リファラル採用におすすめの支援ツール｜メリットや選び方も解説

ミスマッチ防止や採用コスト削減などの目的で、リファラル採用を行う企業が増えていますが、定着させるには時間と手間がかかります。支援ツールを導入し、効率化を図りましょう。この記事では、リファラル採用を導入したい企業におすすめの支援ツールや選び方などを解説します。

目次

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1. リファラル採用には支援ツールを活用しよう
2. リファラル採用ツールの主な機能
3. リファラル採用ツールを導入するメリット
4. リファラル採用ツールの導入ステップ
5. リファラル採用ツールを選ぶ際のポイント
6. おすすめのリファラル採用ツール6選
7. まとめ

リファラル採用には支援ツールを活用しよう

リファラル採用は、自社の社員に紹介してもらった友人・知人から採用を行う手法です。自社社員があらかじめ社風や業務内容を説明したうえで紹介するため、入社後のギャップが少なく、早期離職のリスク軽減を図れるのもメリットです。

また、求人広告や人材紹介を介さずに採用を行えることで、採用コストの節約も見込めます。一方で、従来の選考・採用とは異なるプロセスを経ることから、社内に定着するには時間がかかり、一時的に業務担当者の負担が増える懸念があります。

そのため、リファラル採用をスムーズに導入するには、支援ツールの活用もおすすめです。本記事では、リファラル採用を支援する管理ツールの主な機能や導入するメリット、導入ステップなどを解説します。

リファラル採用ツールの主な機能

リファラル採用ツールには、「求人情報の共有・候補者管理機能」「インセンティブ管理機能」をはじめ、リファラル採用を効率化するための機能が搭載されています。ここでは、一般的なリファラル採用ツールの代表機能を解説していきます。

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求人情報の共有・候補者管理機能

求人情報の共有は、リファラル採用向けの求人票を自社社員に通知・共有するための機能です。 X(旧Twitter)やFacebook、LINEなどのSNSと連携できるツールもあり、ワンアクションで対象社員に求人票を一斉通知できます。

また、社員から紹介された候補者は、候補者管理機能を活用して一元管理が可能です。候補者ごとに基本情報や紹介者、選考状況をまとめて管理できるため、選考・採用の効率化を図れるでしょう。

ツールによっては紹介者とも選考進捗を共有でき、連携を強化しながら採用を進められます。

インセンティブ管理機能

リファラル採用では、紹介された人が採用されたタイミングなどで、紹介した自社社員にインセンティブや報酬を支払うケースが一般的です。そのため、ほとんどのリファラル採用ツールには、インセンティブを一元管理できる機能が搭載されています。

インセンティブ管理機能では、紹介実績に応じたインセンティブの計算や承認フロー、支払状況の管理を自動化できます。複雑な報酬体系を設定している場合でも正確な支給額を自動で算出でき、支払漏れも防止できるでしょう。

分析・レポート機能

分析・レポート機能は、社員や部署ごとの紹介件数や、紹介された候補者の選考通過率・定着率・貢献度などを総合的に分析し、レポートとして自動出力する機能です。リファラル採用におけるボトルネックを抽出し、PDCAサイクルの最適化を手助けします。

例えば、リファラル採用における社員・部署ごとの貢献度を可視化でき、全社的な紹介傾向の把握や、紹介件数が少ない人への個別対応が効率化するでしょう。また、質の高い候補者の紹介実績が多い社員を抽出し、さらなる採用強化にもつなげられます。

他システムとの連携機能

リファラル採用ツールを、ATS（採用管理ツール）やSNS、コミュニケーションツールと連携すると、求人票の共有や選考状況の管理のさらなる効率化が見込めます。そのため、リファラル採用ツールを検討する際は、連携機能の有無にも注目すると良いでしょう。

例えば、ATSの中にはリファラル採用に対応していないツールもあります。この場合は、リファラル採用に特化したツールを連携することで、一般応募者も含めて候補者全員を効率的に管理でき、導入コストの節約にもつながります。

また、コミュニケーションツールと連携可能なシステムは、候補者ともスムーズにやり取りできて利便性が高いです。

リファラル採用ツールを導入するメリット

リファラル採用ツールは、担当者の負担を軽減しつつ、費用対効果の高いリファラル採用の実現を手助けします。ここでは、リファラル採用ツールを導入するメリットを解説します。

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紹介数の増加が期待できる

Excelやスプレッドシートを使ったリファラル採用管理では、まず社員が求人票を確認し、候補者に声をかけたうえで、上司や人事部へ取り次ぐのが一般的でした。

一方でリファラル採用ツールでは、システムやコミュニケーションツール上で求人票を確認し、候補者には招待リンクを送るだけで紹介が完了するツールもあります。これは従来の採用手順に比べて工数が少なく、紹介者の大幅な負担軽減につながるでしょう。

その結果、リファラル採用に参加する心理的ハードルが下がり、紹介件数の増加が見込めます。これまで参加しなかった社員からの紹介にも期待でき、候補者の多様化にもつながるでしょう。

紹介のモチベーションを維持・向上できる

リファラル採用ツールによっては、紹介数や採用数のランキング表示が可能です。社員・部署ごとの紹介実績を見える化することで、対抗心の刺激もしやすく、紹介のモチベーションの持続的な維持・向上につなげられます。

また、紹介件数が増えると、候補者への声かけの際に自社の魅力を改めて見つめ直す機会も増えるでしょう。その結果、紹介する社員自身のエンゲージメント向上にも期待できます。

このように、リファラル採用ツールを通じた採用活動の加速化により、社員一人ひとりのモチベーションが高まり、採用手法の定番として社内定着を図れます。

効果的な改善策を打ち出せる

多くのリファラル採用ツールは分析や効果測定に関する機能を備えており、自社におけるリファラル採用の課題の見える化を手助けします。例えば、タイムリーな応募状況や社員ごとの紹介件数、採用率などをもとに、採用につながりやすい候補者の傾向を明確化できます。

この結果を求人票に反映することで、より質の高い候補者の応募につながるでしょう。全社的に応募件数が少ない場合は、高額なインセンティブを設定するなど、状況に合わせた施策を即座に実行でき、採用力の強化を図れます。

採用担当者の負担を軽減できる

リファラル採用には、求人票の共有から採用まで多数の工程が存在し、ステップごとに紹介者・候補者・人事の間で頻繁なやり取りが必要です。さらに、候補者管理に加えて紹介者の情報やインセンティブも管理しなければならず、採用担当者には大きな負担がかかります。

リファラル採用ツールなら、求人票の共有から選考状況の進捗管理、紹介者・候補者、インセンティブの支給までをまとめて管理できるため、従来に比べて採用工数の大幅な削減が可能です。

定型業務を中心に採用担当者の負荷軽減を図るとともに、選考や採用戦略の立案といった他業務に専念するゆとりが生まれ、採用活動の品質向上も見込めます。

採用までにかかる時間を短縮できる

一般的にリファラル採用では、紹介者・人事部・経営層などさまざまなポジションの人が採用に関わるため、通常の採用より時間がかかる傾向にあります。しかし、リファラル採用ツールを導入すると、これらの課題を解決できる可能性があります。

候補者ごとの情報に加えて、リアルタイムな進捗をシステム上で共有できるため、部署間での連絡を省きながら、効率的に選考や意志決定を進められます。その結果、社内コミュニケーションの時間を削減できるため、採用リードタイムの短縮につながります。

社員の紹介意欲が高まる

リファラル採用では、紹介した人が採用されると紹介者の承認欲求が満たされるケースが多く、「次もいい人を紹介しよう」というモチベーションの高まりにもつながります。

特にリファラル採用ツールの多くは、紹介状況や候補者ごとの進捗、成功事例を共有する機能が揃っているため、社員の紹介意欲を高めるのに役立ちます。その結果、応募数を維持し、優秀な人材の確保にもつなげられます。

コスト削減に繋がる

採用コスト削減につながるのも、リファラル採用ツールを導入するメリットの1つです。求人サイトや人材紹介エージェントに支払う広告掲載料・紹介料に比べて、1人あたりの採用単価を抑えられやすいです。

さらに、リファラル採用は入社後のミスマッチが少ない分、早期離職のリスクも低い傾向にあります。短期間での採用のやり直しの心配がなく、この点でも採用コストの節約を見込めます。

リファラル採用ツールの導入ステップ

リファラル採用ツールの効果的な運用を図るには、適切な導入ステップを経ることが大切です。ここでは、リファラル採用ツールの導入ステップを解説します。

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課題・目的を明確にする

リファラル採用ツールは、自社の課題や目的に合ったものを選びましょう。そのために、まずはリファラル採用ツールの導入によって目指すべきゴールを明確にする必要があります。この工程により、自社に必要な機能を見極められるため、ツール選定が容易になります。

なお、高機能なツールはできることも多いですが、その分操作が難しく、かえって業務が非効率化しかねません。必要最小限の機能を備えたツールを選ぶことでシンプルに運用でき、導入コストも節約できます。

経営層からの理解を得る

リファラル採用は全社的な取り組みであり、専用ツールの導入には経営層の理解を得る必要があります。特に経営層が導入コストを問題視している場合は、それ以上に得られる効果を交えながら、ROI（費用対効果）の高さを証明することが大切です。

リファラル採用ツールが単なる便利ツールではなく、経営・採用上の課題解決につながる「戦略的投資」であることを打ち出しましょう。採用リードタイムの短縮や職場定着率の向上、選考プロセスの透明化など、自社が見込める利益を数値で提示すると効果的です。

段階的に導入する

リファラル採用ツールの導入によって、採用フローに大きな変更が生じる場合もあります。いきなり全社的に導入すると混乱の可能性があるため、まずは特定の部署からスモールスタートを切ることが望ましいです。

限定的な範囲で運用し、一定の導入効果があらわれたら次第に運用範囲を拡大しましょう。成果が出ない場合は、インセンティブや紹介手順などを見直すなどの改善策が必要です。

リファラル採用ツールを選ぶ際のポイント

リファラル採用ツールごとの機能や対応範囲を確認し、自社の運用に適したものを選ぶことが大切です。ここでは、リファラル採用ツールを選ぶ際のポイントを解説します。

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自社に必要な数値が把握できるか

リファラル採用の品質向上を目指す場合は、自社に必要な数値が把握できるかを重視しましょう。例えば、応募者数や採用ページの閲覧回数、紹介者ごとの採用決定率など、ツールによって可視化できるデータは異なります。

自社における採用課題を明確にし、解決に必要な数値を可視化できるツールを選ぶことが大切です。

新卒採用にも対応しているか

リファラル採用ツールの中には、会社説明会やインターンシップといった新卒採用や、通常の中途採用もまとめて管理できるものがあります。必要に応じて、このような機能があるかを確認するのもおすすめです。

複数の採用形式に対応したツールであれば、これ1つですべての候補者・選考状況を把握できるため、採用担当者の負担軽減を図れます。また、面接のダブルブッキングや対応漏れの防止にもつなげやすいでしょう。

タレントプール機能があるか

タレントプールとは、将来の採用候補となる人材の情報を蓄積・管理するための人材データベースです。データベース内の情報をもとに優秀な人材と中長期にコミュニケーションを続けながら、適切なタイミングで応募を促せます。

リファラル採用ツールの中には、タレントプール機能を備えたものもあります。直近での転職を考えていない潜在層にも効果的にアプローチできるため、優秀な人材の確保や採用戦略の高度化にも役立つでしょう。

応募してきた候補者以外との関係構築も重視する場合は、タレントプール機能の有無にも注目してリファラル採用ツールを選ぶことをおすすめします。

制度設計のサポートがあるか

リファラル採用を成功させるには、明確な目標設定や、その解決につながるような制度設計が重要です。これらが適切でない場合は、「応募が増えない」「求める人材が現われない」などの失敗に陥りやすく、制度の形骸化にもつながりかねません。

制度設計に不安がある場合は、ベンダーからの支援やコンサルティングが受けられるサービスを選ぶと安心です。特に初めてリファラル採用を導入する企業は、手厚いサポートの有無に注目して専用ツールを選ぶと良いでしょう

利用料金は適正か

リファラル採用ツールの料金体系は、従業員数に応じた「月額従量課金制」や採用時に料金が発生する「成果報酬型」、これらを組み合わせた「ハイブリッド型」の3タイプに大別できます。

月額従量課金制は、ランニングコストはかかるものの高い費用対効果を見込めるため、年間を通して採用活動が活発な企業に向いています。成功報酬型は予算の見通しが立ちにくい点がデメリットですが、初期費用や固定費を抑えたい企業にはメリットがあるでしょう。

各料金体系のメリットをまとめて享受したい場合は、ハイブリッド型の検討もおすすめです。料金体系ごとの特徴を理解したうえで、自社の予算に見合ったツールを選びましょう。

おすすめのリファラル採用ツール6選

まとめ

効率的なリファラル採用を実現するには、専用の支援ツールの導入もおすすめです。紹介の受付から採用、インセンティブ管理までシステム上で自動化でき、採用担当者の負担を軽減しながら効率的な選考・採用活動を実現できます。

ツール導入によって、社員の紹介意欲向上や紹介件数の増加、採用リードタイムの短縮も見込めます。搭載機能はツールごとに異なるため、自社の採用課題や目的を明確にしたうえで、その達成につながるものを選びましょう。

また、初めてリファラル採用を導入する企業では、ベンダーの手厚いサポートが受けられると安心です。本記事を参考に、自社に適したリファラル採用ツールを選定し、採用活動の効率化と質向上につなげましょう。