タイムスタンプとは？仕組みや取得方法、費用についても解説

タイムスタンプとは、ある時刻にその電子データが存在していたことと、その時刻以降改ざんされていないことを証明する技術のことです。電子帳簿保存法に対応するにあたって重要とされています。この記事ではタイムスタンプの概要や仕組み、取得方法などを詳しく解説します。

目次

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1. タイムスタンプとは
2. タイムスタンプの役割
3. タイムスタンプの仕組み
4. タイムスタンプの導入方法
5. タイムスタンプを付与する際の流れ
6. タイムスタンプの付与には電子契約システムがおすすめ
7. まとめ

タイムスタンプとは

タイムスタンプは、電子データが「いつ存在していたか」を記録し、「その後に改ざんされていないこと」を証明するための技術です。電子データは、紙の書類と比較して簡単に改ざんされてしまうため、データの信頼性の担保が重要です。

タイムスタンプを電子データに付与することで、その時刻以降にデータが改ざんされていないことを確実に証明できます。さらに、デジタル署名や暗号化との併用により、データの完全性の担保やセキュリティ強化につながります。

このような理由から、電子データにタイムスタンプを付与することは、電子帳簿保存法に対応する際に特に重要とされています。この記事では、タイムスタンプの役割や仕組み、取得方法などを詳しく解説します。

参考：タイムスタンプについて｜総務省

タイムスタンプの役割

タイムスタンプを導入するにあたって、なぜタイムスタンプには電子データの信憑性を証明できる役割があるのかを理解しておくことが重要です。ここからは、タイムスタンプの役割について詳しく解説します。

電子帳簿保存法における「真実性の確保」を担う

電子帳簿保存法とは、1988年に制定された、国税に関する取引関係書類を電子保存する方法について定めた法律です。電子データは紙と比べて編集や削除を行いやすいため、保存する際には「データが改ざんされていないこと」を担保する必要があります。

電子帳簿保存法では、電子データの保存にあたって「真実性の確保」が求められており、その手段の一つとしてタイムスタンプが活用されています。タイムスタンプの付与により、電子データが作られた時刻から改ざんされていないことを客観的に証明できます。

タイムスタンプが要件となるケース

電子帳簿保存法では、紙書類をスキャンして電子データ化する「スキャナ保存」、電子的に取引を行った場合の情報が対象の「電子取引の取引情報の保存」、帳簿類が対象の「国税関係帳簿書類の保存」の大きく3つの区分が設けられています。

このうち、タイムスタンプが要件となるのは「スキャナ保存」と「電子取引情報の保存」の2区分です。ただし、必ずしもタイムスタンプを付与しなければならないわけではなく、以下のようなケースではタイムスタンプは不要とされています。

1. スキャナ保存で、電子データの訂正・削除を行うとそれらの事実や内容が記録されるシステムを利用する場合
2. 電子取引で、すでにタイムスタンプが付与された書類を受領する場合
3. 電子取引で、データの訂正や削除を確認できる、または訂正や削除を行うことができないシステムを利用する場合
4. 電子取引で、データの訂正や削除の防止に関する事務処理規程を定め、備え付けている場合

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

いつ書類が作成されたか証明する

タイムスタンプは、第三者を介してその書類が作られた日付や時刻を証明する役割があります。

似ているものとして「電子署名」や「ログ管理」がありますが、「電子署名」は、その書類の本人性と非改ざん性を証明します。「ログ管理」はパソコンやシステムの履歴を記録し、管理する方法です。

あくまでパソコンに登録された履歴となるので、正確な日付や時刻を証明することは困難です。

タイムスタンプは、「協定世界時UTC（世界標準時の基礎となるもの）と１秒以内で同期されているものでなければならない」と規定されているため、書類が作成された時刻を正確に証明できます。

タイムスタンプの仕組み

タイムスタンプの利用にあたり、タイムスタンプはどのように付与されるのか、ここからはその仕組みについて着目して詳しく解説します。

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1. 要求｜文書をハッシュ値に変換して時刻認証局に送る

タイムスタンプを付与する際は、元の電子データそのものを送信するのではなく、まず「ハッシュ値」と呼ばれる固定長の数値データに変換します。ハッシュ値とは、文書の内容をもとに生成されるデータで、文書の内容が変わると全く別の数値になる点が特徴です。

生成したハッシュ値は、インターネット経由で時刻認証局へ送信されます。時刻認証局は、このハッシュ値に対してタイムスタンプを発行することで、「その時点でそのデータが存在していたこと」を証明します。

また、ハッシュ値から元データを特定することはできません。そのため、元のデータの内容を時刻認証局に知られる心配がありません。

2. 発行｜時刻認証局がハッシュ値に時刻情報を結合させる

時刻認証局は送付されたハッシュ値に、偽造することが不可能な時刻情報を結合します。このハッシュ値と時刻情報の結合がされたものがタイムスタンプです。これにより、「その時刻にそのデータが存在していたこと」を第三者が客観的に証明できるようになります。

生成されたタイムスタンプは、インターネット経由で利用者へ返送され、元の電子データと紐付けて保存・管理されます。

3. 検証｜改ざんされていないかの確認

発行されたタイムスタンプを検証し、データが改ざんされていないか確認することができます。元のデータのハッシュ値とタイムスタンプのハッシュ値を比較することで、特定の時刻以降にデータが改ざんされていないかを確認できます。

元データが改ざんされている場合、ハッシュ値が一致しないことになります。一致する場合、それはタイムスタンプが付与された時刻から、元データが変更されていないことを証明します。

タイムスタンプの導入方法

タイムスタンプの導入方法として、時刻認証局との契約とシステムの活用が挙げられます。それぞれ費用がかかるため、自社に適した方法を選ぶことが大切です。ここからは、タイムスタンプの導入方法について解説します。

時刻認証局と契約

タイムスタンプを導入する方法の一つとして、時刻認証局と契約する方法があります。時刻認証局とは、電子データに対して「いつ存在していたか」を証明するタイムスタンプを発行する第三者機関のことです。

契約後は、時刻認証局が提供する専用のサービスなどを利用して、電子データにタイムスタンプを付与します。これにより、文書の作成日時や非改ざん性を客観的に証明できるようになります。

なお、時刻認証局ごとに料金体系や利用方法が異なるため、導入時には自社の利用頻度や運用方法に合ったサービスを選択することが重要です。

システムの活用

タイムスタンプは、電子契約システムや会計システム、文書管理システムなど、タイムスタンプ機能に対応したシステムを通じて付与することもできます。システムの活用により、タイムスタンプの付与だけでなく、関連業務を一元化でき、全体の効率化につながります。

また、これらのシステムでは外部の時刻認証局と連携することで、電子データにタイムスタンプを付与できる仕組みが整えられています。また、時刻認証局のタイムスタンプに対応していると、システム上の操作だけでタイムスタンプを付与できるケースが多いです。

利用料金はシステムごとに異なりますが、時刻認証局への費用がシステム利用料に含まれている場合もあります。そのため、導入時には料金体系や利用条件を確認し、自社の運用に適したシステムを選ぶことが重要です。

タイムスタンプを付与する際の流れ

タイムスタンプの付与は、自社で行うことはできず、外部の時刻認証局との契約を通じて行います。電子データは、タイムスタンプの付与が可能な状態に変換する必要があります。ここからは、タイムスタンプを付与する際の流れについて詳しく解説します。

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1. タイムスタンプを付与したい書類を作成する

まずは、タイムスタンプを付与したい書類を作成します。書類は、WordやPDFなどを用いてデジタルで作成する方法だけでなく、紙に手書きしたものでも問題ありません。

紙の書類にタイムスタンプを付与したい場合は、スキャンやスマートフォンで撮影をして電子データ化し、パソコンに取り込みましょう。タイムスタンプは電子データに対して付与されるため、あらかじめデジタル化する必要があります。

2. 書類をPDFや画像データに変換する

タイムスタンプを付与するには、上述したように作成した書類をPDFまたは画像データに変換する必要があります。スキャナーがない場合、スマートフォンで撮影した画像を代替として利用できます。

ただし、電子帳簿保存法に対応する場合は、解像度は一般的なスキャナと同等の200ドット以上である必要があります。赤色、緑、青色の階調はそれぞれ256階調以上に設定することで、色の微細なニュアンスやコントラストが適切に保持されます。

また、電子帳簿保存法に基づき、スキャナで保存した電子データには「最長で約2か月以内、概ね7営業日以内」にタイムスタンプを付与することが求められます。そのため、データ化した後は迅速にタイムスタンプを付与し、適切に保存・管理することが重要です。

参考：Ⅱ　適用要件【基本的事項】｜国税庁

3. 書類をシステムにアップロードする

電子データをタイムスタンプが付与可能な形式に変換した後、タイムスタンプ対応のシステムやクラウドにデータをアップロードします。通常はPDFがよく利用されますが、システムによっては他のフォーマットを要求されることがあるため、データ作成前に確認しましょう。

アップロードされたデータは、システムを通じて時刻認証局（TSA）へハッシュ値が送信され、タイムスタンプの付与が行われます。多くのサービスでは、この一連の処理が自動化され、アップロードすると同時にタイムスタンプが付与されるケースが一般的です。

これにより、そのハッシュ値が特定の時刻に存在したことが公式に証明されます。この手順を踏むことで、データの正確な時刻情報が保証され、後からの改ざんや不正なアクセスから守られることになります。

タイムスタンプの付与には電子契約システムがおすすめ

電子契約システムとは、契約書の作成・送付・署名・締結・保管までをオンライン上で行えるシステムです。電子契約に必要な機能が搭載されており、契約業務の効率化やペーパーレス化につながります。

また、電子契約システムの中には、タイムスタンプの付与に対応しているものもあります。システム上で契約書をアップロードするだけで、自動的にタイムスタンプや電子署名を付与できるケースも多く、専門知識がなくてもスムーズに利用できます。

さらに、契約書の検索・管理機能やワークフロー機能などにより、タイムスタンプの付与だけでなく、契約業務全体の効率化も図れます。

電子契約システムを利用した場合のタイムスタンプの費用

電子契約システムは、基本料金を月額で支払うプラン、契約ごとに支払うタイプなど、様々な料金形態があります。

予算や規模、必要な機能に応じてよく比較検討することがおすすめです。タイムスタンプ付与機能を備えた電子契約システムを利用する場合、通常はタイムスタンプの付与には追加料金がかかることは少ないです。

無料のPDFソフトを使用しても、タイムスタンプを付与することはできますが、電子帳簿保存法に対応していない場合がありますので注意が必要です。

また、電子契約への移行により、紙の使用量が減少し、印刷や郵送費などのコストが不要となります。さらに、手続きの効率化により、書類の認証、保管、管理に関わる人件費など、これらの費用を大幅に削減できます。

上記のポイントを踏まえると、適切な電子契約システムの選択をすることでコスト削減効果が費用を上回ることもあると言えるでしょう。

まとめ

タイムスタンプは、「その電子データがいつ存在していたか」や「付与後に改ざんされていないこと」を証明するための技術です。電子帳簿保存法への対応や、契約書・請求書などの電子データの信頼性確保において重要な役割を担っています。

タイムスタンプを付与する際は、書類を電子データ化したうえで、システムや時刻認証局を通じてタイムスタンプを取得します。ハッシュ値を利用することで、文書内容を第三者に知られることなく、安全に時刻情報を証明できます。

また、電子契約システムを利用すれば、タイムスタンプの付与だけでなく、契約書の作成・署名・保管までを効率化できます。業務効率化やペーパーレス化を進めたい場合は、電子契約システムの導入がおすすめです。