電子署名のやり方｜電子署名の法的効力や安全性についても解説

紙の契約に代わって電子データによる契約が増えている中、電子署名の普及も広がっています。本記事では、電子署名のやり方を3つ紹介し、電子署名の法的効力や安全性に加え、電子署名を導入するメリット・デメリット、電子契約システムがおすすめな理由も解説します。

目次

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1. 電子署名とは
2. 電子署名のやり方
3. 電子署名の具体的な手順
4. 電子署名の法的要件
5. 電子署名の安全性
6. 電子署名を導入するメリット
7. 電子署名を導入するデメリット
8. 電子署名の作り方と注意点
9. 電子署名に電子契約システムがおすすめな理由
10. まとめ

電子署名とは

電子署名とは電子文書に付与されるデジタル署名で、電子文書の送受信や契約締結など、さまざまな場面で使用されています。電子署名を利用すれば、紙の文書に押印する印鑑と同等の法的効力を電子文書に付与できるのが特徴です。

電子署名を利用した電子契約書の導入により、業務の効率化やコストの削減など多くのメリットが得られます。電子契約において、電子署名はなくてはならない存在だといえるでしょう。

タイムスタンプとは

タイムスタンプとは、電子文書の作成日時または電子文書が変更された日時を記録したものです。電子文書の作成日時や変更日時を証明するために使用されます。タイムスタンプは、電子文書の信頼性を高めるために不可欠なものです。

タイムスタンプは、基本的に電子署名と組み合わせて使用されます。電子署名は電子文書の作成者を認証して電子文書が改ざんされていないことを保証し、タイムスタンプは電子署名が作成された日時を証明するのが役割です。

電子署名と併せてタイムスタンプを利用することで、電子文書の法的効力を高められます。

電子署名のやり方

電子署名のやり方には、PDFファイルを利用する方法、WordやExcelを利用する方法、電子契約システムを利用する方法の3種類があります。特に、利便性の高い電子契約システムを利用するのがおすすめです。ここでは、それぞれの特徴を解説します。

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PDFファイルに電子署名する

PDFファイルに電子署名する場合には、専用のツールを利用してファイルを開き、デジタルIDなどを設定したうえで電子署名を作成しておきます。その後、ファイルを開いた画面上で「電子署名」などの項目をクリックし、指示に従って電子署名を行います。

他の電子ファイルと比べて、PDFファイルへの署名は手順が多く手間と時間がかかってしまうのが難点です。これは、PDFが編集ではなく閲覧を主目的としたファイル形式であり、セキュリティ機能が強固なことが関係しています。

Word・Excelに電子署名する

Word・Excelに電子署名するには、それぞれのデータを開いてから操作を行います。「挿入」から「署名」に進み、「署名欄の追加」から署名の設定に進みましょう。署名する方法を選択し、開いているファイルに署名を追加します。

Word・Excelに電子署名することで文書の改ざんを防止し、文書の作成者を認証できます。電子署名は文書を送信する際に、文書の信頼性を高めるためにも使用可能です。ただし、WordやExcelに電子署名をする際にも、PDFと同様にやや手間がかかってしまいます。

電子契約システムを利用する

電子契約システムとは、インターネット上で契約書を作成・締結・保管することができるシステムです。紙の契約書に押印する印鑑の代わりに電子署名を使用することで、契約書の改ざんを防止し、法的効力を保証できます。

電子契約システムを導入すれば電子署名が簡単にできるだけでなく、契約書の作成や締結など電子化に必要な業務を一通り行えるのが特徴です。電子データでのやり取りとなるため、時間と場所を問わずに契約を締結することができます。

また、電子契約は紙の契約書に比べて契約書の作成や保管にかかるコストも削減可能です。セキュリティやサポートに優れたシステムも多いため、自社に合ったものを選んで導入を検討しましょう。

電子署名の具体的な手順

電子署名のやり方はツールごとに細かな違いはあるものの、実務での進め方には一定の共通パターンがあります。ここでは、実務ベースでの電子署名の手順について解説します。

電子署名を行う前後の一連の流れ

電子署名は単に署名を付けるだけでなく、相手とのやり取りを含めた一連の工程を経て完結します。一般的な流れは以下のとおりです。

1. 署名対象のファイルを確定（最終版を用意）
2. 署名者・承認者の順番を決める
3. 相手に署名依頼を送付（メール・URLなど）
4. 相手が内容確認後に署名を実行
5. 全員の署名完了後、契約が成立

電子署名は「誰が・どの順番で・どのように承認を行うか」を事前に設計することが重要です。特に、複数人が関与する契約では、順序設定を誤ると差し戻しや手戻りにつながる点に注意しましょう。

電子署名後の管理・保管における対応

電子署名は署名して終わりではなく、その後の管理も重要な工程です。適切に対応しないと、後から証拠として利用できなくなる可能性があります。

1. 署名済みファイルの改ざん防止状態を維持する
2. タイムスタンプや署名情報が保持された形式で保存する
3. 社内での保管ルール（フォルダ・権限）を統一する
4. 必要に応じてバックアップを取得する

紙の契約書とは異なり、電子データは管理方法によって信頼性が左右されます。そのため、電子署名を正しく活用するには、署名後の保管体制まで含めた運用ルールの整備が欠かせません。

電子署名の法的要件

電子署名法は、電子署名の法的効力を規定する法律です。電子署名法では、電子署名を「電子文書に記録することができる情報について行われる措置であって、次の要件のいずれにも該当するもの」と定義しています。

電子署名に法的効力を持たせるための要件については、以下で詳しく解説します。

参考：電子署名及び認証業務に関する法律｜e-Gov法令検索

本人性

電子署名法には、本人性に関する要件が定められています。本人性の要件は、電子署名が確かに本人の意思に基づいて作成されたことを証明するものです。そのため、電子署名の作成者について適切な本人確認手続きを実施することが必要となります。

本人確認の方法としては、氏名・住所・生年月日などの個人情報の確認や、指紋・顔などの生体情報の確認があります。本人確認を行うことで、電子署名の作成者を特定し、その署名が確かに本人の意思に基づいて作成されたものであることを確認できます。

非改ざん性

非改ざん性の要件として、「当該電子文書に係る作成者の承認に係る電子情報が改ざんされていないこと。」と記載されています。電子情報が改ざんされていないことを証明できなければ、法的効力が得られない場合があるため注意が必要です。

電子署名の非改ざん性を証明するためには、タイムスタンプの付与が必要となります。これにより、契約書の作成時点以降に内容が改ざんされていないことを証明でき、法的効力を持つ信頼性の高い電子契約書の作成が可能になります。

電子署名の安全性

電子署名の安全性については、電子署名の仕組みによって担保されています。ここでは、電子署名の安全性を担保するためのセキュリティ対策を解説します。

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公開鍵暗号方式

電子署名の公開鍵暗号方式とは、電子署名を作成するために公開鍵暗号技術を使用する方法を指します。公開鍵暗号技術は、公開鍵と秘密鍵の2つのカギを使用することで、データを暗号化したり復号したりする技術です。

公開鍵は誰でも知ることができますが、秘密鍵は知っている者だけがアクセスできます。署名者が電子文書に署名する際に秘密鍵を使用して電子文書を暗号化し、安全性を高めることが可能です。署名者が電子文書を送信する際には、公開鍵を一緒に送信します。

ハッシュ値

電子署名のハッシュ値とは、電子署名が作成された電子文書の改ざんを検出するために使用される値を指します。ハッシュ値は電子文書の固有の値で、電子文書が改ざんされるとハッシュ値も変更されます。

そのため、ハッシュ値を比較することで電子文書が改ざんされていないかどうかを確認できるのが特徴です。電子署名の作成者が署名する際にハッシュ値を取得するため、改ざんされている場合には最初のハッシュ値と異なる値が表示されます。

電子証明書

電子証明書とは、電子署名を作成した者の本人性と電子署名の真正を証明するもので、公開鍵暗号技術を用いて作成されます。電子証明書には、電子署名を作成した者の氏名・住所・生年月日といった個人情報に加え、公開鍵や発行者情報などが含まれています。

また、電子証明書は電子商取引や電子契約などの分野で広く使用されているのが特徴であり、代表的なものとしてはマイナンバーカードが挙げられます。マイナンバーカードは、電子証明書を搭載したICカードです。

電子署名を導入するメリット

電子署名を導入するメリットとしては、改ざん検知や業務の効率化、コストの削減などが挙げられます。ここでは、電子署名の導入によって得られるメリットを3つ紹介します。

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改ざん検知ができる

電子署名には、電子文書の改ざんを検知する機能があります。電子署名が付与された電子文書が改ざんされると、電子署名が失効してしまいます。そのため、電子署名が付与された電子文書は、改ざんされていないことが保証されるのが特徴です。

電子署名によって原本性の担保になるため、電子文書の作成者・作成日時・内容などの真正も証明できます。また、紙の契約書は改ざんや盗難のリスクがありますが、電子署名によって電子文書の改ざんを防止できるのもメリットです。

業務を効率化できる

電子署名を導入して契約書を電子化すると、紙の契約と比較して多くの業務が効率化できます。効率化できる業務としては、契約書の作成・送付・保管・締結・管理などが挙げられます。契約書を電子化すれば、電子データのやり取りのみで契約が可能です。

そのため、郵送する手間や直接署名をしてもらう手間がなくなり、業務の効率化を図れます。さらに、紙の契約書は保管したり検索したりするのに手間がかかりますが、電子契約の場合には閲覧したいデータをすぐに探し出せるのもメリットです。

コストを削減できる

電子署名を導入すると契約書が電子化され、紙契約と比較してコストを大きく削減できます。削減できるコストには、郵送費・人件費・印刷代・紙代などがあり、契約書の郵送や保管場所の用意が不要になります。

また、業務の効率化によって人件費も削減できるでしょう。多くのコスト削減を図るには、契約書の電子化を検討するのがおすすめです。

電子契約では収入印紙が不要

電子契約では、契約書に収入印紙を貼付する必要はありません。これは、印紙税法上、課税対象となる文書が「紙」に記載されたものに限られているためです。

電子契約のように、データ電磁的に作成・送信・授受・保存される文書は、印紙税の課税対象外となります。つまり、電子契約は印紙税が非課税となるため、収入印紙が不要です。企業は、印紙税相当額のコストを削減することができます。

参考：請負契約に係る注文請書を電磁的記録に変換して電子メールで送信した場合の印紙税の課税関係について｜国税庁

電子署名を導入するデメリット

電子署名を導入するデメリットとしては、電子署名が使用できない契約書がある点が挙げられます。例えば、電子署名が使用できない契約書は、法律で紙の契約書の使用が義務付けられている契約書などです。

また、電子システムなどを導入する際にはコストがかかります。さらに、社内整備や取引先からの理解を得る必要もあるでしょう。

電子署名の作り方と注意点

電子署名を作る際には、いくつかの点に注意しなければなりません。ここでは、電子署名の作り方と注意点を解説します。

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作成前にテストをする

電子署名を作成する際は、テストを行うことが大切です。電子署名は万能ではなく、電子署名を行うためのシステムに不具合が生じた場合、電子署名が正しく作成されない可能性があります。そのため、電子署名を導入する際にはテスト運用が必要です。

テスト運用では、「電子署名の機能が正常に動作するか」「作成方法がわかりやすいか」「セキュリティが十分か」などの点に注目しましょう。

相手が電子署名を利用できるか確認する

電子署名を利用する際は、まず契約の相手方が電子署名に対応できるかどうかの確認が不可欠です。相手企業のシステム環境や社内規定により、電子署名での契約締結が認められていない場合や、特定の電子署名サービスしか利用できない場合があります。

契約締結前に、相手方の電子署名への対応状況や利用可能なサービスを確認し、必要に応じて調整しておくことがスムーズな契約締結のために重要です。

電子化できない契約書もある

電子署名は多くの契約書に適用できますが、現状では電子化できない契約書も一部存在します。

1. 事業用定期借地契約
2. 企業担保権の設定又は変更を目的とする契約
3. 任意後見契約書

上記は、公正証書によって契約を締結すべきことが法律で定められているものです。これは、特定の契約内容を公証人が作成した公正証書という形式で文書化しなければならないことを意味します。

電子署名を導入する際には、適用範囲を正しく理解し、電子化できない契約書については、従来の紙ベースでの対応が必要となることを理解しておきましょう。

秘密鍵の管理方法を確認する

秘密鍵とは、暗号化されたデータを復号するために使用される鍵です。秘密鍵は公開鍵と対になる鍵で、公開鍵は誰でも知ることができますが、秘密鍵は特定の人にしか知られません。秘密鍵が漏洩すると暗号化されたデータが復号され、改ざんされるリスクがあります。

そのため、秘密鍵の管理は非常に重要です。秘密鍵を安全に管理するためには、秘密鍵を暗号化して保管したり、複数の場所または複数の人で保管したりするといった工夫をしましょう。また、アクセス制限を設けるのも有効な手段です。

電子証明書の効力を確認する

電子証明書には、有効期限があることを覚えておきましょう。電子証明書の有効期限は、電子証明書を発行する認証局によって異なり、1年から3年程度の期限が設定されています。電子証明書の有効期限が切れると、電子証明書は使用不可となります。

電子証明書を使用する際には、必ず有効期限を確認しましょう。さらに、電子証明書の効力がなくなると契約が無効になってしまう点にも注意が必要です。

電子署名に電子契約システムがおすすめな理由

電子契約システムとは、電子データによる契約書の作成・締結・保管ができるシステムです。紙の契約書に押印する印鑑の代わりに電子署名を使用することで、契約書の改ざんを防止し、法的効力を保証できるのが大きな特徴です。

電子契約システムを導入することで、企業はコスト削減や契約にかかる時間の短縮、紛失・盗難のリスク回避など多くのメリットが得られます。また、テレワークなど多くの勤務形態にも対応できるようになるでしょう。

多くの電子契約システムは、スマホでも利用可能です。場所を問わず電子契約を結ぶことができるため、電子署名を効率的に行いたい場合には電子契約システムの導入を検討しましょう。

まとめ

電子署名のやり方にはPDF・Excel・Wordを使う方法など、さまざまなものがありますが、契約書の電子化をスムーズに行うためには、電子契約システムの導入がおすすめです。電子契約システムがあれば、電子化に関わる作業を効率良く進められるでしょう。

契約書の電子化を行なえば業務の効率化を図れるだけでなく、コストの削減や時間の短縮などさまざまなメリットが得られます。契約書の電子化を検討している企業の方は、本記事を参考に電子契約システムの導入を検討しましょう。