オンライン秘書サービスおすすめ9選を徹底比較｜選び方のポイントや口コミもご紹介！

オンライン秘書サービスとは、スケジュール管理やメール対応などの秘書業務を代行してもらえるサービスです。自社のノンコア業務に使う時間を削減でき、本来時間をかけたい業務に集中することができます。本記事では、おすすめのオンライン秘書サービスから、選ぶ方や口コミなどの比較検討に役立つ情報までご紹介します。

目次

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1. おすすめのオンライン秘書サービス9選
2. おすすめオンライン秘書サービス比較表
3. オンライン秘書サービスの選び方のポイント
4. オンライン秘書サービスの口コミ・評判をチェック
5. 導入前に解決！オンライン秘書サービスのよくある質問

おすすめのオンライン秘書サービス9選

ここではオンライン秘書サービスのおすすめをご紹介します。比較表では対応業務や料金などが比較できるようになっています。自社にピッタリなオンライン秘書サービスを探してみましょう。

編集部おすすめTOP3

おすすめオンライン秘書サービス比較表

オンライン秘書サービスとは

オンライン秘書サービスはインターネットを通じて秘書業務を代行してくれるサービスです。スケジュール管理や・予約管理など、ノンコアながら労力が地味にかかる業務をサポートしてもらえます。以下、依頼できる秘書業務の一例です。

依頼できる秘書業務	主な内容
スケジュール管理	業務状況に配慮したスケジューリング 偶発的に発生する日程変更の調整
顧客対応	メールの確認・返信 電話受付の内容通知・取次転送
予約管理	会議室の予約・調整 出張時の航空券・ホテルの手配 会食のお店リサーチ・予約
データ入力 文字起こし	名刺情報・顧客情報の打ち込み作業 音声データの文字起こし

なお、オンライン秘書サービスは秘書業務だけ代行しているわけではありません。別名オンラインアシスタント・事務代行とも呼ぼれ、秘書業務以外の業務も代行しているケースがほとんどです。例えば、経理・労務・人事などより広範囲なバックオフィス業務から、SNS運用やWebコンテンツ作成などの専門領域業務にも対応できます。

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オンライン秘書サービスの選び方のポイント

オンライン秘書サービスについて調べると、色々なサービスが出てきて何を選べばいいか悩んでしまう方も多いのではないでしょうか。そこで、ここからはオンライン秘書サービスの選び方について解説します。対応業務や料金についてなど、選ぶ際のポイントになる項目を徹底解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

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専任制かチーム制か

オンライン秘書サービスの業務対応体制は、専任制とチーム制の2種類あります。専任制はスタッフ1名が専属で業務対応する体制で、チーム制は複数のスタッフがチームを組んで業務に当たる体制です。

依頼する業務が秘書業務だけの場合は、専任制で柔軟にサポートしてもらう形がおすすめです。秘書業務以外も複数の業務を委託する場合は、依頼業務に最適なスタッフで構成されたチーム制が最適になります。

いずれの体制でも欠員時に業務が滞らないよう、代替スタッフの提供があったり、チームの別メンバーが欠員を補ったりする仕組みがあります。欠員時の対応についてはサービスごとに差があるため、導入前にサービス担当者からヒアリングしておきましょう。

依頼したい業務に対応しているか

「オンライン秘書サービスとは」での解説にもある通り、オンライン秘書サービスの多くは秘書業務以外にも多岐にわたる業務を代行しています。大手サービスほど、対応する業務の範囲は広くなる傾向です。依頼できる業務の種類は、大きくバックオフィス業務と専門業務の2つ分けられます。

秘書業務以外にも従業員の負担になっている業務があれば、まとめて委託を検討するのがおすすめです。同じオンライン秘書サービスで依頼すれば基本的に連絡窓口は一つのため、委託した外部との連絡が錯綜するのを防げます。

稼働時間・繰り越しの内容が会社に合っているか

オンライン秘書サービスは、月間の稼働時間によって料金プランが変わることが多いです。なので、サービスが提供しているプラン内で十分かどうかよくチェックし、不十分な場合は「カスタマイズできるプランはないか」「プランを超えた場合、料金はどうなるのか」「もっと会社に合うサービスがないか」とさらに確認する必要があります。

また、繰り越しの有無も重要です。繰り越しとは、料金プラン内の稼働時間を消費しきれなかった場合、余った時間を翌月に繰り越すことを指します。コストの無駄を減らしたい場合は、要確認しておくべきでしょう。ただ、一部サービスでしか提供されていないため、検討できるオンライン秘書サービスが少なくなる点は認識しておきましょう。

業務の質が高いか・担保する仕組みがあるか

オンライン秘書サービスを選ぶ際は、業務の質が高いか、その高い質を維持する仕組みが整っているかも確認してください。

業務の質が高いオンライン秘書サービスは、サービス業者が厳しい基準を設けてスタッフを採用しています。どんなスキル・経験の有無を条件としているか、教育背景が明確であるかなど、どんな人材が選ばれているかを確認しましょう。

また、業務の品質を維持するための仕組みがあるかも確認しておきましょう。業務の品質が安定しているサービスは、採用後もスタッフに継続的に研修プログラムを受けさせていたり、応対評価を実施して品質向上に努めていたりなど、体制が十分に整っています。

料金体系を確認する

オンライン秘書サービスの料金体系は、主に月額料金制が採用されています。月額料金制は、固定プランの月額料金を支払えば定められた範囲内でサービスが利用できる形です。利用量を予測できる企業や、定常的に利用する企業におすすめです。

一部サービスでは、従量課金制が採用されています。従量課金制は利用量に応じて料金が発生し、利用量が増えるにつれてコストが上昇します。利用量の変動が大きい企業が利用するのに適しています。

秘書業務はタスクが定常的なため月額料金制で問題なく運用できるケースがほとんどです。ただ注意が必要なのは、月額料金制の上限を超えて稼働を依頼する場合には従量課金が発生するケースがある点です。プランの料金はもちろんですが、超過したときにどうなるのかも確認しておきましょう。

	月額料金制	従量課金制
特徴	毎月一定の金額を支払う	使用量に応じて支払う
おすすめな企業	・サービスを定常的に利用する企業 ・利用量が安定・大まかな需要が予測しやすい企業	・利用量が不安定な企業 ・新規業務などで利用量が予測しにくい企業

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その他のオンライン秘書サービスの選び方

先述の選び方ではオンライン秘書サービスが絞りきれなかったという場合は必読です。ここでは、より細かいオンライン秘書サービスの選び方をご紹介します。紹介するポイントを参考に、自社に適したサービスを選択しましょう。

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オフラインの業務に対応しているか

オンライン秘書サービスは基本的にオンラインで業務を代行するサービスですが、一部ではオフラインの業務も代行しています。依頼できる業務例は、名刺・書類のスキャン・シュレッダー処理・書類等の郵送作業などです。

業務効率を低下させている業務が、オンラインでできる業務に加えてオフラインの業務にもあるという場合、併せて導入するのがおすすめです。

十分な実績があるか

オンライン秘書サービスを選ぶ際には、十分な実績があるかを確認しましょう。導入実績が豊富で、多くの企業から高い評価を受けているサービスは、トラブル対応や業務品質の面でも安心して任せられます。一方で実績の少ないサービスは、対応力や品質のレベルが低い場合もあるため注意が必要です。

契約前には、公式サイトで掲載されている導入事例や顧客の声、口コミサイトの評価などを確認しましょう。また、自社と同じ業種や規模の企業での利用実績があるかも重要なチェックポイントです。

使用するコミュニケーションツールは何か

オンライン秘書サービスを選ぶ際は、サービス業者とのやり取りに使用するコミュニケーションツールも確認しましょう。業務にあたるスタッフとスムーズなコミュニケーションができるかどうかは、業務の効率化や進捗に大きく影響します。

一般的には、メールやチャットアプリなどのツールがメインとなることが多いですが、具体的にどのようなツールを使うのかをチェックしてください。また、自社がそれに対応可能かどうかも確かめておきましょう。

無料トライアル期間があるか

オンライン秘書サービスの中には、無料トライアル期間を設定しているサービスもあります。導入前に実際にサービスを利用することで自社の業務やニーズに合っているかどうかを確認でき、適合性を検証可能です。実際の業務において、どれだけの効率向上やコスト削減が見込めるかも判断できます。

また、問題が発生した際の対応や、トレーニング資料の充実度などを確認することで、導入後のサポート体制を事前に把握できます。いきなりの契約に不安がある場合は、トライアルのあるサービスから検討してみましょう。

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オンライン秘書サービスを利用するメリット

オンライン秘書サービスを利用することで、企業は業務効率を大幅に向上させながらコストを抑え、人手不足の問題も解決できます。ここからは、具体的なメリットを項目ごとに解説します。

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コア業務に注力できる

オンライン秘書サービスを活用することで、従業員の雑務や手間のかかる業務を削減でき、他のコア業務に集中して取り組めます。

これは、業務の効率化や生産性向上、働き方改革にもつながります。よってオンライン秘書サービスは、起業したばかりで事業をスピーディーに展開したい企業や、人的リソースが限られている企業などにも適しているといえるでしょう。

採用の手間がなく直接雇用よりコストがかからない

人手を増やすためには、通常は求人募集を行って人材採用・面接を行い、業務が行えるまで育成をする手間がかかります。しかし、オンライン秘書サービスは、申し込みから最短数日以内に高いスキルを持ったスタッフからサポートが受けられます。

また、直接雇用する場合は給料・社会保険料・交通費の支給などさまざまなコストが発生しますが、オンライン秘書サービスなら直接雇用で発生するコストを削減可能です。

第三者視点による問題点を発見できる

オンライン秘書サービスは、第三者視点から自社を俯瞰して見てもらうことで、自社内では気付かない課題点・問題点を見つけることができます。

オンライン秘書サービスは依頼した業務内容をこなすことが基本ですが、サービスによってはアドバイスをしてくれる場合があります。現状の業務効率化を行う項目に加え、その他の効率化につながる部分を見つけ出すことにより、さらに企業の生産性を高められるでしょう。

スキルを持ったスタッフによる品質向上

オンライン秘書として業務を担う担当者は、その部門におけるプロフェッショナルです。今まで十分に対応できなかった雑務やバックオフィス業務にスキルを持ったスタッフが入ることにより、スピード感と正確性が向上し、業務の処理の質を改善することができます。

また、多くのオンライン秘書サービスは定期的な研修や応対評価でサービスの向上を実施しているので、教育コストをかけずに安定した品質が担保されるのも嬉しいポイントです。

欠員が出る心配がない

直接雇用している従業員は、急な体調不良や事故などで仕事を休む可能性があります。しかし、オンライン秘書サービスの多くは急な欠員が出ても、他のチームメンバーが通常通り対応したり、迅速な引き継ぎで欠員補充をしたりしてくれます。

常に安定してリソースが供給されるため、業務が滞りなく進行できるのが嬉しいポイントです。また、自社社員が産休や育休などで一時的に業務を離れる場合も、新しく人員を雇用する手間がかかりません。必要な時にだけ業務を委託し、無駄なコストをかけずに欠員を補充できます。

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オンライン秘書サービスを利用する際の注意点

オンライン秘書サービスは便利で効率的ですが、利用する際にはいくつかの注意点があります。事前に理解しておくことで、サービスの導入後にトラブルや無駄なコストの発生を避けられるでしょう。ここからは、それぞれの注意点を詳しく解説します。

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環境を整備する必要がある

業務は基本的にオンラインで行われるため、オンライン秘書サービスをスムーズに利用するには、オンライン会議やチャットツールの利用が欠かせません。よって、指示や情報共有を円滑に行うには、安定したインターネット回線が必須となります。

これらの環境が整っていないと、連絡の遅延や情報の誤伝達が発生しやすく、結果として作業効率が下がる可能性があります。そのため、事前に社内の通信環境を確認し、必要なツールやアカウントを準備しておくことが重要です。

閑散期は費用が無駄になる可能性もある

オンライン秘書サービスは便利かつメリットの多いサービスですが、多くが月額でスタッフが稼働できる時間が定められているため、閑散期に費用が無駄になる可能性があります。依頼量が少ない月でも契約料金は変わらないとなると、無駄なコストが発生することになります。

この問題を防ぐには、先述の選び方でも紹介した繰り越しサービスを選ぶのがおすすめです。また、業務量が安定しない月の方が多いなら従量課金制のサービスを選択する、業務量に応じて柔軟にプラン変更できるサービスを選択するのもよいでしょう。

最低契約期間がある

多くのサービスでは、一定期間の契約を前提に料金設定がされており、短期間で解約すると違約金や費用が発生する場合があります。よって、オンライン秘書サービスを契約する際は、最低契約期間の確認が重要です。

知らずに契約すると、解約したいと思ったタイミングで解約ができなかったり、解約するための不要なコストがかかるリスクがあります。契約前に期間や解約条件を把握し、自社の業務スケジュールや予算と照らし合わせましょう。

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オンライン秘書サービスの口コミ・評判をチェック

ここでは、オンライン秘書サービスの口コミ・評判をご紹介します。実際に導入した企業の事例をチェックすることで、オンライン秘書サービス導入後の会社のイメージがつきやすくなります。ぜひ参考にしてみてください。

スケジュール管理で業務進行がスムーズに

依頼して一番良かったと感じている点は「スケジュール管理」です。スケジュール管理ができたことで、今まで予定通りに進まなかった業務がトラブルなくスムーズに進行できるようになりました。

Remobaアシスタント “導入事例“
2024/09/22（参照：11月18日）

品質の高いサポートが受けられる

何よりも、作業の正確性に驚いています。本当にミスがなく、まるでAIなのでは？と思うほどです（笑）。

i-STAFF “導入事例“
（参照：11月18日）

コア業務に時間を割けられるように

従業員にさせるほどではないと代表が行っていた雑務を手放すことができて、本来の業務に時間を割けるようになりました。

フジ子さん “お客様の声“
（参照：11月12日）

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導入前に解決！オンライン秘書サービスのよくある質問

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Q1.オンライン秘書に任せすぎると、自分が業務の全体を把握できなくなるのでは？

会社の業務とオンライン秘書に渡す業務の線引きを明確にし、定期的に進捗をチェックするフローを構築すれば、全体が把握できないという事態は起こりません。

まず、定型業務や社内の担当者や上司の意思決定が必要ではない作業など、オンライン秘書サービスに依頼したい業務を抜き出してリスト化しましょう。ここでリスト化しておけば、業務のどこからどこまで渡しているかが一目で確認できます。

そして、依頼後は業務の進行度に応じた「チェックポイント」を設定し、特定の量まで作業が進んだら報告をあげるフローにしてみましょう。これにより、現状何がどこまで進行しているか、全体像が管理できるようになります。

Q2.導入効果の測り方は？

定量的には、外部に委託することで削減できた工数・人件費・残業時間の変化などを指標にすると、オンライン秘書サービスの効果を視覚化しやすいです。

併せて、「顧客対応の時間が増えた」「時間をかけるべきタスクに集中できた」など、オンライン秘書サービス導入によって何ができるようになったかも記録すると、効果がコストに見合っているか判断しやすいでしょう。

Q3.オンライン秘書と業務フローのすり合わせに時間がかかるのでは？

リモート上での会話が中心になるため、コミュニケーションに齟齬が生まれ、業務フローのすり合わせに時間がかかる可能性は否定できません。

基本的にオンライン秘書サービスでは、導入初期段階で業務やコミュニケーションについてのすり合わせをしっかり行います。ただ、すり合わせをしても、最初から完璧なサポートを受けられるとは限りません。やり取りの回数を重ね、少しずつ一致させる部分も発生し得ると承知しておきましょう。

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まとめ

ここまでオンライン秘書サービスのおすすめや選び方などの情報を解説してきました。オンライン秘書サービスは、業務効率化やコスト削減など、メリットが非常に多いツールです。本記事を参考に、自社に最適なオンライン秘書サービスを選び、会社全体の生産性の向上を目指しましょう。

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