契約書の電子化でペーパレス化を促進｜おすすめの理由と注意点を解説
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- 契約書の電子化とは、電子ファイルによって契約を締結することである
- 契約書の電子化により、コストを削減でき、業務を効率化することもできる
- 電子契約書を作る際は、電子契約システムを利用するのが一般的である
ペーパーレス化が促進される中、契約書の電子化も進んでいます。本記事では、契約書の電子化について、書面契約との違いやおすすめの理由の他、契約書の電子化に関わる法律・必要なものを解説します。紙の契約書をスキャナ保存する場合の注意点についても紹介します。
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契約書の電子化とは
契約書の電子化とは、電子ファイルとして契約書を作成し、電子署名を行った上で契約を締結することです。電子契約は従来の紙の契約書に比べ、コストや保管場所の削減ができるなど多くのメリットがあります。
また、契約を締結する際の時間も削減できるのが特徴です。紙の契約書は紛失や盗難のリスクもあるため、この機会に電子化を検討しましょう。
電子化できる契約書の例
電子化できる契約書には、以下のようなものがあります。現在では、多くの契約書の電子化が認められており、幅広い業務で活用が進んでいます。
- 雇用契約書
- 売買契約書
- 請負契約書
- 賃貸借契約書
- 保証契約書
- 秘密保持契約書（NDA）
- 業務委託契約書
- 提携契約書
- 合弁契約書
契約書を電子化することで、紙で保管するよりも管理がしやすくなります。盗難や紛失のリスクも減らせるため、多くの面でメリットを得られます。管理を簡単にし、コストを削減したい場合には、自社で扱う契約書の電子化を検討しましょう。
電子契約と紙契約の違い
紙の契約書と電子契約書は、契約の締結方法・保管方法・契約書の検索方法・送付方法・コスト・利便性などに違いがあります。大きな違いとしては、契約の締結方法が挙げられるでしょう。
紙の契約書は直接手渡すか取引先まで送付しなければなりませんが、電子契約であればメールなどデータのやり取りのみで契約が完了します。詳しい違いについては、以下の表と下記の見出しで詳しく解説します。
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署名方法の違い
紙の契約書を用いた契約の場合、契約書に直接署名や押印をすることで契約が成立します。直接契約書に記載する必要があるため、郵送や手渡しなどで書類を渡す必要がある点がデメリットです。
一方で、電子契約では電子署名を使用します。電子署名は、署名者の本人確認と署名内容の改ざん防止を目的とした技術です。メールなどで電子データを送付し、オンライン上で署名が完結するため、手間や時間を大きく削減できます。
電子署名にはいくつか種類があり、それぞれセキュリティ性が異なるため、契約内容などに合わせたものを利用することが大切です。重要な契約では、強固なセキュリティを備えた電子署名など、法的効力の高いものを利用しましょう。
締結日時の証明方法の違い
電子契約と紙契約では、締結日時の証明方法にも違いがあります。紙契約では契約書に印鑑を押印し、日時を記載することで契約書の締結日時を証明する方法が基本です。
一方で、電子契約の場合は、契約書の作成日時と署名日時をタイムスタンプで記録して証明します。タイムスタンプとは、電子データが作成された日時を証明する技術です。
電子契約では、契約書の作成日時と署名日時が一致しない場合もあるため、タイムスタンプによって、契約書の締結日時を証明する方法がおすすめです。正確な締結日時を証明するためにも、電子契約を導入する際はタイムスタンプの有無や運用方法を確認しましょう。
受け渡し方法の違い
電子契約では電子メールや専用システムで契約書を送受信しますが、紙契約では郵送で契約書を受け渡します。電子契約では契約書を印刷する必要がなく、契約書の送受信にかかる時間を短縮可能です。
また、電子契約では契約書を紛失するリスクを軽減することができます。郵送する場合では紛失のリスクがゼロではないため、セキュリティ性を重視する場合には電子契約の利用がおすすめです。
メールで電子データを受け渡すため、契約書の改ざんのリスクが少ない点もメリットと言えるでしょう。そのため、多くの企業が電子契約を導入しています。
保管方法の違い
電子契約では、契約書を電子データとして保管します。印刷やファイリングが不要なため、契約書の保管場所を確保する必要がありません。そのため、契約件数が増えても紙代などを削減しながら、効率的に管理できます。
一方で紙契約の場合には、紙媒体での保管や管理が必要になり、保管場所を用意しなければなりません。さらに、書類の分類や整理、紛失防止のための管理作業も発生するため、運用負担が大きくなりやすい点がデメリットです。
また、電子契約では電子データでの保管となるため、閲覧したい契約書を簡単に検索できます。そのため、契約書の保管・承認・閲覧・検索などが容易なのが魅力です。
契約書の電子化がおすすめな理由
契約書を電子化すると、コストの削減や業務の効率化など、さまざまなメリットが得られます。ここでは、契約書の電子化をおすすめする理由を4つに分けて解説します。
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契約書の電子化がおすすめな理由
ペーパーレス化になる
紙の契約書は保管場所が必要になり、確認したい契約書を探すのも時間がかかります。しかし、契約書の電子化によって紙の契約書の保管が不要になり、保管場所を節約できます。また、契約書の検索も容易になるため、閲覧したい情報をすぐに探し出せるでしょう。
ペーパーレス化になることで、テレワークなどに対応しやすい点もメリットです。テレワークや在宅勤務の場合でも、メールなどで電子データを送付できるため、直接やり取りをすることなく契約を交わせます。電子契約なら、さまざまな勤務形態に対応可能です。
コストを削減できる
紙の契約書の場合、印刷や押印、郵送、保管といった工程ごとにコストが発生します。契約件数が増えるほどこれらの費用は積み重なり、企業にとって大きな負担となります。しかし、契約書を電子化することで、これらのコストを削減できます。
削減できるコストとしては、印刷費・郵送費・保管費・人件費などが挙げられます。電子契約書は印刷代や輸送費がかからないほか、書類の保管費用や人件費なども抑えられます。
電子化できる契約書にはさまざまなものがあるため、この機会に電子化を検討してみましょう。
業務が効率化される
紙の契約書では、契約書を印刷・郵送・保管といった工程が必要となり、契約締結までに多くの時間と手間がかかります。一方、契約書を電子化することで、このような作業を効率化できます。
例えば、契約書の締結にかかる時間や契約書の検索にかかる時間、契約書の分類・保管にかかる時間などが削減できます。紙の契約書では郵送や受け渡しに時間がかかりますが、電子契約ならデータを送信するだけで手続きが進むため、短時間で契約を締結できます。
また、探したい契約書がある際も電子データなら検索しやすく、すぐに欲しい情報が見つかるでしょう。スムーズな契約や管理を行いたい場合には、契約書を電子化するのがおすすめです。
リスクマネジメントになる
紙の契約書には紛失や盗難のリスクがありますが、契約書を電子化することで、これらのリスクを軽減できるでしょう。電子契約では、契約書の改ざんを防止する技術が利用されているケースが多いため、改ざんされるリスクが低くなります。
また、電子契約では契約書を暗号化することで、契約書が盗難されるリスクも軽減可能です。このような理由から、電子契約書は紙の契約書と比較してリスクマネジメントになります。紛失・盗難・改ざんを防ぐためには、契約書の電子化がおすすめです。
契約書の電子化に関係する法律
契約書の電子化には、さまざまな法律が関係しています。e-文書法・電子帳簿保存法・電子署名法などの法律に留意し、電子化を行いましょう。各法律の詳細については、以下で解説します。
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e-文書法
e-文書法は、電子データで作成・保存・送受信される文書について、その法的効力を認める法律です。この法律により、契約書を含むさまざまな書類について、電子データでの保存や管理が可能となりました。
e-文書法は電子契約の普及を促進する法律であり、電子契約の法的効力が明確化されています。2005年4月1日にe-文書法が施行されてから、企業は安心して電子契約を導入できるようになりました。
保存・作成・署名などに関する詳しい内容が記載されているため、契約書の電子化を行う際にはe-文書法に目を通しておきましょう。
電子帳簿保存法
電子帳簿保存法とは、税務関係の帳簿や書類について、一定の要件を満たすことで電子データによる保存を認める法律です。これにより、企業は紙で作成・保管していた帳簿書類を電子化できるようになりました。契約書類に関しても、電子データで作成・保存可能です。
電子帳簿保存法は2004年に改正され、電子契約の法的効力を認める規定が追加されています。この規定によって、企業は電子契約で締結した契約書を電子データで保存できるようになり、企業の契約書の電子化が大きく進みました。
電子署名法
電子署名法とは、電子署名の法的効力を認める法律です。2001年に電子署名法が施行されたことにより、電子契約で締結した契約書の法的効力が認められるようになりました。
電子署名法の目的は電子署名の法的効力を確保し、電子署名の利用を促進することにあります。電子署名法では電子署名の要件や電子署名の作成方法、電子署名の利用方法などを規定しています。この法律の施行により、押印の代わりに電子署名が使えるようになりました。
紙の契約書に押印するよりも手間がかからず、コストも削減できます。また、電子署名は紙の契約書に押印するよりもセキュリティ性が高いのが特徴です。
参考：電子署名及び認証業務に関する法律｜｜e-Gov法令検索
契約書の電子化に必要なもの
契約書の電子化には、電子署名・電子証明書・タイムスタンプなどが必要です。電子化に必要な3つの項目について、以下で詳しく解説します。
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電子署名
電子署名とは、電子文書に署名する技術です。電子文書に署名することで、文書の作成者や作成日時、改ざんされていないことを証明できます。電子署名の目的は、紙の文書に押印する印鑑と同様に、電子文書の法的効力を担保することです。
電子署名のやり方は、電子署名ができるソフト等をインストールし、作成した電子文書に電子署名を行います。署名した電子文書を相手に送信し、同じように署名をして貰えば契約は完了です。以下では、電子署名の2つの種類を解説します。
当事者型署名
当事者型署名は、電子契約において契約当事者が自ら署名する電子署名のことです。当事者型署名は高度なセキュリティを備えており、契約書の改ざんを防止することができます。また、紙契約の印鑑と同様に、契約書の法的効力を担保可能です。
当事者型署名は電子契約の普及に伴い、ますます利用されるようになると考えられています。契約を交わす当人同士で署名を行うため、第三者を立てる必要はありません。
立会人型署名
立会人型署名とは、電子契約において第三者機関が契約当事者の本人確認を行い、契約書に署名する電子署名のことです。立会人型署名は、当事者型署名に比べてセキュリティが低いため、契約書の改ざんを完全に防止することはできません。
しかし、立会人型署名は当事者型署名に比べて手続きが簡単でコストも安価です。どちらの署名方法を利用するかは、契約の内容や取引先との関係性で選ぶようにしましょう。
電子証明書
電子証明書とは電子文書の署名者や送信者、受信者を特定して文書の改ざんを防止するためのものです。電子証明書には、「公開鍵」と「秘密鍵」という2つの鍵が使われます。秘密鍵は署名者のみが保有し、この鍵を用いて電子署名を行います。
一方、公開鍵は第三者が利用できる鍵で、電子署名が改ざんされていないかを検証するために使用されます。この仕組みにより、「誰が署名したのか（本人性）」と「内容が変更されていないか（非改ざん性）」を担保できます。
電子証明書は、電子商取引やオンライン申請などの場面で利用されています。電子商取引では、電子証明書を使用して商品の購入や支払いを安全に行うことが可能です。オンライン申請では、電子証明書を使用して行政手続きを安全に行えます。
タイムスタンプ
タイムスタンプとは、電子文書やデータの作成時間や変更時間を記録するためのものです。タイムスタンプは、電子文書やデータの改ざんを防止したり、電子文書やデータの作成者や作成日時を証明したりするために使用されます。
タイムスタンプは、タイムスタンプ・サーバーと呼ばれる専用のサーバーによって生成可能です。タイムスタンプ・サーバーは正確な時刻を保証しており、タイムスタンプはタイムスタンプ・サーバーによって認証されます。
タイムスタンプは電子商取引・電子契約・電子署名など、さまざまな場面で使用されています。電子契約では、タイムスタンプを使用して契約書の作成者や作成日時を証明することが可能です。
契約書を電子化する方法
契約書を電子化する方法として、スキャンや電子契約システムの活用が挙げられます。これらを活用することで、労力を抑えて効率的に契約書の電子化が可能です。ここからは、契約書を電子化する方法について解説します。
紙の契約書をスキャンしてPDF化
紙の契約書は、スキャナーなどを利用してPDF化することで電子データとして保存できます。電子帳簿保存法により、一定の要件を満たすことで、紙の契約書をスキャンして電子保存することが認められています。
スキャンする際は、契約書の内容が鮮明に読み取れるよう解像度や保存形式に注意し、後から確認しやすい状態でデータ化することが重要です。また、ファイル名や保存ルールをあらかじめ決めておくことで、運用時の管理をスムーズに進められます。
スキャン保存する場合の注意点
紙の契約書をスキャンして保存する場合は、電子帳簿保存法で定められた要件を満たす必要があります。
例えば、「タイムスタンプや電子署名を付与する」「検索できる状態で保管する」「一定期間保管する」などが挙げられます。要件を満たしていない場合、スキャンした契約書は税務調査で否認される可能性があるため注意しましょう。
また、電子化をした後も紙の原本を保管しておいた方が安心です。紙の原本を保管しておけば、契約書の紛失や改ざんも防止でき、適切に電子化を進められるでしょう。
参考：電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】Ⅰ通則【制度の概要等】｜国税庁
電子契約システムの活用
契約書を電子化する方法として、電子契約システムの活用が一般的です。電子契約システムを使えば、契約書の作成・送付・締結・保管までを一つのシステム上で管理できます。
導入する際は、自社でシステムを構築する方法もありますが、近年はクラウド型の電子契約サービスを利用するケースが主流です。クラウド型なら、インターネット環境があれば利用できるため、比較的短期間で導入できます。
電子契約システムはセキュリティが高く、契約書の改ざんを防止できるのも大きなメリットです。自社に必要な機能が揃ったシステムを選ぶことで、より効率の良い契約書の電子化を行えるでしょう。
電子契約システムを選ぶ際のポイント
電子契約システムを選ぶ際には、いくつかの点に注意しなければなりません。まずは、対応している契約書の種類や署名方式について確認しましょう。自社が電子化したい契約書に対応していなければ、業務の効率化は図れません。
また、電子契約書には個人情報や機密情報が多く含まれるケースが多いため、セキュリティについても確認しておく必要があります。そのほか、自社に必要な機能が揃っているかどうか、コストやサポート体制にも注目しながら電子契約システムを選びましょう。
契約書を電子化する際の注意点
契約書を電子化する際には、取引先の理解・同意を得る必要があります。また、社内体制を整えるなど以下の点にも注意しましょう。
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契約書を電子化する際の注意点
取引先の理解・同意を得る必要がある
契約書の電子化においては、取引先の理解・同意を得ることが必須です。契約は双方の合意によって成立するため、取引先が電子契約に対応していない場合は、電子化を進めることができません。
そのため、電子契約のメリットや具体的な手続き方法、セキュリティ対策などを丁寧に説明し、取引先の不安を解消することが重要です。特に初めて電子契約を利用する場合は、操作方法や契約の流れを共有することで、スムーズな導入につながります。
電子署名と紙への捺印を併用するやり方も
どちらか片方が電子署名を導入できていない場合、電子署名と紙への捺印を併用して契約を締結するやり方もあります。紙の契約書を作成して署名・押印を行った後、それを送付して電子データ化し、もう一方が電子署名を行う、といった方法です。
このような方法を取れば紙で保管したい側も電子データで保管したい側もニーズを満たすことができますが、手間がかかるため、やはりどちらも電子署名する体制を取れた方が良いでしょう。
電子化する契約書の優先順位を決める
契約書の電子化を進める際は、どの契約書から対応するか優先順位を決めましょう。使用頻度が高い契約書や、業務への影響が大きい契約書から電子化を進めることで、効率化やコスト削減の効果を得られやすくなります。
一方で、導入初期から重要度の高い契約書に絞るのではなく、まずは影響範囲の小さい書類から試験的に電子化する方法も有効です。運用ルールや操作に慣れながら課題を洗い出すことで、本格導入時のトラブルを防ぎやすくなります。
このように、契約書の重要度や使用頻度を踏まえて段階的に電子化を進めることで、スムーズな導入につながります。
社内体制を整える必要がある
契約書の電子化を行う際、社内体制が整っていないと運用ルールが曖昧になり、契約書の管理が煩雑になる恐れがあります。ひいては、情報漏洩やデータの紛失にもつながるでしょう。
そのため、電子化することを社内に通知し、管理体制や業務体制を整えておきましょう。例えば、管理ルールや業務フローの整備、アクセス権限の設定、社内マニュアルの作成などを行い、社内で運用方法を統一することが重要です。
契約書を正しく管理し、社内全体で電子化の理解を深めるためにも、あらかじめ社内体制を整えておくことが大切です。
電子化に対応できない契約もある
契約の中には、電子化に対応していないものがあります。例えば、公正証書にしなければならない契約や書面で締結しなければならない契約、直接署名が必要な契約などは電子化に対応していません。
また、契約の内容や取引先の方針によっては、直接の署名や押印が求められることもあり、その場合は電子契約を利用できないことがあります。特に重要度が高い契約やトラブルリスクが高い契約では、紙で締結するケースも少なくありません。
このような契約の場合は電子化できないため、今まで通り紙の契約を行いましょう。また、公認会計士や弁護士などの専門家が作成する契約も基本的には電子化できません。
契約書の電子化には電子契約システムがおすすめ
電子契約システムとは、契約書の作成・送信・署名・保管をすべて電子化できるシステムです。電子契約システムを利用することで、紙の契約書をPDF化したりせずに、最初から法的効力がある電子契約書が作成可能です。
また、電子契約システムには契約書の改ざんを防止する機能が備わっているため、安全に契約を締結可能です。そのほか、コストの削減や利便性の向上、セキュリティの向上など多くのメリットが得られます。
電子契約システムとは、企業などが契約時に交わす署名や押印等の書類でのやり取りを電子上で行うことができるシステムです。この記事では、電子契約システムの仕組みや、メリット・デメリット、選び方や導入する際の注意点などを解説します。
まとめ
契約書を電子化することで、業務の効率化やコストの削減など多くのメリットがあります。特に検索性の向上やリモートワークへの対応など、従来の紙契約にはないメリットを得られる点が大きな特徴です。
契約書の電子化には、紙の契約書をスキャンしてPDF化する方法と、電子契約システムを活用する方法があります。中でも電子契約システムを利用すれば、契約書の作成から締結、保管までを一元管理でき、より効率的に電子化を進められます。
一方で電子化を行う際には、取引先からの理解や関連する法律の確認など、いくつかの注意点があります。これらのポイントを踏まえ、本記事を参考に自社の契約業務に適した方法やシステムを選定することで、安全かつ効率的に契約書の電子化を進めることができるでしょう。
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