスタンプの処理を施すことで、契約書データが当事者本人による作成・署名されたものであり、改ざんされていないことの証明が可能です。

契約書送信・合意機能

契約書送信・合意機能は、送信者が契約書の電子ファイルをアップロードして、受信者へのメール送信を行い、受信者が契約書を確認・同意することで契約締結に至る機能です。

メールと似た仕組みに感じますが、この方法は法律的に信頼性が高いことが認められています。実際にクラウド型の電子契約システムを採用している企業は増加傾向にあり、今後は契約書の送受信方法として主流になると想定されます。

この機能の最大のメリットは、契約の送受信者に事前準備の手間や負担が不要なことです。

ワークフロー機能

ワークフロー機能は、契約書の承認ルートを事前に設定し、契約書の稟議や承認をシステム上で管理する機能です。例えば、営業部署では課長・部長・本部長・経理のように設定し、課長の承認後に自動で部長へ承認依頼が送られます。

提出期限までに承認されない場合はリマインダーの設定ができるなど、契約過程におけるスピードを速められます。小規模の企業であれば重要度が低い機能ですが、大企業のような承認までのプロセスが多い場合に便利な機能です。

リマインド機能

電子契約において、契約や承認を得るための書類送付後、相手側が気付かなかったり、忘れたりするケースが多発します。特に、派遣・パート・アルバイトの雇用契約や労働条件の確認書類などで、個人宛てに送付する際に顕著です。

電子契約サービスにおいて、セキュリティ担保の一環として書類送付後の確認期限が設定されていますが、相手側が確認を忘れて有効期限が過ぎてしまうといった事態が多く発生しました。

それを防止するために、最初の書類送付後から何回かにわたって書類確認を促すリマインダーの送付が可能な機能が搭載されています。

インポート機能

インポート機能は、PDFで作成された書類をユーザー自身で電子契約システムにインポートできる機能を指します。この機能を効率的に活用することで、紙で締結した契約書と電子契約で締結した契約書の両方を電子契約システムで一括管理できます。

さらに、電子契約システム導入前に締結した契約書を検索することも可能です。

外部サービス連携機能

外部サービス連携機能とは、他の業務で作成した契約書などを連携させ、電子対応が行える機能を指します。企業では、顧客の売買契約書・請負契約書・秘密保持契約書（NDA）・従業員に対して締結を行う雇用契約書など、さまざまな契約書を締結します。

これらの契約書をすべて紙で作成し、契約書の保管までを行う場合、業務における膨大な手間がかかるのが課題です。しかし、電子契約システムの活用により、契約に関する業務をシステム上ですべて完結できます。

電子契約システムの種類

電子契約システムには、当事者署名型と立会人署名型の2種類があります。2種類とも契約として法律的に認められますが、本人性を担保する効力の程度や契約時の流れが異なります。それぞれの特徴を把握し、自社に合った方法の選定が必要です。

当事者署名型

当事者署名型とは、電子証明書（書面における印鑑証明書）とタイムスタンプで電子書面の改ざんがないことを証明する署名方法です。電子署名法に基づいているため、証明力が強い署名方法といえます。

また、厳格な本人確認のうえで発行される電子証明書を用いるため、本人性も確実に担保されます。しかし、契約相手方にも電子証明書を取得してもらう必要があるため、契約相手の手間が増えるのがデメリットです。

当事者署名型の電子契約サービスが比較的普及しにくい背景には、それが影響しているともいえます。

立会人署名型

立会人署名型とは、メール認証などによって本人確認を行う署名方法で、当事者署名型と異なり契約相手の手間もありません。2020年7月、行政庁が一定の条件を満たせば立会人署名型も電子署名法の電子署名に含まれると発表しました。

なお、法律として認められていますが、本人確認の方法が各電子契約サービス会社に一任されているため、本人性の担保が不十分です。そのため、立会人署名型は訴訟で不利になる可能性があるといわれています。

契約相手の負担も少なく比較的導入しやすく、立会人署名型は広く普及し始めている傾向にあります。しかし、電子契約を安全に利用するのなら当事者署名型を選ぶのがおすすめです。

電子契約システム導入のメリット

電子契約システムとは、文字通り電子的に契約締結ができるシステムです。これまでの契約方法では、手間をかけて契約書を印刷して押印・サインしてもらう必要がありました。

しかし、電子契約システムでは、それらのやり取りをすべてインターネット上で行えるため、企業のペーパーレス化を推進しつつ業務効率を高められます。ここでは、電子契約システム導入のメリットを解説します。

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業務が効率化する

紙の契約書は、作成後に印刷・製本・押印・郵送の手続きが必要です。また、相手方も押印して郵送する手続きが伴います。万が一、返送手続きに時間がかかった場合、契約の締結が完了するまでに数週間かかる可能性もあります。

電子契約システムであれば、印刷・製本・押印・郵送など一連の手続きを省略し、相手方の手続きや進捗の管理もできるため、相手が気付かずに返送が遅れるケースを減らすことが可能です。その結果、契約締結までの交渉やサービスの提供など重要な業務に注力できます。

コストを削減できる

紙の契約書に貼る印紙が電子契約では不要なため、契約締結の数が多いほど印紙代の大幅な削減につながります。書面契約は印紙代以外にも印刷・製本・郵送などのコストがかかり、契約書を保管するための倉庫や書棚なども必要になります。

さらに、契約書の収納や見つけ出す作業に手間と時間がかかるのも問題です。一方、電子契約は印紙代がかからず、製本や郵送費用、契約書の保管に必要なコストもかかりません。このように、電子契約は契約に関するあらゆる業務コストの削減に役立ちます。

コンプライアンスを強化できる

契約が締結されるまでの過程が可視化されることで、契約漏れや更新・解約漏れが起きづらくなります。さらに、電子データの閲覧権限を詳細に管理できるため、社外者や契約に関わらない社内の人に契約内容を閲覧されるリスクを減らせます。

また、電子契約においては、改ざんを防ぐ今までの契印や割印の代用として、タイムスタンプを施して電子署名を行うことで完全性が担保されます。仮にデータの改ざんや紛失などが発生した場合でも、バックアップを取っておけば復旧も簡単です。

電子契約システムの導入で、紙の契約書よりもコンプライアンスを強化できます。

電子契約システムの導入デメリット

電子契約に移行する場合は取引先への周知が必要となり、すべての契約を電子化できるわけではない点に留意しなければなりません。ここでは、企業が電子契約システムを導入する際のデメリットについて解説します。

取引先の理解が必要になる

契約には取引先が関係するため、自社の都合だけで電子契約への切り替えはできません。取引先によっては、電子契約に抵抗感を抱く可能性があります。

取引先が電子契約に否定的である場合は、事務作業の効率化につながるメリットを取引先も得られることを説明したうえで、安全性に関する不安を取り除きましょう。なお、電子契約が承諾されない場合は、書面の契約書と電子契約を併用する必要があります。

すべての契約を電子化できるわけではない

これまで、定期借地権設定契約書・定期建物賃貸借契約書・不動産売買等に関する媒介契約書など、一部の契約書は電子契約に未対応でしたが、書面が要件とされていた各種法令が2022年5月に改正され、電磁的方法による作成が可能となっています。

しかし、取引先の承諾がなければ書面代わりに電磁的方法による作成ができないものもあるため、紙の契約書の完全廃止はできません。また、電子契約システムの種類によっては、紙の契約書も読み込んで一元管理できる機能を搭載しているものもあります。

電子契約が可能な取引とそうではない取引が混在する場合は、電子契約システムの導入がおすすめです。

電子契約システムの導入手順・運用を成功させるコツ

電子契約システムの運用を成功させるためには、現状の把握やシステム選び、社内外への周知などが必要です。ここでは、電子契約システムをスムーズに導入するための流れや運用を成功させるコツについて解説します。

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現状を把握する

導入する電子契約システムにどういった要件が必要なのかを探り出すため、まず最初に現状の課題を把握しましょう。現在、契約書作成はどのような流れで行われているか・どういった管理方法か・どういった課題を抱えているのかなどを整理します。

あいまいに導入を進めても、期待する効果は得られません。課題を設定し、どのような目的で導入するのか、何の改善を図るのかといった目的の明確化が大切です。

電子契約導入の範囲を決める

社内の契約書をすべて電子化するのかどうかの検討も大事です。特に、導入後初期の段階では自社と取引先の両者が慣れていないため、操作に時間がかかることが想定されます。社内でも、システムの運用ルールが浸透するまでは一定程度の時間を要するでしょう。

そのため、どの契約書を対象にするのか限定してからスタートしましょう。初めは、契約金額が少額で重要度が低い文書から電子契約書に移行するのがおすすめです。重要度が低い文書である程度試してから導入範囲を広げていくと、スムーズに電子契約を定着できます。

社内規程を変更する必要がある場合も

たとえ一部であっても、電子契約を導入する際に社内規定を変更しなければならない場合があります。例としては、以下のような内容が挙げられます。

1. 文書管理について
2. 公印や社用印章の取り扱いについて
3. 契約に関する権限について
4. 情報セキュリティについて
5. 秘密情報の取り扱いについて

電子契約の導入範囲を決める際には、現状の社内規程が電子契約でも運用できるものであるかどうか確認しておきましょう。

電子契約システムを選ぶ

課題が明確になって目的が決まれば、それを達成するために必要な機能を備えた電子契約システムをリサーチします。電子契約システムにはさまざまな種類があり、最低限の機能だけを搭載したものから契約業務を幅広くサポートするものまで特徴が異なります。

重要なのは、自社に適した電子契約システムの選択です。他社で導入・運用に成功したシステムは、自社でも同様の効果を得られるとは限りません。

また、電子署名法の要件を満たす電子署名ができ、手書きの署名や押印と同様の法的効力が認められる電子契約システムの選択も重要です。

業務フローの見直し

システム導入に伴い、業務フローの見直しも行う必要があります。マニュアルが備えられている場合は、紙書類での契約における「封筒に入れて郵送」は不要なため、「メールで送付」に書き直します。

上長の承認を得る方法は、これまでのように席まで持参するのではなく、ワークフロー機能を用いて「メールで送付」に変更するのが一般的です。マニュアルが存在しない場合は口頭での変更通知で済みますが、聞いた・聞かなかったで問題になる恐れがあります。

そのため、トラブル防止や他の社員からの問い合わせ対応による無駄な業務の発生を防ぐ観点から、マニュアルを作成して詳細な仕様や業務フローの変更を誰もがわかる形で備えておくのもおすすめです。

社内外への理解の浸透

電子契約システムの本格的な運用前までに、社内調整と社外調整の両方を行っておきましょう。

従業員が、電子契約システムの導入に否定的な見方をすることも想定されます。前もって不安や不満を解消しておく必要があるため、社内には導入のメリットを周知しつつ、導入後に改善されることなどを明確に伝えておくことも大切です。

また、必要に応じて取引先にも周知しておきましょう。今後の対応の流れが変わる場合はその旨を伝えて取引先の了解を得ておき、電子契約の流れや方法を取引先に説明できるようにマニュアルの準備も検討すべきです。

トライアルで試す

電子契約サービスの中には、一定期間無料トライアルができるサービスも多いです。なお、無料トライアルには、利用期間が決まっているサービスと利用期間無制限のサービスの2種類があります。

前者のサービスは、オプションを除くほとんどすべての機能を試せる場合が多いです。しかし、後者のサービスは利用機能を大幅に制限される場合があります。自社が目的とする機能をできるだけ多く試せるサービスを選び、試用についてチェックしておきましょう。

電子契約システム導入で失敗する企業の特徴と対策

電子契約システムは業務効率化やコスト削減に役立ちますが、導入の進め方を誤ると「現場に定着しない」「かえって業務が煩雑になる」といった失敗につながることがあります。ここでは、失敗しやすい企業の共通点と具体的な対策について解説します。

導入目的や業務課題が曖昧なまま進めている

電子契約システムの導入に失敗する企業では、「紙を電子化したい」といった漠然とした目的のまま検討を進めてしまっていることが多いです。その結果、自社の課題に合わないシステムを選定してしまうと期待した効果が得られません。

このような失敗を防ぐには、まず「契約締結のリードタイムを短縮したい」「承認フローを可視化したい」など、具体的な業務課題を整理することが重要です。

そのうえで、必要な機能や運用イメージを明確にし、自社に適したシステムを選定することで導入効果を高められます。

現場の運用を考慮せずに導入している

経営層や管理部門だけで導入を進め、実際に利用する現場での業務フロー・使い勝手を十分に考慮していない場合、失敗につながります。承認フローが複雑すぎたり、操作がわかりにくかったりすると、現場での利用が進まず紙運用に逆戻りしてしまうこともあります。

対策としては、導入前に現場担当者を含めて既存の業務フローを踏まえた運用設計を行うことが大切です。また、スモールスタートで特定の部署から導入し、課題を改善しながら全社展開することで、無理なく定着させられるでしょう。

電子契約システムを選ぶ際のポイント

社内へ電子契約システムを導入する場合は、自社の目的にマッチするサービスであるかどうかを調べて選ぶことが大切です。ここでは、電子契約システムを選ぶ際のポイントについて解説します。

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コストと機能のバランスを考える

電子契約システムの導入には費用がかかります。どのサービスを導入するかによって費用は異なるため、サービスを選ぶ際には費用対効果が得られるのか考慮し、導入時の初期費用・維持費用の両方を検討することが大切です。

初期費用が安くても維持費用が高い場合、長期的な視点で捉えたときに費用対効果が低いと考えられます。また、現在使用中の他サービスと機能が重複していないか確認し、統合できるサービスであれば総合的なコスト削減につながる可能性があります。

使いやすいか

電子契約システムの使いやすさにも注目しましょう。電子契約システムで契約を締結する場合は、自社の担当者だけでなく取引先での操作も求められるため、相手方での使いやすさや既存システムとの連携について確認が必要です。

社内担当者の負担を軽減し、取引先にスムーズに対応してもらうためにも、操作性について確認しておきましょう。なお、ベンダーのサポート体制が充実していれば、電子契約サービスの導入時だけでなく、利用に関する疑問・トラブルが発生した場合も安心です。

既存のシステムと連携できるか

ソフトウェアやプログラム、WebサービスをつなぐインターフェースのことをAPIといいます。電子契約システムがさまざまなAPI連携が可能なものであれば、多くの他システムと連携できます。

【外部システムとの連携例】

社内の文書管理システムと連携することで、社内の文書管理システムで作成した契約書が電子契約システムにも自動で統合されます。また、社内の発注書や納品書作成システムとの連携で、顧客から同意を得る必要がある書類も電子契約システムを通して送受信が可能です。

社内のシステムと連携することによって互換性が高まり、さらに業務効率化が高まります。

サポート体制は十分か

社内への電子契約システム導入では手間と時間を要し、導入後スムーズに使えなかったり、システムトラブルが生じたりする恐れもあります。疑問点が生じた際、迅速に対応してくれるベンダーであれば、従業員や取引先も安心です。

サポート体制自体はほとんどのベンダーで用意されていますが、丁寧さと対応方法には各ベンダーごとに違いがあるため、自社が必要とする基準のサポート体制が整ったベンダーを選びましょう。

また、チャットやメールでの対応に加え、電話・訪問対応なども行えるベンダーなら、より心置きなく導入できます。

セキュリティは万全か

電子契約では、タイムスタンプ・電子署名が改ざんされていない事実が証明できれば、契約書の法的効力の証明を担保できます。そのため、セキュリティが万全なシステムを選ぶ必要があります。

万が一セキュリティに問題があり、不正アクセスによる情報漏洩などが発生した場合、自社の信用が失墜して会社の存続に関わるケースも考えられます。電子契約システムを選定する場合は、自社にマッチしたセキュリティ機能の有無を必ず確認しましょう。

検索機能があるか

電子契約書は、電子帳簿保存法に準じた方法での保存で、税法上の裏づけとして利用できます。しかし、電子帳簿保存法に保存のための要件が設定されていることから、検索できる状態で保存しなければなりません。

電子帳簿保存法では、電子データを保存する場合の要件として、真実性・可視性の両方を確保することが定義されています。真実性については、電子署名とタイムスタンプの付与によって要件を満たせます。

また、可視性の要件を満たすには、タイトルや取引先名などの条件を指定し、検索できる状態で契約書を保存しなければなりません。

参考：優良な電子帳簿の要件｜国税庁

まとめ

社内へ電子契約システムを導入すれば、コスト削減・コンプライアンスの強化・業務効率の向上など、さまざまなメリットが得られます。しかし、自社での運用に適したシステムを選ばないと、無駄なコストが生じる恐れがあります。

電子契約システムの導入前には、コストと機能のバランス、使いやすさ、サポート体制、セキュリティ対策、検索機能の有無などの確認が必要です。また、自社の課題やニーズを把握し、事前に予算やスケジュールを決めてから複数サービスの比較・検討が大切です。

今後は、さらにデジタル化やペーパーレス化が進行していきます。本記事の内容を参考に、電子契約システムの導入を検討してみましょう。