自治体で電子契約の導入が進む背景｜メリット・デメリットを解説

2021年に地方自治法施行規則が改正されたことをきっかけに、自治体への電子契約の導入が進んでいます。本記事では、自治体への電子契約の導入が進んでいる背景と、電子契約システムを導入するメリット・デメリット・課題に加え、システムを選ぶ際のポイントも解説します。

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目次

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1. 総務省が進める「スマート自治体」とは？
2. 自治体に電子契約の導入が急速に進んでいる理由
3. 自治体で電子契約を結ぶ際の要件
4. 自治体が電子契約システムを導入するメリット
5. 自治体が電子契約システムを導入するデメリット・課題
6. 自治体における電子契約システムの選び方
7. まとめ

総務省が進める「スマート自治体」とは？

「スマート自治体」とは、進化するデジタル技術を駆使し、持続可能な形で行政サービスを提供する自治体のことです。「スマート自治体」を実現するための3原則の中に「行政手続きを紙から電子へ」というものがあります。

具体的には、デジタル技術の活用によって住民が窓口に来なくても所期の目的を実現し、自治体が紙媒体の書類をシステムに入力する負担の軽減を目指すものです。自治体への電子契約システムの導入は、「スマート自治体」の実現につながるといえます。

参考：「スマート自治体」の実現｜総務省

自治体に電子契約の導入が急速に進んでいる理由

企業にリモートワークが広く浸透する中で、自治体ではさまざまな業務がデジタル化されてきています。例えば、多くの自治体が脱ハンコを目指し、電子契約システムを導入・検討しているのが現状です。

ここでは、自治体で電子契約導入が急速に進んでいる主な理由について解説します。

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地方自治法施行規則の改正

自治体に電子契約の導入が急速に進んでいる大きな理由の1つに、2021年に地方自治法の同施行規則が改正されたことが挙げられます。この改正によって電子契約システムを導入する自治体が急速に増加しました。

改正前は自治体が電子契約をする場合、厳格な手順で発行された電子証明書の送信が必須でした。導入する契約システムは書類の改ざん検知やなりすまし防止など、厳しいセキュリティ機能を有している必要があります。

また、地方公共団体情報システム機構や認定認証事業者が発行したもの、あるいは登記官によって作成されたものから、いずれかの電子証明書を取得しなければなりません。

しかし、地方自治法の同施行規則が改正されたことでそれらが不要となり、自治体が電子契約を導入するハードルが下がりました。

参考：地方自治法施行規則の一部を改正する省令等の公布及び施行について｜総務省

事業者（立会人）署名型が利用可能になった

地方自治法施行規則の改正前は、一般企業で導入されている事業者（立会人）署名型が、地方自治法で定められた電子証明書の要件によって自治体では利用できませんでした。そのため、自治体への電子契約システム導入がなかなか進みませんでした。

しかし、改正後は自治体で事業者（立会人）署名型が利用できるようになり、電子契約が導入されるようになったのが実情です。

以下では、改正前に自治体に導入されていた当事者署名型と、改正後に自治体も利用可能になった事業者（立会人）署名型の2種類の電子契約における署名方式について解説します。

当事者署名型

当事者署名型は、地方自治法施行規則の改正前に自治体で導入されていた電子契約における署名方式です。

当事者署名型は、契約当事者双方が認定認証事業者によって発行された電子証明書を取得し、署名する方式です。一般的に、電子証明書の取得が必要な契約は当事者署名型であるといえます。

当事者が署名していると強く認識させられるため、証拠能力が高いと判断できるのが特徴です。一方、取引先にも電子証明書を取得させ、同じ電子契約システムを利用してもらわなければならず、あまり実用的ではないのがデメリットです。

このように、取引先にも負担がかかるため自治体では普及しづらかったといわれています。

事業者（立会人）署名型

事業者（立会人）署名型は「クラウド型署名」とも呼ばれ、電子契約サービスが立会人となり、当事者による電子証明書の取得を必要としない署名方式のことです。

以前から、ほとんどの一般企業で導入されている電子契約方式ですが、自治体は地方自治法施行規則の改正前は、地方自治法で定められた電子証明書の要件によって、事業者（立会人）署名型を利用することはできませんでした。

マイナンバーによる電子証明書が認められるようになった

国が推進するマイナンバーカードによる電子証明書が自治体の電子契約にも認められるようになったことも、自治体への電子契約導入が進んだ要因です。本来、当事者署名型は当事者が電子契約書を取得する必要があります。

しかし、マイナンバーカードによって手軽に電子証明書として利用できるようになりました。

参考：公的個人認証サービスによる電子証明書｜総務省

自治体で電子契約を結ぶ際の要件

地方自治法施行規則の改正後は、本人性と非改ざん性の2つの要件を満たす電子契約システムであれば、自治体でも利用することができます。ここでは、自治体で電子契約を結ぶ際の要件について解説します。

本人性

当事者による電子証明書の取得を必要としない電子契約では、本人性を厳密に担保する電子契約システムでなければなりません。本人性を担保することで、本来署名すべきでない第三者による署名・なりすましを防げます。

電子署名が本人によって署名されたことが証明できることが必要で、署名の際に本人のパスワードやID・SMS認証などを必要とするセキュリティが高い電子契約システムであることが要件です。

非改ざん性

自治体が電子契約を結ぶには、非改ざん性の確保が必要です。例えば、電子署名後に改ざんされていないことが証明できる電子契約システムの利用が挙げられます。

電子契約システムでは、紙の文書における署名・押印と同じ効力を電子データの文書に対しても持たせる電子サインなどを利用します。電子サインを付与することで、本人性と非改ざん性の証明が可能です。

自治体が電子契約システムを導入するメリット

電子契約を導入すると、手間やコストの削減など、さまざまなメリットが得られます。ここでは、自治体が電子契約システムを導入するメリットについて詳しく解説します。

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契約書の検索性が向上する

自治体が電子契約システムを導入する大きなメリットの1つが、契約書の検索性の向上です。紙の契約書の場合は膨大な枚数の整理・管理が必要になります。

例えば、人為ミスで間違った場所に保管された場合、大量の書類から目的の書類を見つけ出すだけでも手間と時間がかかり、業務の生産性が大きく低下してしまいます。

一方、電子契約なら膨大な枚数の紙の整理・管理をする必要がなく、検索機能によって必要な契約書を瞬時に見つけることが可能です。これにより、契約書の探索にかかる時間を大幅に削減し、業務全体の効率化につながります。

閲覧性が向上して正確に把握できる

電子契約システムでは、契約書の閲覧性も大きく向上します。デジタルデータとして管理されることで必要な情報をすぐに確認でき、細部まで正確に契約内容の把握が可能です。

また、相手側がファイルを開封したり電子署名を行ったりした履歴が自動的に記録されるため、契約の進捗状況を一目で把握できます。

契約業務をデジタル化することで、紙の契約では見えにくかったプロセスまで可視化され、業務の正確性が向上して管理の負担が減ります。

承認プロセスが簡略化される

承認プロセスが簡略化されるのも、電子契約システムを導入するメリットです。自治体の中の承認プロセスは複雑であることが多く、時間がかかります。これまでは、離れた場所にある複数課での承認が必要な場合、紙の書類を回覧して承認するのが一般的でした。

そのため、すべての機関で承認を得るのに数週間以上かかることも多く、迅速かつスムーズな契約ができません。一方、電子契約システムであれば、オンラインで各機関情報を共有して素早く認証ができるため、大幅な業務の効率化につながります。

効率的に契約書を作成できる

電子契約システムを導入すると、効率的に契約書を作成できます。電子契約は製本作業や印刷が不要で手間がかからず、契約書の作成もテンプレートを使用すれば作業効率の向上を図れます。

また、電子契約書に必要な電子サインはオンラインで付与でき、署名・捺印のためだけに書類の郵送でやり取りする必要もありません。

コンプライアンスが強化される

電子契約は、自治体のコンプライアンス強化につながります。紙の契約書の場合、紛失・改ざん防止・ページの抜き差しなど、トラブルを防止するために厳重なセキュリティ管理が必要です。

さらに、保管期間内の書類すべてを管理しなければならず、膨大な書類の保管スペースが求められます。しかし、電子契約システムの導入により、アクセスや閲覧に制限をかけて手軽にセキュリティを強化することが可能です。

そして、契約書をシステム上で管理でき、物理的な管理スペースを設ける必要がありません。

コスト削減につながる

電子契約システムはオンラインで契約書の作成から締結までできるため、コスト削減につながります。電子契約システムは、紙の契約書で発生する印刷・製本・郵送などにかかるコストがかかりません。

電子契約システムの導入には費用がかかりますが、ペーパーレス化や業務効率化によるコスト削減のメリットが非常に大きいことから、全体的なコストの削減に期待できます。

自治体が電子契約システムを導入するデメリット・課題

自治体が電子契約システムを導入する場合、デメリットも把握しておく必要があります。ここでは、自治体が電子契約システムを導入するデメリット・課題について詳しく解説します。

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業務フローの見直しが必要

これまで紙の契約書を利用していた場合、過去や現在進行中のやり取りを電子契約へ移行する必要があります。契約の流れが大きく変わるため、業務フローの見直しが求められ、導入時は手間が増えるでしょう。

特に、自治体全体で電子契約システムについて理解を深めないと解釈の相違や人為ミスが発生し、かえって無駄な業務を増やしかねません。そこで、電子契約システムの導入前には、事前研修やマニュアルの準備が必要です。

取引先の合意を得なければならない

電子契約システムを利用する場合、取引先に契約は電子契約であると伝えて合意を得ることが大切です。電子契約は、取引先が紙の契約書しか扱っていない場合は対応できません。

そのため、電子契約システムの導入前に取引先へ十分な説明を行い、電子契約に対応できるかの確認が必要です。電子契約に対応できる取引先には、専用のマニュアルを設けておくとスムーズに移行できるでしょう。

電子契約に対応できない契約もある

ほとんどの契約は電子契約に対応していますが、一部の契約は電子契約に対応していないのが現状です。例えば、事業用定期借地契約、企業担保権の設定又は変更を目的とする契約、任意後見契約は紙の契約書でやり取りする必要があります（2026年5月執筆時点）。

これらは、権利関係の重要性が高いことから公正証書によって契約を締結しなければならず、書面での契約が義務付けられています。しかし、法改正によって今後これらの中にも電子契約に対応していく可能性はあります。

相手方の希望などが必要なものも

電子的に契約を締結するにあたって、その都度相手方の承諾・希望・請求が必要となるものもあります。例えば、建設関連、宅地建物の売買関連、貸金業法関連などの契約では相手方の承諾が必要な手続きとして定められています。

「労働条件通知書面」「派遣労働者への就業条件明示書面」は相手方の希望が、「金銭支払の受取証書」は請求が必要です。これらの契約を電子契約で結ぶ場合は、契約プロセスを始める前に希望を確認するなどの工程が求められます。

説明会・問い合わせ対応が求められる

自治体は公共の窓口であるため、電子契約システムを導入した場合、特定の取引先だけでなく、近隣住民や地域の一般企業にもその旨を認知させる必要があります。

ホームページ・ポスター・フライヤーなどで徹底的に周知し、電子契約システム専用の問い合わせ窓口の設置や説明会を実施するなど、地域住民の不安に対応できる準備が重要です。

自治体における電子契約システムの選び方

現在では、多種多様な電子契約システムが展開されています。正確かつ安全に利用するなら、それぞれの自治体に合った電子契約システムを選ぶことが重要です。ここでは、自治体における電子契約システムの選び方を解説します。

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導入実績を確認する

まずは、導入実績の確認が重要です。電子契約の導入では、取引先や地域住民の協力が必須となるため、導入実績が豊富な電子契約システムが安心です。

なお、認知度が高い電子契約システムは、取引先がすでに利用している場合もあるため事前に確認しておきましょう。

必要な機能を決める

電子契約システムは機能性が大事です。例えば、不正やミスを防止するワークフロー機能、契約書作成業務を大幅に効率化できるテンプレート機能、過去に締結した紙の契約書とデータをまとめて管理できる一元管理機能などを搭載した電子契約システムがおすすめです。

また、不要な機能が多いと費用対効果が下がる可能性があるため、どのような機能が必要なのか十分に比較検討しましょう。

操作性を確かめる

電子契約システムの移行に伴う業務負担を減らすため、操作性の確認が重要です。操作が複雑なシステムは作業効率が下がります。職員が扱いやすくスムーズなデータの移行ができるか確認しておきましょう。

さらに、職員だけでなく、地域住民などが扱いやすいかも大切なポイントです。

料金体系による負担を考慮する

電子契約システムは単純な料金の安さだけでなく、料金体系による負担を考慮しましょう。例えば、電子契約システムには「月額固定型」「送信件数による課金型」「ユーザー数に応じた従量課金型」など複数の料金体系があります。

契約件数が多い自治体では従量課金が割高になる場合があり、小規模な運用では固定費の負担が大きくなるケースが想定されます。そのため、費用対効果を踏まえ、自治体ごとの契約件数や利用頻度に応じた選定が求められます。

サポート体制は十分か

電子契約システムを導入する際、サポート体制についても確認しておきましょう。使用する前の疑問や導入後の課題・トラブルなどにしっかりと対応してくれるサービスがおすすめです。

初期設定を含めた導入サポート、オンラインでの説明会の有無、メールだけでなく電話での問い合わせにも対応可能かなどを確認しましょう。さらに、取引先や一般の方々へのサポートも充実しているとなお安心です。

まとめ

電子契約システムは、従来の書面での契約より効率的かつ低コストで契約を進められるシステムです。地方自治法施行規則の改正によって自治体でも導入しやすくなり、職員だけでなく利用者の利便性も向上しています。

一方、システム変更時の見直しや一部の契約には未対応など、いくつかの課題があるのも事実です。書面での契約から電子契約に移行する場合、職員に向けたマニュアルの準備だけでなく、取引先や一般の地域住民へしっかりと周知させる必要があります。

電子契約システムの導入では、本記事を参考に利用するシステム選定を行い、効率化やコスト削減のメリットを実感できる環境づくりを行いましょう。