内部通報対応マニュアルとは？策定のポイントやおすすめのシステムも紹介

内部通報制度とは、企業内の不正行為やハラスメントを従業員が通報する制度です。従業員数301名以上の企業には窓口の設置が義務付けられており、適切に運用するにはマニュアルの策定も必要です。本記事では、内部通報対応マニュアルを策定する際のポイントなどを解説します。

目次

開く

閉じる

1. 内部通報対応マニュアルを策定しよう
2. 内部通報対応マニュアルを策定するメリット
3. 内部通報対応マニュアルを策定する際のポイント
4. 内部通報システム・サービスの活用がおすすめ
5. おすすめの内部通報システム・サービス9選
6. まとめ

内部通報対応マニュアルを策定しよう

内部通報制度とは、企業内の法令違反や不正行為を従業員が専用窓口に通報し、早期の是正を図る仕組みです。企業の自浄作用を高め、コンプライアンス強化につなげることを目的とします。

また、内部通報制度は通報者の保護にも重きを置いており、公益通報者保護法に違反すると罰則の恐れもあります。法令に準拠した整備体制を整え、適切に内部通報制度を運用するためにも、企業は対応マニュアルを策定しましょう。

本記事では、内部通報対応マニュアルを作成するポイントや、おすすめのシステム・サービスについて解説します。

参考：組織の不正をストップ！従業員と企業を守る「内部通報制度」を活用しよう｜政府広報オンライン

参考：内部通報制度を活用して 信頼度 UP!｜消費者庁

内部通報対応マニュアルを策定するメリット

内部通報対応マニュアルは、内部通報制度の手順やルールをまとめたものです。通報者が内部通報をするやり方や、通報を受け付けた後の窓口・企業の対応方法について具体的に記載する必要があります。

マニュアルの策定により、内部通報の進め方や判断基準が明確になるため、通報があった際に均一化された対応が可能になります。また、明確なマニュアルが整備されると、通報者の心理的ハードルが下がり、手順に戸惑う心配もないでしょう。

これによって内部通報制度の適切な運用が見込まれるため、企業内の問題の早期是正を図れます。内部通報制度が形式だけになるのを防ぐうえでも、具体的な手順をまとめたマニュアルの整備が重要です。

内部通報対応マニュアルを策定する際のポイント

内部通報があった際は、マニュアルを見ながら作業を進めていくことになります。誰が見ても同水準で運用できるように、内部通報の手順や対応方法を分かりやすく説明しましょう。具体的には、次のような事項の記載が必要です。

1. 専用窓口：社内の担当部署や担当者・社外の窓口
2. 窓口の利用方法：電話・メール・対面
3. 通報後の対応方法：内部調査の手段・是正措置・罰則

消費者庁の「はじめての公益通報者保護法」には、内部規定のサンプルが掲示されています。これらを参考にしながら、必要項目・要件を満たしたマニュアルを作成しましょう。

参考：はじめての公益通報者保護法｜消費者庁

内部通報システム・サービスの活用がおすすめ

内部通報システム・サービスは、企業における内部通報制度運用の効率化を支援します。オンライン上で内部通報を一元管理できるツールや、通報受付から通報後の対応まで専門家がワンストップで対応する委託携帯のサービスなど、さまざまな形式があります。

内部通報システムやサービスの導入により、内部通報制度の運用を一定程度自動化できるため、企業の対応負担を軽減できます。また、適切な内部通報の仕組みを整えることで、コンプライアンスを強化しつつ、法令違反の回避にもつなげられるでしょう。

これらのツールやサービスは、内部通報対応マニュアルとの併用により、導入効果の最大化を図れます。内部通報システムやサービスによっては、マニュアルの策定や制度設計の段階から支援しているため、必要に応じて利用を検討しましょう。

内部通報システム・サービスの選び方

内部通報システム・サービスを選ぶ際は、「サービスのタイプ」「匿名性の確保」「専門家のサポートの有無」に注目するのがおすすめです。ここでは、各ポイントについて具体的に解説します。

サービスのタイプを確認

前述のように、内部通報サービスには、「内部通報窓口を代行するタイプ」や「専用ツールを提供するタイプ」、「内部通報体制の構築までサポートするタイプ」など、さまざまなものがあります。

内通報窓口を代行するタイプでは、弁護士など専門家が在籍し、通報後の実態調査や是正対応など、ワンストップの支援を提供する場合が多いです。

また、専用ツールを提供するタイプは、スマートフォンやパソコンから内部通報をし、対応業務もプラットフォーム上で一元的に進められます。体制構築までサポートするタイプは、リソース不足や法令対応に不安がある企業におすすめです。

自社のリソースや運用体制にあわせて、ニーズに合ったタイプを選びましょう。

匿名性は確保されるか

内部通報制度では、通報者が「通報したら報復されるのではないか」という懸念から、通報を躊躇するケースも少なくありません。通報者の心理的ハードルを下げるには、匿名性が確保されたサービスの導入が望まれます。

例えば、通報専用のWebフォーム・電話番号があるサービスや、窓口担当者と匿名でチャット・メールができるツールが代表的です。通報者が安心して通報できる環境を整えることで、早期かつ詳細な通報につなげられます。

専門家のサポートがあるか

弁護士・社会保険労務士などの専門家が対応してくれるサービスは、法令に準拠した対応を支援してくれます。特に小規模事業所など法務人材が不足している企業は、専門家のサポートがあると安心でしょう。

法改正時にもスムーズに対応できるため、社内担当者の心理的負担軽減も図れます。

おすすめの内部通報システム・サービス9選

【内部通報窓口を代行】おすすめの内部通報システム・サービス4選

【専用ツールを提供】おすすめの内部通報システム・サービス4選

【内部通報体制の構築までサポート】おすすめの内部通報システム・サービス

まとめ

内部通報マニュアルは、企業が内部通報制度を運用するための行動指針となります。内部通報の手順や通報後の対応について明確にすることで、通報者の心理的ハードルを下げつつ、通報後の対応品質の標準化も図れるでしょう。

内部通報制度の運用をさらに効率化するには、内部通報システムやサービスの併用もおすすめです。本記事を参考に、自社のニーズに合った内部通報システム・サービスを導入し、適切な運用につなげましょう。