雇用契約書の電子化は可能？メリット・デメリット、注意点も解説

さまざまな書類のペーパーレス化が進められている中、2019年から雇用契約書も電子化できるようになりました。電子化することでリモートワークにも対応でき、業務効率化につながります。本記事では、雇用契約書を電子化するメリット・デメリット、注意点などを解説します。

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目次

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1. 雇用契約書は電子化できるのか
2. そもそも雇用契約書とは
3. 雇用契約書を電子化するメリット
4. 雇用契約書を電子化するデメリット
5. 雇用契約書の電子化で発生しやすいトラブルと対策
6. 雇用契約の電子化モデル
7. 雇用契約書の電子化で注意したいポイント
8. 雇用契約書の電子化に必要なもの
9. 電子契約システムの利用がおすすめ
10. まとめ

雇用契約書は電子化できるのか

従来、雇用契約書は紙で作成し、手書きで署名するのが一般的でした。しかし、2019年4月1日から雇用契約書の電子化が解禁されています。これは、労働基準法施行規則の一部改正によって実現しました。

雇用契約書は電子化により、PDFやWordなどの電子ファイルにすることができ、署名は電子署名が可能です。電子署名とは、電子文書に電子的に署名することを指し、手書きの署名と同等の法的効力があります。

雇用契約書を電子化すると、紙の契約書を紛失するリスクがなくなり、保管場所も不要です。さらに、検索・閲覧がしやすくなるなど多くのメリットが得られます。

参考：平成31年４月から､労働条件の明示が FAX･ﾒｰﾙ･SNS等でもできるようになります｜厚生労働省

そもそも雇用契約書とは

雇用契約書とは、雇用者と労働者の間で労働契約の内容を明確にするための契約書です。ここでは、雇用契約と似た概念として挙げられる労働契約や、雇用契約書と労働条件通知書の違いについて解説します。

雇用契約と労働契約の違い

雇用契約は民法で用いられる概念であり、労働者が労働に従事し、使用者がそれに対して報酬を支払う契約と定義されています。

労働契約とは労働基準法などで用いられる概念であり、労働者が使用されて労働し使用者がそれに対して賃金を支払う契約と定義されています。労働者の定義の範囲が微妙に異なりますが、一般的にはほとんど同じ意味です。

雇用契約書と労働条件通知書の違い

雇用契約書とは、労働者と企業との間で締結される契約書です。労働者は雇用契約書に同意すれば、企業から報酬を得て労働を提供する権利を得ます。企業は雇用契約書への同意によって労働者から労働を提供してもらい、事業を運営する権利を得られます。

労働条件通知書と混同されやすいですが、労働条件通知書は企業が労働者に労働条件を通知する書面です。労働基準法第15条により、企業は労働契約の締結に際し、労働者に対して労働時間・賃金・休憩・休日・休暇・退職金等の労働条件を明示する必要があります。

労働条件通知書は、労働条件を明示するために使用されるものです。雇用契約書は労働者と企業の間で締結される契約書であるのに対し、労働条件通知書は企業が労働者に労働条件を通知する書面であり、この2つには明確な違いがあります。

参考：労働基準法第15条｜e-Gov法令検索

雇用契約書を電子化するメリット

雇用契約書を電子化すると、効率の良い契約書の作成・管理ができるようになり、出社や郵送の必要がなくなるのもメリットです。ここでは、雇用契約書の電子化で得られる主なメリットについて、雇用者側と被雇用者側の双方の視点から解説します。

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雇用者側のメリット

雇用契約書の電子化により、業務効率化やセキュリティ強化につながります。以下では、契約書を電子化することで得られる雇用者側のメリットについて解説します。

出社や郵送の必要がない

雇用契約書を電子化すると出社や郵送の必要がなくなり、リモートワークにも対応可能です。完全リモートでの業務を依頼する場合、手書きでの署名が必要だと1度出社してから郵送で契約書を送付しなければなりません。

電子契約によって契約する際の企業側の手間を省けるだけでなく、雇用される側も契約のために会社に出向く必要がなくなり、スピーディーなやり取りが可能です。メールなどで契約書を送付し電子署名をしてもらえば、直接のやり取りなしで契約を交わすことができます。

押印がなくても法的に問題ない

これまで、基本的に契約書には押印が必要でしたが、電子化すると押印はできません。しかし、現在は政府もハンコレスを勧めているため、押印ができないことに対する法的な問題はないといえるでしょう。

政府がハンコレスを勧めているのは、手書きの署名に比べて電子署名の方が効率的で、紛失や改ざんのリスクも低いからです。2020年11月より、9割以上の行政手続きで原則押印が不要となりました。また、企業間取引においても電子契約の利用が推奨されています。

参考：契約における押印の見直し｜経済産業省

業務効率化につながる

電子化された雇用契約書は、紙の雇用契約書に比べて事務処理のミスが減り、アルバイトの人数が多くても一元管理できるのが大きなメリットです。さらに、更新のタイミングを知らせてくれるため、更新漏れやミスなどを防げます。

紙の雇用契約書では、手書きでの入力・印刷・郵送・保管などが必要です。そのため、時間と手間がかかりますが、電子化された雇用契約書ではこれらの作業をすべて自動化することが可能です。

自動化によってミスの発生を防ぎ、時間と手間を大幅に削減できます。また、電子化するとアルバイトの人数が増えても効率的な管理が可能です。

コストを削減できる

雇用契約書を電子化することで、紙を保管するスペースや印刷するためのコストを削減できます。紙の契約書は増えるほど管理が難しくなり、保管しておくためのスペースも必要です。そして、契約書を印刷するための紙代やインク代もかさんでしまいます。

一方、電子化した契約書であれば紙やインクのコストを削減でき、枚数が増えても保管場所に困りません。PDFなどの電子データで管理ができるため、閲覧したい契約書や情報がある場合に検索しやすいのも大きなメリットです。

閲覧制限をかけられる

雇用契約書を電子化すると、システム上でアクセス制限などがかけられます。その結果、情報漏洩のリスクを下げてセキュリティを強化できます。紙の雇用契約書は誰でも簡単に閲覧できるため、情報漏洩する可能性が高くなります。

しかし、電子化された雇用契約書は、アクセス制限によって不正アクセスで起こる情報漏洩を防ぐことが可能です。また、電子化すればデータで保存しておけるため、紛失するリスクが低い点もメリットといえます。

紛失や盗難が起こると情報が漏洩する可能性もあります。情報を守るためにも雇用契約書の電子化を検討しましょう。

被雇用者側のメリット

雇用契約書を電子化することで、時間やコストを削減できるなど、被雇用者側にもメリットがあります。ここでは、契約書電子化における被雇用者側のメリットを解説します。

スマホがあればいつでもどこでも契約できる

電子契約の場合スマートフォン1台で手続きが完結するため、手続きのために来社する時間と費用を削減できます。時間の縛りもなく、よりスピーディーに契約業務を進めることが可能です。

郵送にかかる費用が不要

書面契約の場合、契約書の郵送が必要です。電子契約であれば、郵送のためにかかる費用や手間を減らすことができます。

雇用契約書を電子化するデメリット

雇用契約書の電子化では多くのメリットが得られますが、システムの導入費用がかかるなどのデメリットもあります。ここでは、雇用契約書の電子化によって発生する可能性のあるデメリットを雇用者側と被雇用者側に分けて解説します。

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雇用者側のデメリット

雇用する側にとっては、システム導入にコストがかかり、操作方法を周知する手間がある点がデメリットです。以下では、契約書を電子化する際の雇用者側のデメリットについて解説します。

システム導入のコストがかかる

雇用契約書の電子化を行う際には、システム導入のコストがかかります。電子契約システムの導入には、初期費用と月額費用がかかるのが一般的です。初期費用はシステムの導入に必要な費用で、月額費用は毎月発生します。

システムの種類や機能によって初期費用と月額費用の金額は異なりますが、一定の費用がかかることを覚えておきましょう。電子化によって得られるメリットや効果とシステムの導入にかかるコストを比較し、費用対効果を計算したうえで導入を検討するのがおすすめです。

操作方法の周知・労働者への説明が必要

電子契約システムの導入には、操作方法を習得するための時間と労力がかかります。電子契約システムは紙の契約書と扱い方が異なるため、労働者側にも締結方法を説明しなければなりません。企業側も、システムの操作方法を習得するために時間と労力が必要です。

企業内でも操作方法の周知を行い、スムーズな契約ができるようにしておきましょう。システムを導入しても、1度にすべてを電子化できるわけではないため、あらかじめ運用がスタートできる体制を整えておくことが大切です。

被雇用者側のデメリット

被雇用者側にとっては、電子契約可能な端末を用意することと誤操作が起きやすい点などがデメリットです。

スマホなどの端末が必要

電子契約をする際には、被雇用者側が電子契約のできる端末を所有していることが大前提です。しかし、場合によってはそのような端末を持っていないかもしれません。その場合には、書面での契約が別で必要となります。

誤操作が起きやすい

雇用契約書の電子化においては、誤操作が起きやすい点にも注意しなければなりません。労働者側はスマホなどで簡単に操作できるものの、誤ってタップして意図せず条件に同意してしまうなど、誤操作が起きやすいのが大きなデメリットです。

雇用契約書の電子化で発生しやすいトラブルと対策

雇用契約書の電子化では、紙の契約とは異なるトラブルが発生する可能性があります。特に、電子ならではの仕組みや運用に起因する問題は見落とされがちです。ここでは、実務で起こりやすいトラブルとその具体的な対策について解説します。

本人確認が不十分なまま契約が締結される

電子契約では、対面での確認がないまま契約が進むケースが多く、本人確認が不十分な状態で締結されてしまうケースがあります。例えば、メールアドレスの入力ミスや第三者によるなりすましにより、意図しない相手と契約が成立してしまう可能性もゼロではありません。

このようなトラブルを防ぐためには、契約締結時の本人確認プロセスを強化することが重要です。具体的には、SMS認証やワンタイムパスワードなどの2段階認証を導入することで、本人性を担保しやすくなります。

また、電子署名サービスを利用する場合は、本人確認レベル（メール認証のみか、身元確認付きか）を事前に確認し、自社のリスク許容度に応じて適切な方式を選びましょう。

契約内容の認識違いによるトラブル

電子契約では、書面を対面で読み合わせる機会がないため、契約内容の認識違いが生じる点にも注意が必要です。特に、労働条件や就業ルールに関する重要事項が十分に理解されないまま契約が締結されると、入社後のトラブルにつながる可能性があります。

このようなリスクを軽減するには、契約締結前に内容を丁寧に説明するプロセスを設けることが有効です。例えば、重要な条項については別途説明資料を用意したり、オンライン面談で事前に説明する機会を設けたりすることで、理解度を高められます。

さらに、契約締結画面で重要事項にチェックを入れさせる仕組みを取り入れれば、「確認した」という事実を記録に残せて安心です。

雇用契約の電子化モデル

労働条件通知書と雇用契約書を電子化する方法には、大きく3つの方法があります。ここでは、雇用契約の電子化モデルについて解説します。

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1.労働条件通知書のみを電子化

雇用契約書の交付は義務ではないため、労働条件通知書のみを電子化して雇用者に交付することも可能です。しかし、被雇用者が就業規則に同意したことが証明できずトラブルの原因となる可能性があるため、雇用契約書も交付しておくのが良いでしょう。

2.労働条件通知書と雇用契約書をそれぞれ電子化

労働条件通知書と雇用契約書はそれぞれ電子化が可能です。2つを別々に作成することで雇用者に丁寧に就業条件を示すことができます。ただし、2種類の書類を作らなくてはならず手間がかかります。

3.雇用契約兼労働条件通知書を電子化

労働条件通知書と雇用契約書はまとめて電子化することも可能です。手間を減らし、トラブルの予防につなげられます。

雇用契約書の電子化で注意したいポイント

雇用契約書の電子化を行う際には、電子帳簿保存法に対応するなど気を付けるべき点がいくつかあります。ここでは、電子化の際に注意しておきたいポイントを解説します。

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電子帳簿保存法に対応する

雇用契約書の電子化を行う際には、電子帳簿保存法に対応しなければなりません。電子帳簿保存法とは、企業が作成した帳簿や書類の電子データ保存を認める法律です。電子契約書は企業が作成する帳簿や書類に該当し、電子帳簿保存法の要件を満たす必要があります。

電子帳簿保存法では、電子データの保存方法・検索方法・保存期間などが定められており、各要件を満たさなければなりません。

参考：電子帳簿保存法の概要｜国税庁

撤回の要件を明確にしておく

雇用契約書の電子化においては、撤回の要件を明確にしておくことも大切です。契約書は当事者の合意によって成立しますが、どちらか一方の意思によって一方的に解除することはできません。雇用契約書を電子化した場合でも、この原則は同じです。

契約を撤回するには当事者双方の合意が必要となりますが、撤回の要件を明確にしておくことで大きなトラブルを防げます。当事者双方が「いつ」「どのような条件で」契約を解除できるかをお互いに理解できるようにしておきましょう。

電子化を実現するための要件を満たす

労働基準法によると、労働条件通知書を電子化するためには以下の3つの要件を満たすことが求められています。

1)労働者が電子化を希望したこと

2)本人のみが閲覧できる状態であること

3)書面に出力できること

雇用契約書の電子化に必要なもの

雇用契約書の電子化には、電子証明書や電子署名ができるシステム、認定タイムスタンプなどが必要です。ここでは、雇用契約書の電子化に必要なものを詳しく解説します。

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電子証明書

雇用契約書における電子証明書とは、電子署名の一種です。電子署名とは、電子文書に署名をすることで、電子文書の作成者や真正性を証明できます。電子証明書は、電子署名の作成者を認証する役割を果たすものです。

雇用契約書を電子化する場合、電子証明書を利用することで契約書の作成者や真正性を証明し、契約書の改ざんや偽造を防止できます。

電子署名ができるシステム

雇用契約書の電子化には、電子署名ができるシステムが必要となります。電子署名とは、電子文書への署名により、その電子文書の作成者や真正性を証明する技術です。

電子署名システムを利用することで、電子署名の作成や管理を効率化できます。また、電子契約を安全に行いつつ、契約書の改ざんや偽造を防ぐことも可能です。安全かつ効率的に管理するためにも、電子署名ができるシステムを導入しましょう。

認定タイムスタンプ

認定タイムスタンプとは、電子データにタイムスタンプを付与するサービスです。タイムスタンプとは電子データが作成された日時と作成者の署名を記録したものであり、タイムスタンプが付与されている電子データは改ざんされていないことが証明されます。

認定タイムスタンプは総務省が認定した事業者によって提供されており、セキュリティ要件や品質要件を満たしていなければなりません。

参考：認定タイムスタンプを利用する事業者に関する登録制度｜一般財団法人 日本データ通信協会

電子契約システムの利用がおすすめ

雇用契約書を電子化するには、電子契約システムの利用がおすすめです。電子契約システムとは契約書の締結を電子化するためのシステムであり、契約書の作成・送付・締結・保管をすべて1つのシステムで電子化することができます。

電子契約システムを利用すると、コストの削減や時間短縮など多くのメリットが得られます。セキュリティの向上にも役立つため、契約書の電子化を行う際は導入を検討しましょう。

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電子契約システムの機能

電子契約システムは、契約書の電子化に欠かせないさまざまな機能を備えています。主な機能として、以下のようなものが挙げられます。

機能	概要
テンプレート機能	あらかじめ用意された契約書の雛形を利用できる機能
ワークフロー管理	契約締結に関わる申請・承認プロセスを管理する機能
リマインド機能	電子署名・承認・更新などの期日を知らせる機能
電子署名・タイムスタンプ	契約書の本人性と非改ざんを証明する機能
検索機能	キーワード・契約締結日・担当者など様々な条件で 契約書を検索できる機能
外部システムとの連携	人事労務システムや勤怠管理システムなどと 連携できる機能

これらに加え、AIによる自動入力や手書き署名に対応しているものもあります。ただし、機能によってはオプション料金がかかることもあるため注意が必要です。

電子契約システムの選定ポイント

電子契約システムを導入する際は、必要な機能の有無はもちろん、以下のようなポイントにも注目し、自社要件に合ったものを選びましょう。

1. 使いやすさ
2. 料金体系
3. 対応言語

雇用契約書を電子化する場合、人事担当だけでなく被雇用者も操作するため、誰でも簡単に扱えるものを選ぶことが重要です。例えば、スマホに対応しているシステムであれば場所も選ばずに署名が可能なため、スムーズに契約を進められるでしょう。

また、外国人の従業員を雇う場合、多言語対応のシステムを選ぶのがおすすめです。従業員が母語で契約書の内容を正確に理解できれば、後々の誤解やトラブルを防ぎやすくなります。

まとめ

雇用契約書を電子化することで、コストの削減や業務の効率化など多くのメリットが得られます。電子契約システムを導入すれば電子署名などもスムーズにでき、契約の際に必要な手間が省けて非常に便利です。

ただし、システムを導入する際には一定のコストがかかることを覚えておく必要があります。雇用契約書の電子化を検討しているなら、本記事の内容を参考に自社に合ったシステムの導入を検討しましょう。