署名とは｜記名との違い・契約書への署名ルール・押印の必要性を解説

署名には一定の法的効力が認められているため、契約書に使用されることが一般的です。本記事では、署名について解説します。署名と記名の違い、電子署名についてに加え、契約書での署名ルールや電子署名時に満たすべき要件についても紹介します。

目次

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1. 署名とは
2. 署名の法的効力
3. 署名が必要になる場面と不要なケース
4. 電子署名とは
5. 契約書における署名のルール
6. 電子署名には電子契約システムの利用がおすすめ
7. まとめ

署名とは

署名とは、自分で自分の氏名を手書きすることです。「自署」「サイン」とも言い換えられます。署名に加えて自分の印鑑を押す場合は、「署名捺印」と呼ばれます。

署名または署名捺印が必要な場面としては、契約書の締結が代表的です。なお、署名だけでも法的には有効ですが、捺印が加わることでさらに信用性が高くなります。重要な契約・書類の作成時には、署名よりも署名捺印が望ましいでしょう。

署名の要件を満たすには「自分で」氏名を書かなければなりません。本人に頼まれるなどし、代理として本人以外が書く場合は代理署名と呼ばれます。身体的・年齢的な事情などがあり、本人による署名が難しい場合は、代理署名も有効とされています。

記名との違い

署名と記名は混同されがちですが、「署名=記名」ではありません。署名と記名の違いは、本人の手書きかどうかです。署名は本人が氏名を手書きするのに対し、記名とは本人の手書き以外の方法で氏名を記す行為を指します。例えば、次のようなものが含まれます。

1. 第三者が本人の氏名を代筆する
2. （本人or第三者が）名前が入った印鑑を押す
3. （本人or第三者が）名前をパソコン入力などで書面に記す

記名に加えて印鑑を押す場合は「記名押印」と呼ばれます。署名と記名には、法的効力の点でも大きな違いがあります。法的効力があるのは署名のみです。記名には原則として法的効力はありませんが、押印を付け加えれば法的効力を持たせることが可能です。

署名の法的効力

署名には法的効力があります。署名とは自筆の氏名であり、筆跡鑑定すれば本人が書いたという証明ができるためです。

なお、民法228条（文書の成立）の第4項では、以下のように示されています。

”4　私文書は、本人又はその代理人の署名又は押印があるときは、真正に成立したものと推定する。”

契約書などの私文書は、署名の付与により、法的な証拠能力を担保できます。より高い法的効力を担保する場合は、署名に捺印を施す「署名捺印」が適しています。

参考：民事訴訟法｜e-GOV法令検索

署名があれば証拠として認められる

契約を正式に締結する場合は、契約書への署名（捺印）が必要です。契約書に署名を付与することで、本人が契約書を作成したという証明になります。

例えば、訴訟などに発展した場合、証拠書類として契約書などの提出が求められます。証拠書類は当然ながら信頼性が担保されていなければなりません。その信頼性を担保するための手段が、間違いなく本人が締結した契約であることの証明＝署名捺印です。

一方、記名には印鑑・印刷による氏名の記載または他人の代筆も含まれます。第三者が悪意を持って本人になりすまして契約書を作成した可能性が含まれるため、署名捺印のような信頼性はなく、法的効力も無効となります。

署名が必要になる場面と不要なケース

署名は契約書において重要な役割を持ちますが、すべての取引や書類で必ず必要になるわけではありません。法律では、契約は当事者の合意のみで成立するのが原則です。

そのため、署名が求められる場面と不要なケースを正しく理解しておくことで、実務上の判断ミスや不要な手続きを避けられます。

署名が必要になる主な場面

署名が必要になるのは、契約内容の重要性が高く、当事者の意思表示や本人確認を明確にする必要がある場合です。具体的には以下のようなケースが挙げられます。

1. 金銭の貸し借りや売買など、金額が大きい契約
2. 業務委託契約や雇用契約など、継続的な関係が発生する契約
3. 不動産取引など、権利関係に大きく影響する契約

これらの契約では、後日トラブルが発生した際に「誰が合意したのか」を証明する必要があるため、署名または電子署名によって証拠性を高めることが重要です。

署名が不要または省略できるケース

すべての契約に署名が必要というわけではありません。日本では契約自由の原則により、口頭やメールなどでの合意でも契約は成立します。例えば、日常的な商品の売買や軽微な業務の依頼などは、署名がなくても成立するのが一般的です。

ただし、署名がない場合は証拠が残りにくく、トラブル発生時に内容を証明するのが難しくなります。そのため、重要度の高い取引や継続的な契約については、たとえ法的に必須でなくても署名を行うことが実務上は推奨されます。

参考：私法と契約｜法務省

電子署名とは

電子署名とは、電子文書に付与する署名です。書面契約の場合、署名は手書きで行いますが、電子文書には手書きできないため、電子証明書と公開鍵暗号技術を用いた電子署名というものを付与します。

電子証明書とは、認証局が認証する身分証明書です。電子署名には電子証明証のデータが組み込まれており、電子文書に付与することで、その文書は間違いなく本人が作成したと証明できます。

また、公開鍵暗号技術とは公開鍵・秘密鍵の1対の鍵を利用し、データの暗号化・複号化を行なう技術です。簡潔にいえば、付与されたデータの安易な複製を防ぐための技術です。

他者による電子署名の複製はできず、電子署名が付与された電子文書自体も複製ではない、すなわち本人が作成した原本であると証明できます。

電子署名は電子証明証・公開鍵暗号技術という信頼性の高い仕組みにより、手書きの署名と同じく法的効力を有します。

電子サインとの違い

電子証明書と電子サインの違いは、電子証明証と公開鍵暗号技術の有無です。電子サインとは電子文書に付与される署名ですが、電子署名のような電子証明書・公開鍵暗号技術はありません。

また、署名の他に印鑑・しるしなどを含み、書面契約でいう署名・記名の両方の性質を備えているといるのが特徴です。署名に当たるため原則として法的効力が発生し、電子サインを用いて電子契約を締結するケースもあります。

ただし、電子サインは電子署名に比べると簡易的な署名であることから、信頼性や法的効力はそれほど高くありません。

一方、電子署名は、電子サインに認証局が認証する身分証名称（電子証明証）と公開鍵暗号技術を組み込んだものです。電子サインよりも信頼性が高く、より法的効力を持たせたい電子文書に用いられます。

契約書における署名のルール

誤った署名は、法的効力が無効となることがあります。法的効力を担保するためにも、署名の基本的なルールを理解しておきましょう。契約書に署名を施す際のルールについて解説します。

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署名は代表者が行うのが原則

企業間の契約では、業務に関するあらゆる行為の権限は代表者が持っているため、署名は原則として企業の代表者同士が行います。業務に関するあらゆる行為には、契約における署名も含まれます。

権限委譲を受けた従業員による署名

署名は原則として企業の代表が行いますが、権限委譲を受けた従業員でも可能です。例えば、契約の頻度が高く、代表者がすべて対応するのが難しい場合などが該当します。

なお、会社法14条1項は権限委譲を受けた第三者による署名について、次のように規定しています。

”第14条　事業に関するある種類又は特定の事項の委任を受けた使用人は、当該事項に関する一切の裁判外の行為をする権限を有する。

2　前項に規定する使用人の代理権に加えた制限は、善意の第三者に対抗することができない。”

権限委譲を受けた代表者が署名する場合は、職務権限規程を策定するなどして、代理署名する人物を明確化しておく必要があります。誰でも署名できる状態では、署名の信頼性が低下してしまうためです。

なお、署名の権限委譲を受けるのは購買管理部・営業部などの長（部長）が一般的です。

参考：会社法 | e-Gov法令検索

署名の位置

署名の位置に関する法的規定はなく、基本的には契約書のどこに署名しても構いません。ただし、多くの契約書には会社名・住所の記入欄の末尾に署名欄が設けられています。その場合、署名は署名欄に行いましょう。

電子署名の場合は電子署名法の要件を満たす

電子署名は署名と同じく、法的効力を有します。ただし、電子署名に法的効力を持たせるには、本人性・非改ざん性の2つの要件を満たす必要があります。

参考：電子署名及び認証業務に関する法律｜｜e-Gov法令検索

本人性

「本人性」とは、電子文書（電子契約書）が間違いなく本人によって作成されたという意味です。電子署名には電子証明証が利用されており、本人性が担保されます。

非改ざん性

非改ざん性とは、契約書が改変されていないという意味です。電子契約においては、タイムスタンプが非改ざん性を担保するための手段となります。

タイムスタンプとは、契約書が作成された日時をあらわすものです。一般的には、電子署名の付与時にタイムスタンプも付与されます。タイムスタンプの付与後に契約書が改変された場合は、その履歴が残るため改ざんの有無が一目で確認できます。

参考：電子署名及び認証業務に関する法律｜｜e-Gov法令検索

電子署名には電子契約システムの利用がおすすめ

電子署名を用いて電子契約を行う場合は、電子契約システムの利用がおすすめです。電子契約システムとは、契約に関する一連の業務をすべて電子上で行えるシステムです。電子契約には次のようなメリットがあります。

1. 契約書のプリントアウト・郵送などが不要で、契約業務を一元化できる
2. インク代・紙代・郵送代・印紙代などのコストをカットできる
3. 契約書の物理的な保管スペースが不要

電子契約システムの多くは、電子署名に対応しています。導入すれば、必要項目を設定・入力するだけで電子文書に簡単に電子署名を付与でき、電子署名を行うための準備を別途行う必要はありません。

契約業務の効率化を狙う場合は、電子署名を簡単に行える電子契約システムの導入を検討しましょう。

まとめ

署名とは、本人が氏名を手書きすることです。筆跡を鑑定すれば本人のものかどうか証明できることから、法的効力を有します。より法的効力を高めたい場合は、署名捺印が適しています。

一方、電子署名とは電子文書に付与する署名です。電子証明書と公開鍵暗号技術が利用されており、署名と同じく法的効力を有します。企業間の契約において、署名は代表者が行うのが原則ですが、権限委譲を受けた他の従業員による代行も可能です。

なお、電子契約の場合は、電子署名やタイムスタンプによって「本人性」「非改ざん性」を担保する必要があります。電子契約システムは電子署名機能を備えたものが多いため、別途電子署名の準備や付与にコストをかけたくない場合は、導入を検討しましょう。